Gesetzliche Aufbewahrungsfristen in der EU: Welches Dokument, wie lange, welches Gesetz
Aufbewahrungsanforderungen in der EU sind mehrschichtig: EU-Richtlinien setzen Mindeststandards, und die Mitgliedstaaten ergänzen darüber hinaus länderspezifische Anforderungen. Das Ergebnis ist ein Flickenteppich, der sich besonders für Organisationen, die in mehreren Ländern tätig sind, komplex navigieren lässt.
Dieser Artikel ist eine praktische Referenz. Er deckt die häufigsten Dokumententypen und die fünf größten EU-Volkswirtschaften nach Dokumentenvolumen ab: Deutschland, Frankreich, die Niederlande, Belgien und Polen. Für branchenspezifische Anforderungen (Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, öffentliches Beschaffungswesen) und kleinere Jurisdiktionen ist dieser Artikel als Ausgangspunkt zu verstehen, nicht als vollständiges Bild.
Wie Aufbewahrungsfristen berechnet werden
Bevor wir auf spezifische Fristen eingehen, müssen zwei Begriffe klar sein:
Beginn der Aufbewahrungsfrist: Das ist fast nie das Dokumentdatum. Bei Rechnungen beginnt die Frist typischerweise am Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei Verträgen beginnt sie oft am Ende der Vertragslaufzeit, nicht am Unterzeichnungsdatum. Bei Personalakten beginnt sie mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Wer das Dokumentdatum als Beginn nimmt, löscht Dokumente zu früh.
Aufbewahrungsfrist vs. Verjährungsfrist: Die gesetzliche Verjährungsfrist (innerhalb derer ein Streitfall eingeleitet werden kann) ist von der Archivierungs-Aufbewahrungsfrist zu unterscheiden. In Deutschland beträgt die allgemeine Verjährungsfrist nach BGB drei Jahre; die Aufbewahrungsfrist nach GoBD beträgt sechs bis zehn Jahre. Dokumente müssen länger als die Verjährungsfrist aufbewahrt werden, damit im Fall eines späten Streitfalls Beweise vorliegen.
Rechnungen und USt.-Unterlagen
Was sich 2025 geändert hat: Deutschland hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (Buchungsunterlagen, zu denen auch Rechnungen zählen) von zehn auf acht Jahre verkürzt, durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), in Kraft seit dem 1. Januar 2025. Eine Übergangsregelung wendet die kürzere Frist auf alle Belege an, deren Zehnjahresfrist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war, sie erfasst also auch vorhandene Unterlagen. Eine Ausnahme: 2025 wurde die Verkürzung für Banken, Versicherer und Wertpapierinstitute zurückgenommen, die diese Unterlagen wieder zehn Jahre aufbewahren. Viele ältere Leitfäden nennen weiterhin “zehn Jahre für Rechnungen in Deutschland”; für die meisten Unternehmen ist das inzwischen überholt.
| Land | Aufbewahrungsfrist | Fristbeginn | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Deutschland | 8 Jahre (Rechnungen und Buchungsbelege; 10 für Banken und Versicherer) | Ende Kalenderjahr | GoBD, §147 AO |
| Frankreich | 10 Jahre (Buchführung), 6 Jahre (steuerlich) | Ende Geschäftsjahr | L123-22 Code de commerce |
| Niederlande | 7 Jahre | Ende Geschäftsjahr | Art. 52 AWR |
| Belgien | 7 Jahre | Ende Geschäftsjahr | Art. 60 WBTW |
| Polen | 5 Jahre | Ende Geschäftsjahr | Art. 86 §1 Ordynacja podatkowa |
Bei grenzüberschreitenden Transaktionen gilt die längste anwendbare Aufbewahrungsfrist. Ein belgisches Unternehmen, das einem deutschen Käufer fakturiert, sollte die Rechnung acht Jahre aufbewahren, um der aktuellen deutschen Anforderung zu genügen, also länger als die sieben Jahre, die das belgische Recht verlangt, und noch länger, wenn ein laufender Streitfall das erfordert.
Für elektronische Rechnungen muss zudem das Format erhalten bleiben: Das ursprüngliche elektronische Format ist die rechtlich relevante Version, nicht ein Ausdruck. Das Speichern einer PDF/A-3 mit eingebettetem XML erfüllt die Formatanforderungen in allen fünf oben aufgeführten Jurisdiktionen.
Verträge
| Dokumententyp | Typische Frist | Anmerkungen |
|---|---|---|
| Kaufmännische Verträge | 10 Jahre nach Vertragsende | Mehrheit EU-Mitgliedstaaten |
| Arbeitsverträge | 10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses | Deutschland; variiert je Land |
| Immobilienverträge | 30 Jahre (Deutschland), 20 Jahre (Frankreich) | Immobilienrecht |
| Verbraucherverträge | 2 bis 5 Jahre | Variiert, Verbraucherschutzrecht |
| Versicherungspolicen | 10 Jahre nach Policenende | EIOPA-Leitlinien |
Die Aufbewahrung von Verträgen unterliegt dem Zivilrecht, nicht dem Steuerrecht, und unterscheidet sich daher stärker zwischen den Ländern. Die Verjährungsfrist für vertragliche Ansprüche beträgt in den meisten EU-Mitgliedstaaten typischerweise zwei bis fünf Jahre, aber die praktische Aufbewahrungsfrist sollte die Möglichkeit von Verborgenheitsdefekten oder verzögerter Entdeckung berücksichtigen.
Buchführungs- und Finanzunterlagen
| Dokumententyp | Deutschland | Frankreich | Niederlande | Belgien |
|---|---|---|---|---|
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | 10 Jahre | 7 Jahre | 7 Jahre |
| Kontoauszüge | 8 Jahre | 10 Jahre | 7 Jahre | 7 Jahre |
| Zahlungsbelege | 8 Jahre | 10 Jahre | 7 Jahre | 7 Jahre |
| Geschäftskorrespondenz mit Finanzrelevanz | 6 Jahre | 10 Jahre | 7 Jahre | 7 Jahre |
Deutschland setzt inzwischen unterschiedliche Fristen je nach Unterlagenart: acht Jahre für Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge und Zahlungsbelege; zehn Jahre für die schwereren Unterlagen wie Handelsbücher und Jahresabschlüsse; und sechs Jahre für Geschäftskorrespondenz. Die Unterscheidung ist nicht immer offensichtlich: Eine E-Mail, die eine Zahlung initiiert, kann als Geschäftskorrespondenz mit Finanzrelevanz eingestuft werden.
Personal- und HR-Unterlagen
| Dokumententyp | Typische Frist | Fristbeginn | Anmerkungen |
|---|---|---|---|
| Arbeitsverträge | 5 bis 10 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses | Ende des Arbeitsverhältnisses | Variiert je Land |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen | 10 Jahre | Ende Geschäftsjahr | Deutschland, Frankreich; 7 Jahre Niederlande |
| Leistungsbeurteilungen | Dauer des Arbeitsverhältnisses + 2 Jahre | Ende des Arbeitsverhältnisses | DSGVO-Datensparsamkeit gilt |
| Bewerbungsunterlagen (erfolglose Kandidaten) | 6 Monate (DSGVO-Leitlinien) | Bewerbungsdatum | DSGVO Art. 5(1)(e) |
| Disziplinarakten | Nur Dauer des Arbeitsverhältnisses | Ende des Arbeitsverhältnisses | DSGVO verlangt Löschung nach Ende der Relevanz |
HR-Unterlagen erzeugen die stärkste Spannung zwischen dem DSGVO-Datensparsamkeitsprinzip und arbeitsrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Die DSGVO erlaubt die Aufbewahrung, wenn eine rechtliche Verpflichtung dies erfordert (Art. 17(3)(b)), aber die Aufbewahrung darf nicht weiter gehen als die Verpflichtung. Vollständige HR-Akten unbegrenzt aufzubewahren, um die Komplexität der selektiven Löschung zu vermeiden, ist nicht konform.
Gesundheitswesen (EU-weite Leitlinien)
Die Aufbewahrung von Gesundheitsdokumenten ist auf nationaler Ebene sektorspezifisch reguliert, mit erheblichen Unterschieden:
| Land | Aufbewahrung medizinischer Unterlagen |
|---|---|
| Deutschland | Mindestens 10 Jahre (§10 MBO-Ä), bis zu 30 Jahre für bestimmte Typen |
| Frankreich | 20 Jahre ab letzter Behandlung |
| Niederlande | 20 Jahre |
| Belgien | 30 Jahre ab letzter Behandlung |
Für Medizinprodukte, klinische Studienaufzeichnungen und pharmazeutische Herstellung setzen EU-Regelungen (EU MDR 2017/745, GCP) Mindestaufbewahrungsfristen von 15 bis 25 Jahren, je nach Kategorie.
Öffentliches Beschaffungswesen
Die EU-Richtlinie 2014/24/EU verlangt, dass öffentliche Auftraggeber Ausschreibungsunterlagen mindestens drei Jahre ab der Zuschlagsentscheidung aufbewahren. Viele Mitgliedstaaten verlängern dies auf 10 Jahre. Die erforderlichen Unterlagen umfassen: die Ausschreibungsbekanntmachung, technische Spezifikationen, eingegangene Angebote, Bewertungsunterlagen und den unterzeichneten Vertrag.
Für Projekte, die aus EU-Strukturfonds finanziert werden, erstreckt sich die Aufbewahrungspflicht auf den Projektabschluss zuzüglich drei Jahre (bei Projekten unter 1 Mio. EUR) oder zuzüglich fünf Jahre (über 1 Mio. EUR). Diese Unterlagen unterliegen der Prüfung durch das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung und müssen im Originalformat vorgelegt werden.
DSGVO-Wechselwirkung
Die DSGVO schafft eine Aufbewahrungsobergrenze, nicht nur eine Untergrenze. Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als für den Zweck ihrer Erhebung erforderlich aufbewahrt werden. Das interagiert mit Aufbewahrungspflichten wie folgt:
- Wenn eine rechtliche Aufbewahrungspflicht das Behalten einer Rechnung für 10 Jahre erfordert und diese Rechnung personenbezogene Daten enthält, dürfen Sie sie 10 Jahre aufbewahren. Die rechtliche Verpflichtung setzt das DSGVO-Recht auf Löschung außer Kraft (Art. 17(3)(b)).
- Wenn die Aufbewahrungsfrist abläuft, ist die Löschung nicht optional. Die DSGVO verlangt die Löschung, sobald der Aufbewahrungszweck erfüllt ist.
- Aufbewahrungskategorien sollten dokumentiert werden: für jeden Dokumententyp die Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung, den anwendbaren Zeitraum und das Löschverfahren. Diese Dokumentation unterliegt selbst der Aufbewahrung (typischerweise für die Dauer der Organisationsstruktur, die sie erstellt hat).
Organisationen mit Dokumenten in mehreren Jurisdiktionen sollten die längste anwendbare Aufbewahrungsfrist für jedes Dokument, das mehreren Jurisdiktionen unterliegen könnte, anwenden und dabei dokumentieren, welches Recht was verlangt.
Aufbewahrung mit Dokument-Metadaten automatisieren
Die korrekte Umsetzung der Aufbewahrung erfordert, jedes Dokument bei der Erstellung mit folgendem zu kennzeichnen:
- Den Dokumententyp (der die anwendbare Aufbewahrungsregel bestimmt)
- Die Jurisdiktion (welches Landesrecht gilt)
- Das Aufbewahrungsstart-Datum (das häufig nicht das Erstellungsdatum des Dokuments ist)
- Das berechnete Ablaufdatum (Startdatum plus Aufbewahrungsfrist)
Ohne diese Metadaten ist die Aufbewahrungsprüfung ein manueller Prozess, der sowohl fehleranfällig als auch ressourcenintensiv ist.
SealDoc erfasst für jedes Dokument zum Zeitpunkt der Erstellung eine Aufbewahrungskategorie: 1, 7 oder 10 Jahre oder dauerhaft. Die SealDoc-API verweigert das Löschen eines Dokuments innerhalb seiner Aufbewahrungsfrist, und eine Löschung nach Ablauf dieser Frist wird im Audit-Trail protokolliert.