Co je PDF/A-3 a proč je důležitý pro elektronické faktury

Pokud jste se v posledních dvou letech pohybovali v blízkosti evropské elektronické fakturace, pravděpodobně jste narazili na termín PDF/A-3, který se používá, jako by každý věděl, co znamená. Většina článků předpokládá, že čtenář rozumí rozdílu mezi PDF, PDF/A a PDF/A-3, a jde dál. Tyto rozdíly nejsou akademické. Určují, zda bude faktura, kterou dnes odešlete, stále otevřitelná, ověřitelná a právně platná v roce 2036.

Zde je verze, kterou jsme si přáli, aby někdo napsal dříve.

PDF, PDF/A, PDF/A-3: tři různé věci

Běžný PDF je prezentační formát. Může obsahovat cokoli, co si designér přeje: externí reference na písma, JavaScript, vložené video, odkazy na vzdálené zdroje. Tato flexibilita je skvělá pro marketingové brožury a katastrofální pro archivy. PDF zapsané v roce 2005 se může v prohlížeči z roku 2025 zobrazovat jinak, protože bylo nahrazeno písmo, externí zdroj vrátil chybu 404 nebo bylo rozšíření dodavatele zastaralé.

PDF/A (ISO 19005) je přísná podmnožina PDF navržená tak, aby se zobrazovala identicky navždy. Zakazuje dynamické funkce. Každé písmo musí být vloženo. Každý barevný profil musí být obsažen v souboru. Žádný JavaScript, žádný externí obsah, žádné šifrování. Výsledkem je soubor, který je zaručeně otevřitelný a vizuálně identický i po desetiletích.

PDF/A-3 je třetí revize tohoto standardu, publikovaná v roce 2012. Změnila právě jednu věc: umožnila vkládat libovolné přílohy do PDF. Starší verze (PDF/A-1, PDF/A-2) povolily pouze přílohy, které samy byly v souladu s PDF/A. PDF/A-3 toto omezení zrušil. Nyní lze jako strukturovanou přílohu vložit soubor XML, CSV, JSON nebo cokoli jiného.

Tato jediná změna umožnila moderní elektronickou fakturaci.

Proč elektronická fakturace potřebovala právě toto

Vyhovující evropská elektronická faktura musí být dvěma věcmi najednou:

1. Strojově čitelná. Účetní systém kupujícího potřebuje zpracovat položky, daňové sazby a platební podmínky bez lidského zásahu.
2. Čitelná pro lidi, po léta. Daňové právo ve většině zemí EU vyžaduje, aby faktura byla archivována ve formě, kterou může otevřít a přečíst lidský auditor, po dobu 7 až 10 let.

Čistý soubor UBL XML splňuje první požadavek, ale nesplňuje druhý. Čisté PDF splňuje druhý, ale ne první. PDF/A-3 s vloženým UBL splňuje obojí v jediném kontejneru odolném proti neoprávněným změnám, přičemž vizuální vrstva je bit po bitu shodná se strukturovanou vrstvou.

Tato architektura stojí za oběma standardy: Factur-X (francouzsko-německý hybridní fakturační standard) i ZUGFeRD (jeho německý rodič). Oba jsou PDF/A-3 se specifickou XML přílohou na specifickém místě se specifickým názvem souboru. Odstraňte marketingové názvy a jsou to v podstatě “PDF/A-3 plus smlouva o tom, jaké XML do nich vložíte.”

Co PDF/A-3 neposkytuje

PDF/A-3 je archivační formát. Není to certifikát shody a není to podpis. Tři věci, které konkrétně nedělá:

• Nevaliduje vložené XML. Malformed UBL lze vložit do PDF/A-3 a soubor stále projde validací PDF/A-3. Formát zaručuje pouze kontejner, nikoli obsah.
• Nedokazuje, kdy byl soubor vytvořen. Soubor PDF/A-3 lze opětovně uložit, označit novým časovým razítkem a znovu odeslat bez jakéhokoli stopy. Pokud potřebujete prokázat, že “tato faktura existovala k tomuto datu,” potřebujete navíc razítko RFC 3161.
• Nezaručuje doručení. Soulad formátu a soulad s národním mandátem (Peppol, KSeF, Chorus Pro) jsou různé problémy. PDF/A-3 je nutnou, nikoliv dostatečnou podmínkou.

Proto pipeline SealDoc emituje PDF/A-3 plus razítko RFC 3161 plus balíček důkazů s hashy manifestu. Každá vrstva odpovídá na jinou otázku a skutečný audit bude chtít všechny tři.

Časté chyby pipelines s PDF/A-3

Napříč zákaznickými pipelines vidíme stále stejných pět chyb:

1. Napůl převedené PDF. Knihovna tvrdí, že “produkuje PDF/A-3”, ale přeskakuje vkládání písem pro systémová písma, která se pak na stroji auditora zobrazují jinak.
2. Špatný vztah přílohy. PDF/A-3 rozlišuje Source, Data, Alternative, Supplement a Unspecified. Factur-X vyžaduje Alternative. Mnohé nástroje pro vkládání defaultují na Unspecified a soubor pak selže při přísné validaci.
3. Chybějící XMP metadata. PDF/A vyžaduje samodeskriptivní metadata ve formátu XMP. Soubor bez povinných klíčů pdfaid:part a pdfaid:conformance technicky není PDF/A-3 bez ohledu na strukturu.
4. Odchylka barevného profilu. PDF/A-3 musí deklarovat každý barevný prostor, který používá. Pipelines procházející libovolnými RGB obrázky bez vloženého profilu tiše produkují nevyhovující soubory.
5. Opětovné vykreslení existujícího PDF. Některé pipelines rastrují vstupní PDF před opětovným vložením XML. Vizuálně to funguje, ale ničí prohledávatelnou textovou vrstvu a narušuje přístupnost.

Cokoliv z výše uvedeného lze ověřit naším veřejným validátorem na /check. Přetáhněte soubor, dostanete verdikt během sekund, bez registrace. Pokud soubor selže, zpráva říká přesně, která klauzule které specifikace byla porušena.

Kdy je PDF/A-3 správná volba (a kdy není)

PDF/A-3 je správná volba, pokud potřebujete uchovat čitelnou kopii strukturovaného dokumentu po léta a chcete mít obě vrstvy v jednom kontejneru. To zahrnuje elektronické faktury, elektronické účtenky, strukturované smlouvy a stále více elektronické jízdenky a celní dokumenty.

Špatná volba je pro pomíjivé dokumenty (dodací list, který vyprší za týden), pro dokumenty, kde je strukturovaný obsah jedinou podstatnou věcí (čisté EDI), nebo kde je čitelná vrstva čistě dekorativní a nikdy nebude auditována.

Pro všechny ostatní v EU B2B v roce 2026 je PDF/A-3 správný formát. Technické detaily výše vysvětlují, proč funguje, a proč špatná implementace tiše produkuje soubory, které projdou interním QA a selžou u auditora za tři roky.