PDF/A-3 vs PDF/A-1: quale formato archivistico richiede la fatturazione elettronica UE?

Quando si dice “salva la fattura come PDF per l’archiviazione”, si intende di solito un PDF normale, o a volte un PDF/A senza specificare quale versione. Per l’archiviazione quotidiana dei documenti va bene. Per la conformità alla fatturazione elettronica UE, non lo è. I mandati richiedono specificamente PDF/A-3B, e utilizzare PDF/A-1 o il PDF normale significa che l’archivio è legalmente incompleto anche se i numeri sulla pagina sono corretti.

Ecco perché la distinzione è importante e cosa fa effettivamente ogni versione.

Cosa è PDF/A

PDF/A è uno standard ISO per l’archiviazione a lungo termine dei documenti PDF. La “A” sta per Archive (Archivio). Un file PDF/A è un PDF da cui sono state rimosse le funzionalità che potrebbero causarne una visualizzazione diversa in futuro: JavaScript incorporato, riferimenti a font esterni, cifratura e link a contenuti esterni. L’idea è che un file PDF/A aperto nel 2050 dovrebbe apparire identico allo stesso file aperto oggi, su qualsiasi visualizzatore conforme.

Lo standard ISO ha tre generazioni:

• PDF/A-1 (ISO 19005-1, pubblicato nel 2005): basato su PDF 1.4. Consente font incorporati e profili colore ICC. Proibisce la cifratura, i contenuti esterni e la trasparenza.
• PDF/A-2 (ISO 19005-2, pubblicato nel 2011): basato su PDF 1.7. Aggiunge il supporto per la trasparenza, la compressione JPEG 2000 e i file PDF/A incorporati in un contenitore PDF/A.
• PDF/A-3 (ISO 19005-3, pubblicato nel 2012): basato su PDF 1.7, uguale a PDF/A-2, con una critica aggiunta: consente l’incorporazione di formati di file arbitrari come allegati.

Quest’ultimo punto è il motivo per cui esiste PDF/A-3 ed è l’unica versione che funziona per la fatturazione elettronica.

La differenza critica: gli allegati

PDF/A-1 non consente allegati di file incorporati. Se si tenta di allegare un file XML a un documento PDF/A-1, il file risultante non è più conforme a PDF/A-1. Un validatore lo segnala.

PDF/A-3 consente esplicitamente l’incorporazione di qualsiasi tipo di file come allegato, a condizione che l’allegato sia descritto con i metadati corretti (un descrittore di relazione che indica il ruolo dell’allegato nel documento). Questo è precisamente il meccanismo utilizzato da Factur-X e ZUGFeRD: i dati XML CII della fattura vengono allegati al PDF come file denominato factur-x.xml, con il tipo di relazione impostato su Alternative (che significa che l’allegato contiene gli stessi dati del PDF visivo, solo in forma leggibile da macchine).

Una fattura Factur-X è:

• PDF/A-3B come contenitore esterno (il suffisso B indica il livello di conformità di base, il minimo richiesto)
• Una fattura PDF renderizzata come livello visivo
• Un file CII XML incorporato come allegato con i corretti metadati Factur-X

Senza PDF/A-3, non è possibile incorporare l’XML. Senza l’XML incorporato, non si ha una fattura Factur-X. Senza una fattura Factur-X, non si soddisfa il mandato di fatturazione elettronica in Francia, Germania, Belgio o qualsiasi altro paese che ha adottato il formato ibrido.

Cosa offrono il PDF normale e PDF/A-1

Un PDF normale non garantisce una visualizzazione coerente nel tempo. Potrebbe contenere JavaScript incorporato, riferimenti a font esterni o funzionalità legate a una specifica versione del renderer PDF. Ai fini dell’archiviazione, non è un formato accettabile ai sensi della maggior parte delle leggi fiscali europee.

Un documento PDF/A-1 è sicuro per l’archiviazione del contenuto visivo. Verrà visualizzato in modo coerente. Ma non può contenere legalmente l’XML incorporato richiesto dalla conformità alla fatturazione elettronica. Se qualcuno fornisce una fattura Factur-X salvata come PDF/A-1, o si sbaglia a dire che è Factur-X, o il file non è conforme e non supererà la validazione.

Cosa richiede ISO 19005-3 nella pratica

Lo standard PDF/A-3 (ISO 19005-3) impone le stesse restrizioni di PDF/A-2 sul documento visivo e aggiunge regole specifiche per gli allegati:

• Ogni file incorporato deve avere una voce di metadati Desc che lo descriva.
• La chiave AFRelationship deve essere impostata su ogni allegato, identificando la relazione tra l’allegato e il documento (i valori includono Source, Data, Alternative, Supplement e Unspecified).
• Per Factur-X specificamente, l’allegato deve usare Alternative, indicando che l’XML e il PDF portano le stesse informazioni.
• Il tipo MIME dell’allegato deve essere dichiarato.

Se una di queste condizioni non è soddisfatta, il file non è conforme a PDF/A-3 e quindi non è conforme alla specifica Factur-X.

Come validare la conformità

Lo strumento di validazione standard per PDF/A è VeraPDF, un validatore open source mantenuto dalla PDF Association e dall’Open Preservation Foundation. VeraPDF verifica:

• Quale versione e livello di conformità PDF/A il file dichiara di avere
• Se il file soddisfa effettivamente i requisiti di quella versione
• Per PDF/A-3, se gli allegati incorporati sono descritti correttamente

Eseguendo una fattura Factur-X attraverso VeraPDF si ottiene la conferma di conformità genuina a PDF/A-3B. Un superamento di PDF/A-3B è un forte segnale che il livello archivistico è corretto.

Il nostro strumento Validator gratuito esegue controlli equivalenti su qualsiasi file caricato. Si ottiene un report in italiano semplice che mostra il livello di conformità PDF/A, il profilo Factur-X rilevato, la validità dell’XML incorporato rispetto a EN 16931 e qualsiasi errore che causerebbe il rifiuto da parte di un sistema contabile conforme.

Perché questo è importante per l’ammissibilità legale

La legge fiscale belga, francese e tedesca richiede tutte che le fatture archiviate siano conservate in un formato che garantisce l’integrità e la leggibilità a lungo termine. PDF/A-3 soddisfa il requisito di leggibilità. L’allegato XML soddisfa il requisito di dati strutturati. La combinazione è ciò che rende il documento legalmente sufficiente come fattura archivistico.

Se si archiviano fatture PDF normali oggi, potrebbe crearsi un divario di conformità che diventa visibile solo durante un audit. La maggior parte delle autorità fiscali ha una finestra di 7-10 anni in cui può richiedere la documentazione originale delle fatture. “L’abbiamo memorizzata come PDF” non è lo stesso di “l’abbiamo memorizzata in un formato che un tribunale può verificare non essere stato alterato e che sarà ancora leggibile su qualsiasi visualizzatore conforme nel 2035.”

PDF/A-3 colma il divario di leggibilità. Un timestamp RFC 3161 colma il divario di integrità. Insieme, forniscono un archivio difendibile.

SealDoc e PDF/A-3

Ogni documento prodotto da SealDoc è conforme a PDF/A-3B. Validiamo l’output internamente prima di restituirlo, quindi non ci si basa su un’affermazione: è possibile confermarlo indipendentemente con VeraPDF o il nostro strumento Validator. L’XML Factur-X incorporato viene generato dagli stessi dati sorgente del PDF visivo, quindi le due rappresentazioni sono sempre coerenti.

Se si stanno convertendo fatture esistenti in PDF/A-3, caricarle prima nel Validator. Indicheremo quale profilo hanno, se superano la validazione e cosa manca in caso contrario.