Combien de temps les RH peuvent-elles conserver les données des salariés et des candidats ? Durées de conservation dans l'UE
La réponse courte. Candidats non retenus : environ quatre semaines sans leur consentement, jusqu’à un an avec, et autour de six mois en Allemagne. Registres de paie et d’impôt sur les salaires : 5 à 10 ans. Contrats de travail : la durée de l’emploi plus 2 à 7 ans. Le dossier du personnel général : 2 à 5 ans après le départ de la personne. Le tableau ci-dessous couvre chaque catégorie, et le droit national peut déplacer chaque chiffre dans les deux sens.
Il n’existe pas de durée de conservation unique dans l’UE pour les dossiers RH. Chaque catégorie relève d’une loi différente, et les deux manières d’échouer vont en sens opposé : conservez des données trop longtemps et vous enfreignez le principe de limitation de la conservation, supprimez-les trop tôt et vous manquez à une obligation fiscale ou de droit du travail.
Cet article est une référence de travail pour les catégories RH les plus courantes, la fourchette de conservation habituelle et la règle qui la fixe. Considérez les chiffres comme une orientation. La durée exacte est fixée par le droit national, et elle varie d’un État membre à l’autre.
Pourquoi la conservation est une obligation à double sens
La conservation est une obligation à double sens : un plancher fixé par le droit fiscal et le droit du travail, et un plafond fixé par le RGPD. La plupart des gens ne voient que le plancher, qui dit de conserver les dossiers au moins pendant une certaine durée. Le plafond est la partie que l’on oublie.
L’article 5(1)(e) pose le principe de limitation de la conservation. Les données personnelles doivent être conservées sous une forme permettant l’identification pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire. Un dossier du personnel que vous avez gardé une décennie après le départ de la personne, sans raison légale de le conserver, constitue une violation même si personne ne l’a jamais consulté. Un calendrier de conservation ne sert donc pas seulement à passer un contrôle fiscal. Il sert à supprimer à temps, à chaque fois, et à pouvoir démontrer que vous l’avez fait.
Les durées de conservation RH en un coup d’œil
Le tableau ci-dessous donne des fourchettes habituelles dans l’UE. Le droit national les remplace dans les deux sens.
| Catégorie de dossier RH | Conservation habituelle | Ce qui la détermine |
|---|---|---|
| Registres de paie et d’impôt sur les salaires | 5 à 10 ans | Droit fiscal national (par exemple 7 ans pour la Belastingdienst néerlandaise, les dossiers allemands relevant de l’Abgabenordnung et de la GoBD) |
| Contrats de travail et avenants | Durée de l’emploi plus 2 à 7 ans | Délais de prescription des actions en droit du travail et en droit des contrats |
| Dossier du personnel général (parties non fiscales) | 2 à 5 ans après le départ | Limitation de la conservation et orientations RH nationales |
| Données de recrutement, candidats non retenus | 4 semaines à 12 mois | Délais de recours pour discrimination et consentement |
| Registres du temps de travail et des congés | 2 à 4 ans | Directive sur le temps de travail telle que transposée au niveau national |
| Données d’arrêt maladie et de santé au travail | Courte pour l’administration, longue pour l’exposition | Droit de la santé et de la sécurité, règles sur les catégories particulières de données |
| Registres des accidents du travail | 5 ans à plusieurs décennies | Droit de la santé et de la sécurité au travail |
| Dossiers de retraite et d’ancienneté | Jusque bien après le départ à la retraite | Droit des retraites et de la sécurité sociale |
Les catégories qui prennent les gens en défaut
Données de recrutement des candidats non retenus. C’est la catégorie à la durée la plus courte, et la plus souvent ignorée. Sans consentement, la fenêtre est courte. Les orientations néerlandaises de l’Autoriteit Persoonsgegevens indiquent environ quatre semaines. Avec le consentement du candidat, jusqu’à un an est courant, afin de pouvoir le recontacter pour un futur poste. Les employeurs allemands conservent souvent ces données environ six mois, en raison du délai de recours prévu par l’Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz. Si vous gardez pendant des années le CV d’un candidat non retenu « au cas où », vous avez presque certainement franchi la limite.
Arrêts maladie et données de santé. Il s’agit de catégories particulières de données au sens de l’article 9. Les RH doivent conserver le minimum nécessaire pour gérer l’absence et la paie, pas les diagnostics. Le dossier administratif a une durée de vie courte. Les dossiers d’exposition et de santé au travail font exception et peuvent faire l’objet d’une conservation très longue, car une réclamation liée à la santé peut apparaître des décennies plus tard.
Le dossier du personnel n’est pas un objet unique. Un même dossier mêle un registre de paie que vous devez conserver pendant des années et des notes d’évaluation que vous auriez dû supprimer. C’est en traitant le dossier comme une seule unité que les organisations conservent à la fois trop et trop peu. Scindez-le par catégorie, et donnez à chaque catégorie sa propre horloge.
Durée de conservation et conservation légale
Une durée de conservation fixe le moment où les données peuvent être supprimées. Une conservation légale prime sur elle. Entre ces dates programmées, le droit à l’effacement peut aussi imposer une suppression anticipée sur demande. Si un document est pertinent pour un litige, une enquête réglementaire ou un différend, vous devez suspendre sa suppression jusqu’à la clôture de l’affaire, même si sa durée de conservation normale a expiré. Supprimer des données soumises à une obligation de préservation constitue une destruction de preuves, et c’est traité bien plus sévèrement que le fait de conserver des données un peu trop longtemps. Un calendrier de conservation opérationnel comporte toujours un mécanisme de conservation légale capable de geler l’horloge. Voir Stockage WORM et conservation légale pour la manière dont cela est appliqué au niveau de la couche de stockage.
Établir un calendrier de conservation qui tient
Un calendrier qui résiste à un audit présente quatre propriétés :
- La catégorie, pas le fichier. Chaque règle de conservation s’attache à une catégorie de données, pas à un dossier ni à une personne.
- Une base juridique nommée. Chaque durée cite la loi ou la finalité qui la fixe, afin que vous puissiez la défendre.
- Une horloge automatique. La suppression est déclenchée par le calendrier, pas par la mémoire de quelqu’un. La limitation de la conservation échoue le plus souvent par inaction, pas par décision.
- Une conservation légale qui prime. Le calendrier peut être suspendu pour des dossiers précis placés sous conservation légale, puis repris lorsque celle-ci est levée.
La situation générale de la conservation des documents dans l’UE, pour les factures, les contrats et les dossiers de conformité, est traitée dans Durées de conservation des documents dans l’UE. Cet article la resserre sur le dossier RH.
Comment SealDoc gère la conservation des dossiers RH
SealDoc attribue à chaque document une catégorie de conservation au moment de sa création : 1, 7 ou 10 ans, ou permanente. Cette catégorie est enregistrée dans la piste d’audit chaînée par hachage du document, à côté d’un hash SHA-256 du document, de sorte que toute falsification de la décision de conservation d’un fichier est elle-même détectable, et que cette décision est auditable.
C’est important, car la limitation de la conservation relève du principe de responsabilité, pas seulement de l’exploitation. Lorsqu’une autorité de contrôle demande pourquoi un dossier existe encore, ou pourquoi il a été supprimé, la réponse est un enregistrement daté de la décision plutôt qu’une supposition. L’API de SealDoc refuse d’effacer un document pendant sa durée de conservation, et une fois que cette durée le permet, un effacement sur demande est enregistré dans la même piste d’audit. Cet enregistrement constitue la base d’une suppression défendable.
Tout cela fonctionne sur une infrastructure européenne, sans hyperscaler américain sur le chemin, ce qui évite que l’enregistrement de conservation devienne à son tour une question de transfert transfrontalier.