PDF/A-3 vs PDF/A-1: který archivní formát vyžaduje EU elektronická fakturace?

Když lidé říkají „uložte fakturu jako PDF pro archivaci”, obvykle mají na mysli běžné PDF nebo někdy PDF/A bez upřesnění, která verze. Pro každodenní ukládání dokumentů je to v pořádku. Pro shodu s nařízením EU o elektronické fakturaci to nestačí. Nařízení konkrétně vyžadují PDF/A-3B a používání PDF/A-1 nebo prostého PDF znamená, že váš archiv je právně neúplný, i když čísla na stránce jsou správná.

Zde je, proč na tomto rozlišení záleží a co každá verze vlastně dělá.

Co je PDF/A

PDF/A je standard ISO pro dlouhodobou archivaci PDF dokumentů. Písmeno „A” znamená Archive (archiv). Soubor PDF/A je PDF zbavené funkcí, které by mohly způsobit jeho odlišné renderování v budoucnosti: vložený JavaScript, externí reference na písma nebo odkazy na externí obsah. Myšlenka je, že soubor PDF/A otevřený v roce 2050 by měl vypadat identicky jako týž soubor otevřený dnes, na libovolném vyhovujícím prohlížeči.

Standard ISO má tři generace:

• PDF/A-1 (ISO 19005-1, vydán 2005): založen na PDF 1.4. Umožňuje vložená písma a ICC barevné profily. Zakazuje šifrování, externí obsah a průhlednost.
• PDF/A-2 (ISO 19005-2, vydán 2011): založen na PDF 1.7. Přidává podporu pro průhlednost, kompresi JPEG 2000 a vložené soubory PDF/A v kontejneru PDF/A.
• PDF/A-3 (ISO 19005-3, vydán 2012): založen na PDF 1.7, shodný s PDF/A-2, s jedním klíčovým doplňkem: umožňuje vkládání libovolných formátů souborů jako příloh.

Poslední bod je důvod, proč PDF/A-3 existuje a proč je jedinou verzí, která funguje pro elektronickou fakturaci.

Kritický rozdíl: přílohy souborů

PDF/A-1 neumožňuje vložené přílohy souborů. Pokud se pokusíte připojit XML soubor k dokumentu PDF/A-1, výsledný soubor již není vyhovujícím PDF/A-1. Validátor to označí.

PDF/A-3 výslovně umožňuje vkládání libovolných typů souborů jako příloh, pokud jsou přílohy popsány správnými metadaty (deskriptor vztahu říkající, jakou roli příloha v dokumentu hraje). To je přesně mechanismus, který používají Factur-X a ZUGFeRD: data CII XML faktury jsou připojena k PDF jako soubor s názvem factur-x.xml, s typem vztahu nastaveným na Alternative (což znamená, že příloha obsahuje stejná data jako vizuální PDF, jen ve strojově čitelné podobě).

Factur-X faktura je:

• PDF/A-3B jako vnější kontejner (přípona B znamená základní úroveň shody, minimální požadavek)
• Vykreslená PDF faktura jako vizuální vrstva
• Soubor CII XML vložený jako příloha se správnými metadaty Factur-X

Bez PDF/A-3 nelze XML vložit. Bez vloženého XML nemáte Factur-X fakturu. Bez Factur-X faktury nesplňujete nařízení o elektronické fakturaci ve Francii, Německu, Belgii ani v žádné jiné zemi, která přijala hybridní formát.

Co vám dá prosté PDF a PDF/A-1

Prosté PDF nezaručuje konzistentní renderování v čase. Může obsahovat vložený JavaScript, externí reference na písma nebo funkce vázané na konkrétní verzi PDF rendereru. Pro archivní účely není pod většinou evropských daňových zákonů přijatelným formátem.

Dokument PDF/A-1 je archivně bezpečný pro vizuální obsah. Bude se renderovat konzistentně. Ale nemůže legálně obsahovat vložené XML, které vyžaduje shoda s elektronickou fakturací. Pokud vám někdo předá Factur-X fakturu uloženou jako PDF/A-1, buď se mýlí v tom, že jde o Factur-X, nebo soubor není vyhovující a selže při validaci.

Co ISO 19005-3 vyžaduje v praxi

Standard PDF/A-3 (ISO 19005-3) ukládá stejná omezení jako PDF/A-2 na vizuální dokument a přidává specifická pravidla pro přílohy:

• Každý vložený soubor musí mít záznam metadat Desc popisující ho.
• Klíč AFRelationship musí být nastaven na každé příloze, identifikující vztah mezi přílohou a dokumentem (hodnoty zahrnují Source, Data, Alternative, Supplement a Unspecified).
• Konkrétně pro Factur-X musí příloha používat Alternative, čímž signalizuje, že XML a PDF nesou stejné informace.
• Musí být deklarován MIME typ přílohy.

Pokud není splněna některá z těchto podmínek, soubor neodpovídá PDF/A-3 a tedy neodpovídá ani specifikaci Factur-X.

Jak ověřit shodu

Standardním validačním nástrojem pro PDF/A je VeraPDF, open-source validátor udržovaný PDF Association a Open Preservation Foundation. VeraPDF kontroluje:

• Kterou verzi PDF/A a úroveň shody soubor tvrdí, že má
• Zda soubor skutečně splňuje požadavky dané verze
• Pro PDF/A-3, zda jsou vložené přílohy správně popsány

Spuštění Factur-X faktury přes VeraPDF vám řekne, zda je skutečně vyhovující PDF/A-3B. Úspěch v PDF/A-3B je silným signálem, že archivní vrstva je správná.

Náš bezplatný nástroj Validator spouští ekvivalentní kontroly na libovolném nahraném souboru. Obdržíte přehlednou zprávu zobrazující úroveň shody PDF/A, detekovaný profil Factur-X, platnost vloženého XML oproti EN 16931 a případné chyby, které by způsobily odmítnutí vyhovujícím účetním systémem.

Proč na tom záleží pro právní přijatelnost

Belgické, francouzské a německé daňové právo všechny vyžadují, aby archivované faktury byly uchovávány ve formátu, který zaručuje integritu a dlouhodobou čitelnost. PDF/A-3 splňuje požadavek na čitelnost. Příloha XML splňuje požadavek na strukturovaná data. Kombinace je to, co dělá dokument právně dostatečným jako archivní faktura.

Pokud dnes archivujete prosté PDF faktury, můžete vytvářet mezeru v souladu s předpisy, která se stane viditelnou až při auditu. Většina daňových úřadů má okno 7 až 10 let, ve kterém mohou požadovat původní dokumentaci faktur. „Uložili jsme to jako PDF” není totéž jako „uložili jsme to ve formátu, který soud může ověřit, že nebyl pozměněn, a který bude stále čitelný na libovolném vyhovujícím prohlížeči v roce 2035.”

PDF/A-3 překlenuje mezeru v čitelnosti. RFC 3161 časové razítko překlenuje mezeru v integritě. Dohromady vám dávají archiv, který lze obhájit.

SealDoc a PDF/A-3

Každý dokument, který SealDoc vytváří, splňuje PDF/A-3B. Výstup validujeme interně před vrácením, takže se nespoléháte na tvrzení: nezávisle to můžete potvrdit pomocí VeraPDF nebo našeho nástroje Validator. Vložené Factur-X XML je generováno ze stejných zdrojových dat jako vizuální PDF, takže obě reprezentace jsou vždy konzistentní.

Pokud konvertujete existující faktury na PDF/A-3, nejprve je nahrajte do Validátoru. Řekneme vám, jaký profil mají, zda projdou, a co chybí, pokud neprojdou.