Peppol-verplichting België, wat veranderde er op 1 januari 2026

Op 1 januari 2026 trad in België het verplichte B2B e-facturatieregime in werking. Vanaf die datum moet elke Belgische btw-plichtige onderneming facturen in een gestructureerd elektronisch formaat over het Peppol-netwerk versturen en ontvangen. Pdf’jes per e-mail, zelfs met ingebedde XML, tellen niet meer mee.

De wijziging stond al sinds 2023 op de kalender, maar de praktische impact landt pas écht zodra een uitgaande factuur wordt bounced omdat de ontvanger niet geregistreerd is in de Peppol Directory. Dat moment vindt nu op grote schaal plaats in België en is de meest voorkomende reden waarom bedrijven hun facturatie-stack midden in het kwartaal alsnog upgraden.

Wat verplicht het mandaat precies

Drie dingen moeten kloppen voor een factuur compliant te zijn onder het nieuwe regime:

1. Gestructureerd formaat. De factuur moet voldoen aan de Peppol BIS Billing 3.0-specificatie: UBL XML, met verplichte velden voor btw, regelitems en betaalcondities.
2. Levering via Peppol. De factuur moet via het Peppol four-corner-netwerk reizen. Dezelfde XML per e-mail versturen vervult het mandaat niet.
3. Beide partijen geregistreerd. Zowel uitgever als ontvanger moeten in de Peppol Directory geregistreerd staan op hun btw-nummer, met minstens het documenttype invoice ingeschakeld.

Mist één van die drie, dan is de factuur technisch non-compliant en zal het boekhoudsysteem van je afnemer hem afwijzen.

Het meest voorkomende faalscenario

Wij zien telkens hetzelfde patroon: de uitgever is geregistreerd, het formaat klopt, maar de ontvanger (meestal een kleinere leverancier of zzp’er) heeft zich nog niet bij een Access Point geregistreerd. De factuur wordt het luchtledige in gerouteerd en de leverancier ziet hem nooit.

Daarom hebben wij /check/peppol gebouwd. Je plakt een btw-nummer in, wij raadplegen real-time de Peppol Directory en binnen twee seconden weet je of die partij bereikbaar is via Peppol en of het landen-mandaat op hen van toepassing is. Is hij niet bereikbaar, dan krijg je een heldere lijst met wat hij moet doen om alsnog op het netwerk te komen.

Wat dit betekent buiten België

België staat niet alleen. De mandaatkalender ziet er in Europa op dit moment zo uit:

• België, B2B verplicht sinds 1 januari 2026
• Duitsland, gefaseerde uitrol 2025–2028, ontvangstplicht sinds 1 januari 2025
• Frankrijk, ontvangstplicht 1 september 2026, verzendplicht gefaseerd in 2027
• Polen, KSeF verplicht vanaf 2 april 2026
• Spanje, Crea y Crece-overgang 2025–2027 afhankelijk van omzet
• Italië, verplicht sinds 2019 (FatturaPA, niet Peppol-gebaseerd)
• Nederland, overheid gebruikt Peppol verplicht; B2B is vrijwillig maar de facto standaard
• Tsjechië, voorgesteld mandaat, nog geen vaste datum

Als je grensoverschrijdend handelt binnen de EU, is dit relevant: het mandaat dat geldt hangt af van waar je handelspartner is gevestigd, niet van waar jij zit. Een Nederlandse leverancier die in 2026 factureert aan een Belgische afnemer moet Peppol gebruiken, ook al is Nederland zelf nog niet verplicht.

Het archiverings­probleem

Onder de formaatvraag schuilt een stiller probleem: archivering. Een Peppol-factuur is UBL XML. Voor machineverwerking is dat prima, maar de meeste nationale belastingwetten eisen dat je een menselijk leesbare kopie 7 tot 10 jaar bewaart, in een formaat dat over een kwart eeuw gegarandeerd nog te openen is.

Daar is PDF/A-3 precies voor ontworpen. Een PDF/A-3-bestand is een pdf die over decennia identiek rendert, met de originele UBL XML als gestructureerde bijlage ingesloten. Open je hem in een viewer dan zie je de menselijke factuur. Open je hem in een boekhoudsysteem dan haal je de machinedata eruit. Beide versies zijn bit-identiek aan wat verzonden werd, en zitten samen in één tamper-evident container.

Dat is wat SealDoc aan de post-Peppol-kant doet. Wij nemen de gestructureerde factuur, renderen die naar een Factur-X / ZUGFeRD-compliant PDF/A-3, en leveren een evidence pack op met de RFC 3161-tijdstempel, de UBL XML en een manifest-hash, zodat je later kunt bewijzen dat er niets is gewijzigd.

Actiepunten voor de komende 30 dagen

1. Verifieer dat je eigen btw-nummer bereikbaar is: plak hem in /check/peppol.
2. Pak vijf van je belangrijkste leveranciers en draai ze door dezelfde check. Iedereen op NotReady moet zich deze maand bij een Access Point registreren.
3. Bevestig bij je boekhoudsoftware-leverancier dat ze versturen via een Peppol-gecertificeerd Access Point, niet via SMTP-relay.
4. Controleer dat je van elke uitgaande factuur een PDF/A-3-kopie archiveert, niet alleen de UBL XML. Dit is het stuk dat de meeste pipelines vergeten.

Het Belgische mandaat is de generale repetitie voor wat de komende 18 maanden overal anders aankomt. Het nu goed doen, betekent dat je dezelfde plumbing geen vier keer meer hoeft te verbouwen.