EN 16931-codelijsten: elke code die een e-factuur nodig heeft
Een EN 16931-e-factuur bestaat voor een groot deel uit codes. Elk gecodeerd veld haalt zijn waarde uit een vaste internationale lijst, en de officiële validatieregels controleren ze allemaal. Eén verkeerde code en de factuur wordt geweigerd, ook als alle bedragen kloppen.
Dit is het complete naslagwerk: per codelijst het veld dat hij vult, de regel die hem controleert en de codes die je in de praktijk gebruikt.
Wat de EN 16931-codelijsten zijn
EN 16931 is de Europese semantische norm voor elektronische facturen. De norm beschrijft elk factuurveld als een business term met een nummer, zoals BT-3 voor het factuurtype. Gecodeerde velden nemen geen vrije tekst. Ze verwijzen naar internationale codelijsten van UN/CEFACT, ISO en de Europese Commissie.
De officiële validatieartefacten controleren die lijsten met de BR-CL-regels, BR-CL-01 tot en met BR-CL-26. Elke BR-CL-regel is fataal: een verkeerde code is een fout, nooit een waarschuwing. Peppol BIS Billing 3.0, XRechnung en Factur-X bouwen allemaal op dezelfde codelijsten.
Overzicht: veld, codelijst en regel
| Veld | Codelijst | Regel |
|---|---|---|
| Factuurtype (BT-3) | UNTDID 1001 | BR-CL-01 |
| Factuurvaluta (BT-5) en bedragen | ISO 4217 | BR-CL-04, BR-CL-03 |
| Valuta voor de btw-boekhouding (BT-6) | ISO 4217 | BR-CL-05 |
| Code voor het btw-tijdstip (BT-8) | UNTDID 2005 | BR-CL-06 |
| Onderwerpcode van een notitie (BT-21) | UNTDID 4451 | BR-CL-08 |
| Landcodes (BT-40, BT-55 en andere) | ISO 3166-1 alpha-2 | BR-CL-14, BR-CL-15 |
| Betaalwijze (BT-81) | UNTDID 4461 | BR-CL-16 |
| Btw-categorie (BT-118, BT-151) | UNCL5305 | BR-CL-17, BR-CL-18 |
| Code voor een korting (BT-98, BT-140) | UNTDID 5189 | BR-CL-19 |
| Code voor een toeslag (BT-105, BT-145) | UNTDID 7161 | BR-CL-20 |
| Code voor de vrijstellingsreden (BT-121) | VATEX | BR-CL-22 |
| Eenheid (BT-130) | UN/ECE-aanbeveling 20 en 21 | BR-CL-23 |
| MIME-type van een bijlage (BT-125) | MIME-mediatypen | BR-CL-24 |
| Schema van het elektronisch adres (BT-34, BT-49) | EAS | BR-CL-25 |
| Identificatieschema’s (partijen, artikelen, afleverlocatie) | ISO 6523 ICD | BR-CL-10, BR-CL-11, BR-CL-21, BR-CL-26 |
| Schema voor artikelclassificatie (BT-158) | UNTDID 7143 | BR-CL-13 |
Btw-categorieën (UNCL5305)
De btw-categorie vertelt de ontvanger welke btw-behandeling geldt. Hij staat in de btw-specificatie (BT-118) en op elke factuurregel (BT-151).
| Code | Betekenis | Wanneer je hem gebruikt |
|---|---|---|
| S | Standaardtarief | Binnenlandse verkopen tegen het algemene of verlaagde tarief |
| Z | Nultarief voor goederen | Goederen die tegen 0% belast zijn |
| E | Vrijgesteld van btw | Vrijgestelde prestaties, zoals medische zorg of onderwijs |
| AE | Btw verlegd | De afnemer draagt de btw af |
| K | Vrijgesteld wegens intracommunautaire levering binnen de EER | Intracommunautaire levering van goederen of diensten binnen de EER |
| G | Export, geen btw in rekening gebracht | Uitvoer van goederen buiten de EU |
| O | Buiten de reikwijdte van de btw | Prestaties waarop de btw niet van toepassing is |
| L | Algemene indirecte belasting van de Canarische Eilanden | IGIC op de Canarische Eilanden |
| M | Belasting op productie, diensten en invoer in Ceuta en Melilla | IPSI in Ceuta en Melilla |
| B | Btw overgedragen, in Italië | De Italiaanse split payment |
Bij E, AE, K, G en O vraagt de norm ook de reden: als tekst in BT-120 of als code in BT-121.
Codes voor de vrijstellingsreden (VATEX)
De VATEX-lijst geeft die reden als code. Deze vier kom je het vaakst tegen:
| Code | Betekenis |
|---|---|
| VATEX-EU-AE | Btw verlegd |
| VATEX-EU-IC | Intracommunautaire levering |
| VATEX-EU-G | Uitvoer buiten de EU |
| VATEX-EU-O | Niet onderworpen aan btw |
De overige VATEX-codes verwijzen naar een artikel uit de Europese btw-richtlijn 2006/112/EG. VATEX-EU-132 bijvoorbeeld staat voor de vrijstellingen van artikel 132.
Betaalwijzen (UNTDID 4461)
BT-81 zegt hoe de factuur betaald wordt. EN 16931 staat de volledige UNTDID 4461-lijst toe, maar in de praktijk doet een handvol codes het werk:
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 10 | Contant |
| 30 | Overmaking |
| 31 | Debetoverboeking |
| 42 | Betaling op bankrekening |
| 48 | Betaalkaart |
| 49 | Automatische incasso |
| 57 | Vaste afspraak |
| 58 | SEPA-overboeking |
| 59 | SEPA-incasso |
| 68 | Online betaaldienst |
| 97 | Verrekening tussen partijen |
| ZZZ | Onderling overeengekomen |
In het eurogebied met een IBAN is 58 de juiste keuze. Bij een SEPA-incasso (59) verwacht de ontvanger ook het machtigingskenmerk en het incassant-ID.
Eenheden (UN/ECE-aanbeveling 20 en 21)
BT-130 vraagt een eenheidscode, nooit een woord als “stuks” of “uren”.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| C62 | Eén |
| H87 | Stuk |
| HUR | Uur |
| DAY | Dag |
| MON | Maand |
| ANN | Jaar |
| KGM | Kilogram |
| MTR | Meter |
| LTR | Liter |
| MTK | Vierkante meter |
| KWH | Kilowattuur |
C62 en H87 zijn allebei geldig voor geteld materiaal. De verpakkingscodes uit aanbeveling 21 beginnen met een X.
Documenttypen (UNTDID 1001)
BT-3 zegt wat voor document dit is.
| Code | Betekenis |
|---|---|
| 380 | Handelsfactuur |
| 381 | Creditnota |
| 383 | Debetnota |
| 384 | Gecorrigeerde factuur |
| 386 | Vooruitbetalingsfactuur |
| 389 | Self-billingfactuur |
| 326 | Deelfactuur |
Een nationale regelset kan dit verder beperken. XRechnung verwacht 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 of 877, zoals regel BR-DE-17 voorschrijft; zie alle BR-DE-regels uitgelegd.
Valuta, land en btw-tijdstip
- Valuta (ISO 4217): drie letters, zoals EUR, PLN of CZK. BT-5 bevat de factuurvaluta. Doe je je btw-boekhouding in een andere valuta, dan staat die in BT-6.
- Land (ISO 3166-1 alpha-2): twee letters, zoals NL, DE, BE of FR. Griekenland is GR in de landcode, ook al beginnen Griekse btw-nummers met EL.
- Code voor het btw-tijdstip (UNTDID 2005): er zijn maar drie codes toegestaan. 3 betekent de factuurdatum, 35 de feitelijke leverdatum, 432 de betaaldatum.
Elektronische adressen (EAS)
Het elektronisch adres van verkoper en koper (BT-34 en BT-49) draagt een schemacode uit de EAS-lijst. Die code vertelt een netwerk als Peppol hoe de identificatie gelezen moet worden.
| Code | Schema |
|---|---|
| 0088 | Global Location Number (GLN) |
| 0106 | KvK-nummer |
| 0190 | Organisatie-identificatienummer van de Nederlandse overheid (OIN) |
| 0204 | Peppol-Leitweg-ID (Duitse publieke sector) |
| 0208 | Belgisch ondernemingsnummer |
| 9930 | Duits btw-nummer |
| 9944 | Nederlands btw-nummer |
| 0009 | Frans SIRET-nummer |
| 0002 | Frans SIRENE-nummer |
| 9957 | Frans btw-nummer |
Identificaties van partijen buiten het elektronisch adres gebruiken de ISO 6523 ICD-lijst, waar de viercijferige codes op dezelfde manier werken.
Bijlagen (MIME-typen)
Een bijgevoegd document (BT-125) geeft zijn MIME-type op. EN 16931 staat application/pdf, image/png, image/jpeg en text/csv toe, plus de twee spreadsheetformaten: het Excel-type (xlsx) en het OpenDocument-type (ods).
Zo kiest SealDoc de juiste codes voor je
SealDoc zet factuurgegevens in gewone taal om in de juiste codes, en controleert het resultaat voordat er iets de deur uit gaat:
- Eenheden in je eigen woorden. Schrijf uur, hour, Stunde of heure, en SealDoc schrijft HUR. Dag, maand, jaar, kilogram en stuk worden DAY, MON, ANN, KGM en C62, in alle acht talen die SealDoc spreekt.
- Btw-categorie uit het tarief. Geef het tarief en SealDoc leidt de categorie af: 21% wordt S. Bij vrijgestelde, verlegde en exportfacturen kies je E, AE, G of O, en SealDoc eist de reden die de norm voorschrijft.
- Betaalwijze uit de IBAN. Staat er een IBAN op de factuur, dan schrijft SealDoc 58, SEPA-overboeking.
- Creditnota’s als 381. Een creditnota maak je op de oorspronkelijke factuur, met code 381.
- Validatie vóór het verzegelen. Elke factuur wordt tegen EN 16931 getoetst voordat SealDoc hem verzegelt, de codelijstregels inbegrepen. Een factuur met een verkeerde code verlaat SealDoc nooit.
Wil je een factuur controleren die je al hebt? Onze gratis validator draait dezelfde regels en noemt bij elke fout de regel die afgaat. Bouw je het in je eigen software? De API doet al het bovenstaande in één aanroep.
Veelgestelde vragen
Welke btw-categorie gebruik ik bij verlegde btw?
AE. Geef ook de reden mee, als tekst in BT-120 of als code VATEX-EU-AE in BT-121.
Wat is het verschil tussen btw-categorie E en O?
E is een prestatie binnen de reikwijdte van de btw die vrijgesteld is, zoals medische zorg. O is een prestatie die helemaal buiten de btw valt.
Welke betaalwijze hoort bij een SEPA-overboeking?
58, SEPA-overboeking. Code 30 is de algemene overmaking zonder de SEPA-betekenis.
Gebruik ik C62 of H87 voor artikelen?
Allebei zijn ze geldig. C62 betekent “één” en is de meest gebruikte keuze voor geteld materiaal. H87 betekent “stuk”.
Welke landcode heeft Griekenland?
GR. Het voorvoegsel EL zie je alleen in Griekse btw-nummers.
Wat gebeurt er als een code niet klopt?
De BR-CL-regel van die lijst gaat af, en elke BR-CL-regel is fataal. Een Peppol-accesspoint of een XRechnung-ontvanger weigert de factuur. Wil je de achtergrond van de velden zelf? Lees EN16931 begrijpen: het Europese factuurdatamodel en de meest voorkomende Peppol-validatiefouten.