XRechnung 3.0: co się zmieniło i jak zachować zgodność
Zaktualizowano 21 września 2026 r.: daty i reguły poprawione na podstawie specyfikacji XRechnung i schematronu KoSIT.
XRechnung 3.0 obowiązuje od 1 lutego 2024 r. i pozostanie w mocy co najmniej do 31 lipca 2027 r. Aktualna specyfikacja to wersja 3.0.2. W XRechnung 3.0 obowiązkowe są trzy pola: typ procesu biznesowego (BT-23), adres elektroniczny sprzedawcy (BT-34) i adres elektroniczny nabywcy (BT-49). Schematron KoSIT traktuje brak adresu elektronicznego jako błąd krytyczny. Od września 2025 r. niemiecka administracja federalna odbiera e-faktury przez jedną platformę: OZG-RE.
Ten przewodnik wyjaśnia, czym jest XRechnung, kto musi go stosować, co zmieniło się w wersji 3.0, jakie niemieckie reguły musi spełnić faktura, jak ją zwalidować oraz jak SealDoc tworzy i sprawdza XRechnung.
Czym jest XRechnung
XRechnung to niemiecki standard faktur elektronicznych dla nabywców publicznych. Opiera się na europejskiej normie EN 16931 i dodaje krajowe reguły biznesowe: reguły BR-DE. Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) publikuje specyfikację oraz schematron, który ją sprawdza.
XRechnung to XML, a nie PDF. Dopuszczalne są dwie składnie: UBL (Universal Business Language) i CII (Cross Industry Invoice). Obie zawierają te same dane faktury. Factur-X i ZUGFeRD to formaty hybrydowe: PDF z osadzonym XML. W przypadku XRechnung czytelny widok tworzy sam odbiorca.
Od września 2025 r. administracja federalna (Bund) odbiera e-faktury przez jedną platformę, OZG-RE. Migracja zakończyła się 19 września 2025 r., a dawny ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) wyłączono pod koniec 2025 r. OZG-RE ma cztery kanały:
- Weberfassung: bezpłatne wprowadzanie przez stronę internetową, wymagana rejestracja
- przesłanie pliku (upload)
- Peppol
OZG-RE przyjmuje wyłącznie sam XML bez części wizualnej; dla ZUGFeRD platforma podaje jako przykład profil XRECHNUNG.
Kto musi być zgodny
Dostawcy niemieckiej administracji federalnej muszą fakturować elektronicznie od 27 listopada 2020 r. W B2B każde przedsiębiorstwo krajowe w Niemczech musi od 1 stycznia 2025 r. być w stanie odbierać e-faktury. Obowiązek ich wystawiania wchodzi w życie etapami do 2028 r. W B2B XRechnung jest jednym z dopuszczalnych formatów, a nie jedynym.
Faktury dla administracji federalnej (B2G)
- Dostawcy administracji federalnej muszą fakturować elektronicznie od 27 listopada 2020 r. (§ 3 Abs. 1 i § 11 Abs. 3 ERechV).
- Zamówienia bezpośrednie (Direktaufträge) do 1000 euro są wyłączone (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
- ERechV dotyczy tylko administracji federalnej. Kraje związkowe (Länder) mają własne przepisy. Sprawdź więc przepisy kraju związkowego, którego urzędom wystawiasz faktury.
Faktury dla firm (B2B)
Od 1 stycznia 2025 r. każde przedsiębiorstwo krajowe musi być w stanie odebrać E-Rechnung. Według FAQ Federalnego Ministerstwa Finansów (BMF) wystarczy do tego skrzynka e-mail.
Kiedy musisz wystawiać e-faktury, wynika z przepisów przejściowych w § 27 Abs. 38 UStG:
- do 31 grudnia 2026 r.: papier albo, za zgodą odbiorcy, inny format
- do 31 grudnia 2027 r.: nadal dozwolone dla wystawców, których łączny obrót (Gesamtumsatz) w poprzednim roku wyniósł najwyżej 800 000 euro
- od 1 stycznia 2028 r.: e-faktura, z wyjątkami, takimi jak faktury do 250 euro i faktury wystawiane przez Kleinunternehmer
Według FAQ BMF do dopuszczalnych formatów należą „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)”: XRechnung oraz ZUGFeRD od wersji 2.0.1, z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL.
Co zmieniło się w wersji 3.0
W XRechnung 3.0 obowiązkowe są trzy pola: BT-23, BT-34 i BT-49. Schematron KoSIT traktuje brak BT-34 lub BT-49 jako błąd krytyczny. Niemieckie reguły BR-DE wymagają ponadto pełnego kontaktu sprzedawcy, referencji nabywcy i instrukcji płatniczych. Szczegóły poniżej.
Wersje i daty
- XRechnung 3.0 obowiązuje od 1 lutego 2024 r. Strona wersji na xeinkauf.de podaje: „Am 01. Februar 2024 ist die Version 3.0 in Kraft getreten”.
- Obowiązująca specyfikacja to 3.0.2 w wersji (Fassung) z 20 czerwca 2024 r.
- Najnowszy bundle to „3.0.2 Summer 2026 Bugfix” z 31 sierpnia 2026 r.
- XRechnung 3.0 pozostaje w mocy co najmniej do 31 lipca 2027 r.
- 15 września 2026 r. ukazała się wersja wstępna (Vorversion) XRechnung 4.0. Ostateczna wersja 4.0 jest oczekiwana wiosną 2027 r. To prognoza, a nie stała data.
Trzy pola obowiązkowe w wersji 3.0
W aktualnej specyfikacji 3.0.2 wszystkie trzy mają kardynalność 1, więc są obowiązkowe:
| Pole | Znaczenie |
|---|---|
| BT-23 | Typ procesu biznesowego (Business process type) |
| BT-34 | Adres elektroniczny sprzedawcy |
| BT-49 | Adres elektroniczny nabywcy |
Brak adresu elektronicznego to błąd krytyczny
Schematron KoSIT wymusza oba adresy elektroniczne. W wydaniu v2.6.0 z 2 września 2026 r. dwie reguły mają poziom (flag) fatal:
- PEPPOL-EN16931-R010: adres elektroniczny nabywcy (BT-49) musi być podany
- PEPPOL-EN16931-R020: adres elektroniczny sprzedawcy (BT-34) musi być podany
Dla składni CII obie reguły mają poziom fatal od schematronu v2.2.0 z 31 października 2024 r. Jeśli brakuje któregokolwiek z tych adresów, faktura jest nieprawidłowa.
Niemieckie reguły, które musisz spełnić
Schematron XRechnung od KoSIT dodaje do EN 16931 reguły BR-DE. Reguła z poziomem fatal sprawia, że faktura jest nieprawidłowa. Reguła z poziomem warning zgłasza problem, ale nie jest twardym wymogiem.
| Reguła | Czego wymaga | Poziom |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Instrukcji płatniczych (BG-16) | fatal |
| BR-DE-2 | Grupy kontaktu sprzedawcy (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5 | Punktu kontaktowego (BT-41): osoby lub działu | fatal |
| BR-DE-6 | Numeru telefonu kontaktu (BT-42) | fatal |
| BR-DE-7 | Adresu e-mail kontaktu (BT-43) | fatal |
| BR-DE-15 | Referencji nabywcy (BT-10); w przypadku nabywców publicznych jest to Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-16 | Przy kategoriach VAT S, Z, E, AE, K, G, L i M: numeru VAT sprzedawcy (BT-31), jego numeru podatkowego (BT-32) lub jego przedstawiciela podatkowego (BG-11) | fatal |
| BR-DE-23-a | Przy kodzie środka płatności 30 lub 58 (przelew): grupy przelewu (BG-17) | fatal |
| BR-DE-19 | Prawidłowego numeru IBAN | warning |
Dwie kwestie są najważniejsze. Kontakt sprzedawcy wymaga wszystkich trzech danych: nazwy, telefonu i adresu e-mail. Jedna z nich nie wystarczy. A BR-DE-15 dotyczy każdej XRechnung: także w B2B pole BT-10 musi być wypełnione, na przykład referencją, którą podaje Ci klient.
Format Leitweg-ID
Leitweg-ID wskazuje systemom urzędu, która komórka otrzymuje fakturę. Jej format określa specyfikacja formatu 2.0.2 od KoSIT z 28 lipca 2021 r.:
- Grobadressierung (adresowanie ogólne): obowiązkowe, od 2 do 12 znaków
- Feinadressierung (adresowanie szczegółowe): opcjonalne, do 30 znaków
- Prüfziffer (cyfra kontrolna): obowiązkowa, obliczana według ISO/IEC 7064 Modulo 97-10
Schematron XRechnung nie sprawdza tego formatu. Uzyskaj Leitweg-ID od urzędu, któremu wystawiasz fakturę, i przepisz ją dokładnie do BT-10.
Narzędzia walidacyjne
Zwaliduj każdą XRechnung przed wysłaniem. Punktem odniesienia jest walidator KoSIT, narzędzie open source, które uruchamiasz samodzielnie. SealDoc oferuje bezpłatną kontrolę online z walidatorem open source Mustang.
Walidator KoSIT
Walidator KoSIT działa jako narzędzie wiersza poleceń lub jako demon, który hostujesz samodzielnie. Jest opublikowany na GitHubie jako itplr-kosit/validator (wydanie v1.6.3). Dla XRechnung potrzebuje osobnej konfiguracji: itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung (wydanie v2026-08-31, „compatible with XRechnung 3.0”). Nie znaleźliśmy oficjalnej usługi internetowej KoSIT.
Walidator XRechnung od SealDoc
Walidator XRechnung od SealDoc to bezpłatna kontrola online. Przesyłasz plik, a ten jest sprawdzany walidatorem open source Mustang.
Jak SealDoc generuje XRechnung 3.0
SealDoc tworzy XRechnung jako jeden plik: PDF/A-3 z osadzoną XRechnung (wersja 3.0, składnia CII) jako xrechnung.xml. Tworzysz go w SealDoc Invoice, aplikacji webowej z bezpłatnym pakietem 5 faktur miesięcznie, albo przez API SealDoc. Każde żądanie daje wybrany przez Ciebie profil: Factur-X BASIC albo XRechnung.
Co sprawdza SealDoc
Zanim SealDoc utworzy plik, wymaga:
- referencji nabywcy w BT-10 (w przypadku nabywców publicznych Leitweg-ID)
- numeru telefonu (BT-42) i adresu e-mail (BT-43) kontaktu sprzedawcy
- numeru IBAN, gdy pozostaje kwota do zapłaty
Aplikacja webowa pyta ponadto o imię i nazwisko osoby kontaktowej (BT-41) i zawsze o IBAN.
Po utworzeniu pliku SealDoc sprawdza PDF/A-3 narzędziem veraPDF pod kątem PDF/A-3B.
Kwestia archiwizacji
XRechnung to XML, więc człowiek potrzebuje przeglądarki lub systemu odbiorcy, aby odczytać ją jako dokument. Plik SealDoc łączy jedno z drugim: PDF/A-3 pokazuje fakturę jako stronę, a XRechnung jest w nim osadzona jako xrechnung.xml.
PDF/A-3 to archiwalna odmiana PDF, która dopuszcza osadzone pliki. SealDoc sprawdza każdy plik po utworzeniu narzędziem veraPDF pod kątem PDF/A-3B.
Zwaliduj swoje faktury XRechnung teraz
Jeśli Twoje oprogramowanie do fakturowania zbudowano dla XRechnung 2.x, sprawdź najpierw trzy pola: BT-23, BT-34 i BT-49. Następnie sprawdź kontakt sprzedawcy: nazwa, telefon i adres e-mail muszą być podane wszystkie trzy.
- Wszystkie pola obowiązkowe i Leitweg-ID krok po kroku znajdziesz w naszym przewodniku Jak utworzyć XRechnung.
- Aby szybko sprawdzić plik, prześlij go do walidatora XRechnung od SealDoc. Korzysta on z walidatora Mustang.
- Aby sprawdzić plik według samych reguł KoSIT, uruchom walidator KoSIT z konfiguracją XRechnung.