Factur-X vs. ZUGFeRD vs. XRechnung vs. Peppol: Was ist der Unterschied?
Wer mit europäischer E-Rechnung arbeitet, ist fast sicher auf alle drei Namen gestoßen: Factur-X, ZUGFeRD und XRechnung. Sie werden oft nebeneinander aufgeführt, als wären sie konkurrierende Produkte. Das sind sie nicht. Zwei davon sind dasselbe Format mit unterschiedlichen Markennamen, und das dritte ist ein anderes Profil desselben zugrunde liegenden XML-Standards. Die Verwirrung ist real und hat praktische Konsequenzen dafür, welches Format wann benötigt wird.
Hier eine klare Erklärung.
Das gemeinsame Fundament: UN/CEFACT CII und EN 16931
Alle drei Formate basieren auf demselben XML-Schema: UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Das ist ein internationaler Standard zur maschinenlesbaren Darstellung von Rechnungsdaten, der alles von Header-Informationen (Lieferant, Käufer, Datumsangaben) bis zu Positionen, Steueraufschlüsselungen und Zahlungsanweisungen abdeckt.
Über CII liegt EN 16931, der europäische Standard für das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung. EN 16931 definiert, welche Felder erforderlich sind, wie die USt. dargestellt wird und welche Beziehungen zwischen Datenelementen bestehen müssen. Jede konforme EU-E-Rechnung, in welcher nationalen Ausprägung auch immer, soll EN 16931 entsprechen.
Die Unterschiede zwischen Factur-X, ZUGFeRD und XRechnung liegen in den Profilen (welche Felder optional vs. erforderlich sind) und im Zustellcontainer (Hybrid-PDF vs. reines XML).
Factur-X und ZUGFeRD: das Hybridformat
Factur-X ist eine deutsch-französische Gemeinschaftsspezifikation. Es verpackt CII XML in einer PDF/A-3-Datei. Das Ergebnis ist ein einzelnes Dokument, das gleichzeitig menschenlesbar (ein normales PDF-Rechnungslayout) und maschinenlesbar ist (das CII XML ist als Datei namens factur-x.xml beigefügt).
ZUGFeRD ist der deutsche Vorläufer und ab Version 2.0 technisch identisch mit Factur-X. ZUGFeRD 2.x und Factur-X 1.x verwenden dieselben Profile und dieselbe XML-Struktur. Der einzige bedeutende Unterschied ist das Branding: Deutsche Softwareanbieter sagen tendenziell ZUGFeRD, französische Factur-X, und beide meinen dasselbe Format.
Beide verwenden eine Reihe von Konformitätsprofilen, die bestimmen, wie viele Daten erforderlich sind:
| Profil | Anwendungsfall |
|---|---|
| MINIMUM | Absolute Mindestfelder, nur Zahlungsabwicklung |
| BASIC WL | Positionen erforderlich, USt.-Detail auf Kopfzeilenebene |
| BASIC | Vollständige Positionen mit Steuer pro Position |
| EN 16931 | Vollständiges EN-16931-Semantikmodell |
| EXTENDED | Obermenge mit zusätzlichen Feldern für komplexe Szenarien |
Für den Großteil des B2B-Rechnungswesens in Frankreich und Deutschland ist das Profil EN 16931 oder EXTENDED das, was Compliance-Rahmenwerke erwarten.
XRechnung: das staatliche XML-Profil
XRechnung ist eine deutsche Regierungsspezifikation. Im Gegensatz zu Factur-X/ZUGFeRD ist es reines XML ohne PDF-Wrapper. Eine XRechnung-Rechnung ist eine CII-XML-Datei (oder optional UBL XML, die andere EN-16931-Serialisierung). Es gibt keine visuelle Darstellung in der Datei selbst.
XRechnung ist das vorgeschriebene Format für Rechnungen, die an deutsche Bundesbehörden und eine wachsende Zahl von Landes- und Kommunalbehörden gerichtet sind. Wer die Bundesbehörden fakturiert, sendet XRechnung. Wer ein deutsches Privatunternehmen fakturiert, kann Factur-X/ZUGFeRD oder Peppol BIS Billing 3.0 UBL verwenden.
Die wichtigsten Unterschiede:
- XRechnung ist reines XML ohne visuelle Schicht, erforderlich für deutsches B2G (Business to Government)
- Factur-X/ZUGFeRD ist ein Hybrid-PDF plus XML, verwendet für B2B-Archivierung und grenzüberschreitende Transaktionen
- Peppol BIS Billing 3.0 ist UBL XML (nicht CII), verwendet als Übertragungsformat über das Peppol-Netzwerk
Diese drei können in einem einzigen Workflow koexistieren: Sie erzeugen möglicherweise eine Factur-X-PDF für das Archiv des Käufers, übertragen via Peppol BIS UBL über das Netzwerk und konvertieren zu XRechnung für Positionen, die an Behörden adressiert sind.
Wann welches Format erforderlich ist
| Format | Wann benötigt |
|---|---|
| Factur-X / ZUGFeRD | Französisches oder deutsches B2B-Rechnungswesen; Archivkopie für jede Peppol-Rechnung; belgische B2B-Archivschicht |
| XRechnung | Rechnungsstellung an deutsche Bundes- oder Landesbehörden |
| Peppol BIS Billing 3.0 UBL | Übertragung über das Peppol-Netzwerk in jedem EU-Land |
Frankreichs E-Rechnungsmandat (Empfangspflicht ab September 2026) akzeptiert Factur-X als gültiges Einreichungsformat auf dem Portail Public de Facturation. Deutschlands B2B-Mandat (gestaffelt 2025 bis 2028) akzeptiert Factur-X, ZUGFeRD und XRechnung.
Was Buchhaltungssoftware unterstützt
Die meisten mittelständischen europäischen Buchhaltungsplattformen unterstützen inzwischen mindestens das EN-16931-Profil von Factur-X/ZUGFeRD sowohl für Import als auch Export. XRechnung-Unterstützung ist bei deutscher Buchhaltungssoftware (Datev, Lexware, Sage Germany) weit verbreitet und nimmt bei europaweit eingesetzten Plattformen zu.
Die reine XRechnung-Generierung durch nicht-deutsche Software ist noch lückenhaft. Wenn Sie Rechnungen an deutsche Regierungsportale übermitteln müssen, prüfen Sie gezielt, ob Ihre Software gültiges XRechnung 3.0 (die aktuelle Version seit November 2023) generiert und nicht ein älteres Profil.
UBL-basierter Peppol-Export wird von Access-Point-Anbietern übernommen, nicht direkt von der Buchhaltungssoftware. Ihre Buchhaltungssoftware erzeugt die Rechnungsdaten; der Access Point verpackt sie im richtigen UBL-Umschlag und routet sie.
Das Format ist nur die halbe Geschichte
Die Wahl des richtigen Formats löst das Übertragungsproblem. Es löst nicht das rechtliche Beweisproblem.
Eine als Factur-X-PDF auf Ihrem Dateiserver gespeicherte Rechnung ist für Formatzwecke konform. Aber wenn Sie vor Gericht oder bei einer Steuerprüfung nachweisen müssen, dass die Rechnung an einem bestimmten Datum existierte und seitdem nicht verändert wurde, reicht das Format allein dafür nicht aus. Was Sie brauchen, ist ein RFC-3161-Zeitstempel, der bei der Erstellung an das Dokument gebunden ist, und eine Kettenbeweisaufzeichnung, die jeden Verarbeitungsschritt zeigt.
Deshalb umhüllt SealDoc die Factur-X-Generierung mit einer Zeitstempel- und Evidence-Pack-Schicht. Jede von uns erzeugte Rechnung trägt einen Zeitstempel von einer vertrauenswürdigen Behörde, einen Audit-Trail und einen Manifest-Hash, den Sie offline verifizieren können. Das Format ist korrekt; der rechtliche Beweis ist es ebenfalls.
Bestehende Rechnungen validieren
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Rechnungsdatei, die Sie erhalten oder erzeugt haben, wirklich konform ist, prüft unser kostenloser Validator Factur-X-, ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien gegen das EN-16931-Schema und gibt einen klaren Fehlerbericht zurück. Keine Anmeldung erforderlich. Datei hochladen, Ergebnis lesen.