Wie lange darf HR Mitarbeiter- und Bewerberdaten aufbewahren? Aufbewahrungsfristen in der EU
Die kurze Antwort. Abgelehnte Bewerber: etwa vier Wochen ohne ihre Einwilligung, bis zu einem Jahr mit Einwilligung und in Deutschland rund sechs Monate. Lohn- und Lohnsteuerunterlagen: 5 bis 10 Jahre. Arbeitsverträge: Dauer des Arbeitsverhältnisses plus 2 bis 7 Jahre. Die allgemeine Personalakte: 2 bis 5 Jahre nach dem Ausscheiden. Die Tabelle unten deckt jede Kategorie ab, und nationales Recht kann jede Zahl in beide Richtungen verschieben.
Es gibt keine einheitliche EU-Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen. Jede Kategorie wird von einem anderen Gesetz bestimmt, und die beiden Fehlerarten weisen in entgegengesetzte Richtungen: Bewahren Sie Daten zu lange auf, verstoßen Sie gegen den Grundsatz der Speicherbegrenzung; löschen Sie sie zu früh, verstoßen Sie gegen eine steuer- oder arbeitsrechtliche Pflicht.
Dies ist eine Arbeitsreferenz für die häufigsten HR-Kategorien, die typische Aufbewahrungsspanne und die Regel, die sie festlegt. Verstehen Sie die Zahlen als Orientierung. Die genaue Frist legt das nationale Recht fest, und sie unterscheidet sich zwischen den Mitgliedstaaten.
Warum Aufbewahrung eine zweiseitige Pflicht ist
Aufbewahrung ist eine zweiseitige Pflicht: eine Untergrenze aus Steuer- und Arbeitsrecht und eine Obergrenze aus der DSGVO. Die meisten sehen nur die Untergrenze, die besagt: Unterlagen mindestens so lange aufbewahren. Die Obergrenze ist der Teil, der übersehen wird.
Artikel 5(1)(e) ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung. Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung nur so lange ermöglicht, wie es erforderlich ist. Eine Personalakte, die Sie ein Jahrzehnt nach dem Ausscheiden einer Person ohne rechtlichen Grund behalten haben, ist ein Verstoß, selbst wenn nie jemand hineingesehen hat. Ein Aufbewahrungsplan dient also nicht nur dazu, eine Steuerprüfung zu überstehen. Es geht darum, rechtzeitig zu löschen, jedes Mal, und nachweisen zu können, dass Sie es getan haben.
HR-Aufbewahrungsfristen im Überblick
Die Tabelle unten nennt typische Spannen in der EU. Nationales Recht hat in beide Richtungen Vorrang.
| Kategorie der Personalunterlage | Typische Aufbewahrung | Was sie bestimmt |
|---|---|---|
| Lohn- und Lohnsteuerunterlagen | 5 bis 10 Jahre | Nationales Steuerrecht (zum Beispiel der niederländische Belastingdienst mit 7 Jahren, deutsche Unterlagen nach Abgabenordnung und GoBD) |
| Arbeitsverträge und Änderungen | Dauer plus 2 bis 7 Jahre | Verjährungsfristen für arbeits- und vertragsrechtliche Ansprüche |
| Allgemeine Personalakte (nicht steuerliche Teile) | 2 bis 5 Jahre nach dem Ausscheiden | Speicherbegrenzung plus nationale HR-Leitlinien |
| Bewerbungsdaten, abgelehnte Kandidaten | 4 Wochen bis 12 Monate | Fristen für Diskriminierungsansprüche und Einwilligung |
| Arbeitszeit- und Urlaubsnachweise | 2 bis 4 Jahre | Arbeitszeitrichtlinie in nationaler Umsetzung |
| Krankheits- und arbeitsmedizinische Daten | Kurz für die Verwaltung, lang bei Expositionen | Arbeitsschutzrecht, Regeln für besondere Kategorien personenbezogener Daten |
| Unterlagen zu Arbeitsunfällen | 5 Jahre bis mehrere Jahrzehnte | Arbeitsschutzrecht |
| Unterlagen zu Altersversorgung und Betriebszugehörigkeit | Bis weit nach dem Renteneintritt | Renten- und Sozialversicherungsrecht |
Die Kategorien, an denen viele scheitern
Bewerbungsdaten abgelehnter Kandidaten. Das ist die kürzeste und die am häufigsten ignorierte Kategorie. Ohne Einwilligung ist das Zeitfenster kurz. Die niederländischen Leitlinien der Autoriteit Persoonsgegevens nennen etwa vier Wochen. Mit Einwilligung des Kandidaten ist bis zu einem Jahr üblich, damit Sie ihn für eine künftige Stelle ansprechen können. Deutsche Arbeitgeber bewahren wegen der Anspruchsfrist nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz oft rund sechs Monate auf. Wenn Sie den Lebenslauf eines abgelehnten Bewerbers jahrelang “für alle Fälle” aufbewahren, haben Sie die Grenze mit ziemlicher Sicherheit überschritten.
Krankheits- und Gesundheitsdaten. Das sind Daten besonderer Kategorien nach Artikel 9. HR sollte nur das Minimum vorhalten, das für die Verwaltung von Abwesenheit und Entgelt nötig ist, keine Diagnosen. Der Verwaltungsdatensatz ist kurzlebig. Expositions- und arbeitsmedizinische Unterlagen sind die Ausnahme und können sehr lange Aufbewahrungsfristen haben, weil ein gesundheitsbezogener Anspruch Jahrzehnte später auftauchen kann.
Die Personalakte ist kein einzelnes Objekt. Eine einzige Akte vermischt Lohnunterlagen, die Sie jahrelang aufbewahren müssen, mit Leistungsnotizen, die Sie hätten löschen sollen. Wer die Akte als eine Einheit behandelt, bewahrt gleichzeitig zu lange und zu kurz auf. Teilen Sie sie nach Kategorien auf und geben Sie jeder Kategorie ihre eigene Uhr.
Aufbewahrung und Legal Hold
Eine Aufbewahrungsfrist legt fest, wann Daten gelöscht werden dürfen. Ein Legal Hold setzt sie außer Kraft. Zwischen diesen geplanten Terminen kann zudem das Recht auf Löschung auf Antrag eine frühere Löschung erzwingen. Ist ein Dokument für einen Rechtsstreit, eine behördliche Untersuchung oder eine Streitigkeit relevant, müssen Sie seine Löschung aussetzen, bis die Sache abgeschlossen ist, selbst wenn seine reguläre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Daten zu löschen, die einer Pflicht zur Beweissicherung unterliegen, ist Beweisvereitelung, und das wird weit ernster genommen, als Daten etwas zu lange aufzubewahren. Ein funktionierender Aufbewahrungsplan hat immer einen Hold-Mechanismus, der die Uhr anhalten kann. Unter WORM-Speicher und Legal Hold lesen Sie, wie das auf der Speicherschicht durchgesetzt wird.
Einen Aufbewahrungsplan aufbauen, der standhält
Ein Plan, der eine Prüfung übersteht, hat vier Eigenschaften:
- Kategorie, nicht Akte. Jede Aufbewahrungsregel hängt an einer Datenkategorie, nicht an einem Ordner oder einer Person.
- Eine benannte Rechtsgrundlage. Jede Frist nennt das Gesetz oder den Zweck, der sie festlegt, sodass Sie sie verteidigen können.
- Eine automatische Uhr. Die Löschung wird durch den Plan ausgelöst, nicht dadurch, dass sich jemand daran erinnert. Speicherbegrenzung scheitert meistens an Untätigkeit, nicht an einer Entscheidung.
- Ein Hold, der Vorrang hat. Der Plan kann für bestimmte Unterlagen unter einem Legal Hold ausgesetzt und fortgesetzt werden, sobald der Hold aufgehoben wird.
Das allgemeine Bild der Dokumentenaufbewahrung in der EU, über Rechnungen, Verträge und Compliance-Unterlagen hinweg, behandelt Aufbewahrungsfristen für Dokumente in der EU. Dieser Artikel grenzt es auf die Personalakte ein.
Wie SealDoc die Aufbewahrung von Personalakten handhabt
SealDoc weist jedem Dokument bei der Erstellung eine Aufbewahrungskategorie zu: 1, 7 oder 10 Jahre oder dauerhaft. Diese Kategorie wird im Hash-verketteten Audit-Trail des Dokuments festgehalten, neben einem SHA-256-Hash des Dokuments, sodass die Aufbewahrungsentscheidung für eine Akte selbst manipulationserkennbar und prüfbar ist.
Das ist wichtig, weil Speicherbegrenzung eine Rechenschaftspflicht ist und nicht nur eine betriebliche Aufgabe. Fragt eine Aufsichtsbehörde, warum eine Unterlage noch existiert oder warum sie gelöscht wurde, ist die Antwort ein datierter Nachweis der Entscheidung statt einer bloßen Vermutung. Die SealDoc-API verweigert das Löschen eines Dokuments innerhalb seiner Aufbewahrungsfrist, und sobald die Frist es zulässt, wird eine Löschung auf Antrag im selben Audit-Trail protokolliert. Dieser Nachweis ist die Grundlage für eine belastbare Löschung.
All das läuft auf EU-Infrastruktur ohne US-Hyperscaler dazwischen, sodass der Aufbewahrungsnachweis nicht selbst zu einer Frage grenzüberschreitender Datenübermittlung wird.