XRechnung 3.0: cosa è cambiato e come essere conformi

XRechnung 3.0 è diventato la versione richiesta per le sottomissioni di fatture al governo tedesco nel novembre 2023. Ha reso più stringenti i requisiti dei campi rispetto alla versione 2.x e ha aggiunto regole di validazione che rifiutano fatture in precedenza accettate senza problemi. Se fatturi agli enti federali o statali tedeschi e non hai aggiornato la generazione delle fatture dal 2023, potresti stare producendo documenti non conformi senza saperlo.

Ecco una guida in linguaggio semplice su cosa è XRechnung, cosa è cambiato nella versione 3.0 e come portare la tua fatturazione in conformità.

Cos’è XRechnung

XRechnung è una specifica del governo tedesco per la fatturazione elettronica, costruita sopra lo standard europeo EN 16931. È il formato obbligatorio per le fatture indirizzate agli acquirenti del settore pubblico tedesco: ministeri federali, agenzie e (a seconda dello Stato federale) enti statali e comunali.

A differenza di Factur-X o ZUGFeRD, che sono formati ibridi (PDF con XML incorporato), XRechnung è puro XML. Non c’è alcun wrapper visivo PDF. Il documento è leggibile solo dalla macchina e i destinatari lo elaborano direttamente nel loro ERP o nei sistemi di approvvigionamento pubblico. Le visualizzazioni leggibili dall’uomo vengono generate dal sistema ricevente su richiesta.

XRechnung utilizza sia le serializzazioni XML CII (Cross Industry Invoice) che UBL (Universal Business Language). La versione 3.0 copre entrambe. Le due portano dati di fattura identici; la scelta del formato dipende da cosa si aspetta il sistema ricevente. La maggior parte dei portali federali tedeschi accetta entrambi.

Il portale centrale di invio per il governo federale tedesco è ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes). Molti stati dispongono di propri portali (OZG-RE), e un numero crescente accetta la consegna tramite Peppol come alternativa.

Chi deve essere conforme

Obbligatorio per:

• Tutti i fornitori che emettono fatture agli enti federali tedeschi (Bundesbehörden), obbligatorio dal 27 novembre 2020
• Fornitori di enti statali tedeschi dove lo stato ha adottato l’obbligo (varia per Bundesland; la maggior parte lo ha fatto)
• Fornitori di enti comunali tedeschi dove il comune ha attivato l’obbligo
• Subappaltatori dove l’appaltatore principale trasferisce contrattualmente l’obbligo

Non attualmente obbligatorio per:

• Fatturazione B2B nel settore privato in Germania (anche se questo sta cambiando: l’obbligo B2B tedesco, graduale dal 2025 al 2028, accetta Factur-X/ZUGFeRD e XRechnung come formati conformi)
• Fatture al di sotto della soglia fissata dalle singole autorità aggiudicatrici (alcune fissano minimi per la presentazione strutturata; la maggior parte no)

Se non sei sicuro che un acquirente specifico richieda XRechnung, controlla l’avviso di gara o l’ordine d’acquisto. Gli acquirenti pubblici sono tenuti a specificare il formato di fattura accettato nei documenti di gara.

Cosa è cambiato nella versione 3.0

XRechnung 3.0 è stato pubblicato dalla Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ed è diventato obbligatorio il 1° agosto 2023 per le nuove sottomissioni, con applicazione piena dal 1° novembre 2023. Le modifiche principali:

BG-6 SellerContact è ora obbligatorio

In XRechnung 2.x, le informazioni di contatto del venditore (BG-6) erano facoltative. Nella versione 3.0, deve essere presente almeno uno dei seguenti sottocampi:

• BT-41 SellerContactPoint (nome del contatto o dipartimento)
• BT-42 SellerContactTelephoneNumber
• BT-43 SellerContactEmailAddress

In pratica, la maggior parte delle implementazioni include tutti e tre. Se la generazione delle tue fatture non popola affatto BG-6, le tue fatture falliranno la validazione schematron di XRechnung 3.0.

La gestione di BT-10 Buyer Reference (Leitweg-ID) è diventata più stringente

Il Leitweg-ID è un identificatore di instradamento usato dai sistemi governativi tedeschi per dirigere le fatture al corretto centro di costo o dipartimento interno di un’autorità pubblica. In XRechnung 2.x era presente ma la sua validazione era permissiva.

Nella versione 3.0, il Leitweg-ID deve essere nel formato corretto (segmenti numerici separati da trattini, con un carattere di controllo) e deve corrispondere a un valore fornito dall’autorità aggiudicatrice. Se il Leitweg-ID è mancante o malformato, la fattura viene rifiutata al portale.

Il tuo acquirente ti fornirà il Leitweg-ID nell’ordine d’acquisto o nel contratto. Riportalo sempre verbatim in BT-10.

BT-23 Business Process Type ora validato

BT-23 identifica il contesto del processo aziendale. Nella versione 3.0, il valore deve provenire da una lista di codici approvata. Il valore standard per la maggior parte delle fatture B2G è urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0, ma portali specifici potrebbero richiedere un valore diverso. Controlla la documentazione del portale per il tuo acquirente target.

IBAN obbligatorio quando il mezzo di pagamento è il bonifico bancario

Se BT-81 (PaymentMeansCode) è 58 (bonifico bancario), allora BT-84 (PaymentAccountIdentifier) deve contenere un IBAN valido nella versione 3.0. Nelle versioni precedenti, era accettato un numero di conto in qualsiasi formato. I riferimenti bancari in testo libero non sono più sufficienti.

Regole schematron complessivamente più stringenti

Oltre alle modifiche specifiche ai campi, la versione 3.0 ha reso più stringenti le regole di validazione schematron. Le fatture che superavano la validazione 2.x con avvertimenti possono ora fallire del tutto. Cause comuni:

• Codice valuta mancante o vuoto sulle voci di riga quando la valuta del documento è già dichiarata
• Calcolo errato degli importi di riga (la somma degli importi di riga deve corrispondere al totale dell’intestazione entro la tolleranza di arrotondamento)
• Codici TaxCategory che non corrispondono alla lista di codici EN 16931 accettata
• Date in formato errato (è richiesto ISO 8601: YYYY-MM-DD)

Strumenti di validazione

Prima di inviare qualsiasi fattura XRechnung, validala. Vengono comunemente utilizzati due strumenti:

Validator.KoSIT.de è il validatore ufficiale del governo tedesco. Esegue la suite schematron XRechnung 3.0 completa e riporta i risultati regola per regola. È gratuito e accetta i formati CII e UBL.

SealDoc Validator accetta file XML CII XRechnung 3.0 e restituisce un report strutturato che copre la validità dello schema EN 16931, le regole schematron XRechnung 3.0 e un elenco in linguaggio semplice degli errori. Usa il nostro strumento Validator se desideri un report leggibile dall’uomo insieme al risultato della validazione tecnica.

Entrambi i validatori sono non distruttivi: invii il file, restituiscono un report, nulla viene archiviato.

Come SealDoc genera XRechnung 3.0

L’API di generazione fatture di SealDoc include il profilo XRechnungDe, che si rivolge a XRechnung 3.0 CII. Quando usi questo profilo:

• BG-6 SellerContact è obbligatorio nell’input dell’API (l’API rifiuterà la richiesta con un errore chiaro se manca, così lo scopri al momento della generazione, non quando invii al portale)
• BT-10 Leitweg-ID viene validato per la correttezza del formato prima della generazione
• BT-23 è impostato sul valore predefinito corretto, sovrascrivibile se il tuo acquirente richiede un valore specifico
• IBAN è obbligatorio quando il metodo di pagamento è il bonifico bancario
• Tutte le regole schematron della specifica 3.0 vengono verificate prima che il file venga restituito

L’output supera il validatore ufficiale KoSIT senza avvertimenti. Eseguiamo la suite di validazione KoSIT come parte del nostro pipeline CI ad ogni aggiornamento del profilo, quindi puoi fare affidamento sull’output come aggiornato.

Se stai migrando da un sistema di generazione fatture precedente, il percorso di validazione più rapido è: genera una fattura campione con il tuo sistema attuale, passala attraverso il strumento Validator, correggi gli errori segnalati nel tuo modello di dati, poi ri-testa. L’errore più comune che vediamo nelle fatture dell’era XRechnung 2.x è il SellerContact mancante, seguito da valori Leitweg-ID malformati.

La questione dell’archiviazione

Le fatture XRechnung sono puro XML, leggibile dalla macchina ma non leggibile dall’uomo in un visualizzatore di documenti. Per la tua copia di archivio, considera di generare un Factur-X PDF/A-3 insieme all’XML XRechnung. La copia Factur-X ti fornisce un archivio leggibile dall’uomo che soddisfa i requisiti GoBD tedeschi per la conservazione a lungo termine dei documenti, mentre il file XRechnung soddisfa il requisito di sottomissione governativa.

SealDoc può generare entrambi dagli stessi dati della fattura con una singola chiamata API.

Valida subito le tue fatture XRechnung

Se generi fatture per acquirenti governativi tedeschi e non hai aggiornato il tuo sistema dal 2022 o dall’inizio del 2023, esegui un campione attraverso il nostro strumento Validator. In pochi secondi saprai se stai generando XRechnung 3.0 valido o se ci sono campi che richiedono attenzione prima del prossimo ciclo di fatturazione.