XRechnung 3.0: co się zmieniło i jak zachować zgodność

XRechnung 3.0 stał się wymaganą wersją dla zgłoszeń faktur do organów rządowych w Niemczech w listopadzie 2023 roku. Zaostrzył wymagania dotyczące pól w porównaniu z wersją 2.x i dodał reguły walidacyjne odrzucające faktury wcześniej akceptowane bez problemów. Jeśli wystawiasz faktury federalnym lub stanowym organom rządowym Niemiec i nie zaktualizowałeś generowania faktur od 2023 roku, możesz generować dokumenty niezgodne z przepisami bez wiedzy o tym.

Oto przystępny przewodnik po tym, czym jest XRechnung, co zmieniło się w wersji 3.0 i jak doprowadzić Twoje fakturowanie do zgodności.

Czym jest XRechnung

XRechnung to niemiecka rządowa specyfikacja fakturowania elektronicznego, zbudowana na szczycie europejskiego standardu EN 16931. Jest to obowiązkowy format dla faktur kierowanych do nabywców sektora publicznego w Niemczech: federalnych ministerstw, agencji i (w zależności od landu) organów stanowych i komunalnych.

W przeciwieństwie do Factur-X lub ZUGFeRD, które są formatami hybrydowymi (PDF z osadzonym XML), XRechnung to czyste XML. Nie ma wizualnej otoczki PDF. Dokument jest czytelny wyłącznie maszynowo, a odbiorcy przetwarzają go bezpośrednio w swoich systemach ERP lub zamówień publicznych. Czytelne dla człowieka wizualizacje są generowane przez system odbiorcy na żądanie.

XRechnung używa obu serializacji XML: CII (Cross Industry Invoice) i UBL (Universal Business Language). Wersja 3.0 obejmuje oba. Oba przenoszą identyczne dane faktury; wybór formatu zależy od tego, czego oczekuje system odbiorcy. Większość federalnych portali niemieckich akceptuje oba.

Centralnym portalem zgłoszeń dla rządu federalnego Niemiec jest ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes). Wiele landów prowadzi własne portale (OZG-RE), a coraz więcej akceptuje dostarczenie przez Peppol jako alternatywę.

Kto musi być zgodny

Obowiązkowe dla:

• Wszystkich dostawców wystawiających faktury federalnym organom rządowym Niemiec (Bundesbehörden), wymagane od 27 listopada 2020 roku
• Dostawców organów stanowych Niemiec, które przyjęły obowiązek (różni się w zależności od landu; większość go przyjęła)
• Dostawców komunalnych organów Niemiec, gdzie gmina uruchomiła obowiązek
• Podwykonawców, gdzie główny wykonawca przekazuje obowiązek umownie

Nie jest aktualnie obowiązkowe dla:

• Fakturowania B2B w sektorze prywatnym w Niemczech (choć to się zmienia: obowiązek B2B w Niemczech, wdrażany etapowo od 2025 do 2028 roku, akceptuje Factur-X/ZUGFeRD i XRechnung jako zgodne formaty)
• Faktur poniżej progu ustalonego przez poszczególne instytucje zamawiające (niektóre ustalają minima dla ustrukturyzowanego zgłoszenia; większość nie)

Jeśli nie jesteś pewien, czy konkretny nabywca wymaga XRechnung, sprawdź ogłoszenie o zamówieniu lub zamówienie zakupu. Nabywcy rządowi są zobowiązani do określenia akceptowanego formatu faktury w dokumentach zamówień.

Co zmieniło się w wersji 3.0

XRechnung 3.0 został opublikowany przez Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) i stał się obowiązkowy 1 sierpnia 2023 roku dla nowych zgłoszeń, z pełnym egzekwowaniem od 1 listopada 2023 roku. Kluczowe zmiany:

BG-6 SellerContact jest teraz obowiązkowy

W XRechnung 2.x informacje kontaktowe sprzedawcy (BG-6) były opcjonalne. W wersji 3.0 musi być obecne przynajmniej jedno z następujących podpól:

• BT-41 SellerContactPoint (nazwa kontaktu lub dział)
• BT-42 SellerContactTelephoneNumber
• BT-43 SellerContactEmailAddress

W praktyce większość implementacji zawiera wszystkie trzy. Jeśli Twoje generowanie faktur w ogóle nie wypełnia BG-6, faktury nie przejdą walidacji Schematron XRechnung 3.0.

Obsługa BT-10 Buyer Reference (Leitweg-ID) zaostrzono

Leitweg-ID to identyfikator routingu używany przez systemy rządowe Niemiec do kierowania faktur do właściwego centrum kosztów lub działu wewnątrz organu publicznego. W XRechnung 2.x był obecny, ale jego walidacja była liberalna.

W wersji 3.0 Leitweg-ID musi być w poprawnym formacie (segmenty numeryczne oddzielone myślnikami, z cyfrą kontrolną) i musi odpowiadać wartości podanej przez instytucję zamawiającą. Jeśli Leitweg-ID jest nieobecny lub ma nieprawidłowy format, faktura jest odrzucana w portalu.

Nabywca poda Ci Leitweg-ID w zamówieniu zakupu lub umowie. Zawsze przenoś go dosłownie do BT-10.

BT-23 Business Process Type jest teraz walidowany

BT-23 identyfikuje kontekst procesu biznesowego. W wersji 3.0 wartość musi pochodzić z zatwierdzonej listy kodów. Standardowa wartość dla większości faktur B2G to urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0, ale konkretne portale mogą wymagać innej wartości. Sprawdź dokumentację portalu dla Twojego docelowego nabywcy.

IBAN wymagany gdy środkiem płatności jest przelew kredytowy

Jeśli BT-81 (PaymentMeansCode) wynosi 58 (przelew kredytowy), to BT-84 (PaymentAccountIdentifier) musi zawierać prawidłowy IBAN w wersji 3.0. We wcześniejszych wersjach akceptowany był numer konta w dowolnym formacie. Wolnotekstowe odniesienia bankowe nie są już wystarczające.

Ogólnie zaostrzono reguły Schematron

Poza zmianami konkretnych pól, wersja 3.0 zaostrzyła reguły walidacji Schematron. Faktury, które przeszły walidację 2.x z ostrzeżeniami, mogą teraz całkowicie nie przechodzić. Częste przyczyny:

• Brakujący lub pusty kod waluty na pozycjach, gdy waluta dokumentu jest już zadeklarowana
• Nieprawidłowe obliczenie kwot pozycji (suma kwot pozycji musi odpowiadać sumie nagłówka w granicach tolerancji zaokrąglania)
• Kody TaxCategory nieodpowiadające zatwierdzonej liście kodów EN 16931
• Daty w nieprawidłowym formacie (wymagany ISO 8601: YYYY-MM-DD)

Narzędzia walidacyjne

Przed zgłoszeniem jakiejkolwiek faktury XRechnung, zwaliduj ją. Powszechnie używa się dwóch narzędzi:

Validator.KoSIT.de to oficjalny walidator rządu Niemiec. Uruchamia pełny pakiet Schematron XRechnung 3.0 i raportuje dla każdej reguły wynik zdany/niezaliczony. Jest bezpłatny i akceptuje formaty CII i UBL.

Walidator SealDoc akceptuje pliki XML CII XRechnung 3.0 i zwraca ustrukturyzowany raport obejmujący ważność schematu EN 16931, reguły Schematron XRechnung 3.0 i przystępną listę błędów. Użyj naszego narzędzia Validator, jeśli chcesz czytelny dla człowieka raport obok technicznego wyniku walidacji.

Oba walidatory są niedestrukcyjne: przesyłasz plik, otrzymujesz raport, nic nie jest przechowywane.

Jak SealDoc generuje XRechnung 3.0

API generowania faktur SealDoc zawiera profil XRechnungDe, który celuje w XRechnung 3.0 CII. Gdy używasz tego profilu:

• BG-6 SellerContact jest wymagany w danych wejściowych API (API odrzuci żądanie z czytelnym błędem, jeśli jest nieobecny, więc dowiesz się o tym w chwili generowania, a nie przy zgłaszaniu do portalu)
• BT-10 Leitweg-ID jest walidowany pod kątem poprawności formatu przed generowaniem
• BT-23 jest ustawiany na poprawną domyślną wartość, którą można nadpisać, jeśli Twój nabywca wymaga konkretnej wartości
• IBAN jest wymagany gdy metoda płatności to przelew kredytowy
• Wszystkie reguły Schematron ze specyfikacji 3.0 są egzekwowane przed zwróceniem pliku

Dane wyjściowe przechodzą oficjalny walidator KoSIT bez ostrzeżeń. Uruchamiamy pakiet walidacyjny KoSIT jako część naszego własnego pipeline CI przy każdej aktualizacji profilu, więc możesz polegać na aktualności danych wyjściowych.

Jeśli migrujesz ze starszego systemu generowania faktur, najszybsza ścieżka walidacji to: wygeneruj przykładową fakturę w bieżącym systemie, uruchom ją przez narzędzie Validator, napraw zgłoszone błędy w modelu danych, następnie przetestuj ponownie. Najczęstszym błędem, który widzimy w fakturach z ery XRechnung 2.x, jest brakujący SellerContact, a następnie nieprawidłowe wartości Leitweg-ID.

Kwestia archiwizacji

Faktury XRechnung to czyste XML, czytelne maszynowo, ale nieczytelne dla człowieka w przeglądarce dokumentów. Dla własnej kopii archiwalnej rozważ generowanie PDF/A-3 Factur-X obok XML XRechnung. Kopia Factur-X zapewnia czytelne dla człowieka archiwum spełniające wymagania niemieckiego GoBD dotyczące długoterminowego przechowywania dokumentów, podczas gdy plik XRechnung spełnia wymóg zgłoszenia rządowego.

SealDoc może generować oba z tych samych danych faktury w jednym wywołaniu API.

Zwaliduj swoje faktury XRechnung teraz

Jeśli generujesz faktury dla nabywców rządowych w Niemczech i nie zaktualizowałeś systemu od 2022 roku lub początku 2023 roku, uruchom próbkę przez nasze narzędzie Validator. W ciągu kilku sekund dowiesz się, czy generujesz prawidłowy XRechnung 3.0, czy są pola wymagające uwagi przed kolejnym cyklem fakturowania.