Períodos de retención de documentos en la UE: qué documento, cuánto tiempo, qué ley
Los requisitos de retención en la UE son escalonados: las directivas a nivel comunitario establecen mínimos, y los Estados miembros añaden requisitos específicos por encima. El resultado es un mosaico genuinamente complejo de navegar, especialmente para organizaciones que operan en varios países.
Este artículo es una referencia práctica. Cubre los tipos de documentos más comunes y las cinco economías más grandes de la UE por volumen de documentos: Alemania, Francia, Países Bajos, Bélgica y Polonia. Para los requisitos específicos del sector (sanidad, servicios financieros, contratación pública) y jurisdicciones más pequeñas, tómese esto como punto de partida, no como un cuadro completo.
Cómo se calculan los períodos de retención
Antes de ver períodos específicos, dos términos deben quedar claros:
Fecha de inicio del período de retención: esto casi nunca es la fecha del documento. Para las facturas, el período suele comenzar al final del ejercicio fiscal en que se emitió la factura. Para los contratos, a menudo comienza al final del período contractual, no en la fecha de firma. Para los registros de empleo, comienza al final del empleo. Usar la fecha del documento como fecha de inicio hará que los documentos se eliminen demasiado pronto.
Período de retención frente a período de prescripción: el período de prescripción legal (dentro del cual puede plantearse una disputa) es diferente del período de retención archivística. En Alemania, el período de prescripción general bajo el BGB es de tres años; el período de retención bajo el GoBD es de seis a diez años. Los documentos deben retenerse más tiempo que el período de prescripción para tener pruebas disponibles si surge una disputa tardía.
Facturas y registros del IVA
| País | Período de retención | Fecha de inicio | Ley aplicable |
|---|---|---|---|
| Alemania | 10 años | Fin del ejercicio fiscal | GoBD, §147 AO |
| Francia | 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal) | Fin del ejercicio fiscal | L123-22 Code de commerce |
| Países Bajos | 7 años | Fin del ejercicio fiscal | Art. 52 AWR |
| Bélgica | 7 años (IVA), 10 años (comercial) | Fin del ejercicio fiscal | Art. 60 WBTW |
| Polonia | 5 años | Fin del ejercicio fiscal | Art. 86 §1 Ordynacja podatkowa |
Para las transacciones transfronterizas, se aplica el período de retención más conservador. Una empresa belga que facture a un comprador alemán debe conservar los registros durante 10 años para satisfacer los requisitos alemanes si surge una disputa en Alemania.
Para las facturas electrónicas en particular, también debe conservarse el formato: la versión electrónica original es la versión jurídicamente relevante, no una impresión. Almacenar un PDF/A-3 con XML incrustado satisface los requisitos de formato en las cinco jurisdicciones mencionadas.
Contratos
| Tipo de documento | Período habitual | Notas |
|---|---|---|
| Contratos comerciales | 10 años desde el fin del contrato | Mayoría de Estados miembros de la UE |
| Contratos de empleo | 10 años desde el fin del empleo | Alemania; varía por país |
| Contratos inmobiliarios | 30 años (Alemania), 20 años (Francia) | Derecho de la propiedad |
| Contratos con consumidores | 2-5 años | Varía, derecho del consumidor |
| Pólizas de seguros | 10 años desde el fin de la póliza | Orientación EIOPA |
La retención de contratos está regulada por el derecho civil, no por el derecho fiscal, y por lo tanto difiere más entre países. El período de prescripción para reclamaciones contractuales es normalmente de dos a cinco años en la mayoría de los Estados miembros de la UE, pero el período de retención práctico debe cubrir la posibilidad de defectos latentes o de descubrimiento tardío.
Registros contables y financieros
| Tipo de documento | Alemania | Francia | Países Bajos | Bélgica |
|---|---|---|---|---|
| Cuentas anuales | 10 años | 10 años | 7 años | 7 años |
| Extractos bancarios | 10 años | 10 años | 7 años | 7 años |
| Registros de pagos | 10 años | 10 años | 7 años | 7 años |
| Correspondencia comercial con relevancia financiera | 6 años | 10 años | 7 años | 7 años |
El GoBD alemán distingue entre registros contables (10 años) y correspondencia comercial (6 años). La distinción no siempre es obvia: un correo electrónico que inicia un pago puede considerarse correspondencia comercial con relevancia financiera.
Registros de empleo y RRHH
| Tipo de documento | Período habitual | Fecha de inicio | Notas |
|---|---|---|---|
| Contratos de empleo | 5-10 años tras el fin del empleo | Fin del empleo | Varía por país |
| Registros de nómina | 10 años | Fin del ejercicio fiscal | Alemania, Francia; 7 años Países Bajos |
| Evaluaciones de rendimiento | Duración del empleo más 2 años | Fin del empleo | Aplica minimización de datos del RGPD |
| Registros de selección (candidatos no seleccionados) | 6 meses (orientación RGPD) | Fecha de solicitud | Art. 5(1)(e) RGPD |
| Registros disciplinarios | Solo durante la duración del empleo | Fin del empleo | El RGPD exige eliminación cuando ya no es relevante |
Los registros de RRHH presentan la mayor tensión entre el principio de minimización de datos del RGPD y las obligaciones de retención del derecho laboral. El RGPD permite la retención cuando una obligación legal lo exige (art. 17(3)(b)), pero la retención no debe ser más amplia que la obligación. Conservar expedientes completos de RRHH indefinidamente para evitar la complejidad de la eliminación selectiva no es conforme.
Sanidad (orientación a nivel de la UE)
La retención de documentos sanitarios está regulada a nivel sectorial nacional con amplia variación:
| País | Retención de historial médico |
|---|---|
| Alemania | Mínimo 10 años (§10 MBO-Ä), hasta 30 años para tipos específicos |
| Francia | 20 años desde el último tratamiento |
| Países Bajos | 20 años |
| Bélgica | 30 años desde el último tratamiento |
Para dispositivos médicos, registros de ensayos clínicos y fabricación farmacéutica, la regulación de la UE (EU MDR 2017/745, BPC) establece períodos mínimos de retención de 15 a 25 años según la categoría.
Contratación pública
La Directiva UE 2014/24/UE exige que las autoridades contratantes conserven la documentación de licitación durante al menos tres años desde la decisión de adjudicación. Muchos Estados miembros lo amplían a 10 años. La documentación requerida incluye: el anuncio de licitación, las especificaciones técnicas, las ofertas recibidas, los registros de evaluación y el contrato firmado.
Para proyectos financiados con fondos estructurales de la UE, el requisito de retención se extiende hasta el cierre del proyecto más tres años (para proyectos por debajo de 1 millón de euros) o más cinco años (por encima de 1 millón de euros). Estos documentos están sujetos a auditoría de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude y deben presentarse en formato original.
Interacción con el RGPD
El RGPD crea un techo de retención, no solo un suelo. Los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para el fin para el que fueron recogidos. Esto interactúa con las obligaciones de retención de la siguiente manera:
- Si una obligación legal de retención exige conservar una factura durante 10 años, y esa factura contiene datos personales, se puede conservar durante 10 años. La obligación legal anula el derecho de supresión del RGPD (art. 17(3)(b)).
- Cuando expire el período de retención, la eliminación no es opcional. El RGPD exige la eliminación una vez cumplido el fin de retención.
- Las categorías de retención deben documentarse: para cada tipo de documento, registrar la base jurídica de la retención, el período aplicable y el procedimiento de eliminación. Esta documentación está a su vez sujeta a retención (normalmente la duración de la estructura organizativa que la creó).
Las organizaciones con documentos en múltiples jurisdicciones deben aplicar el período de retención más largo aplicable a cualquier documento que pueda estar sujeto a varias jurisdicciones, documentando qué ley exige qué.
Automatización de la retención con metadatos de documentos
Implementar la retención correctamente requiere etiquetar cada documento en el momento de su creación con:
- El tipo de documento (que determina la regla de retención aplicable)
- La jurisdicción (qué ley del país aplica)
- La fecha de inicio de la retención (que a menudo no es la fecha de creación del documento)
- La fecha de caducidad calculada (fecha de inicio más período de retención)
Sin estos metadatos, la revisión de retención es un proceso manual que es propenso a errores y consume muchos recursos.
SealDoc registra los metadatos de retención en el momento de la creación del documento y los aplica a la configuración del archivo. Los períodos de retención son configurables por tipo de documento y jurisdicción. Cuando expira el período de retención de un documento, SealDoc lo marca para revisión de eliminación en lugar de eliminarlo automáticamente, asegurando que un humano confirme la eliminación para tipos de documentos donde el cálculo de retención es ambiguo. Los bloqueos WORM se liberan al final del período de retención y el evento de eliminación se registra en la pista de auditoría.
Para organizaciones que necesitan auditar sus archivos de documentos actuales para el cumplimiento de la retención, la API de clasificación de SealDoc puede categorizar documentos existentes y asignar metadatos de retención de forma retroactiva.