Peppol-Pflicht in Belgien, was sich am 1. Januar 2026 geändert hat

Am 1. Januar 2026 trat Belgiens Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnung in Kraft. Ab diesem Datum muss jedes in Belgien ansässige umsatzsteuerregistrierte Unternehmen B2B-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format senden und empfangen, mit dem Peppol-Netzwerk als Standardkanal. Ein einfaches PDF per E-Mail gilt nicht mehr als compliant.

Die Umstellung stand seit 2023 im Kalender, die praktischen Auswirkungen wurden aber erst spürbar, als ausgehende Rechnungen zurückgewiesen wurden, weil der Empfänger nicht im Peppol-Verzeichnis registriert war. Genau das passiert nun flächendeckend in Belgien und ist der häufigste Grund, warum Unternehmen mitten im Quartal ihre Rechnungsinfrastruktur aufrüsten.

Was die Pflicht konkret verlangt

Auf dem standardmäßigen Peppol-Weg müssen drei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Rechnung unter dem neuen Regime als compliant gilt:

1. Strukturiertes Format. Die Rechnung muss der Peppol BIS Billing 3.0-Spezifikation entsprechen: UBL XML mit Pflichtfeldern für USt., Positionen und Zahlungsbedingungen.
2. Peppol-Zustellung. Peppol BIS über das Peppol-Vier-Ecken-Netzwerk ist der Standard, aber Lieferant und Kunde können ein anderes EN 16931-konformes Format und einen anderen digitalen Kanal vereinbaren.
3. Beide Parteien registriert. Sowohl Aussteller als auch Empfänger müssen im Peppol-Verzeichnis unter ihrer USt.-Nummer registriert sein, mit mindestens aktiviertem Dokumenttyp invoice.

Ist auch nur eine dieser Bedingungen nicht erfüllt, ist die Rechnung technisch nicht konform, und das Buchungssystem des Käufers wird sie ablehnen.

Das häufigste Fehlermuster

Ein typisches Muster: Der Aussteller ist registriert, das Format stimmt, aber der Empfänger (oft ein kleinerer Lieferant oder ein Freiberufler) hat sich noch nicht bei einem Access Point registriert. Die Rechnung wird ins Leere geroutet und der Lieferant sieht sie nie.

Genau dafür haben wir /check/peppol entwickelt. Sie fügen eine USt.-Nummer ein, wir prüfen das Peppol-Verzeichnis in Echtzeit, und Sie erfahren innerhalb von zwei Sekunden, ob diese Partei über Peppol erreichbar ist und ob die Länderpflicht für sie gilt. Ist sie nicht erreichbar, erhalten Sie eine klare Liste der Schritte, die erforderlich sind, um ins Netzwerk zu kommen.

Was das außerhalb Belgiens bedeutet

Belgien ist nicht allein. Der europäische Mandatskalender sieht derzeit so aus:

• Belgien: B2B-Pflicht seit 1. Januar 2026
• Deutschland: schrittweise Einführung 2025–2028, B2B-Empfangspflicht seit 1. Januar 2025
• Frankreich: Empfangspflicht ab 1. September 2026, Sendepflicht gestaffelt bis 2027
• Polen: KSeF-Pflicht seit 1. Februar 2026 für die größten Steuerpflichtigen und seit 1. April 2026 für alle übrigen
• Spanien: Übergang Crea y Crece 2025–2027, abhängig von der Unternehmensgröße
• Italien: Pflicht bereits seit 2019 (FatturaPA, nicht Peppol-basiert)
• Niederlande: Regierung schreibt Peppol vor; B2B ist freiwillig, wird aber faktisch zum Standard
• Tschechien: Mandat in Planung, kein fester Termin

Wenn Sie innerhalb der EU grenzüberschreitend handeln, prüfen Sie, wo der Lieferant ansässig ist. Die belgische B2B-E-Rechnungspflicht gilt für in Belgien ansässige Lieferanten; ein ausländischer Lieferant ohne belgische Niederlassung fällt nicht darunter, auch nicht mit einer belgischen USt.-Nummer. Ein niederländischer Lieferant, der einen belgischen Käufer fakturiert, ist nicht verpflichtet, Peppol zu nutzen, aber ein belgischer Käufer im Peppol-Netzwerk kann seine Rechnungen auf diesem Weg empfangen.

Das Archivierungsproblem

Unter der Formatfrage verbirgt sich eine weitere Frage: die Archivierung. Eine Peppol-Rechnung ist UBL XML, und Sie bewahren sie sieben bis zehn Jahre auf. Das EU-Recht verlangt kein PDF/A: Eine E-Rechnung besteht aus strukturierten Daten. Trotzdem möchten Sie eine menschenlesbare Kopie, die sich garantiert auch in einem Vierteljahrhundert noch öffnen lässt.

Genau dafür wurde PDF/A-3 entwickelt. Eine PDF/A-3-Datei ist eine PDF, die garantiert auch in Jahrzehnten identisch gerendert wird, mit dem originalen UBL XML als strukturiertem Anhang eingebettet. Im Viewer sieht man die menschenlesbare Rechnung. Im Buchungssystem kann man die Maschinendaten extrahieren. Beide Versionen sind bit-identisch mit dem Gesendeten und befinden sich in einem einzigen manipulationssicheren Container.

SealDoc erstellt über die API Rechnungen im Format Peppol BIS 3.0 (UBL 2.1), vor der Erstellung validiert und mit einem Hash-verketteten Audit-Trail.

Maßnahmen für die nächsten 30 Tage

1. Prüfen Sie, ob Ihre eigene USt.-Nummer erreichbar ist: Fügen Sie sie in /check/peppol ein.
2. Wählen Sie fünf Ihrer wichtigsten Lieferanten und führen Sie dieselbe Prüfung durch. Wer als NotReady angezeigt wird, muss sich diesen Monat bei einem Access Point registrieren.
3. Bestätigen Sie mit Ihrem Buchhaltungssoftwareanbieter, dass Rechnungen über einen Peppol-zertifizierten Access Point versendet werden, nicht per SMTP-Relay.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie jede ausgestellte Rechnung so archivieren, dass ihre Echtheit und Unversehrtheit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewahrt bleiben; das strukturierte XML ist die Rechnung.

Belgiens Mandat ist die Generalprobe für das, was in den nächsten 18 Monaten überall folgen wird. Wer es jetzt richtig macht, muss dieselbe Infrastruktur nicht noch viermal neu aufbauen.