PDF/A-3 vs PDF/A-1: welk archiefformaat vereist EU-e-facturatie?

Als mensen zeggen “sla de factuur op als pdf voor archivering”, bedoelen ze meestal een gewone pdf, of soms een PDF/A zonder te specificeren welke versie. Voor alledaagse documentopslag is dat prima. Voor EU-e-facturatiecompliance is het dat niet. De mandaten vereisen specifiek PDF/A-3B, en het gebruik van PDF/A-1 of gewone pdf betekent dat je archief juridisch onvolledig is, ook al kloppen de cijfers op de pagina.

Dit is waarom het onderscheid belangrijk is en wat elke versie eigenlijk doet.

Wat PDF/A is

PDF/A is een ISO-norm voor langetermijnarchivering van pdf-documenten. De “A” staat voor Archive (archief). Een PDF/A-bestand is een pdf waaruit functies zijn verwijderd die ertoe kunnen leiden dat het in de toekomst anders wordt weergegeven: ingebedde JavaScript, externe lettertypeverwijzingen, versleuteling en koppelingen naar externe inhoud. Het idee is dat een PDF/A-bestand dat in 2050 wordt geopend er identiek uitziet als hetzelfde bestand dat vandaag wordt geopend, op elke conforme viewer.

De ISO-norm heeft drie generaties:

• PDF/A-1 (ISO 19005-1, gepubliceerd 2005): gebaseerd op PDF 1.4. Staat ingebedde lettertypen en ICC-kleurprofielen toe. Verbiedt versleuteling, externe inhoud en transparantie.
• PDF/A-2 (ISO 19005-2, gepubliceerd 2011): gebaseerd op PDF 1.7. Voegt ondersteuning toe voor transparantie, JPEG 2000-compressie en ingebedde PDF/A-bestanden in een PDF/A-container.
• PDF/A-3 (ISO 19005-3, gepubliceerd 2012): gebaseerd op PDF 1.7, hetzelfde als PDF/A-2, met een kritieke toevoeging: staat het inbedden van willekeurige bestandsformaten als bijlagen toe.

Dat laatste punt is waarom PDF/A-3 bestaat, en waarom het de enige versie is die werkt voor e-facturatie.

Het kritieke verschil: bestandsbijlagen

PDF/A-1 staat geen ingebedde bestandsbijlagen toe. Als je een XML-bestand probeert toe te voegen aan een PDF/A-1-document, is het resulterende bestand niet meer conform PDF/A-1. Een validator zal dit melden.

PDF/A-3 staat het inbedden van elk bestandstype als bijlage expliciet toe, mits de bijlage is beschreven met de juiste metadata (een relatiedescriptor die aangeeft welke rol de bijlage in het document speelt). Dit is precies het mechanisme dat Factur-X en ZUGFeRD gebruiken: de CII XML-factuurgegevens worden als bijlage aan de pdf toegevoegd in een bestand genaamd factur-x.xml, met het relatietype ingesteld op Alternative (wat betekent dat de bijlage dezelfde gegevens bevat als de visuele pdf, maar dan in machineleesbare vorm).

Een Factur-X-factuur bestaat uit:

• PDF/A-3B als buitenste container (het B-achtervoegsel staat voor basisconformatieniveau, het vereiste minimum)
• Een weergegeven pdf-factuur als visuele laag
• Een CII XML-bestand ingebed als bijlage met de juiste Factur-X-metadata

Zonder PDF/A-3 kun je de XML niet inbedden. Zonder de ingebedde XML heb je geen Factur-X-factuur. Zonder een Factur-X-factuur voldoe je niet aan het e-facturatiemandaat in Frankrijk, Duitsland, Belgie of welk ander land dan ook dat het hybride formaat heeft aangenomen.

Wat gewone pdf en PDF/A-1 je bieden

Een gewone pdf biedt geen garantie dat hij consistent wordt weergegeven over de tijd. Hij kan ingebedde JavaScript, externe lettertypeverwijzingen of functies bevatten die afhankelijk zijn van een specifieke versie van een pdf-renderer. Voor archiveringsdoeleinden is het onder de meeste Europese belastingwetten geen acceptabel formaat.

Een PDF/A-1-document is archief-veilig voor visuele inhoud. Het wordt consistent weergegeven. Maar het kan wettelijk geen ingebedde XML bevatten die e-facturatiecompliance vereist. Als iemand je een Factur-X-factuur overhandigt die is opgeslagen als PDF/A-1, klopt het ofwel niet dat het Factur-X is, of het bestand is niet-conform en zal validatie niet doorstaan.

Wat ISO 19005-3 in de praktijk vereist

De PDF/A-3-norm (ISO 19005-3) legt dezelfde beperkingen op als PDF/A-2 voor het visuele document, en voegt specifieke regels toe voor bijlagen:

• Elk ingebed bestand moet een Desc-metadata-item hebben dat het beschrijft.
• De AFRelationship-sleutel moet op elke bijlage zijn ingesteld, waarbij de relatie tussen de bijlage en het document wordt aangegeven (waarden zijn Source, Data, Alternative, Supplement en Unspecified).
• Voor Factur-X specifiek moet de bijlage Alternative gebruiken, wat aangeeft dat de XML en de pdf dezelfde informatie bevatten.
• Het MIME-type van de bijlage moet worden gedeclareerd.

Als aan een van deze voorwaarden niet is voldaan, voldoet het bestand niet aan PDF/A-3 en voldoet het dan ook niet aan de Factur-X-specificatie.

Conformiteit valideren

Het standaard validatiemiddel voor PDF/A is VeraPDF, een open-source validator onderhouden door de PDF Association en de Open Preservation Foundation. VeraPDF controleert:

• Welke PDF/A-versie en welk conformatieniveau het bestand claimt te hebben
• Of het bestand daadwerkelijk voldoet aan de vereisten van die versie
• Voor PDF/A-3: of ingebedde bijlagen correct zijn beschreven

Een Factur-X-factuur door VeraPDF halen vertelt je of hij werkelijk PDF/A-3B-conform is. Een geslaagde test op PDF/A-3B is een sterk signaal dat de archiveringslaag correct is.

Onze gratis Validator-tool voert equivalente controles uit op elk bestand dat je uploadt. Je krijgt een duidelijk rapport met het PDF/A-conformatieniveau, het gedetecteerde Factur-X-profiel, de geldigheid van de ingebedde XML ten opzichte van EN 16931 en eventuele fouten die zouden leiden tot afwijzing door een conform boekhoudsysteem.

Waarom dit van belang is voor juridische toelaatbaarheid

Belgisch, Frans en Duits belastingrecht vereisen allemaal dat gearchiveerde facturen worden bewaard in een formaat dat integriteit en langetermijnleesbaarheid garandeert. PDF/A-3 voldoet aan de leesbaarheidseis. De XML-bijlage voldoet aan de gestructureerde-data-eis. De combinatie is wat het document juridisch voldoende maakt als archieffactuur.

Als je vandaag gewone pdf-facturen archiveert, creeer je mogelijk een compliancekloof die pas zichtbaar wordt tijdens een audit. De meeste belastingdiensten hebben een venster van 7 tot 10 jaar waarin ze om originele factuurdocumentatie kunnen vragen. “We hebben het opgeslagen als pdf” is niet hetzelfde als “we hebben het opgeslagen in een formaat dat een rechtbank kan verifiëren dat het niet is gewijzigd en in 2035 nog leesbaar is op elke conforme viewer.”

PDF/A-3 dicht de leesbaarheidskloof. Een RFC 3161-tijdstempel dicht de integriteitskloof. Samen geven ze je een archief dat je kunt verdedigen.

SealDoc en PDF/A-3

Elk document dat SealDoc produceert is PDF/A-3B-conform. We valideren de uitvoer intern voordat we hem terugsturen, zodat je niet afhankelijk bent van een claim: je kunt het onafhankelijk bevestigen met VeraPDF of onze Validator-tool. De ingebedde Factur-X-XML wordt gegenereerd vanuit dezelfde brongegevens als de visuele pdf, zodat de twee representaties altijd consistent zijn.

Als je bestaande facturen naar PDF/A-3 converteert, upload ze dan eerst naar de Validator. We vertellen je welk profiel ze hebben, of ze slagen en wat er ontbreekt als dat niet het geval is.