Obowiązek Peppol w Belgii, co zmieniło się 1 stycznia 2026 roku

1 stycznia 2026 roku Belgia uruchomiła obowiązkowy system fakturowania elektronicznego B2B. Od tego dnia każdy belgijski podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT ma obowiązek wysyłania i odbierania faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym za pośrednictwem sieci Peppol. Pliki PDF przesyłane e-mailem, nawet te z osadzonym XML, przestają spełniać wymogi.

Zmiana była zaplanowana od 2023 roku, jednak jej praktyczny skutek odczuwalny jest dopiero wtedy, gdy wychodząca faktura zostaje odrzucona, ponieważ odbiorca nie jest zarejestrowany w katalogu Peppol Directory. To zjawisko obserwowane jest teraz na masową skalę w całej Belgii i jest najczęstszym powodem, dla którego firmy w połowie kwartału pospiesznie modernizują swoje systemy fakturowania.

Co tak naprawdę wymaga to rozporządzenie

Aby faktura była zgodna z nowym reżimem, muszą być spełnione trzy warunki:

Format ustrukturyzowany. Faktura musi być zgodna ze specyfikacją Peppol BIS Billing 3.0: XML w formacie UBL, z obowiązkowymi polami dotyczącymi VAT, pozycji i warunków płatności.
Dostarczenie przez Peppol. Faktura musi być przesłana przez sieć czterech rogów Peppol. Wysłanie tego samego XML e-mailem nie spełnia wymogu.
Rejestracja obu stron. Zarówno wystawca, jak i odbiorca muszą być zarejestrowani w katalogu Peppol Directory pod swoim numerem VAT, z włączonym co najmniej typem dokumentu invoice.

Jeśli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, faktura jest technicznie niezgodna z przepisami, a system księgowy nabywcy ją odrzuci.

Najczęstszy scenariusz awarii

Obserwujemy jeden powtarzający się schemat: wystawca jest zarejestrowany, format jest poprawny, ale odbiorca (zazwyczaj mniejszy dostawca lub freelancer) nie zarejestrował się jeszcze u żadnego Access Pointa. Faktura trafia w próżnię, a dostawca nigdy jej nie widzi.

Właśnie dlatego zbudowaliśmy /check/peppol. Wklejasz numer VAT, a my w czasie rzeczywistym sprawdzamy katalog Peppol Directory i w ciągu dwóch sekund dowiadujesz się, czy dany podmiot jest osiągalny przez Peppol oraz czy dotyczy go krajowy obowiązek. Jeśli nie jest osiągalny, otrzymujesz czytelną listę kroków, które musi podjąć, aby dołączyć do sieci.

Co to oznacza poza Belgią

Belgia nie jest odosobnionym przypadkiem. Aktualny harmonogram wdrożeń w całej Europie wygląda następująco:

Belgia: obowiązkowe B2B od 1 stycznia 2026 roku
Niemcy: etapowe wdrożenie 2025-2028, obowiązek odbioru faktur B2B od 1 stycznia 2025 roku
Francja: obowiązek odbioru 1 września 2026 roku, obowiązek wysyłki etapowo do 2027 roku
Polska: KSeF obowiązkowy od 2 kwietnia 2026 roku
Hiszpania: transformacja Crea y Crece 2025-2027 w zależności od wielkości przychodów
Włochy: obowiązek obowiązuje od 2019 roku (FatturaPA, nie oparty na Peppol)
Holandia: rząd wymaga Peppol; sektor B2B jest dobrowolny, ale de facto staje się standardem
Czechy: planowany obowiązek bez ustalonego terminu

Jeśli prowadzisz handel transgranicznie w obrębie UE, ma to dla Ciebie znaczenie: obowiązek zależy od tego, gdzie zarejestrowany jest Twój partner handlowy, a nie gdzie Ty się znajdujesz. Holenderski dostawca wystawiający fakturę belgijskiemu nabywcy w 2026 roku musi korzystać z Peppol, nawet jeśli w samej Holandii nie ma takiego obowiązku.

Problem archiwizacji zgodnej z przepisami

Pod kwestią formatu kryje się cichszy problem: archiwizacja. Faktura Peppol to XML w formacie UBL. UBL jest doskonały do przetwarzania maszynowego, ale większość krajowych przepisów podatkowych wymaga przechowywania czytelnej dla człowieka kopii przez 7 do 10 lat, w formacie gwarantującym możliwość otwarcia za ćwierć wieku.

Dokładnie do tego zaprojektowano PDF/A-3. Plik PDF/A-3 to PDF, który będzie wyświetlany identycznie za kilkadziesiąt lat, z oryginalnym XML UBL osadzonym jako ustrukturyzowany załącznik. Otwierasz go w przeglądarce i widzisz czytelną fakturę. Otwierasz w systemie księgowym i możesz wyodrębnić dane maszynowe. Obie wersje są identyczne bitowo z tym, co zostało przesłane, i obie znajdują się w jednym kontenerze odpornym na manipulacje.

To właśnie robi SealDoc po stronie post-Peppol. Pobieramy ustrukturyzowaną fakturę, renderujemy ją do PDF/A-3 zgodnego ze standardem Factur-X / ZUGFeRD i tworzymy pakiet dowodowy zawierający znacznik czasu RFC 3161, XML UBL oraz skrót manifestu, dzięki czemu możesz później udowodnić, że nic nie zostało zmienione.

Działania na najbliższe 30 dni

Sprawdź, czy Twój własny numer VAT jest osiągalny: wklej go do /check/peppol.
Wybierz pięciu swoich głównych dostawców i przeprowadź dla nich ten sam test. Każdy, który wyświetla status NotReady, musi zarejestrować się u Access Pointa jeszcze w tym miesiącu.
Upewnij się u dostawcy oprogramowania księgowego, że faktury są wysyłane przez certyfikowany Access Point Peppol, a nie przez przekazywanie SMTP.
Sprawdź, czy archiwizujesz kopię PDF/A-3 każdej wystawionej faktury, a nie tylko XML UBL. To jest ta część, o której większość systemów zapomina.

Belgijski obowiązek to próba generalna tego, co w ciągu najbliższych 18 miesięcy nadejdzie w pozostałych krajach. Doprowadzenie tego do porządku teraz oznacza, że nie będziesz musiał cztery razy odbudowywać tej samej infrastruktury.