Listy kodów EN 16931: każdy kod, którego potrzebuje e-faktura
E-faktura zgodna z EN 16931 składa się w dużej mierze z kodów. Każde kodowane pole przyjmuje wartość z ustalonej międzynarodowej listy, a oficjalne reguły walidacji sprawdzają każde z tych pól. Wystarczy jeden błędny kod, a faktura zostaje odrzucona, nawet jeśli wszystkie kwoty się zgadzają.
To jest kompletny przewodnik: dla każdej listy kodów pole, które wypełnia, reguła, która ją sprawdza, i kody, których faktycznie będziesz używać.
Czym są listy kodów EN 16931
EN 16931 to europejska norma semantyczna dla faktur elektronicznych. Definiuje każde pole faktury jako termin biznesowy z numerem, na przykład BT-3 dla typu faktury. Pola kodowane nie przyjmują dowolnego tekstu. Odwołują się do międzynarodowych list kodów utrzymywanych przez UN/CEFACT, ISO i Komisję Europejską.
Oficjalne artefakty walidacyjne sprawdzają te listy za pomocą reguł BR-CL, od BR-CL-01 do BR-CL-26. Każda reguła BR-CL jest krytyczna: błędny kod to błąd, nigdy ostrzeżenie. Peppol BIS Billing 3.0, XRechnung i Factur-X opierają się na tych samych listach kodów.
Przegląd: pole, lista kodów i reguła
| Pole | Lista kodów | Reguła |
|---|---|---|
| Kod typu faktury (BT-3) | UNTDID 1001 | BR-CL-01 |
| Kod waluty faktury (BT-5) i kwoty | ISO 4217 | BR-CL-04, BR-CL-03 |
| Kod waluty rozliczenia VAT (BT-6) | ISO 4217 | BR-CL-05 |
| Kod daty obowiązku podatkowego VAT (BT-8) | UNTDID 2005 | BR-CL-06 |
| Kod tematu uwagi do faktury (BT-21) | UNTDID 4451 | BR-CL-08 |
| Kody krajów (BT-40, BT-55 i inne) | ISO 3166-1 alpha-2 | BR-CL-14, BR-CL-15 |
| Kod typu środka płatności (BT-81) | UNTDID 4461 | BR-CL-16 |
| Kod kategorii VAT (BT-118, BT-151) | UNCL5305 | BR-CL-17, BR-CL-18 |
| Kod przyczyny obniżki (BT-98, BT-140) | UNTDID 5189 | BR-CL-19 |
| Kod przyczyny obciążenia (BT-105, BT-145) | UNTDID 7161 | BR-CL-20 |
| Kod przyczyny zwolnienia z VAT (BT-121) | VATEX | BR-CL-22 |
| Jednostka miary (BT-130) | Zalecenia UN/ECE 20 i 21 | BR-CL-23 |
| Typ MIME załącznika (BT-125) | Typy mediów MIME | BR-CL-24 |
| Schemat adresu elektronicznego (BT-34, BT-49) | EAS | BR-CL-25 |
| Schematy identyfikatorów (strony, pozycje, miejsce dostawy) | ISO 6523 ICD | BR-CL-10, BR-CL-11, BR-CL-21, BR-CL-26 |
| Schemat klasyfikacji pozycji (BT-158) | UNTDID 7143 | BR-CL-13 |
Kody kategorii VAT (UNCL5305)
Kod kategorii VAT informuje odbiorcę, jakie traktowanie VAT ma zastosowanie. Występuje w zestawieniu VAT (BT-118) i w każdej pozycji faktury (BT-151).
| Kod | Znaczenie | Kiedy go używasz |
|---|---|---|
| S | Stawka standardowa | Sprzedaż krajowa według stawki standardowej lub obniżonej |
| Z | Towary opodatkowane stawką zerową | Towary opodatkowane stawką 0% |
| E | Zwolnione z podatku | Dostawy zwolnione, na przykład usługi medyczne lub edukacyjne |
| AE | Odwrotne obciążenie VAT | Nabywca rozlicza VAT |
| K | Zwolnienie z VAT dla dostawy wewnątrzwspólnotowej w EOG | Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów lub świadczenie usług w EOG |
| G | Towar eksportowy, VAT nienaliczony | Eksport towarów poza UE |
| O | Usługi poza zakresem opodatkowania | Dostawy poza zakresem VAT |
| L | Ogólny podatek pośredni Wysp Kanaryjskich | IGIC na Wyspach Kanaryjskich |
| M | Podatek od produkcji, usług i importu w Ceucie i Melilli | IPSI w Ceucie i Melilli |
| B | Przeniesiony (VAT), we Włoszech | Włoski mechanizm podzielonej płatności |
Dla E, AE, K, G i O norma wymaga także podania przyczyny: tekstu w BT-120 lub kodu w BT-121.
Kody przyczyn zwolnienia z VAT (VATEX)
Lista VATEX podaje tę przyczynę w postaci kodu. Cztery, które spotkasz najczęściej:
| Kod | Znaczenie |
|---|---|
| VATEX-EU-AE | Odwrotne obciążenie |
| VATEX-EU-IC | Dostawa wewnątrzwspólnotowa |
| VATEX-EU-G | Eksport poza UE |
| VATEX-EU-O | Niepodlegające VAT |
Pozostałe kody VATEX odwołują się do konkretnego artykułu unijnej dyrektywy VAT 2006/112/WE. Na przykład VATEX-EU-132 obejmuje zwolnienia z artykułu 132.
Kody środków płatności (UNTDID 4461)
BT-81 określa, w jaki sposób faktura zostanie opłacona. EN 16931 dopuszcza całą listę UNTDID 4461, ale w praktyce całą pracę wykonuje kilka kodów:
| Kod | Znaczenie |
|---|---|
| 10 | Gotówka |
| 30 | Przelew |
| 31 | Przelew obciążeniowy |
| 42 | Płatność na rachunek bankowy |
| 48 | Karta bankowa |
| 49 | Polecenie zapłaty |
| 57 | Stała umowa |
| 58 | Przelew SEPA |
| 59 | Polecenie zapłaty SEPA |
| 68 | Usługa płatności online |
| 97 | Rozliczenie między partnerami |
| ZZZ | Uzgodnione wzajemnie |
W strefie euro, z numerem IBAN, właściwym wyborem jest 58. Przy poleceniu zapłaty SEPA (59) odbiorca oczekuje również numeru mandatu i identyfikatora wierzyciela.
Jednostki miary (Zalecenia UN/ECE 20 i 21)
BT-130 wymaga kodu jednostki, nigdy słowa w rodzaju „szt.” czy „godz.”.
| Kod | Znaczenie |
|---|---|
| C62 | Jeden |
| H87 | Sztuka |
| HUR | Godzina |
| DAY | Dzień |
| MON | Miesiąc |
| ANN | Rok |
| KGM | Kilogram |
| MTR | Metr |
| LTR | Litr |
| MTK | Metr kwadratowy |
| KWH | Kilowatogodzina |
Dla pozycji liczonych w sztukach prawidłowe są zarówno C62, jak i H87. Kody opakowań z Zalecenia 21 zaczynają się od litery X.
Kody typów dokumentów (UNTDID 1001)
BT-3 określa, jakiego rodzaju jest to dokument.
| Kod | Znaczenie |
|---|---|
| 380 | Faktura handlowa |
| 381 | Nota kredytowa |
| 383 | Nota debetowa |
| 384 | Faktura korygująca |
| 386 | Faktura zaliczkowa |
| 389 | Faktura wystawiona w ramach samofakturowania |
| 326 | Faktura częściowa |
Krajowy zestaw reguł może tę listę zawęzić. XRechnung oczekuje kodu 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 lub 877, jak określa reguła BR-DE-17; zobacz omówienie wszystkich reguł BR-DE.
Waluta, kraj i data obowiązku podatkowego
- Waluta (ISO 4217): trzy litery, na przykład EUR, PLN lub CZK. BT-5 zawiera walutę faktury. Jeśli rozliczasz VAT w innej walucie, BT-6 zawiera tę walutę.
- Kraj (ISO 3166-1 alpha-2): dwie litery, na przykład NL, DE, BE lub FR. Grecja ma w kodzie kraju GR, choć greckie numery VAT zaczynają się od EL.
- Kod daty obowiązku podatkowego VAT (UNTDID 2005): dozwolone są tylko trzy kody. 3 oznacza datę faktury, 35 faktyczną datę dostawy, a 432 datę płatności.
Adresy elektroniczne (EAS)
Adres elektroniczny sprzedawcy i nabywcy (BT-34 i BT-49) zawiera kod schematu z listy EAS. Ten kod mówi sieci takiej jak Peppol, jak odczytać identyfikator.
| Kod | Schemat |
|---|---|
| 0088 | Global Location Number (GLN) |
| 0106 | Holenderski numer Izby Handlowej (KvK) |
| 0190 | Holenderski identyfikator organizacji rządowej (OIN) |
| 0204 | Peppol Leitweg-ID (niemiecki sektor publiczny) |
| 0208 | Belgijski numer przedsiębiorstwa |
| 9930 | Niemiecki numer VAT |
| 9944 | Holenderski numer VAT |
| 0009 | Francuski kod SIRET |
| 0002 | Francuski numer SIRENE |
| 9957 | Francuski numer VAT |
Identyfikatory stron poza adresem elektronicznym korzystają z listy ISO 6523 ICD, w której czterocyfrowe kody działają w ten sam sposób.
Załączniki (typy MIME)
Załączony dokument (BT-125) deklaruje swój typ MIME. EN 16931 dopuszcza application/pdf, image/png, image/jpeg, text/csv oraz dwa formaty arkuszy kalkulacyjnych: typ Excel (xlsx) i typ OpenDocument (ods).
Jak SealDoc dobiera za Ciebie właściwe kody
SealDoc zamienia dane faktury zapisane zwykłym językiem na właściwe kody i sprawdza wynik, zanim cokolwiek wyjdzie na zewnątrz:
- Jednostki Twoimi słowami. Napisz godzina, hour, Stunde, heure lub uur, a SealDoc zapisze HUR. Dzień, miesiąc, rok, kilogram i sztuka stają się DAY, MON, ANN, KGM i C62, we wszystkich ośmiu językach, którymi posługuje się SealDoc.
- Kategoria VAT ze stawki. Podaj stawkę, a SealDoc wyprowadzi kategorię: 21% staje się S. Przy fakturach zwolnionych, z odwrotnym obciążeniem i eksportowych wybierasz E, AE, G lub O, a SealDoc dopilnuje, by podana była przyczyna, której wymaga norma.
- Środek płatności z IBAN. Gdy na fakturze jest IBAN, SealDoc zapisuje 58, przelew SEPA.
- Noty kredytowe jako 381. Nota kredytowa jest wystawiana do oryginalnej faktury i ma kod 381.
- Walidacja przed zapieczętowaniem. Każda faktura jest walidowana względem EN 16931, łącznie z regułami list kodów, zanim SealDoc ją zapieczętuje. Faktura z błędnym kodem nigdy nie opuszcza SealDoc.
Chcesz sprawdzić fakturę, którą już masz? Nasz bezpłatny walidator stosuje te same reguły i przy każdym błędzie podaje regułę, która za nim stoi. Wbudowujesz to we własne oprogramowanie? API robi to wszystko jednym wywołaniem.
Najczęściej zadawane pytania
Jakiego kodu kategorii VAT używam przy odwrotnym obciążeniu?
AE. Dodaj też przyczynę, jako tekst w BT-120 lub jako kod VATEX-EU-AE w BT-121.
Czym różni się kategoria VAT E od O?
E to dostawa objęta zakresem VAT, ale zwolniona z podatku, na przykład opieka medyczna. O to dostawa całkowicie poza zakresem VAT.
Który kod środka płatności jest właściwy dla przelewu SEPA?
58, przelew SEPA. Kod 30 to ogólny przelew, bez znaczenia SEPA.
Czy dla pozycji używać C62, czy H87?
Oba są prawidłowe. C62 oznacza „jeden” i jest najczęstszym wyborem dla pozycji liczonych w sztukach. H87 oznacza „sztuka”.
Jaki kod kraju ma Grecja?
GR. Prefiks EL pojawia się tylko w greckich numerach VAT.
Co się dzieje, gdy kod jest błędny?
Reguła BR-CL dla tej listy nie zostaje spełniona, a każda reguła BR-CL jest krytyczna. Punkt dostępowy Peppol lub odbiorca XRechnung odrzuca fakturę. Chcesz poznać tło samych pól? Przeczytaj Rozumienie EN16931: europejski model danych faktury oraz typowe błędy walidacji Peppol.