Elektronické faktury bez výměny účetního softwaru
Abyste mohli posílat elektronické faktury, nemusíte měnit účetní software. Váš ERP systém už zná vaše zákazníky, položky i ceny. Chybí jediný krok: vytvořit z těchto údajů elektronickou fakturu, která odpovídá evropské normě EN 16931. Tento krok uděláte jedním voláním API: v témže volání SealDoc vytvoří e-fakturu a zkontroluje ji. Váš software zůstává zdrojem.
Proč je to aktuální právě teď
Stále více zákazníků žádá místo PDF v e-mailu strukturovanou elektronickou fakturu.
- Německo. Od 1. ledna 2025 musí každá firma v Německu umět přijímat elektronické faktury od jiných firem. Přečtěte si, co platí v Německu.
- Belgie. Od 1. ledna 2026 je strukturovaná elektronická faktura mezi belgickými firmami povinná a standardním kanálem je Peppol. Přečtěte si, co se v Belgii změnilo.
- Francie. Od 1. září 2026 musí každá firma ve Francii umět přijímat elektronické faktury. Přečtěte si, co se ve Francii mění.
Výběr a zavedení nového ERP je projekt na měsíce, s migrací, školením a okamžikem přechodu. Napojení na software, který už máte, je mnohem menší krok.
Co váš software už umí a co e-faktura vyžaduje navíc
Váš účetní software ví, kdo je zákazník, co bylo dodáno, za jakou cenu a s jakou sazbou DPH. Vytvoří z toho fakturu, kterou přečte člověk. E-faktura vyžaduje víc:
- Pevnou strukturu. EN 16931 stanoví, které údaje faktura obsahuje, a každý údaj má své číslo. Číslo faktury je BT-1, datum faktury BT-2, DIČ prodávajícího BT-31.
- Pevné kódy. Kategorie DPH, jednotky, způsoby platby a typy dokumentů pocházejí z pevně daných číselníků. Viz všechny kódy, které e-faktura potřebuje.
- Syntaxi a formát. Údaje jsou v XML, jako CII nebo UBL, a řídí se formátem, jako je Factur-X, XRechnung nebo Peppol BIS Billing 3.0. Viz rozdíl mezi těmito formáty.
- Stovky kontrolních pravidel. Pravidlo BR-CO-10 například vyžaduje, aby se součet částek řádků rovnal celkové částce řádků. XRechnung k tomu přidává vlastní německá pravidla. Viz vysvětlení všech pravidel BR-DE.
Právě tuto práci převezme SealDoc.
Jak napojení funguje
- Váš software odešle fakturační údaje. Jako JSON na jeden endpoint: prodávající, kupující, řádky faktury, sazby DPH a platební údaje. Pokud váš software používá vlastní čísla faktur, SealDoc je převezme.
- SealDoc vytvoří e-fakturu. SealDoc vypočítá částky řádků, DPH podle sazeb a celkové součty, sestaví XML ve formátu, který zvolíte, a vytvoří PDF/A-3 s tímto vloženým XML.
- SealDoc fakturu zkontroluje. Každá faktura projde schématem a kontrolními pravidly zvoleného formátu a každé PDF kontrolou PDF/A-3. Pokud něco nesedí, dostane váš software místo faktury chybovou zprávu se zjištěními pravidlo po pravidle. Takový pokus se do vašeho balíčku nezapočítává.
- Váš software odesílá jako vždy. Faktura je hotová, jakmile se volání vrátí. Váš software si pak stáhne soubory: PDF/A-3 a samostatně XML. Který z nich odešlete, závisí na formátu. Přehled najdete níže.
Tři věci, díky kterým je napojení spolehlivé
- Žádné duplicitní faktury. Pošle-li váš software stejné volání dvakrát, například po vypršení časového limitu, vrátí stejný Idempotency-Key stejnou fakturu. Druhá nevznikne.
- Chyby před vystavením, ne po něm. Faktura, která neprojde kontrolou, nebude vystavena. Váš software dostane zjištění zpět a může požadavek opravit.
- Číslování zůstává vaše. Váš software si drží vlastní číselnou řadu, nebo necháte SealDoc přidělit další číslo z řady.
Jaké formáty
| Formát | Syntaxe | Co dostane váš zákazník | Co si ze SealDoc stáhnete |
|---|---|---|---|
| Factur-X / ZUGFeRD | CII | PDF/A-3 s vloženým XML | PDF/A-3 s factur-x.xml |
| XRechnung 3.0 | CII | soubor XML | samostatné XML a PDF/A-3 s vloženým xrechnung.xml |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL 2.1 | zpráva UBL, přes síť Peppol | samostatné UBL XML a PDF/A-3 s vloženým peppol-ubl.xml |
U Factur-X je fakturou samotné PDF: jeden soubor pro člověka i stroj. U XRechnung a Peppol BIS je fakturou XML. PDF/A-3 je pak čitelná verze, pro vaši vlastní evidenci nebo k odeslání spolu s fakturou. XRechnung existuje ve dvou syntaxích, UBL a CII. SealDoc vytváří XRechnung v CII.
Každý formát má vlastní kontrolu. SealDoc kontroluje Factur-X podle schématu a pravidel Factur-X, XRechnung podle schématu, pravidel EN 16931 a pravidel XRechnung, a Peppol BIS podle schématu UBL, pravidel EN 16931 a pravidel Peppol.
Jaký formát váš zákazník chce, závisí na jeho zemi a na jeho účetním softwaru. Pokud to nevíte, zeptejte se ho. Německý zákazník z veřejné správy často žádá XRechnung, belgická firma přijímá přes Peppol.
Bez programování
Ne každé napojení vyžaduje vývojáře. S uzlem SealDoc pro n8n vytváříte faktury z vlastních workflow, například jakmile ve vašem e-shopu nebo CRM přijde objednávka. Postupujte podle návodu krok za krokem, nebo si prohlédněte všechna napojení.
Kolik to stojí
Přístup k API je součástí každého placeného balíčku Invoice, od Invoice 50 za 7,50 € měsíčně (bez DPH) za 50 faktur. Pro vývoj a testování je tu bezplatný balíček Developer. Pro větší objemy je tu Platform, od balíčku Starter: 49 € měsíčně (bez DPH) za 1 000 dokumentů. Viz všechny balíčky.
Často kladené otázky
Musím kvůli povinné e-fakturaci vyměnit účetní software?
Ne. Povinnost se týká faktury, ne softwaru, který ji vytváří. Váš stávající software dodá údaje a služba jako SealDoc z nich vytvoří e-fakturu, která odpovídá EN 16931.
Jaké údaje API potřebuje?
Stejné jako na běžné faktuře: název, adresu a DIČ prodávajícího a kupujícího, datum faktury, řádky s popisem, množstvím, cenou a sazbou DPH a platební údaje. Částky a součty SealDoc vypočítá sám.
Jak poznám, že je e-faktura správná?
SealDoc zkontroluje každou fakturu dřív, než je připravena. Chcete-li zkontrolovat fakturu z jiného systému, použijte bezplatný validátor. Funguje bez účtu.
Mohu napojení vyzkoušet, než zaplatím?
Ano. Balíček Developer je zdarma a dává přístup k API. S ním napojení postavíte a vytvoříte zkušební faktury.
Shrnutí
Váš ERP systém dál dělá to, v čem je dobrý: spravuje vaše zákazníky, objednávky a evidenci. SealDoc přidá e-fakturu: strukturovanou podle EN 16931, ve formátu, který váš zákazník žádá, a zkontrolovanou dřív, než odejde. Podívejte se, co s tím dělají vývojáři, nebo si vyberte balíček.