XRechnung-foutmeldingen: alle BR-DE-regels uitgelegd, met de oplossing
Een XRechnung moet door twee lagen regels heen. De eerste is de Europese norm EN 16931. De tweede is de Duitse nationale laag, de BR-DE-regels. Veel facturen die door EN 16931 komen, lopen alsnog vast op die tweede laag: een ontbrekende Leitweg-ID, een onvolledig verkoperscontact, geen betaalinstructies.
Dit artikel zet alle BR-DE-regels van XRechnung 3.0 op een rij, per onderdeel van de factuur, met het veld dat ze controleren en de oplossing.
Wat de BR-DE-regels zijn
XRechnung is de Duitse uitwerking van EN 16931, de CIUS die gemaakt is voor facturen aan de Duitse overheid. De BR-DE-regels zijn wat XRechnung bovenop de Europese norm legt. Elke validatiemelding begint met het regelnummer, zoals [BR-DE-15], gevolgd door de Duitse tekst van de regel.
De regels hebben twee sterktes. Een regel met “muss” (moet) is een fout: de factuur is ongeldig. Een regel met “soll” (zou moeten) is een waarschuwing: de factuur blijft geldig, maar de ontvanger ziet het. In XRechnung 3.0 zijn BR-DE-17, 19, 20, 21, 26, 27 en 28 waarschuwingen. Alle andere zijn fouten. De nummers 12, 13 en 29 worden niet gebruikt.
Regels voor de verkoper
| Regel | Soort | Wat hij controleert | De oplossing |
|---|---|---|---|
| BR-DE-2 | Fout | De groep verkoperscontact (BG-6) is aanwezig | Voeg een contactpersoon of afdeling toe, met telefoon en e-mail |
| BR-DE-3 | Fout | Plaats van de verkoper (BT-37) | Vul de plaats van het verkopersadres in |
| BR-DE-4 | Fout | Postcode van de verkoper (BT-38) | Vul de postcode van het verkopersadres in |
| BR-DE-5 | Fout | Contactpunt van de verkoper (BT-41) | Noem een persoon of afdeling |
| BR-DE-6 | Fout | Telefoonnummer van het verkoperscontact (BT-42) | Voeg een telefoonnummer toe |
| BR-DE-7 | Fout | E-mailadres van het verkoperscontact (BT-43) | Voeg een e-mailadres toe |
| BR-DE-27 | Waarschuwing | BT-42 bevat minstens drie cijfers | Gebruik een echt telefoonnummer, geen opvulling |
| BR-DE-28 | Waarschuwing | BT-43 is een geldig opgebouwd e-mailadres | Precies één @, met minstens twee tekens aan weerszijden |
| BR-DE-16 | Fout | Bij btw-categorie S, Z, E, AE, K, G, L of M: het btw-nummer van de verkoper (BT-31), het fiscale registratienummer (BT-32) of een fiscaal vertegenwoordiger (BG-11) | Voeg het btw-nummer toe, of de Duitse Steuernummer in BT-32 |
Het verkoperscontact ontbreekt makkelijk in een ERP-export: het bedrijfsadres staat erin, maar een contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres niet. Dan gaan BR-DE-2, 5, 6 en 7 tegelijk af op dezelfde factuur.
Regels voor koper en levering
| Regel | Soort | Wat hij controleert | De oplossing |
|---|---|---|---|
| BR-DE-15 | Fout | Referentie van de koper (BT-10) | Voor overheden: de Leitweg-ID. Voor bedrijven: de referentie die je koper verwacht |
| BR-DE-8 | Fout | Plaats van de koper (BT-52) | Vul de plaats van het koperadres in |
| BR-DE-9 | Fout | Postcode van de koper (BT-53) | Vul de postcode van het koperadres in |
| BR-DE-10 | Fout | Plaats van het afleveradres (BT-77), als er een afleveradres (BG-15) is | Maak het afleveradres compleet, of laat de groep weg |
| BR-DE-11 | Fout | Postcode van het afleveradres (BT-78), als er een afleveradres (BG-15) is | Maak het afleveradres compleet, of laat de groep weg |
BR-DE-15 is de enige regel waarvoor je iets van je koper nodig hebt. Een Duitse overheidsinstantie geeft elke leverancier een Leitweg-ID: de routeringscode voor haar facturen. Die hoort in BT-10. Vraag hem op bij je koper; meestal staat hij in de bestelling of het contract.
Regels voor de betaling
| Regel | Soort | Wat hij controleert | De oplossing |
|---|---|---|---|
| BR-DE-1 | Fout | De betaalinstructies (BG-16) zijn aanwezig | Voeg de betaalwijze en de betaalgegevens toe |
| BR-DE-23-a | Fout | Bij betaalwijze 30 of 58 (overmaking): de groep overmaking (BG-17) | Voeg de IBAN toe waarop betaald moet worden |
| BR-DE-23-b | Fout | Bij 30 of 58: geen kaartgroep (BG-18) of incassogroep (BG-19) | Haal de groepen weg die bij een andere betaalwijze horen |
| BR-DE-24-a | Fout | Bij 48, 54 of 55 (kaartbetaling): precies één kaartgroep (BG-18) | Voeg de kaartgegevens toe |
| BR-DE-24-b | Fout | Bij 48, 54 of 55: geen BG-17 of BG-19 | Haal de andere betaalgroepen weg |
| BR-DE-25-a | Fout | Bij 59 (SEPA-incasso): precies één incassogroep (BG-19) | Voeg de incassogegevens toe |
| BR-DE-25-b | Fout | Bij 59: geen BG-17 of BG-18 | Haal de andere betaalgroepen weg |
| BR-DE-30 | Fout | Bij een incasso (BG-19): het incassant-ID (BT-90) | Voeg je SEPA-incassant-ID toe |
| BR-DE-31 | Fout | Bij een incasso (BG-19): de rekening die belast wordt (BT-91) | Voeg de IBAN van de koper toe |
| BR-DE-19 | Waarschuwing | Bij 58: BT-84 bevat een geldige IBAN | Controleer de IBAN op tikfouten |
| BR-DE-20 | Waarschuwing | Bij 59: BT-91 bevat een geldige IBAN | Controleer de IBAN op tikfouten |
| BR-DE-18 | Fout | Een betalingskorting (Skonto) in de betaalvoorwaarden (BT-20) volgt het voorgeschreven formaat | Schrijf hem precies als #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.00# |
Het Skonto-formaat van BR-DE-18 is streng. Elke regel begint met #, de segmenten worden gescheiden door #, en de regel eindigt op # gevolgd door een regeleinde. Alles in hoofdletters, het percentage met twee decimalen en een punt, en geen extra spaties. Geldt de korting maar voor een deel van het te betalen bedrag, voeg dan BASISBETRAG=n toe als vierde segment.
Regels voor btw en document
| Regel | Soort | Wat hij controleert | De oplossing |
|---|---|---|---|
| BR-DE-14 | Fout | Btw-tarief per categorie (BT-119) | Geef in elke btw-specificatie het tarief, ook als het 0 is |
| BR-DE-17 | Waarschuwing | Factuurtype (BT-3) is 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 of 877 | Gebruik een van deze codes; zie de EN 16931-codelijsten |
| BR-DE-26 | Waarschuwing | Een gecorrigeerde factuur (384) verwijst naar de eerdere factuur (BG-3) | Voeg nummer en datum toe van de factuur die je corrigeert |
| BR-DE-21 | Waarschuwing | De specificatie-identificatie (BT-24) is de XRechnung-identificatie | Gebruik urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 |
| BR-DE-22 | Fout | Elke bijlage heeft een unieke bestandsnaam | Geef dubbele bijlagen een andere naam |
Zo valideer je een XRechnung gratis
Onze gratis XRechnung-validator neemt een XRechnung als CII- of UBL-XML, of als pdf met de XML erin. Hij toetst de EN 16931-regels en de BR-DE-regels van XRechnung 3.0, met de open-source validator Mustang. Elke melding noemt de regel, zoals [BR-DE-15], en wijst de plek in de XML aan. Je hebt er geen account voor nodig.
Los eerst de fouten op, daarna de waarschuwingen. Controleer het bestand na elke wijziging opnieuw: één ontbrekende groep kan meerdere regels tegelijk laten afgaan, en die verdwijnen dan ook samen.
Waarom een XRechnung uit SealDoc er wel doorheen komt
SealDoc maakt XRechnung-facturen in de app en via de API, en levert nooit een factuur uit die op deze regels vastloopt:
- De juiste gegevens vooraf. SealDoc vraagt precies wat BR-DE nodig heeft voordat de factuur gebouwd wordt: de referentie van de koper, een verkoperscontact met telefoon en e-mail, en een IBAN als er iets te betalen is.
- Gevalideerd vóór de uitlevering. Elke XRechnung wordt tegen EN 16931 en de BR-DE-regels getoetst voordat SealDoc hem verzegelt. Een factuur met een fout wordt niet uitgeleverd.
- Allebei de vormen. Je krijgt de XRechnung-XML zelf, en een leesbare PDF/A-3 met die XML erin.
Lees hoe je een XRechnung maakt voor de verplichte velden, of wat XRechnung 3.0 veranderde. Alles over de Duitse verplichting staat op onze pagina over e-facturatie in Duitsland.
Veelgestelde vragen
Wat betekent BR-DE-15?
De referentie van de koper (BT-10) ontbreekt. Bij een Duitse overheidskoper is dat de Leitweg-ID. Bij een zakelijke koper is het de referentie die hij je vraagt te vermelden.
Waar vind ik de Leitweg-ID?
Je overheidskoper geeft hem je, meestal in de bestelling of het contract. Hij hoort bij die ene koper, dus gebruik er geen van een andere instantie.
Is een BR-DE-waarschuwing een probleem?
Een waarschuwing maakt de factuur niet ongeldig. Hij wijst op gegevens waar de ontvanger waarschijnlijk naar vraagt, dus los hem op als het kan.
Wat is het verschil tussen BR-DE- en DE-R-regels?
BR-DE-regels horen bij XRechnung. DE-R-regels zijn de Duitse nationale regels binnen Peppol BIS Billing 3.0, voor facturen tussen twee Duitse partijen die via Peppol gaan. Lees wat een geldige Peppol-factuur in Duitsland extra vereist.
Uit welke XRechnung-versie komen deze regels?
Uit XRechnung 3.0, de huidige hoofdversie. Oudere versies hadden deels andere regels.
Waarom krijg ik BR-DE-2, 5, 6 en 7 tegelijk?
Ze controleren allemaal het verkoperscontact. Ontbreekt de hele contactgroep, dan gaan alle vier af. Voeg een contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres toe en ze zijn alle vier opgelost.