XRechnung 3.0: qué cambió y cómo cumplir

XRechnung 3.0 se convirtió en la versión exigida para los envíos de facturas al gobierno alemán en noviembre de 2023. Endureció los requisitos de campos en comparación con la versión 2.x y añadió reglas de validación que rechazan facturas anteriormente aceptadas sin problema. Si se factura a organismos del gobierno federal o estatal alemán y no se ha actualizado la generación de facturas desde 2023, es posible que se estén generando documentos no conformes sin saberlo.

Aquí se presenta una guía en lenguaje claro sobre qué es XRechnung, qué cambió en la versión 3.0 y cómo llevar la facturación al cumplimiento.

Qué es XRechnung

XRechnung es una especificación del gobierno alemán para la facturación electrónica, construida sobre el estándar europeo EN 16931. Es el formato obligatorio para las facturas dirigidas a compradores del sector público alemán: ministerios federales, agencias y (dependiendo del estado) organismos estatales y municipales.

A diferencia de Factur-X o ZUGFeRD, que son formatos híbridos (PDF con XML incrustado), XRechnung es XML puro. No hay envoltura PDF visual. El documento solo es legible por máquinas, y los receptores lo procesan directamente en sus sistemas ERP o de contratación pública. Las visualizaciones legibles para humanos son generadas por el sistema receptor bajo demanda.

XRechnung usa tanto serializaciones XML CII (Cross Industry Invoice) como UBL (Universal Business Language). La versión 3.0 cubre ambas. Las dos contienen datos de factura idénticos; la elección del formato depende de lo que espere el sistema receptor. La mayoría de los portales federales alemanes aceptan cualquiera de los dos.

El portal central de envío para el gobierno federal alemán es ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes). Muchos estados operan sus propios portales (OZG-RE), y un número creciente acepta la entrega por Peppol como alternativa.

Quién debe cumplir

Obligatorio para:

• Todos los proveedores que emitan facturas a organismos del gobierno federal alemán (Bundesbehörden), obligatorio desde el 27 de noviembre de 2020
• Proveedores de organismos estatales alemanes donde el estado haya adoptado el mandato (varía por Bundesland; la mayoría ya lo ha hecho)
• Proveedores de organismos municipales alemanes donde el municipio haya activado el mandato
• Subcontratistas donde el contratista principal transmita la obligación contractualmente

Actualmente no obligatorio para:

• La facturación B2B del sector privado en Alemania (aunque esto está cambiando: el mandato B2B alemán, por fases de 2025 a 2028, permite Factur-X/ZUGFeRD y XRechnung como formatos conformes)
• Facturas por debajo del umbral establecido por las autoridades contratantes individuales (algunas establecen mínimos para el envío estructurado; la mayoría no)

Si no se está seguro de si un comprador específico exige XRechnung, comprobar el aviso de licitación o el pedido de compra. Los compradores del gobierno están obligados a especificar el formato de factura aceptado en los documentos de contratación.

Qué cambió en la versión 3.0

XRechnung 3.0 fue publicado por la Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) y se convirtió en obligatorio el 1 de agosto de 2023 para nuevos envíos, con plena aplicación desde el 1 de noviembre de 2023. Los cambios clave:

BG-6 SellerContact es ahora obligatorio

En XRechnung 2.x, la información de contacto del vendedor (BG-6) era opcional. En 3.0, al menos uno de los siguientes subcampos debe estar presente:

• BT-41 SellerContactPoint (nombre o departamento de contacto)
• BT-42 SellerContactTelephoneNumber
• BT-43 SellerContactEmailAddress

En la práctica, la mayoría de las implementaciones incluyen los tres. Si la generación de facturas no rellena BG-6 en absoluto, las facturas fallarán la validación Schematron de XRechnung 3.0.

El manejo de BT-10 Buyer Reference (Leitweg-ID) se ha endurecido

El Leitweg-ID es un identificador de enrutamiento usado por los sistemas del gobierno alemán para dirigir las facturas al centro de coste o departamento interno correcto dentro de una autoridad pública. En XRechnung 2.x estaba presente pero su validación era permisiva.

En la versión 3.0, el Leitweg-ID debe estar en el formato correcto (segmentos numéricos separados por guiones, con dígito de control) y debe coincidir con un valor proporcionado por la autoridad contratante. Si el Leitweg-ID falta o está malformado, la factura es rechazada en el portal.

El comprador proporcionará el Leitweg-ID en el pedido de compra o contrato. Siempre llevarlo literalmente al BT-10.

BT-23 Business Process Type ahora se valida

BT-23 identifica el contexto del proceso de negocio. En 3.0, el valor debe provenir de una lista de códigos aprobada. El valor estándar para la mayoría de las facturas B2G es urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0, pero portales específicos pueden requerir un valor diferente. Consultar la documentación del portal para el comprador objetivo.

IBAN obligatorio cuando el medio de pago es transferencia de crédito

Si BT-81 (PaymentMeansCode) es 58 (transferencia de crédito), entonces BT-84 (PaymentAccountIdentifier) debe contener un IBAN válido en la versión 3.0. En versiones anteriores se aceptaba un número de cuenta en cualquier formato. Las referencias bancarias en texto libre ya no son suficientes.

Reglas Schematron más estrictas en general

Más allá de los cambios de campos específicos, la versión 3.0 endureció las reglas de validación Schematron. Las facturas que pasaban la validación 2.x con advertencias pueden ahora fallar directamente. Causas comunes:

• Código de moneda ausente o vacío en las líneas cuando la moneda del documento ya está declarada
• Cálculo incorrecto de los importes de línea (la suma de los importes de línea debe coincidir con el total de cabecera dentro de la tolerancia de redondeo)
• Códigos TaxCategory que no coinciden con la lista de códigos aceptada de EN 16931
• Fechas en formato incorrecto (se requiere ISO 8601: YYYY-MM-DD)

Herramientas de validación

Antes de enviar cualquier factura XRechnung, hay que validarla. Se usan ampliamente dos herramientas:

Validator.KoSIT.de es el validador oficial del gobierno alemán. Ejecuta el conjunto completo de Schematron de XRechnung 3.0 e informa sobre el pase/fallo regla por regla. Es gratuito y acepta los formatos CII y UBL.

SealDoc Validator acepta archivos XML CII de XRechnung 3.0 y devuelve un informe estructurado que cubre la validez del esquema EN 16931, las reglas Schematron de XRechnung 3.0 y una lista en lenguaje claro de los errores. Usa nuestra herramienta de Validación si se quiere un informe legible para humanos junto al resultado técnico de validación.

Ambos validadores son no destructivos: se envía el archivo, devuelven un informe y nada se almacena.

Cómo SealDoc genera XRechnung 3.0

La API de generación de facturas de SealDoc incluye el perfil XRechnungDe, que apunta a XRechnung 3.0 CII. Al usar este perfil:

• BG-6 SellerContact es obligatorio en la entrada de la API (la API rechazará la solicitud con un error claro si falta, de modo que se descubre en el momento de la generación, no en el momento del envío al portal)
• BT-10 Leitweg-ID se valida para la corrección del formato antes de la generación
• BT-23 se establece al valor predeterminado correcto, anulable si el comprador requiere un valor específico
• IBAN es obligatorio cuando el método de pago es transferencia de crédito
• Todas las reglas Schematron de la especificación 3.0 se aplican antes de devolver el archivo

La salida pasa el validador oficial de KoSIT sin advertencias. Ejecutamos el conjunto de validación de KoSIT como parte de nuestro propio proceso CI en cada actualización de perfil, de modo que se puede confiar en que la salida está actualizada.

Si se está migrando desde un sistema de generación de facturas antiguo, la ruta de validación más rápida es: generar una factura de muestra con el sistema actual, ejecutarla a través de la herramienta de Validación, corregir los errores notificados en el modelo de datos y volver a probar. El error más común que vemos en las facturas de la era XRechnung 2.x es el SellerContact ausente, seguido de los valores de Leitweg-ID malformados.

La cuestión del archivo

Las facturas XRechnung son XML puro, que es legible por máquinas pero no legible para humanos en un visor de documentos. Para la copia de archivo propia, considerar generar un PDF/A-3 Factur-X junto al XML XRechnung. La copia Factur-X proporciona un archivo legible para humanos que satisface los requisitos GoBD alemanes para la retención de documentos a largo plazo, mientras que el archivo XRechnung satisface el requisito de envío al gobierno.

SealDoc puede generar ambos a partir de los mismos datos de factura en una única llamada a la API.

Validar las facturas XRechnung ahora

Si se generan facturas para compradores del gobierno alemán y el sistema no se ha actualizado desde 2022 o principios de 2023, ejecutar una muestra a través de nuestra herramienta de Validación. Se sabrá en segundos si se está generando XRechnung 3.0 válido o si hay campos que necesitan atención antes del próximo ciclo de facturación.