XRechnung 3.0: wat er veranderde en hoe je compliant blijft

XRechnung 3.0 werd in november 2023 de vereiste versie voor factuurindieningen bij de Duitse overheid. Het stelde de veldvereisten strenger dan versie 2.x en voegde validatieregels toe die facturen afwijzen die eerder zonder problemen werden geaccepteerd. Als je factureert aan de Duitse federale of deelstaatoverheid en je factuurgenewratie sinds 2023 niet hebt bijgewerkt, genereer je mogelijk niet-conforme documenten zonder dat je het weet.

Hieronder een begrijpelijke uitleg van wat XRechnung is, wat er veranderde in versie 3.0 en hoe je je facturering in overeenstemming brengt.

Wat XRechnung is

XRechnung is een Duitse overheidsspecificatie voor elektronische facturering, gebouwd op de Europese standaard EN 16931. Het is het verplichte formaat voor facturen gericht aan publieke kopers in Duitsland: federale ministeries, agentschappen en (afhankelijk van de deelstaat) staats- en gemeentelijke instanties.

In tegenstelling tot Factur-X of ZUGFeRD, die hybride formaten zijn (pdf met ingebedde XML), is XRechnung puur XML. Er is geen visuele pdf-verpakking. Het document is alleen machine-leesbaar en ontvangers verwerken het rechtstreeks in hun ERP- of overheidsinkoopsystemen. Visuele weergaven worden door het ontvangende systeem op aanvraag gegenereerd.

XRechnung gebruikt zowel CII (Cross Industry Invoice) als UBL (Universal Business Language) XML-serialisaties. Versie 3.0 dekt beide. De twee bevatten identieke factuurgegevens; de formaatkeuze hangt af van wat het ontvangende systeem verwacht. De meeste Duitse federale portalen accepteren beide.

Het centrale indieningsportaal voor de Duitse federale overheid is ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes). Veel deelstaten exploiteren hun eigen portalen (OZG-RE) en een groeiend aantal accepteert Peppol-bezorging als alternatief.

Wie moet voldoen

Verplicht voor:

• Alle leveranciers die facturen uitreiken aan Duitse federale overheidsinstanties (Bundesbehörden), verplicht sinds 27 november 2020
• Leveranciers aan Duitse deelstaatinstanties waar de deelstaat het mandaat heeft vastgesteld (varieert per Bundesland; de meeste hebben het inmiddels)
• Leveranciers aan Duitse gemeentelijke instanties waar de gemeente het mandaat heeft geactiveerd
• Onderaannemers waar de hoofdaannemer de verplichting contractueel doorgeeft

Momenteel niet verplicht voor:

• Particuliere B2B-facturering in Duitsland (dit verandert: het Duitse B2B-mandaat, gefaseerd van 2025 tot 2028, staat Factur-X/ZUGFeRD en XRechnung toe als conforme formaten)
• Facturen onder de drempel die individuele aanbestedende diensten instellen (sommige stellen minimumbedragen voor gestructureerde indiening; de meeste niet)

Als je niet zeker weet of een specifieke koper XRechnung vereist, raadpleeg dan de aankondiging van de opdracht of de inkooporder. Overheidskopers zijn verplicht het geaccepteerde factuurformaat te vermelden in aanbestedingsdocumenten.

Wat veranderde in versie 3.0

XRechnung 3.0 werd gepubliceerd door de Koordinierungsstelle fur IT-Standards (KoSIT) en werd verplicht op 1 augustus 2023 voor nieuwe indieningen, met volledige handhaving vanaf 1 november 2023. De belangrijkste wijzigingen:

BG-6 SellerContact is nu verplicht

In XRechnung 2.x was de contactinformatie van de verkoper (BG-6) optioneel. In 3.0 moet minimaal een van de volgende subvelden aanwezig zijn:

• BT-41 SellerContactPoint (contactnaam of afdeling)
• BT-42 SellerContactTelephoneNumber
• BT-43 SellerContactEmailAddress

In de praktijk nemen de meeste implementaties alle drie op. Als je factuurgenewratie BG-6 helemaal niet invult, mislukken je facturen de XRechnung 3.0 Schematron-validatie.

BT-10 Koperreferentie (Leitweg-ID): strengere afhandeling

De Leitweg-ID is een routeringsidentificator die door Duitse overheidssystemen wordt gebruikt om facturen naar het juiste interne kostencentrum of de juiste afdeling binnen een overheidsinstantie te leiden. In XRechnung 2.x was hij aanwezig maar was de validatie ervan permissief.

In versie 3.0 moet de Leitweg-ID in het juiste formaat zijn (numerieke segmenten gescheiden door koppeltekens, met een controlecijfer) en moet hij overeenkomen met een waarde die de aanbestedende instantie heeft opgegeven. Als de Leitweg-ID ontbreekt of onjuist is opgemaakt, wordt de factuur afgewezen bij het portaal.

Je koper verstrekt de Leitweg-ID in de inkooporder of het contract. Neem hem altijd letterlijk over in BT-10.

BT-23 Bedrijfsprocestype wordt nu gevalideerd

BT-23 identificeert de bedrijfsprocescontext. In 3.0 moet de waarde afkomstig zijn van een goedgekeurde codelijst. De standaardwaarde voor de meeste B2G-facturen is urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0, maar specifieke portalen kunnen een andere waarde vereisen. Raadpleeg de portaaldocumentatie voor je doelkoper.

IBAN vereist bij betaalmiddel overschrijving

Als BT-81 (PaymentMeansCode) 58 (overschrijving) is, moet BT-84 (PaymentAccountIdentifier) in versie 3.0 een geldig IBAN bevatten. In eerdere versies werd een rekeningnummer in elke indeling geaccepteerd. Vrije-tekst bankreferenties volstaan niet meer.

Strengere Schematron-regels overall

Naast de specifieke veldwijzigingen heeft versie 3.0 de Schematron-validatieregels aangescherpt. Facturen die 2.x-validatie met waarschuwingen doorstonden, kunnen nu rechtstreeks mislukken. Veelgemaakte oorzaken:

• Ontbrekende of lege valutacode op regelitems terwijl de documentvaluta al is gedeclareerd
• Onjuiste berekening van regelbedragen (som van regelbedragen moet overeenkomen met het headertotaal binnen afrondingstolerantie)
• TaxCategory-codes die niet overeenkomen met de geaccepteerde EN 16931-codelijst
• Datums in onjuist formaat (ISO 8601 is vereist: JJJJ-MM-DD)

Validatietools

Valideer elke XRechnung-factuur voordat je hem indient. Twee tools worden veel gebruikt:

Validator.KoSIT.de is de officiele validator van de Duitse overheid. Hij voert de volledige XRechnung 3.0 Schematron-suite uit en rapporteert per regel geslaagd/mislukt. Hij is gratis en accepteert CII- en UBL-formaten.

SealDoc Validator accepteert XRechnung 3.0 CII XML-bestanden en geeft een gestructureerd rapport met EN 16931-schemageldigheid, XRechnung 3.0 Schematron-regels en een lijst van fouten in begrijpelijke taal. Gebruik onze Validator-tool als je een mensvriendelijk rapport wilt naast het technische validatieresultaat.

Beide validators zijn niet-destructief: je dient het bestand in, ze geven een rapport terug, er wordt niets opgeslagen.

Hoe SealDoc XRechnung 3.0 genereert

De factuurgenewratie-API van SealDoc bevat het XRechnungDe-profiel, gericht op XRechnung 3.0 CII. Wanneer je dit profiel gebruikt:

• BG-6 SellerContact is verplicht in de API-invoer (de API wijst het verzoek af met een duidelijke foutmelding als het ontbreekt, zodat je het al bij generatietijd ontdekt en niet pas bij indiening bij het portaal)
• BT-10 Leitweg-ID wordt gecontroleerd op formaatcorrecttheid vóór generatie
• BT-23 wordt ingesteld op de juiste standaardwaarde, overschrijfbaar als je koper een specifieke waarde vereist
• IBAN is verplicht als de betaalmethode overschrijving is
• Alle Schematron-regels uit de 3.0-specificatie worden gehandhaafd voordat het bestand wordt teruggegeven

De uitvoer doorstaat de officiele KoSIT-validator zonder waarschuwingen. We voeren de KoSIT-validatiesuite uit als onderdeel van onze eigen CI-pijplijn bij elke profielupdate, zodat je kunt vertrouwen op de actualiteit van de uitvoer.

Als je migreert van een ouder factuurgenewratiesysteem, is het snelste validatiepad: genereer een voorbeeldfactuur met je huidige systeem, voer hem door de Validator-tool, los de gerapporteerde fouten op in je gegevensmodel en test opnieuw. De meest voorkomende fout die we zien in XRechnung 2.x-tijdperk-facturen is de ontbrekende SellerContact, gevolgd door onjuist opgemaakte Leitweg-ID-waarden.

De archiveringsvraag

XRechnung-facturen zijn puur XML, wat machine-leesbaar maar niet mensvriendelijk leesbaar is in een documentviewer. Overweeg voor je eigen archiefreferentie een Factur-X PDF/A-3 te genereren naast de XRechnung-XML. De Factur-X-kopie geeft je een mensvriendelijk archief dat voldoet aan de Duitse GoBD-vereisten voor langetermijndocumentbewaring, terwijl het XRechnung-bestand voldoet aan de vereiste voor overheidsindienening.

SealDoc kan beide genereren uit dezelfde factuurgegevens in een enkele API-aanroep.

Valideer nu je XRechnung-facturen

Als je facturen genereert voor Duitse overheidskopers en je systeem niet hebt bijgewerkt sinds 2022 of begin 2023, voer dan een voorbeeld door onze Validator-tool. Je weet binnen seconden of je geldige XRechnung 3.0 genereert of dat er velden zijn die aandacht vereisen voor je volgende factuurcyclus.