EU E-facturatie overzicht
KSeF verplicht vanaf feb 2026

Polen KSeF Gids

Het nationale e-factureringssysteem van Polen (KSeF) werd in februari 2026 verplicht voor grote bedrijven en vanaf april 2026 voor alle bedrijven. KSeF verschilt fundamenteel van Peppol: het is een door de overheid gehost verrekeningssysteem waarbij elke factuur via het ministerie van Financien loopt.

Systeem

KSeF (Ministry of Finance)

Formaat

FA(2) XML

Grote belastingbetalers

1 Feb 2026

Alle anderen

1 Apr 2026 / 1 Oct 2026

Hoe KSeF werkt

KSeF is een verrekeningsmodel. In tegenstelling tot Peppol (waar facturen peer-to-peer worden gerouteerd), passeert elke KSeF-factuur een centraal overheidssysteem voordat deze wettelijk als uitgegeven wordt beschouwd.

1

FA(2) XML genereren

Uw boekhoudsysteem genereert een factuur in het FA(2) XML-schema, gedefinieerd door het Poolse ministerie van Financien.

2

Indienen bij KSeF

De XML wordt ingediend bij de KSeF API. Het ministerie valideert de structuur en geeft bij goedkeuring een uniek KSeF-nummer (Numer KSeF) en een tijdstempel terug.

3

Factuur is uitgegeven

De factuur wordt wettelijk uitgegeven op het moment dat KSeF het nummer toewijst. De koper kan de factuur rechtstreeks van KSeF ophalen of van de verkoper ontvangen.

Het Numer KSeF is een alfanumerieke identificator van 36 tekens die als bewijs dient dat de factuur wettelijk is uitgegeven. Het moet worden vermeld op elke gedrukte of PDF-versie van de factuur die aan de koper wordt gestuurd.

Tijdlijn mandaat

Actief

1 jan 2022

Vrijwillige lancering KSeF

Het Poolse ministerie van Financien lanceerde KSeF als een opt-in pilot. Bedrijven konden vrijwillig beginnen met het uitgeven en ontvangen van FA(2)-facturen.

Actief

1 feb 2026

Verplicht: grote belastingbetalers

Bedrijven met een jaaromzet van meer dan PLN 200 miljoen (ca. EUR 45 mln) moeten alle binnenlandse B2B-facturen via KSeF uitsturen.

Actief

1 apr 2026

Verplicht: alle overige belastingplichtigen

Alle overige in Polen btw-geregistreerde bedrijven (behalve micro onder PLN 200k) moeten KSeF gebruiken voor binnenlandse B2B-facturen.

Aankomend

1 okt 2026

Verplicht: micro-belastingbetalers

Bedrijven met een omzet onder PLN 200.000 en bedrijven die zijn vrijgesteld van btw moeten voldoen aan de KSeF-vereisten.

Grensoverschrijdende verkopers: wat u moet weten

U verkoopt AAN een Poolse koper

Als u een niet-Pools bedrijf bent dat facturen uitgeeft aan een Pools bedrijf, is KSeF niet op u van toepassing. Grensoverschrijdende facturen zijn vrijgesteld van verplichte KSeF-indiening.

Uw Poolse koper ontvangt de factuur zoals gebruikelijk (PDF, e-mail of Peppol). Ze hoeven uw factuur niet in KSeF te registreren.

Maar: als uw Poolse koper u vraagt facturen in FA(2)-formaat via KSeF te leveren, kunt u dit vrijwillig doen (vereist een Pools KSeF API-token dat door de koper wordt verstrekt).

U bent een Pools bedrijf dat in het buitenland verkoopt

Exportfacturen en intra-EU B2B-facturen aan niet-Poolse kopers zijn vrijgesteld van verplichte KSeF-indiening.

U moet deze facturen nog steeds uitreiken onder de Poolse btw-regels, maar u hoeft ze niet in te dienen bij de KSeF API. U kunt dit nog steeds vrijwillig doen.

Voor grensoverschrijdende facturen die u wilt archiveren met bewijs van onvervalstheid en RFC 3161-tijdstempels, handelt SealDoc dit onafhankelijk van KSeF af.

KSeF vs Peppol: belangrijkste verschillen

KSeF (Polen) Peppol (EU)
Model Verrekening: factuur passeert de overheid Gedecentraliseerd: peer-to-peer via toegangspunten
Formaat FA(2) XML (Pools-specifiek) UBL 2.1, CII, Factur-X (EN 16931)
Bereik Binnenlands B2B en B2G (alleen Polen) Grensoverschrijdend EU B2B en B2G
Wettelijk tijdstempel KSeF wijst tijdstempel toe bij indiening RFC 3161-tijdstempel via TSA (optioneel maar aanbevolen)
Archivering KSeF slaat facturen 10 jaar op op overheidsservers Koper/verkoper verantwoordelijk voor eigen archivering
Grensoverschrijdend Vrijgesteld voor niet-binnenlandse transacties Ontworpen voor grensoverschrijdend EU-facturering

Veelgestelde vragen

Wanneer werd KSeF verplicht in Polen?
KSeF werd op 1 februari 2026 verplicht voor grote belastingbetalers (jaaromzet boven PLN 200 miljoen). Alle overige btw-geregistreerde bedrijven moeten voldoen vanaf 1 april 2026. Micro-belastingbetalers (omzet onder PLN 200.000) en btw-vrijgestelde bedrijven hebben tot 1 oktober 2026.
Is KSeF van toepassing op grensoverschrijdende facturen?
Nee. Grensoverschrijdende facturen (B2B-transacties waarbij de koper geen Poolse belastingplichtige is) zijn vrijgesteld van verplichte KSeF-indiening. Dit omvat intra-EU-verkopen en export. Poolse verkopers mogen KSeF vrijwillig gebruiken voor dergelijke transacties.
Welk formaat gebruikt KSeF?
KSeF gebruikt het FA(2) XML-schema (voorheen FA_VAT). Dit is een Pools-specifiek formaat dat door het ministerie van Financien is gedefinieerd. Het is niet gebaseerd op EN 16931 en is niet compatibel met Factur-X of XRechnung.
Vervangt KSeF de noodzaak voor factuurarchivering?
KSeF slaat ingediende facturen tien jaar op op overheidsservers. Bedrijven moeten echter nog steeds hun eigen archief bijhouden. Het KSeF-toegewezen tijdstempel en Numer KSeF dienen als bewijs van wettelijke uitgifte, maar bedrijven zijn verantwoordelijk voor het volledige auditspoor, inclusief betalingsbevestiging en gerelateerde documenten.
Mijn Poolse klant vraagt om een KSeF-factuur. Wat moet ik als buitenlandse verkoper doen?
Als niet-Poolse verkoper bent u niet verplicht KSeF te gebruiken. Leg uw Poolse klant uit dat grensoverschrijdende facturen zijn vrijgesteld van KSeF. U kunt een gestructureerde factuur (Factur-X of UBL) of een gewone PDF sturen. Beide worden geaccepteerd voor niet-binnenlandse transacties. Als ze aandringen op een KSeF-factuur, moeten ze u API-toegang verlenen, wat ongebruikelijk is voor reguliere leveranciers.

Controleer of uw Poolse partners op Peppol staan

Peppol-zoekopdracht is gratis. Voor grensoverschrijdende facturen aan Poolse kopers is Factur-X of UBL de meest interoperabele optie.

Peppol Check Factur-X valideren