XRechnung 3.0: cosa è cambiato e come essere conformi
Aggiornato il 21 settembre 2026: date e regole corrette in base alla specifica XRechnung e allo schematron della KoSIT.
XRechnung 3.0 è in vigore dal 1° febbraio 2024 e lo resta almeno fino al 31 luglio 2027. La specifica vigente è la versione 3.0.2. In XRechnung 3.0 sono obbligatori tre campi: il tipo di processo aziendale (BT-23), l’indirizzo elettronico del venditore (BT-34) e l’indirizzo elettronico dell’acquirente (BT-49). Lo schematron della KoSIT tratta la mancanza di un indirizzo elettronico come errore fatale. Da settembre 2025 l’amministrazione federale tedesca riceve le fatture elettroniche tramite un’unica piattaforma: OZG-RE.
Questa guida spiega cos’è XRechnung, chi deve usarlo, cosa è cambiato nella versione 3.0, quali regole tedesche una fattura deve rispettare, come validarla e come SealDoc crea e controlla una XRechnung.
Cos’è XRechnung
XRechnung è lo standard tedesco per le fatture elettroniche destinate agli acquirenti pubblici. Si basa sulla norma europea EN 16931 e aggiunge regole di business nazionali: le regole BR-DE. La Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pubblica la specifica e lo schematron che la verifica.
Una XRechnung è XML, non un PDF. Sono ammesse due sintassi: UBL (Universal Business Language) e CII (Cross Industry Invoice). Entrambe contengono gli stessi dati di fattura. Factur-X e ZUGFeRD sono formati ibridi: un PDF con XML incorporato. Per una XRechnung è il destinatario a generare la vista leggibile.
Da settembre 2025 l’amministrazione federale (il Bund) riceve le fatture elettroniche tramite un’unica piattaforma, OZG-RE. La migrazione si è conclusa il 19 settembre 2025, e il precedente ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) è stato disattivato alla fine del 2025. OZG-RE ha quattro canali:
- Weberfassung: inserimento web gratuito, con registrazione
- caricamento (upload)
- Peppol
OZG-RE accetta solo XML puro senza parte visiva; per ZUGFeRD la piattaforma cita il profilo XRECHNUNG come esempio.
Chi deve essere conforme
I fornitori dell’amministrazione federale tedesca devono fatturare elettronicamente dal 27 novembre 2020. Nel B2B, ogni impresa stabilita in Germania deve poter ricevere fatture elettroniche dal 1° gennaio 2025. L’obbligo di emetterle entra in vigore per fasi fino al 2028. Nel B2B, XRechnung è uno dei formati validi, non l’unico.
Fatture all’amministrazione federale (B2G)
- I fornitori del Bund devono fatturare elettronicamente dal 27 novembre 2020 (§ 3 Abs. 1 e § 11 Abs. 3 ERechV).
- Gli affidamenti diretti (Direktaufträge) fino a 1.000 euro sono esenti (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
- La ERechV vale solo per il Bund. I Länder hanno regole proprie. Verifica quindi le regole del Land alle cui autorità fatturi.
Fatture alle imprese (B2B)
Dal 1° gennaio 2025 ogni impresa stabilita in Germania deve poter ricevere una E-Rechnung. Secondo le FAQ del Ministero federale delle Finanze (BMF), per questo basta una casella e-mail.
Quando devi emettere fatture elettroniche dipende dalle norme transitorie del § 27 Abs. 38 UStG:
- fino al 31 dicembre 2026: carta, oppure un altro formato con il consenso del destinatario
- fino al 31 dicembre 2027: ancora consentito per gli emittenti con un fatturato complessivo (Gesamtumsatz) dell’anno precedente non superiore a 800.000 euro
- dal 1° gennaio 2028: fattura elettronica, con eccezioni come le fatture fino a 250 euro e quelle dei Kleinunternehmer
Secondo le FAQ del BMF, tra i formati ammessi ci sono «XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)»: XRechnung, e ZUGFeRD dalla versione 2.0.1, esclusi i profili MINIMUM e BASIC-WL.
Cosa è cambiato nella versione 3.0
In XRechnung 3.0 sono obbligatori tre campi: BT-23, BT-34 e BT-49. Lo schematron della KoSIT tratta la mancanza di BT-34 o BT-49 come errore fatale. Le regole tedesche BR-DE richiedono inoltre un contatto del venditore completo, un riferimento dell’acquirente e istruzioni di pagamento. Ecco i dettagli.
Versioni e date
- XRechnung 3.0 è in vigore dal 1° febbraio 2024. La pagina delle versioni su xeinkauf.de lo dice così: «Am 01. Februar 2024 ist die Version 3.0 in Kraft getreten».
- La specifica vigente è la 3.0.2, nella versione (Fassung) del 20 giugno 2024.
- Il bundle più recente è «3.0.2 Summer 2026 Bugfix», datato 31 agosto 2026.
- XRechnung 3.0 resta in vigore almeno fino al 31 luglio 2027.
- Il 15 settembre 2026 è uscita una versione preliminare (Vorversion) di XRechnung 4.0. La versione 4.0 definitiva è attesa per la primavera 2027. È una previsione, non una data fissa.
Tre campi obbligatori nella 3.0
Nella specifica vigente 3.0.2 tutti e tre hanno cardinalità 1, quindi sono obbligatori:
| Campo | Significato |
|---|---|
| BT-23 | Tipo di processo aziendale (Business process type) |
| BT-34 | Indirizzo elettronico del venditore |
| BT-49 | Indirizzo elettronico dell’acquirente |
La mancanza di un indirizzo elettronico è un errore fatale
Lo schematron della KoSIT impone entrambi gli indirizzi elettronici. Nella release v2.6.0 del 2 settembre 2026, due regole hanno il livello (flag) fatal:
- PEPPOL-EN16931-R010: l’indirizzo elettronico dell’acquirente (BT-49) deve essere presente
- PEPPOL-EN16931-R020: l’indirizzo elettronico del venditore (BT-34) deve essere presente
Per la sintassi CII, entrambe le regole sono fatali dallo schematron v2.2.0 del 31 ottobre 2024. Se manca uno dei due indirizzi, la fattura non è valida.
Le regole tedesche da rispettare
Lo schematron XRechnung della KoSIT aggiunge le regole BR-DE alla EN 16931. Una regola di livello fatal rende la fattura non valida. Una regola di livello warning segnala un problema, ma non è un requisito vincolante.
| Regola | Cosa richiede | Livello |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Istruzioni di pagamento (BG-16) | fatal |
| BR-DE-2 | Il gruppo contatto del venditore (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5 | Punto di contatto (BT-41): una persona o un reparto | fatal |
| BR-DE-6 | Numero di telefono del contatto (BT-42) | fatal |
| BR-DE-7 | Indirizzo e-mail del contatto (BT-43) | fatal |
| BR-DE-15 | Riferimento dell’acquirente (BT-10); per gli acquirenti pubblici è la Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-16 | Per le categorie IVA S, Z, E, AE, K, G, L e M: la partita IVA del venditore (BT-31), il suo numero di registrazione fiscale (BT-32) o il suo rappresentante fiscale (BG-11) | fatal |
| BR-DE-23-a | Per il codice del mezzo di pagamento 30 o 58 (bonifico): il gruppo bonifico (BG-17) | fatal |
| BR-DE-19 | Un IBAN valido | warning |
Due punti contano di più. Il contatto del venditore richiede tutti e tre i dati: nome, telefono ed e-mail. Uno solo non basta. E BR-DE-15 vale per ogni XRechnung: anche nel B2B, BT-10 deve essere compilato, ad esempio con il riferimento che ti dà il tuo cliente.
Il formato della Leitweg-ID
La Leitweg-ID indica ai sistemi di un’autorità pubblica quale ufficio riceve la fattura. Il suo formato è fissato dalla specifica di formato 2.0.2 della KoSIT, del 28 luglio 2021:
- Grobadressierung (indirizzamento generale): obbligatoria, da 2 a 12 caratteri
- Feinadressierung (indirizzamento di dettaglio): facoltativa, fino a 30 caratteri
- Prüfziffer (cifra di controllo): obbligatoria, calcolata secondo ISO/IEC 7064 Modulo 97-10
Lo schematron XRechnung non verifica questo formato. Chiedi la Leitweg-ID all’autorità a cui fatturi e riportala esattamente in BT-10.
Strumenti di validazione
Valida ogni XRechnung prima di inviarla. Il riferimento è il validatore della KoSIT, uno strumento open source che esegui tu stesso. SealDoc offre un controllo online gratuito con il validatore open source Mustang.
Il validatore della KoSIT
Il validatore della KoSIT funziona da riga di comando o come daemon che ospiti tu stesso. È pubblicato su GitHub come itplr-kosit/validator (release v1.6.3). Per XRechnung serve una configurazione separata: itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung (release v2026-08-31, «compatible with XRechnung 3.0»). Non abbiamo trovato alcun servizio web ufficiale della KoSIT.
Il validatore XRechnung di SealDoc
Il validatore XRechnung di SealDoc è un controllo online gratuito. Carichi un file, che viene controllato con il validatore open source Mustang.
Come SealDoc genera XRechnung 3.0
SealDoc crea una XRechnung come un unico file: un PDF/A-3 con la XRechnung (versione 3.0, sintassi CII) incorporata come xrechnung.xml. La crei in SealDoc Invoice, l’app web con un pacchetto gratuito di 5 fatture al mese, oppure tramite l’API di SealDoc. Ogni richiesta produce il profilo che scegli: Factur-X BASIC o XRechnung.
Cosa controlla SealDoc
Prima di creare il file, SealDoc richiede:
- un riferimento dell’acquirente in BT-10 (la Leitweg-ID per gli acquirenti pubblici)
- il numero di telefono (BT-42) e l’indirizzo e-mail (BT-43) del contatto del venditore
- un IBAN quando c’è un importo da pagare
L’app web chiede inoltre il nome della persona di contatto (BT-41) e sempre l’IBAN.
Dopo aver creato il file, SealDoc controlla il PDF/A-3 con veraPDF rispetto a PDF/A-3B.
La questione dell’archiviazione
Una XRechnung è XML, quindi una persona ha bisogno di un visualizzatore o del sistema del destinatario per leggerla come documento. Il file di SealDoc unisce le due cose: il PDF/A-3 mostra la fattura come pagina, e la XRechnung vi è incorporata come xrechnung.xml.
PDF/A-3 è la variante di archiviazione del PDF che consente file incorporati. SealDoc controlla ogni file con veraPDF rispetto a PDF/A-3B dopo averlo creato.
Valida subito le tue fatture XRechnung
Se il tuo software di fatturazione è stato costruito per XRechnung 2.x, controlla prima tre campi: BT-23, BT-34 e BT-49. Poi controlla il contatto del venditore: nome, telefono ed e-mail devono essere presenti tutti e tre.
- Tutti i campi obbligatori e la Leitweg-ID, passo dopo passo, sono nella nostra guida Come creare una XRechnung.
- Per un controllo rapido di un file, caricalo nel validatore XRechnung di SealDoc. Usa Mustang.
- Per un controllo secondo le regole della KoSIT stesse, esegui il validatore della KoSIT con la configurazione XRechnung.