XRechnung 3.0 : ce qui a changé et comment se mettre en conformité

XRechnung 3.0 est devenu la version requise pour les soumissions de factures aux administrations allemandes en novembre 2023. Il a renforcé les exigences de champs par rapport à la version 2.x et ajouté des règles de validation qui rejettent des factures auparavant acceptées sans problème. Si vous facturez des organismes gouvernementaux fédéraux ou des Länder allemands et n’avez pas mis à jour votre génération de factures depuis 2023, vous générez peut-être des documents non conformes sans le savoir.

Voici un guide en langage clair sur ce qu’est XRechnung, ce qui a changé dans la version 3.0 et comment mettre votre facturation en conformité.

Ce qu’est XRechnung

XRechnung est une spécification gouvernementale allemande pour la facturation électronique, construite sur la norme européenne EN 16931. C’est le format obligatoire pour les factures adressées aux acheteurs du secteur public allemand : ministères fédéraux, agences et (selon le Land) organismes des Länder et municipaux.

Contrairement à Factur-X ou ZUGFeRD, qui sont des formats hybrides (PDF avec XML embarqué), XRechnung est du XML pur. Il n’y a pas d’enveloppe PDF visuelle. Le document est uniquement lisible par machine, et les destinataires le traitent directement dans leur ERP ou leurs systèmes de marchés publics. Les visualisations lisibles par l’humain sont générées par le système destinataire à la demande.

XRechnung utilise les sérialisations XML CII (Cross Industry Invoice) et UBL (Universal Business Language). La version 3.0 couvre les deux. Les deux portent des données de facturation identiques ; le choix du format dépend de ce qu’attend le système destinataire. La plupart des portails fédéraux allemands acceptent l’un ou l’autre.

Le portail de soumission central pour le gouvernement fédéral allemand est ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes). De nombreux Länder exploitent leurs propres portails (OZG-RE), et un nombre croissant acceptent la livraison Peppol comme alternative.

Qui doit se conformer

Obligatoire pour :

Tous les fournisseurs émettant des factures aux organismes gouvernementaux fédéraux allemands (Bundesbehörden), requis depuis le 27 novembre 2020
Les fournisseurs des organismes des Länder allemands ayant adopté le mandat (varie par Bundesland ; la plupart l’ont fait à présent)
Les fournisseurs des organismes municipaux allemands ayant activé le mandat
Les sous-traitants lorsque le contractant principal transmet l’obligation par voie contractuelle

Pas encore obligatoire pour :

La facturation B2B privée en Allemagne (bien que cela change : le mandat B2B allemand, déployé de 2025 à 2028, accepte Factur-X/ZUGFeRD et XRechnung comme formats conformes)
Les factures inférieures au seuil fixé par les pouvoirs adjudicateurs individuels (certains fixent des minimums pour la soumission structurée ; la plupart ne le font pas)

Si vous n’êtes pas sûr qu’un acheteur spécifique exige XRechnung, consultez l’avis de marché ou le bon de commande. Les acheteurs publics sont tenus de préciser le format de facture accepté dans les documents de marché.

Ce qui a changé dans la version 3.0

XRechnung 3.0 a été publié par la Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) et est devenu obligatoire le 1er août 2023 pour les nouvelles soumissions, avec application complète à partir du 1er novembre 2023. Les principaux changements :

BG-6 SellerContact est désormais obligatoire

Dans XRechnung 2.x, les informations de contact du vendeur (BG-6) étaient facultatives. Dans la version 3.0, au moins l’un des sous-champs suivants doit être présent :

BT-41 SellerContactPoint (nom du contact ou service)
BT-42 SellerContactTelephoneNumber
BT-43 SellerContactEmailAddress

En pratique, la plupart des implémentations incluent les trois. Si votre génération de factures ne renseigne pas du tout BG-6, vos factures échoueront à la validation schematron XRechnung 3.0.

La gestion de BT-10 Référence acheteur (Leitweg-ID) s’est renforcée

Le Leitweg-ID est un identifiant de routage utilisé par les systèmes gouvernementaux allemands pour diriger les factures vers le bon centre de coût ou service interne au sein d’une autorité publique. Dans XRechnung 2.x, il était présent mais sa validation était permissive.

Dans la version 3.0, le Leitweg-ID doit être au bon format (segments numériques séparés par des traits d’union, avec un chiffre de contrôle) et doit correspondre à une valeur fournie par le pouvoir adjudicateur. Si le Leitweg-ID est absent ou malformé, la facture est rejetée au niveau du portail.

Votre acheteur vous fournira le Leitweg-ID dans le bon de commande ou le contrat. Reportez-le toujours tel quel dans BT-10.

BT-23 Type de processus métier est désormais validé

BT-23 identifie le contexte du processus métier. Dans la version 3.0, la valeur doit provenir d’une liste de codes approuvée. La valeur standard pour la plupart des factures B2G est urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0, mais des portails spécifiques peuvent exiger une valeur différente. Consultez la documentation du portail pour votre acheteur cible.

IBAN requis lorsque le moyen de paiement est le virement bancaire

Si BT-81 (PaymentMeansCode) est 58 (virement bancaire), alors BT-84 (PaymentAccountIdentifier) doit contenir un IBAN valide dans la version 3.0. Dans les versions antérieures, un numéro de compte sous n’importe quel format était accepté. Les références bancaires en texte libre ne sont plus suffisantes.

Règles schematron globalement plus strictes

Au-delà des changements de champs spécifiques, la version 3.0 a renforcé les règles de validation schematron. Les factures qui passaient la validation 2.x avec des avertissements peuvent désormais échouer complètement. Causes courantes :

Code de devise manquant ou vide sur les lignes lorsque la devise du document est déjà déclarée
Calcul incorrect des montants de ligne (la somme des montants de ligne doit correspondre au total de l’en-tête dans la tolérance d’arrondi)
Codes TaxCategory ne correspondant pas à la liste de codes EN 16931 acceptée
Dates au format incorrect (ISO 8601 est requis : AAAA-MM-JJ)

Outils de validation

Avant de soumettre une facture XRechnung, validez-la. Deux outils sont largement utilisés :

Validator.KoSIT.de est le validateur officiel du gouvernement allemand. Il exécute la suite schematron complète XRechnung 3.0 et retourne un résultat passe/échec par règle. Il est gratuit et accepte les formats CII et UBL.

Validateur SealDoc accepte les fichiers XML CII XRechnung 3.0 et retourne un rapport structuré couvrant la validité du schéma EN 16931, les règles schematron XRechnung 3.0 et une liste d’erreurs en langage clair. Utilisez notre outil de validation si vous souhaitez un rapport lisible par l’humain en plus du résultat de validation technique.

Les deux validateurs sont non destructifs : vous soumettez le fichier, ils retournent un rapport, rien n’est stocké.

Comment SealDoc génère XRechnung 3.0

L’API de génération de factures de SealDoc inclut le profil XRechnungDe, qui cible XRechnung 3.0 CII. Lorsque vous utilisez ce profil :

BG-6 SellerContact est requis dans l’entrée API (l’API rejetera la demande avec une erreur claire s’il est manquant, vous le découvrez donc au moment de la génération, pas lors de la soumission au portail)
BT-10 Leitweg-ID est validé pour la correction du format avant génération
BT-23 est défini à la valeur par défaut correcte, remplaçable si votre acheteur exige une valeur spécifique
L’IBAN est requis lorsque le mode de paiement est le virement bancaire
Toutes les règles schematron de la spécification 3.0 sont appliquées avant que le fichier ne soit retourné

La sortie passe le validateur officiel KoSIT sans avertissements. Nous exécutons la suite de validation KoSIT dans notre propre pipeline CI à chaque mise à jour de profil, vous pouvez donc vous fier à la conformité de la sortie.

Si vous migrez depuis un ancien système de génération de factures, le chemin de validation le plus rapide est : générer un exemple de facture avec votre système actuel, l’exécuter dans l’outil de validation, corriger les erreurs signalées dans votre modèle de données, puis re-tester. L’erreur la plus courante que nous constatons dans les factures XRechnung 2.x est le SellerContact manquant, suivi de valeurs Leitweg-ID malformées.

La question de l’archivage

Les factures XRechnung sont du XML pur, lisible par machine mais pas par l’humain dans un visualiseur de documents. Pour votre propre copie d’archivage, envisagez de générer un PDF/A-3 Factur-X en parallèle du XML XRechnung. La copie Factur-X vous donne une archive lisible par l’humain qui satisfait aux exigences GoBD allemandes pour la conservation à long terme des documents, tandis que le fichier XRechnung satisfait à l’exigence de soumission gouvernementale.

SealDoc peut générer les deux à partir des mêmes données de facturation en un seul appel API.

Validez vos factures XRechnung maintenant

Si vous générez des factures pour des acheteurs gouvernementaux allemands et n’avez pas mis à jour votre système depuis 2022 ou début 2023, exécutez un exemple dans notre outil de validation. Vous saurez en quelques secondes si vous générez un XRechnung 3.0 valide ou s’il y a des champs à corriger avant votre prochain cycle de facturation.