Jak długo dział HR może przechowywać dane pracowników i kandydatów? Okresy przechowywania w UE
Krótka odpowiedź. Odrzuceni kandydaci: około czterech tygodni bez ich zgody, do roku za zgodą, a w Niemczech około sześciu miesięcy. Dokumentacja płacowa i dokumenty podatku od wynagrodzeń: od 5 do 10 lat. Umowy o pracę: czas trwania zatrudnienia plus od 2 do 7 lat. Ogólne akta osobowe: od 2 do 5 lat po odejściu pracownika. Poniższa tabela obejmuje każdą kategorię, a prawo krajowe może przesunąć każdą z tych liczb w obu kierunkach.
Nie istnieje jeden unijny okres przechowywania dokumentacji HR. Każdą kategorię reguluje inny przepis, a dwa rodzaje błędów prowadzą w przeciwnych kierunkach: jeśli przechowujesz dane zbyt długo, naruszasz zasadę ograniczenia przechowywania; jeśli usuniesz je zbyt wcześnie, naruszasz obowiązek wynikający z prawa podatkowego lub prawa pracy.
To praktyczne źródło odniesienia dla najczęstszych kategorii HR: typowy zakres okresu przechowywania i przepis, który go wyznacza. Traktuj liczby orientacyjnie. Dokładny okres określa prawo krajowe i różni się on między państwami członkowskimi.
Dlaczego przechowywanie to obowiązek dwustronny
Przechowywanie to obowiązek dwustronny: dolną granicę wyznacza prawo podatkowe i prawo pracy, a górną RODO. Większość osób widzi tylko dolną granicę, która mówi: przechowuj dokumenty co najmniej tak długo. Górna granica to część, którą się pomija.
Art. 5(1)(e) to zasada ograniczenia przechowywania. Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację nie dłużej, niż jest to niezbędne. Akta osobowe trzymane przez dekadę po odejściu pracownika, bez prawnego powodu, to naruszenie, nawet jeśli nikt nigdy do nich nie zajrzał. Harmonogram przechowywania nie służy więc wyłącznie przetrwaniu kontroli podatkowej. Chodzi o usuwanie na czas, za każdym razem, i o możliwość wykazania, że tak się stało.
Okresy przechowywania w HR w skrócie
Poniższa tabela podaje typowe zakresy w UE. Prawo krajowe ma przed nimi pierwszeństwo w obu kierunkach.
| Kategoria dokumentacji HR | Typowy okres przechowywania | Co go wyznacza |
|---|---|---|
| Dokumentacja płacowa i podatku od wynagrodzeń | Od 5 do 10 lat | Krajowe prawo podatkowe (na przykład 7 lat według holenderskiego Belastingdienst, niemieckie dokumenty według Abgabenordnung i GoBD) |
| Umowy o pracę i aneksy | Czas trwania plus od 2 do 7 lat | Terminy przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy i z umów |
| Ogólne akta osobowe (części niepodatkowe) | Od 2 do 5 lat po odejściu | Ograniczenie przechowywania plus krajowe wytyczne HR |
| Dane rekrutacyjne, odrzuceni kandydaci | Od 4 tygodni do 12 miesięcy | Terminy na roszczenia antydyskryminacyjne i zgoda |
| Ewidencja czasu pracy i urlopów | Od 2 do 4 lat | Dyrektywa w sprawie czasu pracy w krajowej implementacji |
| Dane o zwolnieniach lekarskich i medycynie pracy | Krótko do celów administracyjnych, długo w przypadku narażenia | Prawo BHP, zasady dotyczące danych szczególnych kategorii |
| Dokumentacja wypadków przy pracy | Od 5 lat do kilkudziesięciu lat | Prawo bezpieczeństwa i higieny pracy |
| Dokumentacja emerytalna i stażowa | Do długo po przejściu na emeryturę | Prawo emerytalne i ubezpieczeń społecznych |
Kategorie, na których łatwo się potknąć
Dane rekrutacyjne odrzuconych kandydatów. To najkrótszy i najczęściej ignorowany okres. Bez zgody okno jest krótkie. Wytyczne holenderskiego Autoriteit Persoonsgegevens wskazują na około cztery tygodnie. Za zgodą kandydata często przechowuje się dane do roku, aby móc zwrócić się do niego przy przyszłej rekrutacji. Niemieccy pracodawcy często przechowują je przez około sześć miesięcy ze względu na termin na roszczenia na podstawie Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz. Jeśli przechowujesz CV odrzuconego kandydata latami „na wszelki wypadek”, niemal na pewno przekraczasz granicę.
Zwolnienia lekarskie i dane o zdrowiu. To dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9. Dział HR powinien przechowywać minimum potrzebne do obsługi nieobecności i wynagrodzeń, a nie diagnozy. Zapis administracyjny jest krótkotrwały. Wyjątkiem jest dokumentacja narażenia i medycyny pracy, która może podlegać bardzo długiemu okresowi przechowywania, ponieważ roszczenie zdrowotne może pojawić się dziesiątki lat później.
Akta osobowe to nie jeden obiekt. Jedne akta łączą dokumentację płacową, którą musisz przechowywać latami, z notatkami z ocen, które należało już usunąć. Traktowanie akt jako jednej całości sprawia, że organizacje jednocześnie przechowują za dużo i za mało. Podziel je według kategorii i nadaj każdej kategorii własny zegar.
Przechowywanie i legal hold
Okres przechowywania określa, kiedy dane mogą zostać usunięte. Legal hold ma przed nim pierwszeństwo. Pomiędzy tymi zaplanowanymi datami prawo do usunięcia danych może również wymusić wcześniejsze usunięcie na żądanie. Jeśli dokument ma znaczenie dla postępowania sądowego, dochodzenia organu nadzoru lub sporu, musisz wstrzymać jego usunięcie do zamknięcia sprawy, nawet jeśli jego zwykły okres przechowywania już upłynął. Usunięcie danych objętych obowiązkiem zachowania to niszczenie dowodów, traktowane znacznie poważniej niż przechowywanie danych nieco zbyt długo. Działający harmonogram przechowywania zawsze ma mechanizm wstrzymania, który może zatrzymać zegar. Zobacz Magazyn WORM i legal hold, aby dowiedzieć się, jak egzekwuje się to na poziomie warstwy magazynowej.
Budowa harmonogramu przechowywania, który się obroni
Harmonogram, który przetrwa audyt, ma cztery cechy:
- Kategoria, a nie plik. Każda reguła przechowywania jest przypisana do kategorii danych, a nie do folderu lub osoby.
- Wskazana podstawa prawna. Każdy okres powołuje się na przepis lub cel, który go wyznacza, dzięki czemu możesz go obronić.
- Automatyczny zegar. Usunięcie uruchamia harmonogram, a nie czyjaś pamięć. Ograniczenie przechowywania najczęściej zawodzi przez bezczynność, a nie przez decyzję.
- Wstrzymanie, które ma pierwszeństwo. Harmonogram można zawiesić dla konkretnych dokumentów objętych legal hold i wznowić, gdy wstrzymanie zostanie zniesione.
Ogólny obraz okresów przechowywania dokumentów w UE, obejmujący faktury, umowy i dokumentację zgodności, omawiamy w artykule Okresy przechowywania dokumentów w UE. Ten artykuł zawęża go do akt HR.
Jak SealDoc obsługuje przechowywanie akt HR
SealDoc nadaje każdemu dokumentowi kategorię przechowywania w chwili jego utworzenia: 1, 7 lub 10 lat albo bezterminowo. Ta kategoria jest zapisywana w powiązanej łańcuchem skrótów ścieżce audytu dokumentu, obok skrótu SHA-256 dokumentu, dzięki czemu każda zmiana samej decyzji o przechowywaniu pliku jest wykrywalna, a decyzja podlega audytowi.
Ma to znaczenie, ponieważ ograniczenie przechowywania jest obowiązkiem rozliczalności, a nie tylko obowiązkiem operacyjnym. Gdy organ nadzoru pyta, dlaczego dokument nadal istnieje albo dlaczego został usunięty, odpowiedzią jest datowany zapis decyzji, a nie przypuszczenie. API SealDoc odmawia usunięcia dokumentu w trakcie jego okresu przechowywania, a gdy okres na to pozwala, usunięcie na żądanie jest zapisywane w tej samej ścieżce audytu. Ten zapis stanowi podstawę usuwania, które można obronić.
Całość działa na infrastrukturze w UE, bez amerykańskiego hiperskalera po drodze, dzięki czemu zapis przechowywania nie staje się osobną kwestią transferu transgranicznego.