PDF/A-3 vs. PDF/A-1: Welches Archivierungsformat schreibt die EU-E-Rechnung vor?

Wenn Menschen sagen “die Rechnung als PDF für die Archivierung speichern”, meinen sie in der Regel eine reguläre PDF oder manchmal ein PDF/A, ohne genauer zu spezifizieren, welche Version. Für die alltägliche Dokumentenaufbewahrung ist das in Ordnung. Für die Einhaltung der EU-E-Rechnungsvorschriften ist es das nicht. Die Mandate erfordern spezifisch PDF/A-3B, und die Verwendung von PDF/A-1 oder einem einfachen PDF bedeutet, dass Ihr Archiv rechtlich unvollständig ist, selbst wenn die Zahlen auf der Seite korrekt sind.

Hier ist, warum der Unterschied wichtig ist und was jede Version tatsächlich bewirkt.

Was PDF/A ist

PDF/A ist ein ISO-Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Das “A” steht für Archiv. Eine PDF/A-Datei ist eine PDF, die von Features bereinigt wurde, die dazu führen könnten, dass sie in der Zukunft anders dargestellt wird: eingebettetes JavaScript, Verschlüsselung, externe Schriftreferenzen und Links zu externen Inhalten. Die Idee ist, dass eine im Jahr 2050 geöffnete PDF/A-Datei identisch mit derselben heute geöffneten Datei aussehen soll, auf jedem konformen Betrachter.

Der ISO-Standard hat drei Generationen:

• PDF/A-1 (ISO 19005-1, veröffentlicht 2005): basierend auf PDF 1.4. Erlaubt eingebettete Schriften und ICC-Farbprofile. Verbietet Verschlüsselung, externe Inhalte und Transparenz.
• PDF/A-2 (ISO 19005-2, veröffentlicht 2011): basierend auf PDF 1.7. Fügt Unterstützung für Transparenz, JPEG-2000-Komprimierung und eingebettete PDF/A-Dateien innerhalb eines PDF/A-Containers hinzu.
• PDF/A-3 (ISO 19005-3, veröffentlicht 2012): basierend auf PDF 1.7, gleich wie PDF/A-2, mit einer wichtigen Ergänzung: erlaubt das Einbetten beliebiger Dateiformate als Anhänge.

Dieser letzte Punkt ist der Grund, warum PDF/A-3 existiert und warum es die einzige Version ist, die für E-Rechnungen funktioniert.

Der entscheidende Unterschied: Dateianhänge

PDF/A-1 erlaubt keine eingebetteten Dateianhänge. Wenn Sie versuchen, eine XML-Datei an ein PDF/A-1-Dokument anzuhängen, ist die resultierende Datei kein konformes PDF/A-1 mehr. Ein Validator wird es markieren.

PDF/A-3 erlaubt ausdrücklich das Einbetten jedes Dateityps als Anhang, sofern der Anhang mit den richtigen Metadaten beschrieben ist (ein Beziehungsdeskriptor, der angibt, welche Rolle der Anhang im Dokument spielt). Dies ist genau der Mechanismus, den Factur-X und ZUGFeRD verwenden: Die CII-XML-Rechnungsdaten werden als Datei namens factur-x.xml an die PDF angehängt, mit dem Beziehungstyp Alternative (was bedeutet, dass der Anhang dieselben Daten wie die visuelle PDF enthält, nur in maschinenlesbarer Form).

Eine Factur-X-Rechnung besteht aus:

• PDF/A-3B als äußerem Container (das B-Suffix steht für Basis-Konformitätsgrad, das Minimum)
• Einer gerenderten PDF-Rechnung als visuelle Schicht
• Einer CII-XML-Datei, die als Anhang mit den korrekten Factur-X-Metadaten eingebettet ist

Ohne PDF/A-3 kann das XML nicht eingebettet werden. Ohne das eingebettete XML haben Sie keine Factur-X-Rechnung. Ohne eine Factur-X-Rechnung erfüllen Sie das E-Rechnungsmandat in Frankreich, Deutschland, Belgien oder jedem anderen Land nicht, das das Hybridformat übernommen hat.

Was einfaches PDF und PDF/A-1 bieten

Ein einfaches PDF ist nicht garantiert, über die Zeit konsistent zu rendern. Es kann eingebettetes JavaScript, externe Schriftreferenzen oder Features enthalten, die an eine bestimmte PDF-Renderer-Version gebunden sind. Für Archivierungszwecke ist es nach den meisten europäischen Steuergesetzen kein akzeptables Format.

Ein PDF/A-1-Dokument ist archivierungssicher für visuellen Inhalt. Es wird konsistent rendern. Aber es kann den eingebetteten XML nicht legal enthalten, den E-Rechnungs-Compliance erfordert. Wenn jemand Ihnen eine als PDF/A-1 gespeicherte Factur-X-Rechnung übergibt, ist entweder der Factur-X-Anspruch falsch, oder die Datei ist nicht konform und wird bei der Validierung fehlschlagen.

Was ISO 19005-3 in der Praxis erfordert

Der PDF/A-3-Standard (ISO 19005-3) legt dieselben Einschränkungen wie PDF/A-2 für das visuelle Dokument fest und fügt spezifische Regeln für Anhänge hinzu:

• Jede eingebettete Datei muss einen Desc-Metadateneintrag haben, der sie beschreibt.
• Der AFRelationship-Schlüssel muss auf jedem Anhang gesetzt sein und die Beziehung zwischen dem Anhang und dem Dokument identifizieren (Werte umfassen Source, Data, Alternative, Supplement und Unspecified).
• Für Factur-X muss der Anhang speziell Alternative verwenden, was signalisiert, dass XML und PDF dieselben Informationen tragen.
• Der MIME-Typ des Anhangs muss deklariert werden.

Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, entspricht die Datei nicht PDF/A-3 und damit nicht der Factur-X-Spezifikation.

Wie man Konformität validiert

Das Standard-Validierungstool für PDF/A ist VeraPDF, ein Open-Source-Validator, der von der PDF Association und der Open Preservation Foundation gepflegt wird. VeraPDF prüft:

• Welche PDF/A-Version und welchen Konformitätsgrad die Datei beansprucht
• Ob die Datei tatsächlich die Anforderungen dieser Version erfüllt
• Für PDF/A-3, ob eingebettete Anhänge korrekt beschrieben sind

Das Ausführen einer Factur-X-Rechnung durch VeraPDF zeigt, ob sie wirklich PDF/A-3B-konform ist. Eine bestandene PDF/A-3B-Prüfung ist ein starkes Signal, dass die Archivierungsschicht korrekt ist.

Unser kostenloses Validator-Tool führt gleichwertige Prüfungen für jede hochgeladene Datei durch. Sie erhalten einen klartextlichen Bericht mit PDF/A-Konformitätsstufe, erkanntem Factur-X-Profil, eingebetteter XML-Gültigkeit gegen EN 16931 und allen Fehlern, die zur Ablehnung durch ein konformes Buchhaltungssystem führen würden.

Warum das für die rechtliche Zulässigkeit wichtig ist

Das belgische, französische und deutsche Steuerrecht verlangen alle, dass archivierte Rechnungen in einem Format aufbewahrt werden, das Integrität und langfristige Lesbarkeit gewährleistet. PDF/A-3 erfüllt die Lesbarkeitsanforderung. Der XML-Anhang erfüllt die Anforderung an strukturierte Daten. Die Kombination macht das Dokument rechtlich ausreichend als Archivrechnung.

Wenn Sie heute einfache PDF-Rechnungen archivieren, schaffen Sie möglicherweise eine Compliance-Lücke, die erst bei einer Prüfung sichtbar wird. Die meisten Steuerbehörden haben ein Fenster von 7 bis 10 Jahren, in dem sie originale Rechnungsdokumentation anfordern können. “Wir haben es als PDF gespeichert” ist nicht dasselbe wie “Wir haben es in einem Format gespeichert, das ein Gericht überprüfen kann, um festzustellen, dass es nicht verändert wurde und auf jedem konformen Betrachter im Jahr 2035 noch lesbar ist.”

PDF/A-3 schließt die Lesbarkeits-Lücke. Ein RFC 3161-Zeitstempel schließt die Integritäts-Lücke. Zusammen geben Sie ein Archiv, das Sie verteidigen können.

SealDoc und PDF/A-3

Jedes von SealDoc produzierte Dokument ist PDF/A-3B-konform. Die Ausgabe wird intern validiert, bevor sie zurückgegeben wird, sodass Sie sich nicht auf einen Anspruch verlassen müssen: Sie können es unabhängig mit VeraPDF oder unserem Validator-Tool bestätigen. Das eingebettete Factur-X-XML wird aus denselben Quelldaten wie die visuelle PDF generiert, sodass die beiden Darstellungen immer konsistent sind.

Wenn Sie vorhandene Rechnungen in PDF/A-3 konvertieren, laden Sie sie zuerst in den Validator hoch. Wir teilen Ihnen mit, welches Profil sie haben, ob sie bestehen und was fehlt, wenn nicht.