XRechnung 3.0: co se změnilo a jak dosáhnout shody

XRechnung 3.0 se stal požadovanou verzí pro podávání faktur německé vládě v listopadu 2023. Ve srovnání s verzí 2.x zpřísnil požadavky na pole a přidal validační pravidla, která odmítají faktury dříve přijímané bez problémů. Pokud fakturujete německým federálním nebo zemským vládním orgánům a od roku 2023 jste neaktualizovali generování faktur, možná produkujete nevyhovující dokumenty, aniž byste o tom věděli.

Zde je přehledný průvodce tím, co XRechnung je, co se změnilo ve verzi 3.0 a jak uvést fakturaci do souladu.

Co je XRechnung

XRechnung je německá vládní specifikace pro elektronickou fakturaci, postavená na evropském standardu EN 16931. Jde o povinný formát pro faktury adresované německým subjektům veřejného sektoru: federálním ministerstvům, agenturám a (v závislosti na spolkové zemi) zemským a obecním orgánům.

Na rozdíl od Factur-X nebo ZUGFeRD, které jsou hybridními formáty (PDF s vloženým XML), je XRechnung čistým XML. Neexistuje žádná vizuální PDF obálka. Dokument je pouze strojově čitelný a příjemci ho zpracovávají přímo ve svém ERP nebo systémech veřejných zakázek. Čitelné vizualizace jsou generovány přijímacím systémem na vyžádání.

XRechnung používá serializace XML jak CII (Cross Industry Invoice), tak UBL (Universal Business Language). Verze 3.0 pokrývá obojí. Obě nesou identická fakturační data; volba formátu závisí na tom, co přijímací systém očekává. Většina německých federálních portálů přijímá obojí.

Centrálním portálem pro podávání faktur německé federální vládě je ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes). Mnohé spolkové země provozují vlastní portály (OZG-RE) a rostoucí počet přijímá doručení přes Peppol jako alternativu.

Kdo musí dodržovat

Povinné pro:

• Všechny dodavatele vydávající faktury německým federálním vládním orgánům (Bundesbehörden), povinné od 27. listopadu 2020
• Dodavatele zemských orgánů, kde daná spolková země přijala mandát (liší se podle Bundesland; většina ho přijala)
• Dodavatele obecních orgánů, kde obec aktivovala mandát
• Subdodavatele, kde hlavní dodavatel povinnost smluvně přenáší

V současnosti nepovinné pro:

• Soukromé B2B fakturace v Německu (ačkoli se to mění: německý B2B mandát zaváděný postupně od 2025 do 2028 povoluje Factur-X/ZUGFeRD a XRechnung jako vyhovující formáty)
• Faktury pod prahem stanoveným jednotlivými zadavatelskými orgány (někteří stanovují minima pro strukturované podání; většina nikoli)

Pokud si nejste jisti, zda konkrétní kupující vyžaduje XRechnung, zkontrolujte zadávací dokumentaci nebo objednávku. Veřejní kupující jsou povinni uvést akceptovaný formát faktur v zadávacích dokumentech.

Co se změnilo ve verzi 3.0

XRechnung 3.0 byl vydán Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) a stal se povinným 1. srpna 2023 pro nová podání, s plným vynucením od 1. listopadu 2023. Klíčové změny:

BG-6 SellerContact je nyní povinný

V XRechnung 2.x byly kontaktní informace prodávajícího (BG-6) volitelné. Ve verzi 3.0 musí být přítomno alespoň jedno z následujících dílčích polí:

• BT-41 SellerContactPoint (název kontaktu nebo oddělení)
• BT-42 SellerContactTelephoneNumber
• BT-43 SellerContactEmailAddress

V praxi většina implementací zahrnuje všechny tři. Pokud vaše generování faktur vůbec nepopuluje BG-6, vaše faktury selžou schematron validaci XRechnung 3.0.

Zpracování BT-10 Buyer Reference (Leitweg-ID) zpřísněno

Leitweg-ID je směrovací identifikátor používaný německými vládními systémy k nasměrování faktur na správné interní nákladové středisko nebo oddělení v rámci veřejného orgánu. V XRechnung 2.x byl přítomen, ale jeho validace byla benevolentní.

Ve verzi 3.0 musí být Leitweg-ID ve správném formátu (číselné segmenty oddělené pomlčkami s kontrolní číslicí) a musí odpovídat hodnotě poskytnuté zadávacím orgánem. Pokud Leitweg-ID chybí nebo je poškozené, faktura je odmítnuta na portálu.

Váš kupující poskytne Leitweg-ID v objednávce nebo smlouvě. Vždy ho doslova přeneste do BT-10.

BT-23 Business Process Type nyní validováno

BT-23 identifikuje kontext obchodního procesu. Ve verzi 3.0 musí hodnota pocházet ze schváleného číselníku. Standardní hodnota pro většinu B2G faktur je urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0, ale konkrétní portály mohou vyžadovat jinou hodnotu. Ověřte dokumentaci portálu pro vašeho cílového kupujícího.

IBAN povinný, je-li platebním prostředkem bankovní převod

Pokud je BT-81 (PaymentMeansCode) 58 (bankovní převod), pak BT-84 (PaymentAccountIdentifier) musí ve verzi 3.0 obsahovat platné IBAN. V dřívějších verzích bylo přijímáno číslo účtu v jakémkoli formátu. Textové bankovní reference již nestačí.

Celkově přísnější schematron pravidla

Kromě konkrétních změn polí verze 3.0 celkově zpřísnila schematron validační pravidla. Faktury, které prošly validací 2.x s varováními, mohou nyní selhat úplně. Časté příčiny:

• Chybějící nebo prázdný kód měny na položkách řádků, když je měna dokumentu již deklarována
• Nesprávný výpočet částek řádků (součet částek řádků musí odpovídat celkové hodnotě záhlaví v rámci tolerance zaokrouhlování)
• Kódy TaxCategory, které neodpovídají akceptovanému číselníku EN 16931
• Data v nesprávném formátu (vyžaduje se ISO 8601: YYYY-MM-DD)

Validační nástroje

Před odesláním jakékoli faktury XRechnung ji validujte. Dva nástroje jsou široce používány:

Validator.KoSIT.de je oficiální německý vládní validátor. Spouští plnou schematron sadu XRechnung 3.0 a hlásí výsledek pravidlo po pravidle. Je zdarma a přijímá formáty CII i UBL.

SealDoc Validator přijímá soubory CII XML XRechnung 3.0 a vrací strukturovanou zprávu pokrývající platnost schématu EN 16931, schematron pravidla XRechnung 3.0 a přehledný seznam chyb. Použijte náš nástroj Validator, pokud chcete čitelnou zprávu spolu s výsledkem technické validace.

Oba validátory jsou nedestruktivní: soubor odešlete, obdržíte zprávu, nic se neukládá.

Jak SealDoc generuje XRechnung 3.0

Generovací API SealDoc zahrnuje profil XRechnungDe, který cílí na XRechnung 3.0 CII. Při použití tohoto profilu:

• BG-6 SellerContact je v API vstupu povinný (API odmítne požadavek s přehlednou chybou, pokud chybí, takže to zjistíte při generování, nikoli při podávání na portálu)
• BT-10 Leitweg-ID je validováno pro správnost formátu před generováním
• BT-23 je nastaven na správnou výchozí hodnotu, přepisovatelnou, pokud váš kupující vyžaduje konkrétní hodnotu
• IBAN je povinné, pokud je platební metodou bankovní převod
• Všechna schematron pravidla ze specifikace 3.0 jsou vynucována před vrácením souboru

Výstup projde oficálním validátorem KoSIT bez varování. Validační sadu KoSIT spouštíme jako součást vlastního CI pipeline při každé aktualizaci profilu, takže se na výstup jako aktuální můžete spolehnout.

Pokud migrujete ze staršího systému generování faktur, nejrychlejší validační cesta je: vygenerujte vzorovou fakturu svým stávajícím systémem, spusťte ji přes nástroj Validator, opravte nahlášené chyby v datovém modelu, poté opakujte testování. Nejčastější chybou, kterou vidíme ve fakturách z éry XRechnung 2.x, je chybějící SellerContact, následovaný poškozenými hodnotami Leitweg-ID.

Otázka archivace

Faktury XRechnung jsou čistým XML, které je strojově čitelné, ale ne čitelné pro lidi v prohlížeči dokumentů. Pro vaši vlastní archivní kopii zvažte generování PDF/A-3 Factur-X vedle XML XRechnung. Kopie Factur-X vám poskytne čitelný archiv splňující německé požadavky GoBD pro dlouhodobé uchovávání dokumentů, zatímco soubor XRechnung splňuje požadavek na podání vládě.

SealDoc může generovat obojí ze stejných fakturačních dat v jednom volání API.

Validujte své faktury XRechnung nyní

Pokud generujete faktury pro německé vládní kupující a od roku 2022 nebo počátku 2023 jste systém neaktualizovali, spusťte vzorek přes náš nástroj Validator. Během sekund zjistíte, zda generujete platný XRechnung 3.0 nebo zda jsou pole, která je třeba upravit před příštím fakturačním cyklem.