Obbligo Peppol in Belgio, cosa è cambiato il 1° gennaio 2026

Il 1° gennaio 2026 il Belgio ha attivato il proprio regime obbligatorio di fatturazione elettronica B2B. Da quella data in poi, ogni azienda registrata ai fini IVA stabilita in Belgio deve inviare e ricevere fatture B2B in formato elettronico strutturato, con la rete Peppol come canale predefinito. Un semplice PDF via e-mail non è più accettato.

Il cambiamento era in agenda dal 2023, ma l’impatto pratico si è fatto sentire davvero solo quando una fattura in uscita viene rifiutata perché il destinatario non è registrato nella Peppol Directory. Questo fenomeno si sta verificando su larga scala in tutto il Belgio ed è il motivo principale per cui le aziende si affrettano ad aggiornare il proprio sistema di fatturazione a metà trimestre.

Cosa richiede effettivamente l’obbligo

Sulla via Peppol predefinita, per essere conforme al nuovo regime una fattura deve soddisfare tre condizioni:

1. Formato strutturato. La fattura deve seguire la specifica Peppol BIS Billing 3.0: XML UBL, con campi obbligatori per IVA, voci di riga e termini di pagamento.
2. Consegna tramite Peppol. Peppol BIS sulla rete a quattro angoli di Peppol è la soluzione predefinita, ma fornitore e cliente possono concordare un altro formato conforme a EN 16931 e un altro canale digitale.
3. Entrambe le parti registrate. Sia l’emittente che il destinatario devono essere registrati nella Peppol Directory con il proprio numero di partita IVA, con almeno il tipo di documento invoice abilitato.

Se una qualsiasi di queste condizioni non è soddisfatta, la fattura è tecnicamente non conforme e il sistema contabile dell’acquirente la rifiuterà.

La modalità di errore più comune

Uno schema tipico: l’emittente è registrato, il formato è corretto, ma il destinatario (di solito un fornitore di piccole dimensioni o un freelance) non si è ancora registrato presso un Access Point. La fattura viene instradata nel vuoto e il fornitore non la riceve mai.

Per questo motivo abbiamo sviluppato /check/peppol. Basta incollare un numero di partita IVA, noi verifichiamo la Peppol Directory in tempo reale e in meno di due secondi saprai se quella parte è raggiungibile tramite Peppol e se il mandato nazionale si applica ad essa. Se non è raggiungibile, ricevi un elenco chiaro di ciò che deve fare per accedere alla rete.

Cosa significa al di fuori del Belgio

Il Belgio non è solo. Il calendario degli obblighi in Europa si presenta attualmente così:

• Belgio, B2B obbligatorio dal 1° gennaio 2026
• Germania, introduzione graduale 2025-2028, obbligo di ricezione B2B dal 1° gennaio 2025
• Francia, obbligo di ricezione 1° settembre 2026, obbligo di invio scaglionato fino al 2027
• Polonia, KSeF obbligatorio dal 1° febbraio 2026 per i contribuenti più grandi e dal 1° aprile 2026 per tutti gli altri
• Spagna, transizione Crea y Crece 2025-2027 in base alle dimensioni del fatturato
• Italia, già obbligatorio dal 2019 (FatturaPA, non basata su Peppol)
• Paesi Bassi, il governo impone Peppol; il B2B è volontario ma sta diventando di fatto uno standard
• Repubblica Ceca, mandato proposto, nessuna data fissa ancora

Se commerci oltre confine nell’UE, verifica dove è stabilito il fornitore. L’obbligo belga di fatturazione elettronica B2B si applica ai fornitori stabiliti in Belgio; un fornitore straniero senza stabile organizzazione in Belgio ne è escluso, anche con una partita IVA belga. Un fornitore olandese che fattura a un acquirente belga non è obbligato a utilizzare Peppol, anche se un acquirente belga presente su Peppol può ricevere le sue fatture in quel modo.

Il problema dell’archivio di conformità

C’è una questione più silenziosa che si nasconde sotto quella del formato: l’archiviazione. Una fattura Peppol è un XML UBL, e la si conserva per un periodo compreso tra 7 e 10 anni. Il diritto dell’UE non impone il PDF/A: una fattura elettronica è un insieme di dati strutturati. Tuttavia, vorrai comunque una copia leggibile dall’uomo che sia garantita apribile anche tra un quarto di secolo.

È esattamente per questo che è stato progettato il PDF/A-3. Un file PDF/A-3 è un PDF che garantisce la stessa resa grafica anche tra decenni, con l’XML UBL originale incorporato come allegato strutturato. Aprendolo con un visualizzatore si vede la fattura leggibile dall’uomo; aprendolo con un sistema contabile si possono estrarre i dati strutturati. Entrambe le versioni sono bit per bit identiche a quanto è stato inviato, entrambe si trovano all’interno di un unico contenitore a prova di manomissione.

SealDoc crea fatture Peppol BIS 3.0 (UBL 2.1) tramite l’API, validate prima della creazione, con una traccia di audit a catena di hash.

Azioni da intraprendere nei prossimi 30 giorni

1. Verifica che il tuo numero di partita IVA sia raggiungibile: incollalo in /check/peppol.
2. Seleziona cinque dei tuoi principali fornitori ed esegui per ognuno la stessa verifica. Chi risulta NotReady deve registrarsi presso un Access Point questo mese.
3. Conferma con il tuo fornitore di software contabile che invii le fatture tramite un Access Point certificato Peppol, non tramite relay SMTP.
4. Verifica di archiviare ogni fattura emessa in modo che la sua autenticità e la sua integrità restino intatte per tutto il periodo di conservazione; l’XML strutturato è la fattura.

L’obbligo belga è la prova generale di ciò che arriverà ovunque nei prossimi 18 mesi. Fare le cose per bene ora significa non dover ricostruire la stessa infrastruttura ancora quattro volte.