Peppol-verplichting België, wat veranderde er op 1 januari 2026

Op 1 januari 2026 trad in België het verplichte B2B e-facturatieregime in werking. Vanaf die datum moet elke btw-plichtige onderneming die in België gevestigd is B2B-facturen in een gestructureerd elektronisch formaat versturen en ontvangen, met het Peppol-netwerk als standaardkanaal. Een gewone pdf per e-mail telt niet meer mee.

De wijziging stond al sinds 2023 op de kalender, maar de praktische impact landt pas écht zodra een uitgaande factuur wordt bounced omdat de ontvanger niet geregistreerd is in de Peppol Directory. Dat moment vindt nu op grote schaal plaats in België en is de meest voorkomende reden waarom bedrijven hun facturatie-stack midden in het kwartaal alsnog upgraden.

Wat verplicht het mandaat precies

Op de standaard Peppol-route moeten drie dingen kloppen voor een factuur compliant te zijn onder het nieuwe regime:

1. Gestructureerd formaat. De factuur moet voldoen aan de Peppol BIS Billing 3.0-specificatie: UBL XML, met verplichte velden voor btw, regelitems en betaalcondities.
2. Levering via Peppol. Peppol BIS via het Peppol four-corner-netwerk is de standaard, maar leverancier en afnemer mogen een ander formaat afspreken dat aan EN 16931 voldoet, en een ander digitaal kanaal.
3. Beide partijen geregistreerd. Zowel uitgever als ontvanger moeten in de Peppol Directory geregistreerd staan op hun btw-nummer, met minstens het documenttype invoice ingeschakeld.

Mist één van die drie, dan is de factuur technisch non-compliant en zal het boekhoudsysteem van je afnemer hem afwijzen.

Het meest voorkomende faalscenario

Een typisch patroon: de uitgever is geregistreerd, het formaat klopt, maar de ontvanger (meestal een kleinere leverancier of zzp’er) heeft zich nog niet bij een Access Point geregistreerd. De factuur wordt het luchtledige in gerouteerd en de leverancier ziet hem nooit.

Daarom hebben wij /check/peppol gebouwd. Je plakt een btw-nummer in, wij raadplegen real-time de Peppol Directory en binnen twee seconden weet je of die partij bereikbaar is via Peppol en of het landen-mandaat op hen van toepassing is. Is hij niet bereikbaar, dan krijg je een heldere lijst met wat hij moet doen om alsnog op het netwerk te komen.

Wat dit betekent buiten België

België staat niet alleen. De mandaatkalender ziet er in Europa op dit moment zo uit:

• België, B2B verplicht sinds 1 januari 2026
• Duitsland, gefaseerde uitrol 2025–2028, ontvangstplicht sinds 1 januari 2025
• Frankrijk, ontvangstplicht 1 september 2026, verzendplicht gefaseerd in 2027
• Polen, KSeF verplicht sinds 1 februari 2026 voor de grootste belastingplichtigen en sinds 1 april 2026 voor alle andere
• Spanje, Crea y Crece-overgang 2025–2027 afhankelijk van omzet
• Italië, verplicht sinds 2019 (FatturaPA, niet Peppol-gebaseerd)
• Nederland, overheid gebruikt Peppol verplicht; B2B is vrijwillig maar de facto standaard
• Tsjechië, voorgesteld mandaat, nog geen vaste datum

Als je grensoverschrijdend handelt binnen de EU, kijk dan waar de leverancier gevestigd is. De Belgische B2B-e-facturatieplicht geldt voor leveranciers die in België gevestigd zijn; een buitenlandse leverancier zonder Belgische vestiging valt erbuiten, ook met een Belgisch btw-nummer. Een Nederlandse leverancier die factureert aan een Belgische afnemer is niet verplicht Peppol te gebruiken, al kan een Belgische afnemer op Peppol zijn facturen wel op die manier ontvangen.

Het archiverings­probleem

Onder de formaatvraag schuilt een stillere vraag: archivering. Een Peppol-factuur is UBL XML, en die bewaar je 7 tot 10 jaar. Het EU-recht vereist geen PDF/A: een e-factuur is gestructureerde data. Toch wil je een menselijk leesbare kopie die over een kwart eeuw gegarandeerd nog te openen is.

Daar is PDF/A-3 precies voor ontworpen. Een PDF/A-3-bestand is een pdf die over decennia identiek rendert, met de originele UBL XML als gestructureerde bijlage ingesloten. Open je hem in een viewer dan zie je de menselijke factuur. Open je hem in een boekhoudsysteem dan haal je de machinedata eruit. Beide versies zijn bit-identiek aan wat verzonden werd, en zitten samen in één tamper-evident container.

SealDoc maakt Peppol BIS 3.0-facturen (UBL 2.1) via de API, gevalideerd vóór het aanmaken, met een audittrail met hashketen.

Actiepunten voor de komende 30 dagen

1. Verifieer dat je eigen btw-nummer bereikbaar is: plak hem in /check/peppol.
2. Pak vijf van je belangrijkste leveranciers en draai ze door dezelfde check. Iedereen op NotReady moet zich deze maand bij een Access Point registreren.
3. Bevestig bij je boekhoudsoftware-leverancier dat ze versturen via een Peppol-gecertificeerd Access Point, niet via SMTP-relay.
4. Controleer dat je elke uitgaande factuur zo archiveert dat de authenticiteit en integriteit ervan gedurende de hele bewaartermijn intact blijven; de gestructureerde XML is de factuur.

Het Belgische mandaat is de generale repetitie voor wat de komende 18 maanden overal anders aankomt. Het nu goed doen, betekent dat je dezelfde plumbing geen vier keer meer hoeft te verbouwen.