Obowiązek Peppol w Belgii, co zmieniło się 1 stycznia 2026 roku

1 stycznia 2026 roku Belgia uruchomiła obowiązkowy system fakturowania elektronicznego B2B. Od tego dnia każdy podmiot z siedzibą w Belgii zarejestrowany jako podatnik VAT ma obowiązek wysyłania i odbierania faktur B2B w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, z siecią Peppol jako domyślnym kanałem. Zwykły plik PDF przesyłany e-mailem przestaje spełniać wymogi.

Zmiana była zaplanowana od 2023 roku, jednak jej praktyczny skutek odczuwalny jest dopiero wtedy, gdy wychodząca faktura zostaje odrzucona, ponieważ odbiorca nie jest zarejestrowany w katalogu Peppol Directory. To zjawisko obserwowane jest teraz na masową skalę w całej Belgii i jest najczęstszym powodem, dla którego firmy w połowie kwartału pospiesznie modernizują swoje systemy fakturowania.

Co tak naprawdę wymaga to rozporządzenie

Na domyślnej ścieżce Peppol, aby faktura była zgodna z nowym reżimem, muszą być spełnione trzy warunki:

Format ustrukturyzowany. Faktura musi być zgodna ze specyfikacją Peppol BIS Billing 3.0: XML w formacie UBL, z obowiązkowymi polami dotyczącymi VAT, pozycji i warunków płatności.
Dostarczenie przez Peppol. Domyślnie obowiązuje Peppol BIS w sieci czterech rogów Peppol, ale dostawca i klient mogą uzgodnić inny format zgodny z EN 16931 i inny kanał cyfrowy.
Rejestracja obu stron. Zarówno wystawca, jak i odbiorca muszą być zarejestrowani w katalogu Peppol Directory pod swoim numerem VAT, z włączonym co najmniej typem dokumentu invoice.

Jeśli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, faktura jest technicznie niezgodna z przepisami, a system księgowy nabywcy ją odrzuci.

Najczęstszy scenariusz awarii

Typowy schemat wygląda tak: wystawca jest zarejestrowany, format jest poprawny, ale odbiorca (zazwyczaj mniejszy dostawca lub freelancer) nie zarejestrował się jeszcze u żadnego Access Pointa. Faktura trafia w próżnię, a dostawca nigdy jej nie widzi.

Właśnie dlatego zbudowaliśmy /check/peppol. Wklejasz numer VAT, a my w czasie rzeczywistym sprawdzamy katalog Peppol Directory i w ciągu dwóch sekund dowiadujesz się, czy dany podmiot jest osiągalny przez Peppol oraz czy dotyczy go krajowy obowiązek. Jeśli nie jest osiągalny, otrzymujesz czytelną listę kroków, które musi podjąć, aby dołączyć do sieci.

Co to oznacza poza Belgią

Belgia nie jest odosobnionym przypadkiem. Aktualny harmonogram wdrożeń w całej Europie wygląda następująco:

Belgia: obowiązkowe B2B od 1 stycznia 2026 roku
Niemcy: etapowe wdrożenie 2025-2028, obowiązek odbioru faktur B2B od 1 stycznia 2025 roku
Francja: obowiązek odbioru 1 września 2026 roku, obowiązek wysyłki etapowo do 2027 roku
Polska: KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych
Hiszpania: transformacja Crea y Crece 2025-2027 w zależności od wielkości przychodów
Włochy: obowiązek obowiązuje od 2019 roku (FatturaPA, nie oparty na Peppol)
Holandia: rząd wymaga Peppol; sektor B2B jest dobrowolny, ale de facto staje się standardem
Czechy: planowany obowiązek bez ustalonego terminu

Jeśli prowadzisz handel transgranicznie w obrębie UE, sprawdź, gdzie dostawca ma siedzibę. Belgijski obowiązek e-fakturowania B2B dotyczy dostawców z siedzibą w Belgii; zagraniczny dostawca bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Belgii nie jest nim objęty, nawet jeśli ma belgijski numer VAT. Holenderski dostawca wystawiający fakturę belgijskiemu nabywcy nie musi korzystać z Peppol, choć belgijski nabywca obecny w Peppol może w ten sposób odbierać jego faktury.

Problem archiwizacji zgodnej z przepisami

Pod kwestią formatu kryje się cichsze pytanie: archiwizacja. Faktura Peppol to XML w formacie UBL i przechowujesz ją przez 7 do 10 lat. Prawo UE nie wymaga PDF/A: e-faktura to dane ustrukturyzowane. Mimo to warto mieć kopię czytelną dla człowieka, którą na pewno da się otworzyć za ćwierć wieku.

Dokładnie do tego zaprojektowano PDF/A-3. Plik PDF/A-3 to PDF, który będzie wyświetlany identycznie za kilkadziesiąt lat, z oryginalnym XML UBL osadzonym jako ustrukturyzowany załącznik. Otwierasz go w przeglądarce i widzisz czytelną fakturę. Otwierasz w systemie księgowym i możesz wyodrębnić dane maszynowe. Obie wersje są identyczne bitowo z tym, co zostało przesłane, i obie znajdują się w jednym kontenerze odpornym na manipulacje.

SealDoc tworzy faktury Peppol BIS 3.0 (UBL 2.1) przez API, zwalidowane przed utworzeniem, ze ścieżką audytu opartą na łańcuchu skrótów.

Działania na najbliższe 30 dni

Sprawdź, czy Twój własny numer VAT jest osiągalny: wklej go do /check/peppol.
Wybierz pięciu swoich głównych dostawców i przeprowadź dla nich ten sam test. Każdy, który wyświetla status NotReady, musi zarejestrować się u Access Pointa jeszcze w tym miesiącu.
Upewnij się u dostawcy oprogramowania księgowego, że faktury są wysyłane przez certyfikowany Access Point Peppol, a nie przez przekazywanie SMTP.
Sprawdź, czy archiwizujesz każdą wystawioną fakturę tak, aby jej autentyczność i integralność pozostały nienaruszone przez cały okres przechowywania; ustrukturyzowany XML jest fakturą.

Belgijski obowiązek to próba generalna tego, co w ciągu najbliższych 18 miesięcy nadejdzie w pozostałych krajach. Doprowadzenie tego do porządku teraz oznacza, że nie będziesz musiał cztery razy odbudowywać tej samej infrastruktury.