PDF/A-3 vs PDF/A-1: jaký formát potřebují hybridní elektronické faktury?

Když lidé říkají „uložte fakturu jako PDF pro archivaci”, obvykle mají na mysli běžné PDF nebo někdy PDF/A bez upřesnění, která verze. Pro každodenní ukládání dokumentů je to v pořádku. U elektronické fakturace na verzi záleží. Právo EU PDF/A nevyžaduje: e-faktura jsou strukturovaná data. Hybridní formáty jako Factur-X a ZUGFeRD nesou tato data uvnitř souboru PDF/A-3, protože PDF/A-3 umožňuje vložené soubory; PDF/A-1 a prosté PDF je takto nést nemohou.

Zde je, proč na tomto rozlišení záleží a co každá verze vlastně dělá.

Co je PDF/A

PDF/A je standard ISO pro dlouhodobou archivaci PDF dokumentů. Písmeno „A” znamená Archive (archiv). Soubor PDF/A je PDF zbavené funkcí, které by mohly způsobit jeho odlišné renderování v budoucnosti: vložený JavaScript, externí reference na písma nebo odkazy na externí obsah. Myšlenka je, že soubor PDF/A otevřený v roce 2050 by měl vypadat identicky jako týž soubor otevřený dnes, na libovolném vyhovujícím prohlížeči.

Standard ISO má tři generace:

• PDF/A-1 (ISO 19005-1, vydán 2005): založen na PDF 1.4. Umožňuje vložená písma a ICC barevné profily. Zakazuje šifrování, externí obsah a průhlednost.
• PDF/A-2 (ISO 19005-2, vydán 2011): založen na PDF 1.7. Přidává podporu pro průhlednost, kompresi JPEG 2000 a vložené soubory PDF/A v kontejneru PDF/A.
• PDF/A-3 (ISO 19005-3, vydán 2012): založen na PDF 1.7, shodný s PDF/A-2, s jedním klíčovým doplňkem: umožňuje vkládání libovolných formátů souborů jako příloh.

Poslední bod je důvod, proč PDF/A-3 existuje a proč je jedinou verzí, která funguje pro hybridní e-faktury, jako je Factur-X.

Kritický rozdíl: přílohy souborů

PDF/A-1 neumožňuje vložené přílohy souborů. Pokud se pokusíte připojit XML soubor k dokumentu PDF/A-1, výsledný soubor již není vyhovujícím PDF/A-1. Validátor to označí.

PDF/A-3 výslovně umožňuje vkládání libovolných typů souborů jako příloh, pokud jsou přílohy popsány správnými metadaty (deskriptor vztahu říkající, jakou roli příloha v dokumentu hraje). To je přesně mechanismus, který používají Factur-X a ZUGFeRD: data CII XML faktury jsou připojena k PDF jako soubor s názvem factur-x.xml, s typem vztahu nastaveným na Alternative (což znamená, že příloha obsahuje stejná data jako vizuální PDF, jen ve strojově čitelné podobě).

Factur-X faktura je:

• PDF/A-3B jako vnější kontejner (přípona B znamená základní úroveň shody, minimální požadavek)
• Vykreslená PDF faktura jako vizuální vrstva
• Soubor CII XML vložený jako příloha se správnými metadaty Factur-X

Bez PDF/A-3 nelze XML vložit. Bez vloženého XML nemáte Factur-X fakturu. To je podstatné jen na hybridní cestě: právo EU PDF/A nevyžaduje a čistě XML faktura, jako je UBL nebo CII, splňuje nařízení ve Francii, Německu a Belgii stejně dobře.

Co vám dá prosté PDF a PDF/A-1

Prosté PDF nezaručuje konzistentní renderování v čase. Může obsahovat vložený JavaScript, externí reference na písma nebo funkce vázané na konkrétní verzi PDF rendereru. Pro dlouhodobou archivaci je proto slabou volbou.

Dokument PDF/A-1 je archivně bezpečný pro vizuální obsah. Bude se renderovat konzistentně. PDF/A-1 však nepovoluje vložené soubory, a proto nemůže nést XML hybridní elektronické faktury, jako je Factur-X. Pokud vám někdo předá Factur-X fakturu uloženou jako PDF/A-1, buď se mýlí v tom, že jde o Factur-X, nebo soubor není vyhovující a selže při validaci.

Co ISO 19005-3 vyžaduje v praxi

Standard PDF/A-3 (ISO 19005-3) ukládá stejná omezení jako PDF/A-2 na vizuální dokument a přidává specifická pravidla pro přílohy:

• Každý vložený soubor musí mít záznam metadat Desc popisující ho.
• Klíč AFRelationship musí být nastaven na každé příloze, identifikující vztah mezi přílohou a dokumentem (hodnoty zahrnují Source, Data, Alternative, Supplement a Unspecified).
• Konkrétně pro Factur-X musí příloha používat Alternative, čímž signalizuje, že XML a PDF nesou stejné informace.
• Musí být deklarován MIME typ přílohy.

Pokud není splněna některá z těchto podmínek, soubor neodpovídá PDF/A-3 a tedy neodpovídá ani specifikaci Factur-X.

Jak ověřit shodu

Standardním validačním nástrojem pro PDF/A je VeraPDF, open-source validátor udržovaný PDF Association a Open Preservation Foundation. VeraPDF kontroluje:

• Kterou verzi PDF/A a úroveň shody soubor tvrdí, že má
• Zda soubor skutečně splňuje požadavky dané verze
• Pro PDF/A-3, zda jsou vložené přílohy správně popsány

Spuštění Factur-X faktury přes VeraPDF vám řekne, zda je skutečně vyhovující PDF/A-3B. Úspěch v PDF/A-3B je silným signálem, že archivní vrstva je správná.

Náš bezplatný nástroj Validator spouští ekvivalentní kontroly na libovolném nahraném souboru. Obdržíte přehlednou zprávu zobrazující úroveň shody PDF/A, detekovaný profil Factur-X, platnost vloženého XML oproti EN 16931 a případné chyby, které by způsobily odmítnutí vyhovujícím účetním systémem.

Proč na tom záleží pro archivaci

Belgické, francouzské a německé daňové právo všechny vyžadují, aby integrita a čitelnost archivovaných faktur zůstaly zaručeny po celou dobu uchovávání, ale žádné z nich nepředepisuje PDF/A: e-faktura jsou strukturovaná data. Na hybridní cestě zajišťuje PDF/A-3 dlouhodobou čitelnost a příloha XML nese strukturovaná data. Tato kombinace z dokumentu dělá spolehlivou archivní fakturu.

Pokud dnes archivujete prosté PDF faktury, můžete vytvářet mezeru v souladu s předpisy, která se stane viditelnou až při auditu. Většina daňových úřadů má okno 7 až 10 let, ve kterém mohou požadovat původní dokumentaci faktur. „Uložili jsme to jako PDF” není totéž jako „uložili jsme to ve formátu, který soud může ověřit, že nebyl pozměněn, a který bude stále čitelný na libovolném vyhovujícím prohlížeči v roce 2035.”

PDF/A-3 překlenuje mezeru v čitelnosti. RFC 3161 časové razítko překlenuje mezeru v integritě. Dohromady vám dávají archiv, který lze obhájit.

SealDoc a PDF/A-3

SealDoc před vrácením kontroluje každý dokument nástrojem veraPDF vůči PDF/A-3B, takže se nespoléháte na tvrzení: nezávisle to můžete potvrdit pomocí VeraPDF nebo našeho nástroje Validator. Vložené Factur-X XML je generováno ze stejných zdrojových dat jako vizuální PDF, takže obě reprezentace jsou vždy konzistentní.

Pokud konvertujete existující faktury na PDF/A-3, nejprve je nahrajte do Validátoru. Řekneme vám, jaký profil mají, zda projdou, a co chybí, pokud neprojdou.