Mandat Peppol en Belgique, ce qui a changé le 1ᵉʳ janvier 2026

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, la Belgique applique un régime obligatoire de facturation électronique B2B. À partir de cette date, toute entreprise assujettie à la TVA et établie en Belgique doit émettre et recevoir ses factures B2B dans un format électronique structuré, avec le réseau Peppol comme canal par défaut. Un simple PDF par e-mail n’est plus accepté.

Ce changement figurait au calendrier depuis 2023, mais l’impact concret n’apparaît vraiment qu’au moment où une facture sortante est rejetée parce que le destinataire n’est pas inscrit au Peppol Directory. Ce moment se produit aujourd’hui à grande échelle en Belgique, et c’est la première raison pour laquelle les entreprises mettent à niveau leur stack de facturation en plein milieu du trimestre.

Ce que le mandat exige réellement

Sur la voie Peppol par défaut, trois conditions doivent être remplies pour qu’une facture soit conforme au nouveau régime :

Format structuré. La facture doit suivre la spécification Peppol BIS Billing 3.0 : XML UBL, avec champs obligatoires pour la TVA, les lignes et les conditions de paiement.
Transmission via Peppol. Peppol BIS sur le réseau Peppol four-corner est la voie par défaut, mais le fournisseur et le client peuvent convenir d’un autre format conforme à EN 16931 et d’un autre canal numérique.
Les deux parties enregistrées. Émetteur et récepteur doivent être inscrits au Peppol Directory sous leur numéro de TVA, avec au minimum le type de document invoice activé.

Si l’une de ces conditions échoue, la facture est techniquement non conforme, et le système comptable de votre acheteur la rejettera.

Le scénario d’échec le plus fréquent

Un schéma typique : l’émetteur est enregistré, le format est correct, mais le récepteur (souvent un fournisseur plus petit ou un indépendant) ne s’est pas encore inscrit auprès d’un Access Point. La facture part dans le vide et le fournisseur ne la voit jamais.

C’est pour cette raison que nous avons construit /check/peppol. Vous y collez un numéro de TVA, nous interrogeons le Peppol Directory en temps réel, et en deux secondes vous savez si cette partie est joignable via Peppol et si le mandat national s’applique à elle. Si elle ne l’est pas, vous recevez la liste claire des étapes à suivre pour rejoindre le réseau.

Ce que cela signifie en dehors de la Belgique

La Belgique n’est pas isolée. Le calendrier des mandats en Europe se présente actuellement ainsi :

Belgique, B2B obligatoire depuis le 1ᵉʳ janvier 2026
Allemagne, déploiement progressif 2025–2028, obligation de réception B2B depuis le 1ᵉʳ janvier 2025
France, obligation de réception au 1ᵉʳ septembre 2026, obligation d’émission échelonnée jusqu’en 2027
Pologne, KSeF obligatoire depuis le 1ᵉʳ février 2026 pour les plus grands contribuables et depuis le 1ᵉʳ avril 2026 pour tous les autres
Espagne, transition Crea y Crece 2025–2027 selon la taille du chiffre d’affaires
Italie, déjà obligatoire depuis 2019 (FatturaPA, non basé sur Peppol)
Pays-Bas, le gouvernement impose Peppol ; le B2B reste volontaire mais devient un standard de fait
République tchèque, mandat proposé, sans date encore fixée

Si vous échangez à l’intérieur de l’UE, vérifiez où le fournisseur est établi. L’obligation belge de facturation électronique B2B s’applique aux fournisseurs établis en Belgique ; un fournisseur étranger sans établissement belge n’y est pas soumis, même avec un numéro de TVA belge. Un fournisseur néerlandais facturant un acheteur belge n’est pas tenu d’utiliser Peppol, mais un acheteur belge présent sur Peppol peut recevoir ses factures par cette voie.

Le problème silencieux : l’archivage

Sous la question du format se cache une question plus discrète : l’archivage. Une facture Peppol est du XML UBL, et vous la conservez pendant 7 à 10 ans. Le droit de l’UE n’impose pas le PDF/A : une facture électronique est une donnée structurée. Vous voudrez néanmoins une copie lisible par un humain dont l’ouverture est garantie un quart de siècle plus tard.

C’est précisément ce pour quoi PDF/A-3 a été conçu. Un fichier PDF/A-3 est un PDF dont le rendu est garanti identique des décennies plus tard, avec le XML UBL d’origine intégré comme pièce jointe structurée. Ouvert dans une visionneuse, vous voyez la facture humaine. Ouvert dans un système comptable, vous extrayez les données machine. Les deux versions sont bit-identiques à ce qui a été envoyé, et logent dans un seul conteneur infalsifiable.

SealDoc crée des factures Peppol BIS 3.0 (UBL 2.1) via l’API, validées avant leur création, avec une piste d’audit à chaîne de hachage.

Plan d’action pour les 30 prochains jours

Vérifiez que votre propre numéro de TVA est joignable : collez-le dans /check/peppol.
Choisissez cinq de vos principaux fournisseurs et passez-les au même test. Tout résultat NotReady doit s’inscrire auprès d’un Access Point dans le mois.
Confirmez auprès de votre éditeur de logiciel comptable qu’il transmet bien via un Access Point certifié Peppol, et non par relais SMTP.
Vérifiez que vous archivez chaque facture émise de façon que son authenticité et son intégrité restent intactes pendant toute la durée de conservation ; le XML structuré est la facture.

Le mandat belge est la répétition générale de ce qui arrive partout ailleurs dans les 18 prochains mois. Bien le faire maintenant, c’est éviter de reconstruire la même plomberie quatre fois encore.