Twórz e-faktury bez wymiany programu księgowego
Nie musisz wymieniać programu księgowego, żeby wysyłać e-faktury. Twój ERP zna już Twoich klientów, artykuły i ceny. Brakuje jednego kroku: zamiany tych danych w fakturę elektroniczną zgodną z europejską normą EN 16931. Ten krok wykonujesz jednym wywołaniem API: w tym samym wywołaniu SealDoc tworzy e-fakturę i ją sprawdza. Twoje oprogramowanie pozostaje źródłem.
Dlaczego to pytanie pojawia się właśnie teraz
Coraz więcej klientów prosi o ustrukturyzowaną e-fakturę zamiast PDF-a w e-mailu.
- Niemcy. Od 1 stycznia 2025 roku każda firma w Niemczech musi móc odbierać e-faktury od innych firm. Przeczytaj, co obowiązuje w Niemczech.
- Belgia. Od 1 stycznia 2026 roku ustrukturyzowana e-faktura między belgijskimi firmami jest obowiązkowa, a Peppol jest kanałem domyślnym. Przeczytaj, co zmieniło się w Belgii.
- Francja. Od 1 września 2026 roku każda firma we Francji musi móc odbierać e-faktury. Przeczytaj, co zmienia się we Francji.
Wybór i wdrożenie nowego ERP to projekt na miesiące, z migracją, szkoleniami i momentem przejścia. Integracja z oprogramowaniem, które już masz, to znacznie mniejszy krok.
Co Twoje oprogramowanie już robi, a czego dodatkowo wymaga e-faktura
Twój program księgowy wie, kto jest klientem, co zostało dostarczone, po jakiej cenie i z jaką stawką VAT. Na tej podstawie tworzy fakturę, którą przeczyta człowiek. E-faktura wymaga więcej:
- Stała struktura. EN 16931 określa, jakie dane zawiera faktura, i nadaje każdemu z nich numer. Numer faktury to BT-1, data faktury BT-2, numer VAT sprzedawcy BT-31.
- Stałe kody. Kategorie VAT, jednostki, sposoby płatności i typy dokumentów pochodzą ze stałych list kodów. Zobacz wszystkie kody, których potrzebuje e-faktura.
- Składnia i format. Dane trafiają do XML, jako CII lub UBL, i są zgodne z formatem takim jak Factur-X, XRechnung lub Peppol BIS Billing 3.0. Zobacz różnice między tymi formatami.
- Setki reguł walidacji. Reguła BR-CO-10 wymaga na przykład, aby suma kwot pozycji była równa łącznej kwocie pozycji. XRechnung dodaje do tego własne niemieckie reguły. Zobacz każdą regułę BR-DE z wyjaśnieniem.
Dokładnie tę pracę przejmuje SealDoc.
Jak działa integracja
- Twoje oprogramowanie wysyła dane faktury. Jako JSON do jednego endpointu: sprzedawca, nabywca, pozycje faktury, stawki VAT i dane płatności. Jeśli Twoje oprogramowanie używa własnych numerów faktur, SealDoc je przejmuje.
- SealDoc tworzy e-fakturę. SealDoc oblicza kwoty pozycji, VAT dla każdej stawki i sumy, buduje XML w wybranym przez Ciebie formacie i generuje PDF/A-3 z tym XML w środku.
- SealDoc sprawdza fakturę. Każda faktura przechodzi przez schemat i reguły walidacji wybranego formatu, a każdy PDF przez kontrolę PDF/A-3. Jeśli coś się nie zgadza, Twoje oprogramowanie dostaje komunikat o błędzie z wynikami, reguła po regule, a nie fakturę. Taka próba nie wlicza się do Twojego pakietu.
- Twoje oprogramowanie wysyła fakturę jak zawsze. Faktura jest gotowa w chwili, gdy wywołanie zwraca odpowiedź. Następnie Twoje oprogramowanie pobiera pliki: PDF/A-3 oraz osobno XML. Który z nich wysyłasz, zależy od formatu. Znajdziesz to poniżej.
Trzy rzeczy, dzięki którym integracja jest niezawodna
- Żadnych zdublowanych faktur. Jeśli Twoje oprogramowanie wyśle to samo wywołanie dwa razy, na przykład po przekroczeniu limitu czasu, ten sam Idempotency-Key daje tę samą fakturę. Druga nie powstaje.
- Błędy przed wystawieniem, nie po nim. Faktura, która nie przejdzie kontroli, nie zostaje wystawiona. Twoje oprogramowanie dostaje wyniki z powrotem i może poprawić żądanie.
- Twoja numeracja pozostaje Twoja. Twoje oprogramowanie prowadzi własną serię albo pozwalasz SealDoc nadać kolejny numer z serii.
Jakie formaty
| Format | Składnia | Co otrzymuje Twój klient | Co pobierasz z SealDoc |
|---|---|---|---|
| Factur-X / ZUGFeRD | CII | PDF/A-3 z XML w środku | PDF/A-3 z factur-x.xml |
| XRechnung 3.0 | CII | plik XML | XML osobno oraz PDF/A-3 z xrechnung.xml w środku |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL 2.1 | komunikat UBL, przez sieć Peppol | XML UBL osobno oraz PDF/A-3 z peppol-ubl.xml w środku |
W Factur-X fakturą jest sam PDF: jeden plik dla człowieka i maszyny. W XRechnung i Peppol BIS fakturą jest XML. PDF/A-3 jest wtedy wersją czytelną, do Twojej własnej dokumentacji albo do dołączenia przy wysyłce. XRechnung istnieje w dwóch składniach, UBL i CII. SealDoc tworzy XRechnung w CII.
Każdy format ma własną kontrolę. SealDoc sprawdza Factur-X pod kątem schematu i reguł Factur-X, XRechnung pod kątem schematu, reguł EN 16931 i reguł XRechnung, a Peppol BIS pod kątem schematu UBL, reguł EN 16931 i reguł Peppol.
Jakiego formatu chce Twój klient, zależy od jego kraju i jego programu księgowego. Jeśli nie wiesz, zapytaj. Niemiecki klient z sektora publicznego często prosi o XRechnung, belgijska firma odbiera przez Peppol.
Bez programowania
Nie każda integracja wymaga programisty. Z węzłem SealDoc dla n8n tworzysz faktury z własnych przepływów pracy, na przykład od razu, gdy w Twoim sklepie internetowym lub CRM pojawi się zamówienie. Skorzystaj z instrukcji krok po kroku albo zobacz wszystkie integracje.
Ile to kosztuje
Dostęp do API jest w każdym płatnym pakiecie Invoice, od Invoice 50 za 7,50 € miesięcznie (netto) za 50 faktur. Do budowania i testowania jest darmowy pakiet Developer. Dla większych wolumenów jest Platform, od Starter: 49 € miesięcznie (netto) za 1000 dokumentów. Zobacz wszystkie pakiety.
Najczęściej zadawane pytania
Czy z powodu obowiązku e-fakturowania muszę wymienić program księgowy?
Nie. Obowiązek dotyczy faktury, a nie oprogramowania, które ją tworzy. Twoje obecne oprogramowanie dostarcza dane, a usługa taka jak SealDoc tworzy z nich e-fakturę zgodną z EN 16931.
Jakich danych potrzebuje API?
Tych samych co na zwykłej fakturze: nazwy, adresu i numeru VAT sprzedawcy i nabywcy, daty faktury, pozycji z opisem, ilością, ceną i stawką VAT oraz danych płatności. Kwoty i sumy SealDoc oblicza sam.
Skąd mam wiedzieć, że e-faktura jest poprawna?
SealDoc sprawdza każdą fakturę, zanim będzie gotowa. Jeśli chcesz sprawdzić fakturę z innego systemu, użyj darmowego walidatora. Działa bez konta.
Czy mogę przetestować integrację, zanim zapłacę?
Tak. Pakiet Developer jest darmowy i daje dostęp do API. Zbudujesz w nim integrację i utworzysz faktury testowe.
Podsumowanie
Twój ERP nadal robi to, w czym jest dobry: obsługuje Twoich klientów, zamówienia i księgowość. SealDoc dodaje e-fakturę: ustrukturyzowaną zgodnie z EN 16931, w formacie, o który prosi Twój klient, i sprawdzoną, zanim wyjdzie z firmy. Zobacz, co robią z tym programiści, albo wybierz pakiet.