¿Cuánto tiempo puede RRHH conservar los datos de empleados y candidatos? Períodos de retención en la UE
La respuesta corta. Candidatos descartados: unas cuatro semanas sin su consentimiento, hasta un año con él, y alrededor de seis meses en Alemania. Registros de nómina y de retenciones salariales: de 5 a 10 años. Contratos de trabajo: la duración del empleo más de 2 a 7 años. El expediente general de personal: de 2 a 5 años después de que la persona se marche. La tabla de abajo cubre todas las categorías, y la ley nacional puede mover cada cifra en ambas direcciones.
No existe un único período de retención de la UE para los registros de RRHH. Cada categoría la determina una ley distinta, y los dos modos de fallo apuntan en direcciones opuestas: si conservas los datos demasiado tiempo, infringes el principio de limitación del plazo de conservación; si los borras demasiado pronto, incumples una obligación fiscal o laboral.
Esta es una referencia de trabajo para las categorías de RRHH más comunes, el rango de retención habitual y la norma que lo fija. Toma las cifras como orientación. El período exacto lo fija la ley nacional, y cambia de un Estado miembro a otro.
Por qué la retención es una obligación de dos caras
La retención es una obligación de dos caras: un suelo fijado por la legislación fiscal y laboral, y un techo fijado por el RGPD. La mayoría solo ve el suelo, que dice que hay que conservar los registros al menos durante cierto tiempo. El techo es la parte que se pasa por alto.
El artículo 5(1)(e) es el principio de limitación del plazo de conservación. Los datos personales deben mantenerse de forma que permitan la identificación durante no más tiempo del necesario. Un expediente de personal que conservaste durante una década después de que alguien se marchara, sin ninguna razón legal para guardarlo, es una infracción aunque nadie lo haya mirado nunca. Así que un calendario de retención no consiste solo en superar una inspección fiscal. Consiste en borrar a tiempo, siempre, y en poder demostrar que lo hiciste.
Períodos de retención de RRHH de un vistazo
La tabla siguiente recoge los rangos habituales en la UE. La ley nacional los modifica en ambas direcciones.
| Categoría de registro de RRHH | Retención habitual | Qué la determina |
|---|---|---|
| Registros de nómina y de retenciones salariales | De 5 a 10 años | Legislación fiscal nacional (por ejemplo, la Belastingdienst neerlandesa con 7 años, o los registros alemanes según la Abgabenordnung y los GoBD) |
| Contratos de trabajo y sus modificaciones | Duración más de 2 a 7 años | Plazos de prescripción de las reclamaciones laborales y contractuales |
| Expediente general de personal (partes no fiscales) | De 2 a 5 años tras la salida | Limitación del plazo de conservación más las directrices nacionales de RRHH |
| Datos de selección, candidatos descartados | De 4 semanas a 12 meses | Plazos para reclamaciones por discriminación, y consentimiento |
| Registros de jornada y de vacaciones | De 2 a 4 años | Directiva sobre el tiempo de trabajo, tal como se ha transpuesto en cada país |
| Bajas por enfermedad y datos de salud laboral | Breve para la gestión administrativa, larga para la exposición | Legislación de seguridad y salud, normas sobre categorías especiales de datos |
| Registros de accidentes laborales | De 5 años a varias décadas | Legislación de seguridad y salud en el trabajo |
| Registros de pensiones y de antigüedad | Hasta mucho después de la jubilación | Legislación de pensiones y de seguridad social |
Las categorías en las que más se tropieza
Datos de selección de candidatos descartados. Es la más corta y la más ignorada. Sin consentimiento, el plazo es breve. Las directrices neerlandesas de la Autoriteit Persoonsgegevens apuntan a unas cuatro semanas. Con el consentimiento del candidato, es habitual llegar hasta un año para poder contactarle para un puesto futuro. Los empleadores alemanes suelen conservarlos unos seis meses por el plazo de reclamación previsto en la Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz. Si guardas el CV de un candidato descartado durante años “por si acaso”, casi con toda seguridad te has pasado de la raya.
Bajas por enfermedad y datos de salud. Son datos de categoría especial según el artículo 9. RRHH debería conservar el mínimo necesario para gestionar las ausencias y la retribución, no diagnósticos. El registro administrativo es de corta duración. Los registros de exposición y de salud laboral son la excepción y pueden tener una retención muy larga, porque una reclamación de salud puede surgir décadas después.
El expediente de personal no es un único objeto. Un mismo expediente mezcla un registro de nómina que debes conservar durante años con notas de rendimiento que deberías haber borrado. Tratar el expediente como una sola unidad es la forma en que las organizaciones conservan de más y de menos al mismo tiempo. Divídelo por categorías y dale a cada categoría su propio reloj.
Retención y bloqueo legal
Un período de retención fija cuándo se pueden borrar los datos. Un bloqueo legal lo anula. Entre esas fechas programadas, el derecho de supresión también puede obligar a borrar antes, previa solicitud. Si un documento es relevante para un litigio, una investigación regulatoria o una disputa, debes suspender su borrado hasta que el asunto se cierre, aunque su período de retención normal haya expirado. Borrar datos sujetos a un deber de conservación es destrucción de pruebas, y se trata con mucha más severidad que conservar datos algo más de la cuenta. Un calendario de retención que funciona siempre tiene un mecanismo de bloqueo que puede congelar el reloj. Consulta Almacenamiento WORM y bloqueo legal para ver cómo se aplica esto en la capa de almacenamiento.
Cómo construir un calendario de retención que se sostenga
Un calendario que supera una auditoría tiene cuatro propiedades:
- Categoría, no expediente. Cada regla de retención se vincula a una categoría de datos, no a una carpeta ni a una persona.
- Una base jurídica con nombre. Cada período cita la ley o la finalidad que lo fija, para que puedas defenderlo.
- Un reloj automático. El borrado lo activa el calendario, no que alguien se acuerde. La limitación del plazo de conservación falla casi siempre por inacción, no por decisión.
- Un bloqueo que prevalece. El calendario puede suspenderse para registros concretos sujetos a un bloqueo legal y reanudarse cuando el bloqueo se levanta.
El panorama general de la retención documental en la UE, con facturas, contratos y registros de cumplimiento, se trata en Períodos de retención de documentos en la UE. Este artículo lo acota al expediente de RRHH.
Cómo gestiona SealDoc la retención de los expedientes de RRHH
SealDoc asigna a cada documento una categoría de retención en el momento de su creación: 1, 7 o 10 años, o permanente. Esa categoría queda registrada en la pista de auditoría con cadena de hashes del documento, junto a un hash SHA-256 del documento, de modo que la propia decisión de retención de un archivo es auditable y cualquier manipulación de ella es detectable.
Esto importa porque la limitación del plazo de conservación es una obligación de responsabilidad proactiva, no solo operativa. Cuando un regulador pregunta por qué un registro sigue existiendo, o por qué se borró, la respuesta es un registro fechado de la decisión y no una suposición. La API de SealDoc se niega a borrar un documento dentro de su período de retención, y en cuanto el período lo permite, un borrado a petición queda registrado en la misma pista de auditoría. Ese registro es la base de un borrado defendible.
Todo ello funciona sobre infraestructura de la UE, sin ningún hiperescalador estadounidense en el camino, lo que evita que el registro de retención se convierta a su vez en una cuestión de transferencia transfronteriza.