PDF/A-3 vs PDF/A-1 : quel format d'archivage la facturation électronique de l'UE exige-t-elle ?

Quand les gens disent “enregistrez la facture en PDF pour l’archivage”, ils veulent généralement dire un PDF ordinaire, ou parfois un PDF/A sans préciser quelle version. Pour le stockage quotidien de documents, c’est acceptable. Pour la conformité à la facturation électronique de l’UE, ce ne l’est pas. Les mandats exigent spécifiquement PDF/A-3B, et utiliser PDF/A-1 ou un PDF ordinaire signifie que votre archive est légalement incomplète même si les chiffres sur la page sont corrects.

Voici pourquoi la distinction est importante et ce que fait réellement chaque version.

Ce qu’est PDF/A

PDF/A est une norme ISO pour l’archivage à long terme de documents PDF. Le “A” signifie Archive. Un fichier PDF/A est un PDF dont les fonctionnalités susceptibles de le faire rendre différemment à l’avenir ont été supprimées : JavaScript intégré, chiffrement, références de polices externes et liens vers du contenu externe. L’idée est qu’un fichier PDF/A ouvert en 2050 devrait sembler identique au même fichier ouvert aujourd’hui, sur n’importe quel lecteur conforme.

La norme ISO comporte trois générations :

• PDF/A-1 (ISO 19005-1, publié en 2005) : basé sur PDF 1.4. Permet les polices intégrées et les profils de couleur ICC. Interdit le chiffrement, le contenu externe et la transparence.
• PDF/A-2 (ISO 19005-2, publié en 2011) : basé sur PDF 1.7. Ajoute la prise en charge de la transparence, de la compression JPEG 2000 et des fichiers PDF/A intégrés dans un conteneur PDF/A.
• PDF/A-3 (ISO 19005-3, publié en 2012) : basé sur PDF 1.7, identique à PDF/A-2, avec un ajout critique : permet l’intégration de formats de fichiers arbitraires comme pièces jointes.

Ce dernier point explique pourquoi PDF/A-3 existe et pourquoi c’est la seule version qui fonctionne pour la facturation électronique.

La différence critique : les pièces jointes

PDF/A-1 n’autorise pas les pièces jointes de fichiers intégrées. Si vous essayez d’attacher un fichier XML à un document PDF/A-1, le fichier résultant n’est plus conforme PDF/A-1. Un validateur le signalera.

PDF/A-3 permet explicitement d’intégrer n’importe quel type de fichier comme pièce jointe, à condition que la pièce jointe soit décrite avec les métadonnées correctes (un descripteur de relation qui indique le rôle de la pièce jointe dans le document). C’est précisément le mécanisme qu’utilisent Factur-X et ZUGFeRD : les données de facture XML CII sont attachées au PDF sous forme de fichier nommé factur-x.xml, avec le type de relation défini sur Alternative (signifiant que la pièce jointe contient les mêmes données que le PDF visuel, simplement sous une forme lisible par machine).

Une facture Factur-X est :

• PDF/A-3B comme conteneur extérieur (le suffixe B signifie niveau de conformité basique, le minimum requis)
• Une facture PDF rendue comme couche visuelle
• Un fichier XML CII intégré comme pièce jointe avec les métadonnées Factur-X correctes

Sans PDF/A-3, vous ne pouvez pas intégrer le XML. Sans le XML intégré, vous n’avez pas de facture Factur-X. Sans facture Factur-X, vous ne répondez pas au mandat de facturation électronique en France, en Allemagne, en Belgique ou dans tout autre pays ayant adopté le format hybride.

Ce que donnent le PDF ordinaire et PDF/A-1

Un PDF ordinaire ne garantit pas un rendu cohérent dans le temps. Il peut contenir du JavaScript intégré, des références de polices externes ou des fonctionnalités liées à une version spécifique de moteur de rendu PDF. À des fins d’archivage, ce n’est pas un format acceptable en vertu de la plupart des lois fiscales européennes.

Un document PDF/A-1 est sûr pour l’archivage du contenu visuel. Il sera rendu de manière cohérente. Mais il ne peut légalement pas contenir le XML intégré que la conformité à la facturation électronique exige. Si quelqu’un vous remet une facture Factur-X enregistrée en PDF/A-1, soit ils ont tort sur le fait que c’est Factur-X, soit le fichier est non conforme et échouera à la validation.

Ce qu’exige ISO 19005-3 en pratique

La norme PDF/A-3 (ISO 19005-3) impose les mêmes contraintes que PDF/A-2 sur le document visuel, et ajoute des règles spécifiques pour les pièces jointes :

• Chaque fichier intégré doit avoir une entrée de métadonnées Desc le décrivant.
• La clé AFRelationship doit être définie sur chaque pièce jointe, identifiant la relation entre la pièce jointe et le document (les valeurs incluent Source, Data, Alternative, Supplement et Unspecified).
• Pour Factur-X spécifiquement, la pièce jointe doit utiliser Alternative, indiquant que le XML et le PDF portent la même information.
• Le type MIME de la pièce jointe doit être déclaré.

Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, le fichier n’est pas conforme à PDF/A-3 et donc pas conforme à la spécification Factur-X.

Comment valider la conformité

L’outil de validation standard pour PDF/A est VeraPDF, un validateur open source maintenu par la PDF Association et l’Open Preservation Foundation. VeraPDF vérifie :

• Quelle version PDF/A et quel niveau de conformité le fichier prétend être
• Si le fichier répond réellement aux exigences de cette version
• Pour PDF/A-3, si les pièces jointes intégrées sont correctement décrites

Faire passer une facture Factur-X dans VeraPDF vous indiquera si elle est véritablement conforme PDF/A-3B. Un résultat positif pour PDF/A-3B est un fort signal que la couche d’archivage est correcte.

Notre outil Validateur gratuit effectue les vérifications équivalentes sur tout fichier que vous téléchargez. Vous obtenez un rapport en langage clair indiquant le niveau de conformité PDF/A, le profil Factur-X détecté, la validité du XML intégré par rapport à EN 16931, et toutes les erreurs qui provoqueraient un rejet par un système comptable conforme.

Pourquoi cela est important pour la recevabilité juridique

Les lois fiscales belge, française et allemande exigent toutes que les factures archivées soient conservées dans un format garantissant l’intégrité et la lisibilité à long terme. PDF/A-3 satisfait à l’exigence de lisibilité. La pièce jointe XML satisfait à l’exigence de données structurées. La combinaison est ce qui rend le document légalement suffisant comme facture d’archivage.

Si vous archivez aujourd’hui des factures en PDF ordinaire, vous créez peut-être un fossé de conformité qui ne devient visible que lors d’un audit. La plupart des administrations fiscales disposent d’une fenêtre de 7 à 10 ans dans laquelle elles peuvent demander la documentation originale des factures. “Nous l’avons stocké en PDF” n’est pas la même chose que “nous l’avons stocké dans un format qu’un tribunal peut vérifier comme n’ayant pas été altéré et qui sera encore lisible sur n’importe quel lecteur conforme en 2035.”

PDF/A-3 comble le fossé de lisibilité. Un horodatage RFC 3161 comble le fossé d’intégrité. Ensemble, ils vous donnent une archive que vous pouvez défendre.

SealDoc et PDF/A-3

Chaque document produit par SealDoc est conforme PDF/A-3B. Nous validons la sortie en interne avant de la retourner, vous n’êtes donc pas tributaire d’une affirmation : vous pouvez le confirmer indépendamment avec VeraPDF ou notre outil Validateur. Le XML Factur-X intégré est généré à partir des mêmes données source que le PDF visuel, de sorte que les deux représentations sont toujours cohérentes.

Si vous convertissez des factures existantes en PDF/A-3, téléchargez-les d’abord sur le Validateur. Nous vous indiquerons leur profil, si elles réussissent, et ce qui manque si elles ne réussissent pas.