XRechnung 3.0: Was sich geändert hat und wie man konform bleibt
Aktualisiert am 21. September 2026: Datumsangaben und Regeln anhand der XRechnung-Spezifikation und der KoSIT-Schematron korrigiert.
XRechnung 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt es mindestens bis zum 31. Juli 2027. Die geltende Spezifikation ist Version 3.0.2. In XRechnung 3.0 sind drei Felder Pflicht: der Geschäftsprozesstyp (BT-23), die elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) und die elektronische Adresse des Käufers (BT-49). Die KoSIT-Schematron behandelt eine fehlende elektronische Adresse als fatalen Fehler. Seit September 2025 empfängt die Bundesverwaltung E-Rechnungen über eine einzige Plattform, die OZG-RE.
Dieser Leitfaden erklärt, was XRechnung ist, wer sie verwenden muss, was sich in Version 3.0 geändert hat, welche deutschen Regeln eine Rechnung erfüllen muss, wie Sie sie prüfen und wie SealDoc eine XRechnung erzeugt und prüft.
Was XRechnung ist
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er baut auf der europäischen Norm EN 16931 auf und ergänzt sie um nationale Geschäftsregeln, die BR-DE-Regeln. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht die Spezifikation und die Schematron, die sie prüft.
Eine XRechnung ist XML, kein PDF. Zwei Syntaxen sind erlaubt: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide tragen dieselben Rechnungsdaten. Factur-X und ZUGFeRD sind Hybridformate: ein PDF mit eingebettetem XML. Die lesbare Ansicht einer XRechnung erzeugt der Empfänger selbst.
Seit September 2025 empfängt der Bund E-Rechnungen über eine einzige Plattform, die OZG-RE. Die Migration wurde am 19. September 2025 abgeschlossen, und der frühere Zentrale Rechnungseingang des Bundes (ZRE) wurde Ende 2025 abgeschaltet. Die OZG-RE hat vier Übertragungskanäle:
- Weberfassung: kostenlose Eingabe im Web, Registrierung erforderlich
- Upload
- Peppol
Die OZG-RE nimmt nur reine XML-Dateien ohne Sichtteil an; für ZUGFeRD nennt sie das Profil XRECHNUNG als Beispiel.
Wer sich anpassen muss
Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen. Im B2B müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung kommt stufenweise bis 2028. XRechnung ist im B2B eines der zulässigen Formate, nicht das einzige.
Rechnungen an den Bund (B2G)
- Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen (§ 3 Abs. 1 und § 11 Abs. 3 ERechV).
- Direktaufträge bis 1.000 Euro sind ausgenommen (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
- Die ERechV gilt nur für den Bund. Die Länder haben eigene Regeln. Prüfen Sie deshalb die Regeln des Landes, dessen Behörden Sie Rechnungen stellen.
Rechnungen an Unternehmen (B2B)
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können. Laut FAQ des Bundesfinanzministeriums (BMF) reicht dafür ein E-Mail-Postfach.
Wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen, regeln die Übergangsvorschriften in § 27 Abs. 38 UStG:
- bis 31. Dezember 2026: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes Format
- bis 31. Dezember 2027: weiterhin erlaubt für Aussteller, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug
- ab 1. Januar 2028: E-Rechnung, mit Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern
Laut BMF-FAQ gehören zu den zulässigen Formaten „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“.
Was sich in Version 3.0 geändert hat
In XRechnung 3.0 sind drei Felder Pflicht: BT-23, BT-34 und BT-49. Die KoSIT-Schematron behandelt eine fehlende BT-34 oder BT-49 als fatalen Fehler. Zusätzlich verlangen die deutschen BR-DE-Regeln einen vollständigen Verkäuferkontakt, eine Käuferreferenz und Zahlungsanweisungen. Die Einzelheiten folgen unten.
Versionen und Termine
- XRechnung 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft. Die Versionsseite auf xeinkauf.de sagt: „Am 01. Februar 2024 ist die Version 3.0 in Kraft getreten“.
- Die geltende Spezifikation ist 3.0.2 in der Fassung vom 20. Juni 2024.
- Das neueste Bundle ist „3.0.2 Summer 2026 Bugfix“ vom 31. August 2026.
- XRechnung 3.0 bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft.
- Eine Vorversion von XRechnung 4.0 ist am 15. September 2026 erschienen. Die endgültige Version 4.0 kommt voraussichtlich im Frühjahr 2027. Das ist eine Erwartung, kein fester Termin.
Drei Felder sind in 3.0 Pflicht
In der geltenden Spezifikation 3.0.2 haben alle drei die Kardinalität 1, sind also Pflicht:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| BT-23 | Geschäftsprozesstyp (Business process type) |
| BT-34 | Elektronische Adresse des Verkäufers |
| BT-49 | Elektronische Adresse des Käufers |
Eine fehlende elektronische Adresse ist ein fataler Fehler
Die KoSIT-Schematron setzt beide elektronischen Adressen durch. Im Schematron-Release v2.6.0 vom 2. September 2026 tragen zwei Regeln das Flag fatal:
- PEPPOL-EN16931-R010: Die elektronische Adresse des Käufers (BT-49) muss vorhanden sein.
- PEPPOL-EN16931-R020: Die elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) muss vorhanden sein.
Für die Syntax CII sind beide Regeln seit Schematron v2.2.0 vom 31. Oktober 2024 fatal. Fehlt eine der beiden Adressen, ist die Rechnung ungültig.
Die deutschen Regeln, die Sie erfüllen müssen
Die XRechnung-Schematron der KoSIT ergänzt die EN 16931 um die BR-DE-Regeln. Eine Regel mit dem Flag fatal macht die Rechnung ungültig. Eine Regel mit dem Flag warning meldet ein Problem, ist aber keine harte Anforderung.
| Regel | Was sie verlangt | Flag |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Zahlungsanweisungen (BG-16) | fatal |
| BR-DE-2 | Die Gruppe Verkäuferkontakt (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5 | Kontaktstelle (BT-41): eine Person oder Abteilung | fatal |
| BR-DE-6 | Telefonnummer des Ansprechpartners (BT-42) | fatal |
| BR-DE-7 | E-Mail-Adresse des Ansprechpartners (BT-43) | fatal |
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10); bei Behörden ist das die Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-16 | Bei Umsatzsteuerkategorie S, Z, E, AE, K, G, L oder M: USt-IdNr. des Verkäufers (BT-31), seine Steuernummer (BT-32) oder sein Steuervertreter (BG-11) | fatal |
| BR-DE-23-a | Bei Zahlungsartcode 30 oder 58 (Überweisung): die Gruppe Überweisung (BG-17) | fatal |
| BR-DE-19 | Eine gültige IBAN | warning |
Zwei Punkte sind besonders wichtig. Der Verkäuferkontakt braucht alle drei Angaben: Name, Telefon und E-Mail. Eine davon reicht nicht. Und BR-DE-15 gilt für jede XRechnung: Auch im B2B muss BT-10 gefüllt sein, etwa mit der Referenz, die Ihr Kunde Ihnen nennt.
Das Format der Leitweg-ID
Die Leitweg-ID sagt den Systemen einer Behörde, welche Stelle die Rechnung erhält. Ihr Format legt die Formatspezifikation 2.0.2 der KoSIT vom 28. Juli 2021 fest:
- Grobadressierung: Pflicht, 2 bis 12 Zeichen
- Feinadressierung: optional, bis zu 30 Zeichen
- Prüfziffer: Pflicht, berechnet nach ISO/IEC 7064 Modulo 97-10
Die XRechnung-Schematron prüft dieses Format nicht. Übernehmen Sie die Leitweg-ID von der Behörde, der Sie die Rechnung stellen, und tragen Sie sie unverändert in BT-10 ein.
Validierungswerkzeuge
Prüfen Sie jede XRechnung, bevor Sie sie versenden. Die Referenz ist der KoSIT-Validator, ein Open-Source-Werkzeug, das Sie selbst betreiben. SealDoc bietet eine kostenlose Online-Prüfung mit dem Open-Source-Validator Mustang.
Der KoSIT-Validator
Der KoSIT-Validator läuft als Kommandozeilenwerkzeug oder als Daemon, den Sie selbst hosten. Er steht auf GitHub als itplr-kosit/validator (Release v1.6.3). Für XRechnung braucht er eine eigene Konfiguration: itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung (Release v2026-08-31, „compatible with XRechnung 3.0“). Einen offiziellen Webdienst der KoSIT haben wir nicht gefunden.
Der XRechnung-Validator von SealDoc
Der XRechnung-Validator von SealDoc ist eine kostenlose Online-Prüfung. Sie laden eine Datei hoch, und er prüft sie mit dem Open-Source-Validator Mustang.
Wie SealDoc XRechnung 3.0 generiert
SealDoc erzeugt eine XRechnung als eine Datei: ein PDF/A-3, in das die XRechnung (Version 3.0, Syntax CII) als xrechnung.xml eingebettet ist. Sie erstellen sie in SealDoc Invoice, der Web-App mit einem kostenlosen Paket von 5 Rechnungen pro Monat, oder über die SealDoc-API. Jede Anfrage erzeugt das Profil, das Sie wählen: Factur-X BASIC oder XRechnung.
Was SealDoc prüft
Bevor SealDoc die Datei erzeugt, verlangt es:
- eine Käuferreferenz in BT-10 (bei Behörden die Leitweg-ID)
- Telefonnummer (BT-42) und E-Mail-Adresse (BT-43) des Verkäuferkontakts
- eine IBAN, wenn ein Betrag offen ist
Die Web-App fragt zusätzlich den Namen des Ansprechpartners (BT-41) und immer die IBAN ab.
Nach der Erzeugung prüft SealDoc das PDF/A-3 mit veraPDF gegen PDF/A-3B.
Die Archivierungsfrage
Eine XRechnung ist XML. Ein Mensch braucht deshalb einen Viewer oder das System des Empfängers, um sie als Dokument zu lesen. Die SealDoc-Datei vereint beides: Das PDF/A-3 zeigt die Rechnung als Seite, und die XRechnung ist darin als xrechnung.xml eingebettet.
PDF/A-3 ist die Archivvariante von PDF, die eingebettete Dateien erlaubt. SealDoc prüft jede Datei nach der Erzeugung mit veraPDF gegen PDF/A-3B.
Prüfen Sie Ihre XRechnung-Rechnungen jetzt
Wurde Ihre Rechnungssoftware für XRechnung 2.x gebaut, prüfen Sie zuerst drei Felder: BT-23, BT-34 und BT-49. Prüfen Sie danach den Verkäuferkontakt: Name, Telefon und E-Mail müssen alle drei vorhanden sein.
- Alle Pflichtfelder und die Leitweg-ID Schritt für Schritt finden Sie in unserem Leitfaden XRechnung erstellen.
- Für eine schnelle Prüfung laden Sie die Datei in den XRechnung-Validator von SealDoc hoch. Er prüft mit Mustang.
- Für eine Prüfung gegen die KoSIT-Regeln selbst nutzen Sie den KoSIT-Validator mit der XRechnung-Konfiguration.