PDF/A-3 frente a PDF/A-1: qué formato de archivo exige la facturación electrónica de la UE

Cuando la gente dice “guarda la factura como PDF para el archivo”, normalmente quiere decir un PDF normal o, a veces, un PDF/A sin especificar qué versión. Para el almacenamiento cotidiano de documentos, eso está bien. Para el cumplimiento de la facturación electrónica de la UE, no lo está. Los mandatos exigen específicamente PDF/A-3B, y usar PDF/A-1 o un PDF normal significa que tu archivo está legalmente incompleto aunque las cifras en la página sean correctas.

Aquí explicamos por qué importa la distinción y qué hace realmente cada versión.

Qué es PDF/A

PDF/A es un estándar ISO para el archivo a largo plazo de documentos PDF. La “A” significa Archivo. Un fichero PDF/A es un PDF al que se le han eliminado las características que podrían hacer que se renderice de forma diferente en el futuro: JavaScript incrustado, cifrado, referencias a fuentes externas y enlaces a contenido externo. La idea es que un fichero PDF/A abierto en 2050 debería verse idéntico al mismo fichero abierto hoy, en cualquier visor conforme.

El estándar ISO tiene tres generaciones:

PDF/A-1 (ISO 19005-1, publicado en 2005): basado en PDF 1.4. Permite fuentes e perfiles de color ICC incrustados. Prohíbe el cifrado, el contenido externo y la transparencia.
PDF/A-2 (ISO 19005-2, publicado en 2011): basado en PDF 1.7. Añade soporte para transparencia, compresión JPEG 2000 y ficheros PDF/A incrustados dentro de un contenedor PDF/A.
PDF/A-3 (ISO 19005-3, publicado en 2012): basado en PDF 1.7, igual que PDF/A-2, con una adición crítica: permite incrustar formatos de fichero arbitrarios como adjuntos.

Ese último punto es la razón de ser de PDF/A-3 y por qué es la única versión que funciona para la facturación electrónica.

La diferencia crítica: los adjuntos de fichero

PDF/A-1 no permite adjuntos de fichero incrustados. Si intentas adjuntar un fichero XML a un documento PDF/A-1, el fichero resultante ya no es conforme con PDF/A-1. Un validador lo marcará.

PDF/A-3 permite explícitamente incrustar cualquier tipo de fichero como adjunto, siempre que el adjunto esté descrito con los metadatos correctos (un descriptor de relación que indica qué papel desempeña el adjunto en el documento). Este es precisamente el mecanismo que usan Factur-X y ZUGFeRD: los datos de la factura CII XML se adjuntan al PDF como un fichero llamado factur-x.xml, con el tipo de relación establecido en Alternative (lo que significa que el adjunto contiene los mismos datos que el PDF visual, simplemente en forma legible por máquina).

Una factura Factur-X es:

PDF/A-3B como contenedor exterior (el sufijo B significa nivel de conformidad básico, el mínimo requerido)
Una factura PDF renderizada como capa visual
Un fichero XML CII incrustado como adjunto con los metadatos Factur-X correctos

Sin PDF/A-3, no puedes incrustar el XML. Sin el XML incrustado, no tienes una factura Factur-X. Sin una factura Factur-X, no cumples el mandato de facturación electrónica en Francia, Alemania, Bélgica ni en ningún otro país que haya adoptado el formato híbrido.

Qué ofrecen el PDF normal y PDF/A-1

Un PDF normal no garantiza una renderización consistente a lo largo del tiempo. Puede contener JavaScript incrustado, referencias a fuentes externas o características ligadas a una versión específica del renderizador PDF. Para propósitos de archivo, no es un formato aceptable bajo la mayoría de las leyes fiscales europeas.

Un documento PDF/A-1 es seguro para el archivo de contenido visual. Se renderizará de forma consistente. Pero no puede contener legalmente el XML incrustado que requiere el cumplimiento de la facturación electrónica. Si alguien te entrega una factura Factur-X guardada como PDF/A-1, o se equivoca al llamarla Factur-X, o el fichero no es conforme y fallará en la validación.

Qué exige ISO 19005-3 en la práctica

El estándar PDF/A-3 (ISO 19005-3) impone las mismas restricciones que PDF/A-2 sobre el documento visual y añade reglas específicas para los adjuntos:

Cada fichero incrustado debe tener una entrada de metadatos Desc que lo describa.
La clave AFRelationship debe establecerse en cada adjunto, identificando la relación entre el adjunto y el documento (los valores incluyen Source, Data, Alternative, Supplement y Unspecified).
Para Factur-X específicamente, el adjunto debe usar Alternative, señalando que el XML y el PDF transportan la misma información.
El tipo MIME del adjunto debe declararse.

Si alguna de estas condiciones no se cumple, el fichero no cumple con PDF/A-3 y, por tanto, no cumple con la especificación Factur-X.

Cómo validar la conformidad

La herramienta de validación estándar para PDF/A es VeraPDF, un validador de código abierto mantenido por la PDF Association y la Open Preservation Foundation. VeraPDF comprueba:

Qué versión y nivel de conformidad PDF/A afirma ser el fichero
Si el fichero cumple realmente los requisitos de esa versión
Para PDF/A-3, si los adjuntos incrustados están correctamente descritos

Ejecutar una factura Factur-X a través de VeraPDF te dirá si es genuinamente conforme con PDF/A-3B. Una aprobación en PDF/A-3B es una señal sólida de que la capa de archivo es correcta.

Nuestra herramienta de validación gratuita ejecuta comprobaciones equivalentes en cualquier fichero que subas. Obtienes un informe en lenguaje claro que muestra el nivel de conformidad PDF/A, el perfil Factur-X detectado, la validez del XML incrustado según EN 16931 y cualquier error que causaría el rechazo por parte de un sistema de contabilidad conforme.

Por qué esto importa para la admisibilidad legal

La ley fiscal belga, francesa y alemana exige que las facturas archivadas se conserven en un formato que garantice la integridad y la legibilidad a largo plazo. PDF/A-3 satisface el requisito de legibilidad. El adjunto XML satisface el requisito de datos estructurados. La combinación es lo que hace que el documento sea legalmente suficiente como factura de archivo.

Si hoy archivas facturas en PDF normal, puede que estés creando una brecha de cumplimiento que solo se hace visible durante una auditoría. La mayoría de las autoridades fiscales tienen una ventana de 7 a 10 años en la que pueden solicitar documentación de facturas originales. “Lo guardamos como PDF” no es lo mismo que “lo guardamos en un formato que un tribunal puede verificar que no ha sido alterado y que seguirá siendo legible en cualquier visor conforme en 2035”.

PDF/A-3 cierra la brecha de legibilidad. Un sello de tiempo RFC 3161 cierra la brecha de integridad. Juntos, te dan un archivo que puedes defender.

SealDoc y PDF/A-3

Todos los documentos que produce SealDoc son conformes con PDF/A-3B. Validamos la salida internamente antes de devolverla, por lo que no dependes de una afirmación: puedes confirmarlo de forma independiente con VeraPDF o nuestra herramienta de validación. El XML Factur-X incrustado se genera a partir de los mismos datos fuente que el PDF visual, por lo que las dos representaciones son siempre consistentes.

Si estás convirtiendo facturas existentes a PDF/A-3, súbelas primero al Validador. Te indicaremos qué perfil tienen, si pasan la validación y qué les falta si no la pasan.