Per quanto tempo l'HR può conservare i dati di dipendenti e candidati? I periodi di conservazione nell'UE
La risposta breve. Candidati scartati: circa quattro settimane senza il loro consenso, fino a un anno con il consenso, e circa sei mesi in Germania. Registri delle paghe e delle ritenute sui salari: da 5 a 10 anni. Contratti di lavoro: la durata del rapporto più da 2 a 7 anni. Il fascicolo personale generale: da 2 a 5 anni dopo l’uscita del dipendente. La tabella qui sotto copre ogni categoria, e il diritto nazionale può spostare ciascun numero in entrambe le direzioni.
Non esiste un unico periodo di conservazione UE per i documenti HR. Ogni categoria è disciplinata da una legge diversa, e i due modi di sbagliare vanno in direzioni opposte: conservi i dati troppo a lungo e violi il principio di limitazione della conservazione, li cancelli troppo presto e violi un obbligo fiscale o giuslavoristico.
Questo è un riferimento operativo per le categorie HR più comuni, l’intervallo di conservazione tipico e la norma che lo fissa. Considera i numeri come un orientamento. Il periodo esatto è fissato dal diritto nazionale, e cambia da uno Stato membro all’altro.
Perché la conservazione è un obbligo a due facce
La conservazione è un obbligo a due facce: una soglia minima fissata dal diritto tributario e del lavoro, e un tetto massimo fissato dal GDPR. Quasi tutti vedono solo la soglia minima, che dice di conservare i documenti almeno per un certo tempo. Il tetto è la parte che sfugge.
L’articolo 5(1)(e) è il principio di limitazione della conservazione. I dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione per un arco di tempo non superiore al necessario. Un fascicolo personale che hai tenuto per un decennio dopo l’uscita di un dipendente, senza alcuna ragione legale per conservarlo, è una violazione anche se nessuno lo ha mai consultato. Un piano di conservazione quindi non serve solo a superare una verifica fiscale. Serve a cancellare in tempo, ogni volta, e a poter dimostrare di averlo fatto.
I periodi di conservazione HR in sintesi
La tabella qui sotto riporta gli intervalli tipici nell’UE. Il diritto nazionale li modifica in entrambe le direzioni.
| Categoria di documenti HR | Conservazione tipica | Cosa la determina |
|---|---|---|
| Registri delle paghe e delle ritenute sui salari | Da 5 a 10 anni | Diritto tributario nazionale (ad esempio la Belastingdienst olandese con 7 anni, i documenti tedeschi secondo l’Abgabenordnung e il GoBD) |
| Contratti di lavoro e relative modifiche | Durata più da 2 a 7 anni | Termini di prescrizione per le pretese di lavoro e contrattuali |
| Fascicolo personale generale (parti non fiscali) | Da 2 a 5 anni dopo l’uscita | Limitazione della conservazione più le linee guida HR nazionali |
| Dati di selezione, candidati scartati | Da 4 settimane a 12 mesi | Termini per le azioni antidiscriminazione e consenso |
| Registri dell’orario di lavoro e delle ferie | Da 2 a 4 anni | Direttiva sull’orario di lavoro come recepita a livello nazionale |
| Dati su malattia e medicina del lavoro | Breve per l’amministrazione, lunga per l’esposizione | Normativa su salute e sicurezza, regole sulle categorie particolari di dati |
| Registri degli infortuni sul lavoro | Da 5 anni a diversi decenni | Normativa sulla salute e sicurezza sul lavoro |
| Documenti pensionistici e di anzianità di servizio | Fino a molto dopo il pensionamento | Diritto pensionistico e previdenziale |
Le categorie in cui si inciampa
Dati di selezione dei candidati scartati. È il periodo più breve e quello più spesso ignorato. Senza consenso, la finestra è breve. Le linee guida olandesi dell’Autoriteit Persoonsgegevens indicano circa quattro settimane. Con il consenso del candidato è comune arrivare fino a un anno, così puoi ricontattarlo per un ruolo futuro. I datori di lavoro tedeschi conservano spesso per circa sei mesi, per via del termine per le azioni previsto dall’Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz. Se conservi per anni il CV di un candidato scartato “per ogni evenienza”, hai quasi certamente superato il limite.
Malattia e dati sanitari. Sono dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’articolo 9. L’HR dovrebbe conservare il minimo necessario per gestire assenze e retribuzione, non le diagnosi. Il documento amministrativo ha vita breve. I documenti sull’esposizione e sulla medicina del lavoro sono l’eccezione e possono avere una conservazione molto lunga, perché una richiesta di risarcimento per motivi di salute può emergere decenni dopo.
Il fascicolo personale non è un unico oggetto. Un singolo fascicolo mescola un registro delle paghe che devi conservare per anni con note sulle prestazioni che avresti già dovuto cancellare. Trattare il fascicolo come un’unica unità è il modo in cui le organizzazioni conservano troppo e troppo poco allo stesso tempo. Dividilo per categoria, e dai a ogni categoria il proprio orologio.
Conservazione e legal hold
Un periodo di conservazione stabilisce quando i dati possono essere cancellati. Un legal hold prevale su di esso. Tra quelle date previste, anche il diritto alla cancellazione può imporre su richiesta una cancellazione anticipata. Se un documento è rilevante per un contenzioso, un’indagine di un’autorità di vigilanza o una controversia, devi sospenderne la cancellazione fino alla chiusura della questione, anche se il suo normale periodo di conservazione è scaduto. Cancellare dati soggetti a un obbligo di conservazione è distruzione di prove, ed è trattata in modo molto più severo che conservare i dati un po’ troppo a lungo. Un piano di conservazione funzionante ha sempre un meccanismo di hold in grado di fermare l’orologio. Vedi Storage WORM e legal hold per come questo viene imposto a livello di storage.
Costruire un piano di conservazione che regge
Un piano che supera un audit ha quattro proprietà:
- Categoria, non fascicolo. Ogni regola di conservazione si applica a una categoria di dati, non a una cartella o a una persona.
- Una base giuridica esplicita. Ogni periodo cita la legge o la finalità che lo fissa, così puoi difenderlo.
- Un orologio automatico. La cancellazione è attivata dal piano, non dalla memoria di qualcuno. La limitazione della conservazione fallisce più spesso per inerzia che per una decisione.
- Un hold che prevale. Il piano può essere sospeso per documenti specifici sottoposti a legal hold, e ripreso quando l’hold viene revocato.
Il quadro generale della conservazione dei documenti nell’UE, tra fatture, contratti e documenti di conformità, è trattato in Periodi di conservazione dei documenti nell’UE. Questo articolo lo restringe al fascicolo HR.
Come SealDoc gestisce la conservazione dei fascicoli HR
SealDoc assegna a ogni documento una categoria di conservazione al momento della creazione: 1, 7 o 10 anni, oppure permanente. Questa categoria è registrata nella traccia di audit a catena di hash del documento, accanto a un hash SHA-256 del documento stesso, così la decisione di conservazione per un file è a sua volta a prova di manomissione e verificabile in un audit.
Questo conta perché la limitazione della conservazione è un obbligo di responsabilizzazione, non solo un obbligo operativo. Quando un’autorità di controllo chiede perché un documento esiste ancora, o perché è stato cancellato, la risposta è una registrazione datata della decisione e non un’ipotesi. L’API di SealDoc rifiuta di cancellare un documento entro il suo periodo di conservazione, e una volta che il periodo lo consente, una cancellazione su richiesta viene registrata nella stessa traccia di audit. Quella registrazione è la base per una cancellazione difendibile.
Tutto questo gira su infrastruttura UE, senza alcun hyperscaler statunitense nel percorso, il che evita che la registrazione della conservazione diventi a sua volta una questione di trasferimento transfrontaliero.