Mandato Peppol en Bélgica, qué cambió el 1 de enero de 2026

El 1 de enero de 2026, Bélgica puso en marcha su régimen obligatorio de facturación electrónica B2B. A partir de esa fecha, todas las empresas belgas registradas a efectos del IVA tienen que enviar y recibir facturas en formato electrónico estructurado a través de la red Peppol. Los PDF enviados por correo electrónico, incluso los que tienen XML incrustado, ya no son válidos.

El cambio estaba previsto desde 2023, pero el impacto práctico solo se hace real cuando una factura saliente es rechazada porque el receptor no está registrado en el Directorio Peppol. Ese momento se está produciendo a gran escala en Bélgica, y es la razón más común por la que las empresas se apresuran a actualizar su sistema de facturación a mitad de trimestre.

Qué exige realmente el mandato

Tres condiciones deben cumplirse para que una factura sea conforme con el nuevo régimen:

1. Formato estructurado. La factura debe seguir la especificación Peppol BIS Billing 3.0: XML UBL, con campos obligatorios para el IVA, las líneas de artículos y las condiciones de pago.
2. Entrega por Peppol. La factura debe circular por la red de cuatro esquinas de Peppol. Enviar el mismo XML por correo electrónico no satisface el mandato.
3. Ambas partes registradas. Tanto el emisor como el receptor deben estar registrados en el Directorio Peppol bajo su número de IVA, con al menos el tipo de documento invoice activado.

Si alguna de esas condiciones falla, la factura es técnicamente no conforme y el sistema contable del comprador la rechazará.

El fallo más habitual

Vemos un patrón una y otra vez: el emisor está registrado, el formato es correcto, pero el receptor (normalmente un proveedor pequeño o un autónomo) aún no se ha registrado con un Punto de Acceso. La factura se enruta hacia el vacío y el proveedor nunca la recibe.

Por eso construimos /check/peppol. Se introduce un número de IVA, consultamos el Directorio Peppol en tiempo real y en dos segundos se sabe si esa parte es accesible a través de Peppol y si el mandato del país les aplica. Si no son accesibles, se obtiene una lista clara de lo que necesitan hacer para incorporarse a la red.

Qué significa esto fuera de Bélgica

Bélgica no está sola. El calendario de mandatos en Europa tiene actualmente este aspecto:

• Bélgica: B2B obligatorio desde el 1 de enero de 2026
• Alemania: despliegue por fases 2025-2028, obligación de recepción B2B desde el 1 de enero de 2025
• Francia: obligación de recepción el 1 de septiembre de 2026, obligación de envío por fases hasta 2027
• Polonia: KSeF obligatorio desde el 2 de abril de 2026
• España: transición Crea y Crece 2025-2027 según el volumen de ingresos
• Italia: ya obligatorio desde 2019 (FatturaPA, no basado en Peppol)
• Países Bajos: el gobierno exige Peppol; el B2B es voluntario pero de facto se está convirtiendo en estándar
• República Checa: mandato propuesto, sin fecha fija todavía

Si se comercia transfronterizamente dentro de la UE, esto importa: el mandato aplicable depende de dónde está establecido el socio comercial, no de dónde está uno mismo. Un proveedor neerlandés que facture a un comprador belga en 2026 tiene que usar Peppol, aunque los Países Bajos no lo hayan hecho obligatorio.

El problema del archivo de cumplimiento

Hay un problema más silencioso que se esconde detrás de la cuestión del formato: el archivo. Una factura Peppol es XML UBL. El XML UBL es adecuado para el procesamiento automatizado, pero la mayoría de las legislaciones fiscales nacionales exigen conservar una copia legible para humanos durante entre 7 y 10 años, en un formato que garantice su apertura dentro de un cuarto de siglo.

Eso es exactamente para lo que fue diseñado el PDF/A-3. Un archivo PDF/A-3 es un PDF que garantiza renderizarse del mismo modo décadas después, con el XML UBL original incrustado como adjunto estructurado. Se abre en un visor y se ve la factura en formato humano. Se abre en un sistema contable y se pueden extraer los datos de la máquina. Ambas versiones son bit a bit idénticas a lo enviado, ambas están dentro de un único contenedor a prueba de manipulaciones.

Esto es lo que hace SealDoc en el lado posterior a Peppol. Tomamos la factura estructurada, la renderizamos en un PDF/A-3 conforme a Factur-X / ZUGFeRD y generamos un paquete de evidencia que incluye el sello de tiempo RFC 3161, el XML UBL y un hash de manifiesto para poder demostrar más adelante que nada fue alterado.

Acciones para los próximos 30 días

1. Verificar que el propio número de IVA es accesible: introducirlo en /check/peppol.
2. Elegir cinco de los principales proveedores y ejecutarlos en la misma comprobación. Cualquiera que aparezca como NotReady necesita registrarse con un Punto de Acceso este mes.
3. Confirmar con el proveedor del software contable que están enviando facturas a través de un Punto de Acceso certificado por Peppol, no por retransmisión SMTP.
4. Comprobar que se está archivando una copia en PDF/A-3 de cada factura emitida, no solo el XML UBL. Esta es la parte que la mayoría de los procesos olvida.

El mandato de Bélgica es el ensayo general de lo que llegará en el resto de Europa en los próximos 18 meses. Hacerlo bien ahora significa no tener que reconstruir la misma infraestructura cuatro veces más.