Gids e-facturering Duitsland
XRechnung, ZUGFeRD, Leitweg-ID, het B2B-mandaat van de Wachstumschancengesetz en de bewaarplicht van 10 jaar. Alles wat u nodig heeft om te factureren aan Duitse afnemers en de wet na te leven.
Standaard
XRechnung / ZUGFeRD
Wettelijke basis
Wachstumschancengesetz
Ontvangstverplichting
1 Jan 2025
Zendverplichting
2027 / 2028
Tijdlijn mandaat
2020
B2G verplicht (federaal)
XRechnung via Peppol verplicht voor alle facturen aan Duitse federale instanties.
1 jan 2025
B2B ontvangstverplichting
Alle btw-plichtige ondernemingen in Duitsland moeten gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Zowel ZUGFeRD als XRechnung zijn geldig.
1 jan 2027
B2B zendverplichting (omzet boven 800k EUR)
Bedrijven met een jaaromzet boven 800k EUR moeten gestructureerde facturen versturen. Gewone pdf's worden niet meer geaccepteerd voor B2B.
1 jan 2028
B2B zendverplichting (alle bedrijven)
Alle btw-plichtige bedrijven in Duitsland moeten gestructureerde e-facturen versturen. De overgang is voltooid.
Exceptions: Uitzonderingen: Facturen onder 250 EUR (Kleinbetragsrechnungen), openbaar vervoertickets en facturen aan niet-btw-plichtige (particuliere) kopers zijn vrijgesteld van de gestructureerde formatvereiste.
XRechnung vs ZUGFeRD: wat heeft u nodig?
Beide formaten implementeren EN 16931 en zijn juridisch gelijkwaardig voor B2B-doeleinden onder de Wachstumschancengesetz. Het verschil zit in structuur en toepassing.
XRechnung
- + Puur XML (UBL- of CII-syntaxis), ideaal voor EDI-pipelines
- + Verplicht voor B2G (federaal, deelstaats, gemeentelijk)
- + Verstuurd via Peppol of PEPPOL-DE-netwerk
- - Niet leesbaar zonder viewer
- - Vereist Leitweg-ID voor overheidsontvanger
ZUGFeRD / Factur-X
- + PDF/A-3 met ingebedde XML: leesbaar voor mens EN machine
- + Kan bestaande pdf-factuurworkflows vervangen
- + Geaccepteerd voor B2B (Wachstumschancengesetz)
- - Groter bestand dan puur XML
- - Niet geaccepteerd voor B2G (Peppol vereist XRechnung)
Leitweg-ID: het routeringsidentificator voor de Duitse publieke sector
Elke Duitse overheidsinstantie heeft een Leitweg-ID, een gestructureerd routeringsidentificator in het formaat XXXXXXXX-YYYY-ZZ. XRechnung-facturen voor een overheidsafnemer moeten de Leitweg-ID bevatten in veld BT-10 (koperreferentie).
Zonder geldige Leitweg-ID kan de factuur niet worden gerouteerd via het Peppol-netwerk en wordt deze afgewezen door het systeem van de ontvangende instantie.
Leitweg-ID's zijn openbaar en kunnen worden opgezocht in het officieel register. Veel Duitse gemeenten vermelden hun Leitweg-ID op hun website onder "Lieferanteninformationen" (leveranciersinformatie).
Wat uw boekhoudsoftware niet levert
Een structureel geldig XRechnung- of ZUGFeRD-bestand genereren is niet hetzelfde als juridisch compliant zijn. Dit zijn de hiaten die de meeste Duitse boekhoudpakketten openlaten:
| Software | Genereert | Wat ontbreekt |
|---|---|---|
| SAP ERP / S/4HANA | XRechnung (met SAP DRC-module) | RFC 3161-tijdstempel, bewakingsketen, Evidence Pack |
| DATEV Buchhaltungssoftware | ZUGFeRD 2.x (basisprofielen) | PDF/A-3-conformiteit niet altijd gecontroleerd, geen onafhankelijk tijdstempel, geen afdwinging 10-jaar archivering |
| Lexware | ZUGFeRD 2.x | Geen EN 16931-validatie voor uitvoer, geen onveranderbare archivering, geen audittrail |
| Sevdesk / Billomat | ZUGFeRD MINIMUM/BASIC WL | Geen regelitem-XML (EN 16931-profiel), geen RFC 3161-tijdstempel, geen bewaarbeleid |
| Odoo | Factur-X (ZUGFeRD-alias) | Community-editie: validatie optioneel; geen tamper-evident archivering |
10 jaar bewaarplicht: HGB 257 en AO 147
Wettelijke vereiste
HGB 257 en AO 147 verplichten bedrijven facturen 10 jaar te bewaren vanaf het einde van het fiscale jaar waarin de factuur is aangemaakt.
Het gearchiveerde document moet worden opgeslagen op een manier die wijziging voorkomt (tamper-evidence) en gedurende de gehele bewaartermijn opvraagbaar en verifieerbaar is.
Wat SealDoc biedt
- RFC 3161-tijdstempel van een betrouwbare TSA op het moment van verzegeling
- SHA-256-hashketen die bewijst dat het document niet is gewijzigd
- BUSINESS_7Y / aangepast bewaarbeleid afgedwongen op opslaglaag
- Legal Hold: voorkomt verwijdering ook als de bewaartermijn nog niet is verstreken (binnenkort)
- Evidence Pack: rechtbankklaar bundel met alle auditmetadata
Veelgestelde vragen
Is XRechnung verplicht voor B2B-facturen in Duitsland?
Kan ik nog steeds een gewone pdf-factuur sturen aan een Duits bedrijf?
Wat is het verschil tussen XRechnung en ZUGFeRD voor B2B?
Wat is de Leitweg-ID en heb ik die nodig?
Hoe lang moet ik facturen bewaren in Duitsland?
Mijn ERP genereert al ZUGFeRD. Wat heb ik nog meer nodig?
Valideer nu uw XRechnung- of ZUGFeRD-factuur
Gratis, direct, geen account vereist. Of genereer conforme facturen via API.