Peppol-Pflicht in Belgien, was sich am 1. Januar 2026 geändert hat

Am 1. Januar 2026 trat Belgiens Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnung in Kraft. Ab diesem Datum muss jedes belgische umsatzsteuerregistrierte Unternehmen Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format über das Peppol-Netzwerk senden und empfangen. PDFs per E-Mail, auch ansprechend gestaltete mit eingebettetem XML, gelten nicht mehr als compliant.

Die Umstellung stand seit 2023 im Kalender, die praktischen Auswirkungen wurden aber erst spürbar, als ausgehende Rechnungen zurückgewiesen wurden, weil der Empfänger nicht im Peppol-Verzeichnis registriert war. Genau das passiert nun flächendeckend in Belgien und ist der häufigste Grund, warum Unternehmen mitten im Quartal ihre Rechnungsinfrastruktur aufrüsten.

Was die Pflicht konkret verlangt

Drei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit eine Rechnung unter dem neuen Regime als compliant gilt:

1. Strukturiertes Format. Die Rechnung muss der Peppol BIS Billing 3.0-Spezifikation entsprechen: UBL XML mit Pflichtfeldern für USt., Positionen und Zahlungsbedingungen.
2. Peppol-Zustellung. Die Rechnung muss über das Peppol-Vier-Ecken-Netzwerk übertragen werden. Dasselbe XML per E-Mail zu versenden erfüllt die Pflicht nicht.
3. Beide Parteien registriert. Sowohl Aussteller als auch Empfänger müssen im Peppol-Verzeichnis unter ihrer USt.-Nummer registriert sein, mit mindestens aktiviertem Dokumenttyp invoice.

Ist auch nur eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, ist die Rechnung technisch nicht konform, und das Buchungssystem des Käufers wird sie ablehnen.

Das häufigste Fehlermuster

Immer wieder tritt dasselbe Muster auf: Der Aussteller ist registriert, das Format stimmt, aber der Empfänger (oft ein kleinerer Lieferant oder ein Freiberufler) hat sich noch nicht bei einem Access Point registriert. Die Rechnung wird ins Leere geroutet und der Lieferant sieht sie nie.

Genau dafür haben wir /check/peppol entwickelt. Sie fügen eine USt.-Nummer ein, wir prüfen das Peppol-Verzeichnis in Echtzeit, und Sie erfahren innerhalb von zwei Sekunden, ob diese Partei über Peppol erreichbar ist und ob die Länderpflicht für sie gilt. Ist sie nicht erreichbar, erhalten Sie eine klare Liste der Schritte, die erforderlich sind, um ins Netzwerk zu kommen.

Was das außerhalb Belgiens bedeutet

Belgien ist nicht allein. Der europäische Mandatskalender sieht derzeit so aus:

• Belgien: B2B-Pflicht seit 1. Januar 2026
• Deutschland: schrittweise Einführung 2025–2028, B2B-Empfangspflicht seit 1. Januar 2025
• Frankreich: Empfangspflicht ab 1. September 2026, Sendepflicht gestaffelt bis 2027
• Polen: KSeF-Pflicht ab 2. April 2026
• Spanien: Übergang Crea y Crece 2025–2027, abhängig von der Unternehmensgröße
• Italien: Pflicht bereits seit 2019 (FatturaPA, nicht Peppol-basiert)
• Niederlande: Regierung schreibt Peppol vor; B2B ist freiwillig, wird aber faktisch zum Standard
• Tschechien: Mandat in Planung, kein fester Termin

Wenn Sie innerhalb der EU grenzüberschreitend handeln, ist das relevant: Das anwendbare Mandat richtet sich danach, wo Ihr Handelspartner ansässig ist, nicht wo Sie sich befinden. Ein niederländischer Lieferant, der 2026 einen belgischen Käufer fakturiert, muss Peppol nutzen, auch wenn die Niederlande selbst keine Pflicht eingeführt haben.

Das Archivierungsproblem

Unter der Formatfrage verbirgt sich ein weiteres Problem: die Archivierung. Eine Peppol-Rechnung ist UBL XML. UBL XML eignet sich gut für die maschinelle Verarbeitung, aber die meisten nationalen Steuergesetze verlangen, dass eine menschenlesbare Kopie für sieben bis zehn Jahre aufbewahrt wird, in einem Format, das auch in einem Vierteljahrhundert noch geöffnet werden kann.

Genau dafür wurde PDF/A-3 entwickelt. Eine PDF/A-3-Datei ist eine PDF, die garantiert auch in Jahrzehnten identisch gerendert wird, mit dem originalen UBL XML als strukturiertem Anhang eingebettet. Im Viewer sieht man die menschenlesbare Rechnung. Im Buchungssystem kann man die Maschinendaten extrahieren. Beide Versionen sind bit-identisch mit dem Gesendeten und befinden sich in einem einzigen manipulationssicheren Container.

Das ist es, was SealDoc auf der Post-Peppol-Seite leistet. Wir nehmen die strukturierte Rechnung, rendern sie in eine Factur-X/ZUGFeRD-konforme PDF/A-3 und erstellen ein Evidence Pack, das den RFC-3161-Zeitstempel, das UBL XML und einen Manifest-Hash enthält, sodass Sie später nachweisen können, dass nichts verändert wurde.

Maßnahmen für die nächsten 30 Tage

1. Prüfen Sie, ob Ihre eigene USt.-Nummer erreichbar ist: Fügen Sie sie in /check/peppol ein.
2. Wählen Sie fünf Ihrer wichtigsten Lieferanten und führen Sie dieselbe Prüfung durch. Wer als NotReady angezeigt wird, muss sich diesen Monat bei einem Access Point registrieren.
3. Bestätigen Sie mit Ihrem Buchhaltungssoftwareanbieter, dass Rechnungen über einen Peppol-zertifizierten Access Point versendet werden, nicht per SMTP-Relay.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie eine PDF/A-3-Kopie jeder ausgestellten Rechnung archivieren, nicht nur das UBL XML. Dieser Schritt wird von den meisten Pipelines vergessen.

Belgiens Mandat ist die Generalprobe für das, was in den nächsten 18 Monaten überall folgen wird. Wer es jetzt richtig macht, muss dieselbe Infrastruktur nicht noch viermal neu aufbauen.