PDF/A-3 kontra PDF/A-1: którego formatu archiwalnego wymaga unijne fakturowanie elektroniczne?

Gdy ktoś mówi „zapisz fakturę jako PDF do archiwizacji”, zazwyczaj ma na myśli zwykły PDF albo niekiedy PDF/A bez wskazania konkretnej wersji. Do codziennego przechowywania dokumentów jest to wystarczające. Dla zgodności z unijnym fakturowaniem elektronicznym już nie. Mandaty wymagają konkretnie PDF/A-3B i używanie PDF/A-1 lub zwykłego PDF oznacza, że Twoje archiwum jest prawnie niekompletne, nawet jeśli liczby na stronie są poprawne.

Oto dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie i co tak naprawdę robi każda wersja.

Czym jest PDF/A

PDF/A to norma ISO długoterminowej archiwizacji dokumentów PDF. Litera „A” oznacza Archive (archiwum). Plik PDF/A to PDF pozbawiony funkcji, które mogłyby sprawić, że w przyszłości będzie renderowany inaczej: osadzonego JavaScript, szyfrowania, zewnętrznych odwołań do czcionek i linków do treści zewnętrznych. Idea polega na tym, że plik PDF/A otwarty w 2050 roku powinien wyglądać identycznie jak ten sam plik otwarty dziś, w dowolnej zgodnej przeglądarce.

Norma ISO ma trzy generacje:

• PDF/A-1 (ISO 19005-1, opublikowany 2005): oparty na PDF 1.4. Dopuszcza osadzone czcionki i profile kolorów ICC. Zabrania szyfrowania, treści zewnętrznych i przezroczystości.
• PDF/A-2 (ISO 19005-2, opublikowany 2011): oparty na PDF 1.7. Dodaje obsługę przezroczystości, kompresji JPEG 2000 i osadzonych plików PDF/A w kontenerze PDF/A.
• PDF/A-3 (ISO 19005-3, opublikowany 2012): oparty na PDF 1.7, identyczny jak PDF/A-2, z jednym kluczowym rozszerzeniem: umożliwia osadzanie plików w dowolnych formatach jako załączniki.

Ten ostatni punkt jest powodem istnienia PDF/A-3 i dlaczego jest to jedyna wersja działająca przy fakturowaniu elektronicznym.

Kluczowa różnica: załączniki plików

PDF/A-1 nie pozwala na osadzone załączniki plików. Próba załączenia pliku XML do dokumentu PDF/A-1 sprawia, że wynikowy plik nie jest już zgodnym PDF/A-1. Walidator to wykryje.

PDF/A-3 wyraźnie dopuszcza osadzanie dowolnego typu pliku jako załącznika, pod warunkiem opisania go właściwymi metadanymi (deskryptorem relacji określającym, jaką rolę pełni załącznik w dokumencie). To właśnie ten mechanizm wykorzystują Factur-X i ZUGFeRD: dane faktury CII XML są dołączone do PDF jako plik o nazwie factur-x.xml, z typem relacji ustawionym na Alternative (oznaczającym, że załącznik zawiera te same dane co wizualny PDF, tyle że w formie czytelnej maszynowo).

Faktura Factur-X to:

• PDF/A-3B jako zewnętrzny kontener (sufiks B oznacza podstawowy poziom zgodności, wymagane minimum)
• Renderowana faktura PDF jako warstwa wizualna
• Plik CII XML osadzony jako załącznik z poprawnymi metadanymi Factur-X

Bez PDF/A-3 nie można osadzić XML. Bez osadzonego XML nie ma faktury Factur-X. Bez faktury Factur-X nie spełnia się mandatu fakturowania elektronicznego we Francji, Niemczech, Belgii ani żadnym innym kraju, który przyjął format hybrydowy.

Co daje zwykły PDF i PDF/A-1

Zwykły PDF nie gwarantuje spójnego renderowania w czasie. Może zawierać osadzony JavaScript, zewnętrzne odwołania do czcionek lub funkcje powiązane z konkretną wersją rendera PDF. Do celów archiwizacji nie jest to format akceptowalny na podstawie większości europejskich przepisów podatkowych.

Dokument PDF/A-1 jest bezpieczny archiwalnie dla treści wizualnej. Będzie renderowany spójnie. Nie może jednak legalnie zawierać osadzonego XML wymaganego przez zgodność z fakturowaniem elektronicznym. Jeśli ktoś przekazuje Ci fakturę Factur-X zapisaną jako PDF/A-1, albo myli się co do tego, że jest to Factur-X, albo plik jest niezgodny i nie przejdzie walidacji.

Czego w praktyce wymaga ISO 19005-3

Standard PDF/A-3 (ISO 19005-3) nakłada na dokument wizualny te same ograniczenia co PDF/A-2 i dodaje konkretne reguły dla załączników:

• Każdy osadzony plik musi mieć wpis metadanych Desc go opisujący.
• Klucz AFRelationship musi być ustawiony dla każdego załącznika, identyfikując relację między załącznikiem a dokumentem (wartości obejmują Source, Data, Alternative, Supplement i Unspecified).
• Konkretnie dla Factur-X załącznik musi używać Alternative, sygnalizując, że XML i PDF zawierają te same informacje.
• Typ MIME załącznika musi być zadeklarowany.

Jeśli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, plik nie jest zgodny z PDF/A-3 i dlatego nie jest zgodny ze specyfikacją Factur-X.

Jak weryfikować zgodność

Standardowym narzędziem walidacji PDF/A jest VeraPDF, walidator open-source utrzymywany przez PDF Association i Open Preservation Foundation. VeraPDF sprawdza:

• Którą wersję i poziom zgodności PDF/A plik deklaruje
• Czy plik faktycznie spełnia wymagania tej wersji
• Dla PDF/A-3: czy osadzone załączniki są poprawnie opisane

Uruchomienie faktury Factur-X przez VeraPDF powie Ci, czy jest ona rzeczywiście zgodna z PDF/A-3B. Pozytywny wynik dla PDF/A-3B to silny sygnał, że warstwa archiwalna jest poprawna.

Nasze bezpłatne narzędzie Validator przeprowadza równoważne sprawdzenia dla każdego przesłanego pliku. Otrzymujesz raport w prostym języku pokazujący poziom zgodności PDF/A, wykryty profil Factur-X, ważność osadzonego XML względem EN 16931 oraz wszelkie błędy, które spowodowałyby odrzucenie przez zgodny system księgowy.

Dlaczego ma to znaczenie dla dopuszczalności prawnej

Belgijskie, francuskie i niemieckie prawo podatkowe wymagają, aby zarchiwizowane faktury były przechowywane w formacie gwarantującym integralność i długoterminową czytelność. PDF/A-3 spełnia wymóg czytelności. Załącznik XML spełnia wymóg danych strukturalnych. Połączenie obu sprawia, że dokument jest prawnie wystarczający jako faktura archiwalna.

Jeśli dziś archiwizujesz zwykłe faktury PDF, możesz tworzyć lukę w zgodności, która stanie się widoczna dopiero podczas kontroli. Większość organów podatkowych ma okno 7 do 10 lat, w którym mogą żądać oryginalnej dokumentacji fakturowej. „Zapisaliśmy to jako PDF” to nie to samo co „zapisaliśmy to w formacie, który sąd może zweryfikować jako niezmieniony i który będzie nadal czytelny w dowolnej zgodnej przeglądarce w 2035 roku”.

PDF/A-3 zamyka lukę czytelności. Sygnatura czasowa RFC 3161 zamyka lukę integralności. Razem dają archiwum, które możesz obronić.

SealDoc i PDF/A-3

Każdy dokument generowany przez SealDoc jest zgodny z PDF/A-3B. Walidujemy wynik wewnętrznie przed jego zwróceniem, więc nie polegasz na zapewnieniu: możesz potwierdzić to niezależnie za pomocą VeraPDF lub naszego narzędzia Validator. Osadzony Factur-X XML jest generowany z tych samych danych źródłowych co wizualny PDF, więc obie reprezentacje są zawsze spójne.

Jeśli konwertujesz istniejące faktury do PDF/A-3, najpierw prześlij je do Validatora. Powiemy Ci, jaki profil mają, czy przechodzą walidację i czego brakuje, jeśli nie przechodzą.