XRechnung 3.0: wat er veranderde en hoe je compliant blijft
Bijgewerkt op 21 september 2026: datums en regels gecorrigeerd aan de hand van de XRechnung-specificatie en de KoSIT-schematron.
XRechnung 3.0 is sinds 1 februari 2024 van kracht en blijft dat minstens tot 31 juli 2027. De geldende specificatie is versie 3.0.2. In XRechnung 3.0 zijn drie velden verplicht: het bedrijfsprocestype (BT-23), het elektronische adres van de verkoper (BT-34) en het elektronische adres van de koper (BT-49). De KoSIT-schematron behandelt een ontbrekend elektronisch adres als fatale fout. Sinds september 2025 ontvangt de Duitse federale overheid e-facturen via één platform: OZG-RE.
Dit artikel legt uit wat XRechnung is, wie het moet gebruiken, wat er in versie 3.0 veranderde, aan welke Duitse regels een factuur moet voldoen, hoe je hem valideert en hoe SealDoc een XRechnung maakt en controleert.
Wat XRechnung is
XRechnung is de Duitse standaard voor elektronische facturen aan publieke opdrachtgevers. Hij bouwt voort op de Europese norm EN 16931 en voegt nationale bedrijfsregels toe: de BR-DE-regels. De Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) publiceert de specificatie en de schematron die haar controleert.
Een XRechnung is XML, geen pdf. Twee syntaxen zijn toegestaan: UBL (Universal Business Language) en CII (Cross Industry Invoice). Beide bevatten dezelfde factuurgegevens. Factur-X en ZUGFeRD zijn hybride formaten: een pdf met ingebedde XML. Bij een XRechnung maakt de ontvanger zelf de leesbare weergave.
Sinds september 2025 ontvangt de federale overheid (de Bund) e-facturen via één platform, OZG-RE. De migratie was op 19 september 2025 afgerond, en de vroegere ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) is eind 2025 uitgeschakeld. OZG-RE heeft vier kanalen:
- Weberfassung: gratis invoer via het web, registratie nodig
- upload
- Peppol
OZG-RE neemt alleen kale XML zonder zichtbaar deel aan; voor ZUGFeRD noemt het platform het profiel XRECHNUNG als voorbeeld.
Wie moet voldoen
Leveranciers van de Duitse federale overheid moeten sinds 27 november 2020 elektronisch factureren. In B2B moet elke binnenlandse onderneming in Duitsland sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. De plicht om ze uit te geven gaat tot 2028 stapsgewijs in. XRechnung is in B2B een van de geldige formaten, niet het enige.
Facturen aan de federale overheid (B2G)
- Leveranciers van de Bund moeten sinds 27 november 2020 elektronisch factureren (§ 3 Abs. 1 en § 11 Abs. 3 ERechV).
- Directe opdrachten (Direktaufträge) tot 1.000 euro zijn uitgezonderd (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
- De ERechV geldt alleen voor de Bund. De Länder hebben eigen regels. Controleer dus de regels van de deelstaat waarvan je de instanties factureert.
Facturen aan bedrijven (B2B)
Sinds 1 januari 2025 moet elke binnenlandse onderneming een E-Rechnung kunnen ontvangen. Volgens de FAQ van het Duitse ministerie van Financiën (BMF) volstaat daarvoor een e-mailpostbus.
Wanneer je e-facturen moet uitgeven, volgt uit de overgangsregels in § 27 Abs. 38 UStG:
- tot en met 31 december 2026: papier, of met instemming van de ontvanger een ander formaat
- tot en met 31 december 2027: dat blijft toegestaan voor uitgevers met een totale omzet (Gesamtumsatz) van ten hoogste 800.000 euro in het voorgaande jaar
- vanaf 1 januari 2028: e-facturen, met uitzonderingen zoals facturen tot 250 euro en facturen van Kleinunternehmer
Volgens de BMF-FAQ horen bij de formaten die voldoen “XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)”: XRechnung, en ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 behalve de profielen MINIMUM en BASIC-WL.
Wat veranderde in versie 3.0
In XRechnung 3.0 zijn drie velden verplicht: BT-23, BT-34 en BT-49. De KoSIT-schematron behandelt een ontbrekende BT-34 of BT-49 als fatale fout. Daarnaast eisen de Duitse BR-DE-regels een volledig verkoperscontact, een koperreferentie en betaalinstructies. Hieronder staat elk punt apart.
Versies en datums
- XRechnung 3.0 is sinds 1 februari 2024 van kracht. De versiepagina op xeinkauf.de zegt: “Am 01. Februar 2024 ist die Version 3.0 in Kraft getreten”.
- De geldende specificatie is 3.0.2, in de versie (Fassung) van 20 juni 2024.
- De nieuwste bundle is “3.0.2 Summer 2026 Bugfix”, van 31 augustus 2026.
- XRechnung 3.0 blijft minstens tot 31 juli 2027 van kracht.
- Een voorversie (Vorversion) van XRechnung 4.0 verscheen op 15 september 2026. De definitieve 4.0 wordt in het voorjaar van 2027 verwacht. Dat is een verwachting, geen vaste datum.
Drie velden zijn verplicht in 3.0
In de geldende specificatie 3.0.2 hebben alle drie kardinaliteit 1, dus ze zijn verplicht:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| BT-23 | Bedrijfsprocestype (Business process type) |
| BT-34 | Elektronisch adres van de verkoper |
| BT-49 | Elektronisch adres van de koper |
Een ontbrekend elektronisch adres is een fatale fout
De KoSIT-schematron dwingt beide elektronische adressen af. In schematron-release v2.6.0 van 2 september 2026 hebben twee regels de flag fatal:
- PEPPOL-EN16931-R010: het elektronische adres van de koper (BT-49) moet aanwezig zijn
- PEPPOL-EN16931-R020: het elektronische adres van de verkoper (BT-34) moet aanwezig zijn
Voor de CII-syntaxis zijn beide regels fatal sinds schematron v2.2.0 van 31 oktober 2024. Ontbreekt een van de twee adressen, dan is de factuur ongeldig.
De Duitse regels waaraan je moet voldoen
De XRechnung-schematron van KoSIT voegt de BR-DE-regels toe aan EN 16931. Een regel met de flag fatal maakt de factuur ongeldig. Een regel met de flag warning meldt een probleem, maar is geen harde eis.
| Regel | Wat hij eist | Flag |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Betaalinstructies (BG-16) | fatal |
| BR-DE-2 | De groep verkoperscontact (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5 | Contactpunt (BT-41): een persoon of afdeling | fatal |
| BR-DE-6 | Telefoonnummer van het contact (BT-42) | fatal |
| BR-DE-7 | E-mailadres van het contact (BT-43) | fatal |
| BR-DE-15 | Koperreferentie (BT-10); bij overheden is dat de Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-16 | Bij btw-categorie S, Z, E, AE, K, G, L of M: het btw-nummer van de verkoper (BT-31), zijn fiscale registratienummer (BT-32) of zijn fiscaal vertegenwoordiger (BG-11) | fatal |
| BR-DE-23-a | Bij betaalwijzecode 30 of 58 (overschrijving): de groep overschrijving (BG-17) | fatal |
| BR-DE-19 | Een geldige IBAN | warning |
Twee punten wegen het zwaarst. Het verkoperscontact heeft alle drie de velden nodig: naam, telefoon en e-mail. Eén ervan is niet genoeg. En BR-DE-15 geldt voor elke XRechnung: ook in B2B moet BT-10 gevuld zijn, bijvoorbeeld met de referentie die je klant je geeft.
Het formaat van de Leitweg-ID
De Leitweg-ID vertelt de systemen van een overheidsinstantie welke afdeling de factuur ontvangt. Het formaat staat in de formaatspecificatie 2.0.2 van KoSIT, van 28 juli 2021:
- Grobadressierung (grove adressering): verplicht, 2 tot 12 tekens
- Feinadressierung (fijne adressering): optioneel, tot 30 tekens
- Prüfziffer (controlecijfer): verplicht, berekend volgens ISO/IEC 7064 Modulo 97-10
De XRechnung-schematron controleert dit formaat niet. Neem de Leitweg-ID over van de instantie die je factureert en zet hem letterlijk in BT-10.
Validatietools
Valideer elke XRechnung voordat je hem verstuurt. De referentie is de KoSIT-validator, een opensourcetool die je zelf draait. SealDoc biedt een gratis online controle met de opensource Mustang-validator.
De KoSIT-validator
De KoSIT-validator draait als commandlinetool of als daemon die je zelf host. Hij staat op GitHub als itplr-kosit/validator (release v1.6.3). Voor XRechnung heeft hij een aparte configuratie nodig: itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung (release v2026-08-31, “compatible with XRechnung 3.0”). Een officiële webdienst van KoSIT hebben we niet gevonden.
De SealDoc XRechnung-validator
De SealDoc XRechnung-validator is een gratis online controle. Je uploadt een bestand, en hij controleert het met de opensource Mustang-validator.
Hoe SealDoc XRechnung 3.0 genereert
SealDoc maakt een XRechnung als één bestand: een PDF/A-3 waarin de XRechnung (versie 3.0, CII-syntaxis) is ingebed als xrechnung.xml. Je maakt hem in SealDoc Invoice, de webapp met een gratis pakket van 5 facturen per maand, of via de SealDoc-API. Elk verzoek levert het profiel op dat je kiest: Factur-X BASIC of XRechnung.
Wat SealDoc controleert
Voordat SealDoc het bestand maakt, eist het:
- een koperreferentie in BT-10 (bij overheden de Leitweg-ID)
- het telefoonnummer (BT-42) en het e-mailadres (BT-43) van het verkoperscontact
- een IBAN als er een bedrag openstaat
De webapp vraagt daarnaast de naam van de contactpersoon (BT-41) en altijd de IBAN.
Na het maken controleert SealDoc de PDF/A-3 met veraPDF tegen PDF/A-3B.
De archiveringsvraag
Een XRechnung is XML, dus een mens heeft een viewer of het systeem van de ontvanger nodig om hem als document te lezen. Het SealDoc-bestand bevat beide in één: de PDF/A-3 toont de factuur als pagina, en de XRechnung zit erin als xrechnung.xml.
PDF/A-3 is de archiefvariant van pdf die ingebedde bestanden toestaat. SealDoc controleert elk bestand na het maken met veraPDF tegen PDF/A-3B.
Valideer nu je XRechnung-facturen
Is je factuursoftware gebouwd voor XRechnung 2.x, controleer dan eerst drie velden: BT-23, BT-34 en BT-49. Controleer daarna het verkoperscontact: naam, telefoon en e-mail moeten alle drie aanwezig zijn.
- Alle verplichte velden en de Leitweg-ID stap voor stap vind je in onze gids XRechnung maken.
- Voor een snelle controle van een bestand upload je het naar de SealDoc XRechnung-validator. Die gebruikt Mustang.
- Voor een controle tegen de KoSIT-regels zelf draai je de KoSIT-validator met de XRechnung-configuratie.