XRechnung 3.0: Was sich geändert hat und wie man konform bleibt

XRechnung 3.0 wurde im November 2023 zur verpflichtenden Version für Rechnungseinreichungen an deutsche Behörden. Gegenüber Version 2.x wurden die Feldanforderungen verschärft und Validierungsregeln hinzugefügt, die bisher problemlos akzeptierte Rechnungen ablehnen. Wenn Sie an deutsche Bundes- oder Landesbehörden fakturieren und Ihre Rechnungsgenerierung seit 2023 nicht aktualisiert haben, erzeugen Sie möglicherweise nicht-konforme Dokumente, ohne es zu wissen.

Hier ein verständlicher Leitfaden dazu, was XRechnung ist, was sich in Version 3.0 geändert hat und wie Sie Ihre Rechnungsstellung in Einklang bringen.

Was XRechnung ist

XRechnung ist eine deutsche Regierungsspezifikation für elektronische Rechnungsstellung, die auf dem europäischen Standard EN 16931 aufbaut. Es ist das vorgeschriebene Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland: Bundesministerien, Behörden und (je nach Bundesland) Landes- und Kommunalbehörden.

Anders als Factur-X oder ZUGFeRD, die Hybridformate sind (PDF mit eingebettetem XML), ist XRechnung reines XML. Es gibt keinen visuellen PDF-Wrapper. Das Dokument ist ausschließlich maschinenlesbar, und Empfänger verarbeiten es direkt in ihrem ERP oder Beschaffungssystem. Menschenlesbare Visualisierungen werden vom Empfängersystem auf Abruf erzeugt.

XRechnung verwendet sowohl CII (Cross Industry Invoice) als auch UBL (Universal Business Language) XML-Serialisierungen. Version 3.0 deckt beide ab. Beide tragen identische Rechnungsdaten; die Formatwahl hängt davon ab, was das Empfängersystem erwartet. Die meisten deutschen Bundesportale akzeptieren beides.

Das zentrale Einreichungsportal für die deutsche Bundesverwaltung ist das ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes). Viele Länder betreiben eigene Portale (OZG-RE), und eine wachsende Zahl akzeptiert Peppol-Zustellung als Alternative.

Wer sich anpassen muss

Pflichtgemäß für:

• Alle Lieferanten, die Rechnungen an deutsche Bundesbehörden (Bundesbehörden) stellen, verpflichtend seit 27. November 2020
• Lieferanten an Landesbehörden, die das Mandat übernommen haben (variiert je Bundesland; die meisten haben inzwischen)
• Lieferanten an kommunale Behörden, die das Mandat aktiviert haben
• Unterauftragnehmer, bei denen der Hauptauftragnehmer die Verpflichtung vertraglich weitergibt

Derzeit nicht verpflichtend für:

• Private B2B-Rechnungsstellung in Deutschland (das ändert sich allerdings: das deutsche B2B-Mandat, gestaffelt von 2025 bis 2028, erlaubt Factur-X/ZUGFeRD und XRechnung als konforme Formate)
• Rechnungen unterhalb von Schwellenwerten, die einzelne Auftraggeber festlegen (manche setzen Mindestwerte für strukturierte Einreichungen; die meisten nicht)

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein bestimmter Käufer XRechnung vorschreibt, prüfen Sie die Ausschreibungsbekanntmachung oder den Auftrag. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, das akzeptierte Rechnungsformat in Beschaffungsunterlagen anzugeben.

Was sich in Version 3.0 geändert hat

XRechnung 3.0 wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht und wurde am 1. August 2023 für neue Einreichungen verpflichtend, mit vollständiger Durchsetzung ab 1. November 2023. Die wichtigsten Änderungen:

BG-6 SellerContact ist jetzt Pflicht

In XRechnung 2.x waren die Kontaktinformationen des Lieferanten (BG-6) optional. In 3.0 muss mindestens eines der folgenden Unterfelder vorhanden sein:

• BT-41 SellerContactPoint (Kontaktname oder Abteilung)
• BT-42 SellerContactTelephoneNumber
• BT-43 SellerContactEmailAddress

In der Praxis enthalten die meisten Implementierungen alle drei. Wenn Ihre Rechnungsgenerierung BG-6 überhaupt nicht befüllt, werden Ihre Rechnungen die XRechnung-3.0-Schematron-Validierung nicht bestehen.

BT-10 Käuferreferenz (Leitweg-ID): strengere Behandlung

Die Leitweg-ID ist eine Routing-Kennung, die von deutschen Behördensystemen verwendet wird, um Rechnungen an die richtige interne Kostenstelle oder Abteilung einer öffentlichen Behörde zu leiten. In XRechnung 2.x war sie vorhanden, aber die Validierung war permissiv.

In Version 3.0 muss die Leitweg-ID im richtigen Format vorliegen (numerische Segmente, getrennt durch Bindestriche, mit einer Prüfziffer) und dem vom Auftraggeber angegebenen Wert entsprechen. Fehlt die Leitweg-ID oder ist sie fehlerhaft, wird die Rechnung am Portal abgelehnt.

Ihr Käufer stellt die Leitweg-ID in der Bestellung oder im Vertrag bereit. Übernehmen Sie sie immer wörtlich in BT-10.

BT-23 Business Process Type wird jetzt validiert

BT-23 identifiziert den Geschäftsprozesskontext. In 3.0 muss der Wert aus einer zugelassenen Codeliste stammen. Der Standardwert für die meisten B2G-Rechnungen ist urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0, aber bestimmte Portale können einen anderen Wert erfordern. Prüfen Sie die Portaldokumentation für Ihren Zielkäufer.

IBAN erforderlich bei Überweisungsart Kreditüberweisung

Wenn BT-81 (PaymentMeansCode) 58 (Kreditüberweisung) ist, muss BT-84 (PaymentAccountIdentifier) in Version 3.0 eine gültige IBAN enthalten. In früheren Versionen wurde eine Kontonummer in beliebigem Format akzeptiert. Freitextbankverweise genügen nicht mehr.

Insgesamt strengere Schematron-Regeln

Über die spezifischen Feldänderungen hinaus hat Version 3.0 die Schematron-Validierungsregeln verschärft. Rechnungen, die die 2.x-Validierung mit Warnungen bestanden haben, können jetzt gänzlich scheitern. Häufige Ursachen:

• Fehlender oder leerer Währungscode bei Positionen, wenn die Dokumentwährung bereits deklariert ist
• Falsche Berechnung der Positionsbeträge (Summe der Positionsbeträge muss innerhalb der Rundungstoleranz dem Kopfzeilenbetrag entsprechen)
• TaxCategory-Codes, die nicht der akzeptierten EN-16931-Codeliste entsprechen
• Datumsangaben im falschen Format (ISO 8601 ist erforderlich: JJJJ-MM-TT)

Validierungswerkzeuge

Vor der Einreichung einer XRechnung-Rechnung sollte diese validiert werden. Zwei Werkzeuge sind weit verbreitet:

Validator.KoSIT.de ist der offizielle deutsche Behördenvalidator. Er führt die vollständige XRechnung-3.0-Schematron-Suite aus und meldet Regel für Regel Bestehen/Nichtbestehen. Er ist kostenlos und akzeptiert CII- und UBL-Formate.

SealDoc-Validator akzeptiert XRechnung-3.0-CII-XML-Dateien und gibt einen strukturierten Bericht zurück, der EN-16931-Schema-Gültigkeit, XRechnung-3.0-Schematron-Regeln und eine klartextliche Fehlerliste umfasst. Nutzen Sie unser Validierungswerkzeug, wenn Sie neben dem technischen Validierungsergebnis einen menschenlesbaren Bericht wünschen.

Beide Validatoren sind nicht-destruktiv: Sie reichen die Datei ein, erhalten einen Bericht, nichts wird gespeichert.

Wie SealDoc XRechnung 3.0 generiert

Die SealDoc-Rechnungsgenerierungs-API enthält das Profil XRechnungDe, das auf XRechnung 3.0 CII abzielt. Bei Verwendung dieses Profils:

• Ist BG-6 SellerContact im API-Input erforderlich (die API lehnt die Anfrage mit einer klaren Fehlermeldung ab, wenn es fehlt, sodass Sie es zur Generierungszeit und nicht bei der Portal-Einreichung erfahren)
• Wird die BT-10-Leitweg-ID auf Formatkonformität geprüft, bevor die Generierung erfolgt
• Wird BT-23 auf den richtigen Standardwert gesetzt, überschreibbar wenn Ihr Käufer einen bestimmten Wert verlangt
• Ist IBAN bei Zahlungsart Kreditüberweisung erforderlich
• Werden alle Schematron-Regeln aus der 3.0-Spezifikation vor der Rückgabe der Datei erzwungen

Der Output besteht den offiziellen KoSIT-Validator ohne Warnungen. Wir führen die KoSIT-Validierungssuite als Teil unserer eigenen CI-Pipeline bei jedem Profilupdate aus, sodass Sie sich auf die Aktualität des Outputs verlassen können.

Wenn Sie von einem älteren Rechnungsgenerierungssystem migrieren, ist der schnellste Validierungsweg: Eine Musterrechnung mit Ihrem aktuellen System generieren, durch das Validierungswerkzeug laufen lassen, die gemeldeten Fehler in Ihrem Datenmodell beheben und dann erneut testen. Der häufigste Fehler, den wir in XRechnung-2.x-era-Rechnungen sehen, ist der fehlende SellerContact, gefolgt von fehlerhaften Leitweg-ID-Werten.

Die Archivierungsfrage

XRechnung-Rechnungen sind reines XML, das zwar maschinenlesbar, aber in einem Dokumentbetrachter nicht menschenlesbar ist. Für Ihre eigene Archivkopie erwägen Sie, neben dem XRechnung-XML eine Factur-X-PDF/A-3 zu generieren. Die Factur-X-Kopie bietet ein menschenlesbares Archiv, das den deutschen GoBD-Anforderungen für die langfristige Dokumentenaufbewahrung entspricht, während die XRechnung-Datei die Behördeneinreichungsanforderung erfüllt.

SealDoc kann beides aus denselben Rechnungsdaten in einem einzigen API-Aufruf generieren.

Prüfen Sie Ihre XRechnung-Rechnungen jetzt

Wenn Sie Rechnungen an deutsche Behördenkäufer ausstellen und Ihr System seit 2022 oder früh 2023 nicht aktualisiert haben, lassen Sie ein Muster durch unser Validierungswerkzeug laufen. Sie werden innerhalb von Sekunden wissen, ob Sie gültiges XRechnung 3.0 generieren oder ob Felder noch Aufmerksamkeit benötigen, bevor Ihr nächster Rechnungslauf beginnt.