EN-16931-Codelisten: jeder Code, den eine E-Rechnung braucht
Eine E-Rechnung nach EN 16931 besteht zu einem großen Teil aus Codes. Jedes codierte Feld nimmt seinen Wert aus einer festen internationalen Liste, und die offiziellen Validierungsregeln prüfen jedes einzelne. Ein einziger falscher Code, und die Rechnung wird abgelehnt, auch wenn jeder Betrag stimmt.
Dies ist die vollständige Referenz: für jede Codeliste das Feld, das sie füllt, die Regel, die sie prüft, und die Codes, die Sie tatsächlich verwenden.
Was die EN-16931-Codelisten sind
EN 16931 ist die europäische semantische Norm für elektronische Rechnungen. Sie definiert jedes Rechnungsfeld als Business Term mit einer Nummer, etwa BT-3 für die Rechnungsart. Codierte Felder nehmen keinen Freitext an. Sie verweisen auf internationale Codelisten, die UN/CEFACT, ISO und die Europäische Kommission pflegen.
Die offiziellen Validierungsartefakte prüfen diese Listen mit den BR-CL-Regeln, BR-CL-01 bis BR-CL-26. Jede BR-CL-Regel ist fatal: Ein falscher Code ist ein Fehler, nie eine Warnung. Peppol BIS Billing 3.0, XRechnung und Factur-X bauen alle auf denselben Codelisten auf.
Überblick: Feld, Codeliste und Regel
| Feld | Codeliste | Regel |
|---|---|---|
| Rechnungsartcode (BT-3) | UNTDID 1001 | BR-CL-01 |
| Code der Rechnungswährung (BT-5) und Beträge | ISO 4217 | BR-CL-04, BR-CL-03 |
| Code der Umsatzsteuer-Buchungswährung (BT-6) | ISO 4217 | BR-CL-05 |
| Code für das Datum der Steuerfälligkeit (BT-8) | UNTDID 2005 | BR-CL-06 |
| Betreffcode der Rechnungsbemerkung (BT-21) | UNTDID 4451 | BR-CL-08 |
| Ländercodes (BT-40, BT-55 und weitere) | ISO 3166-1 alpha-2 | BR-CL-14, BR-CL-15 |
| Code für die Zahlungsart (BT-81) | UNTDID 4461 | BR-CL-16 |
| Code der Umsatzsteuerkategorie (BT-118, BT-151) | UNCL5305 | BR-CL-17, BR-CL-18 |
| Code für den Grund des Abschlags (BT-98, BT-140) | UNTDID 5189 | BR-CL-19 |
| Code für den Grund des Zuschlags (BT-105, BT-145) | UNTDID 7161 | BR-CL-20 |
| Code für den Befreiungsgrund (BT-121) | VATEX | BR-CL-22 |
| Maßeinheit (BT-130) | UN/ECE-Empfehlung 20 und 21 | BR-CL-23 |
| MIME-Typ des Anhangs (BT-125) | MIME-Medientypen | BR-CL-24 |
| Schema der elektronischen Adresse (BT-34, BT-49) | EAS | BR-CL-25 |
| Kennungsschemata (Parteien, Artikel, Lieferort) | ISO 6523 ICD | BR-CL-10, BR-CL-11, BR-CL-21, BR-CL-26 |
| Schema der Artikelklassifizierung (BT-158) | UNTDID 7143 | BR-CL-13 |
Umsatzsteuerkategorien (UNCL5305)
Der Code der Umsatzsteuerkategorie sagt dem Empfänger, welche umsatzsteuerliche Behandlung gilt. Er steht in der Aufschlüsselung der Umsatzsteuer (BT-118) und auf jeder Rechnungsposition (BT-151).
| Code | Bedeutung | Wann Sie ihn verwenden |
|---|---|---|
| S | Normalsatz | Inlandsumsätze zum Regelsatz oder ermäßigten Satz |
| Z | Nullsatz für Waren | Waren, die mit 0 % besteuert werden |
| E | Steuerbefreit | Steuerfreie Leistungen, etwa Heilbehandlungen oder Unterrichtsleistungen |
| AE | Umkehrung der Steuerschuldnerschaft | Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer |
| K | Steuerfrei als innergemeinschaftliche Lieferung im EWR | Innergemeinschaftliche Lieferung von Waren oder Dienstleistungen im EWR |
| G | Ausfuhr, keine Umsatzsteuer berechnet | Ausfuhr von Waren in Länder außerhalb der EU |
| O | Nicht steuerbare Leistungen | Umsätze außerhalb des Anwendungsbereichs der Umsatzsteuer |
| L | Allgemeine indirekte Steuer der Kanarischen Inseln | IGIC auf den Kanarischen Inseln |
| M | Steuer auf Produktion, Dienstleistungen und Einfuhr in Ceuta und Melilla | IPSI in Ceuta und Melilla |
| B | Übertragene Umsatzsteuer, in Italien | Das italienische Split Payment |
Bei E, AE, K, G und O verlangt die Norm außerdem den Grund: als Text in BT-120 oder als Code in BT-121.
Codes für den Befreiungsgrund (VATEX)
Die VATEX-Liste gibt diesen Grund als Code an. Die vier, denen Sie am häufigsten begegnen:
| Code | Bedeutung |
|---|---|
| VATEX-EU-AE | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers |
| VATEX-EU-IC | Innergemeinschaftliche Lieferung |
| VATEX-EU-G | Ausfuhr aus der EU |
| VATEX-EU-O | Nicht der Umsatzsteuer unterliegend |
Die übrigen VATEX-Codes verweisen auf einen bestimmten Artikel der MwSt-Systemrichtlinie 2006/112/EG. VATEX-EU-132 etwa deckt die Steuerbefreiungen nach Artikel 132 ab.
Codes für die Zahlungsart (UNTDID 4461)
BT-81 gibt an, wie die Rechnung bezahlt wird. EN 16931 lässt die vollständige Liste UNTDID 4461 zu, aber in der Praxis kommen Sie mit einer Handvoll Codes aus:
| Code | Bedeutung |
|---|---|
| 10 | Bar |
| 30 | Überweisung |
| 31 | Belastungsübertragung |
| 42 | Zahlung auf ein Bankkonto |
| 48 | Bankkarte |
| 49 | Lastschrift |
| 57 | Bestehende Vereinbarung |
| 58 | SEPA-Überweisung |
| 59 | SEPA-Lastschrift |
| 68 | Online-Zahlungsdienst |
| 97 | Verrechnung zwischen Partnern |
| ZZZ | Gegenseitig vereinbart |
Im Euroraum mit einer IBAN ist 58 die richtige Wahl. Bei einer SEPA-Lastschrift (59) erwartet der Empfänger außerdem die Mandatsreferenz und die Gläubiger-ID.
Maßeinheiten (UN/ECE-Empfehlung 20 und 21)
BT-130 braucht einen Einheitencode, nie ein Wort wie „Stk.“ oder „Stunden“.
| Code | Bedeutung |
|---|---|
| C62 | Eins |
| H87 | Stück |
| HUR | Stunde |
| DAY | Tag |
| MON | Monat |
| ANN | Jahr |
| KGM | Kilogramm |
| MTR | Meter |
| LTR | Liter |
| MTK | Quadratmeter |
| KWH | Kilowattstunde |
C62 und H87 sind beide für gezählte Artikel gültig. Die Verpackungscodes aus Empfehlung 21 beginnen mit einem X.
Dokumentarten (UNTDID 1001)
BT-3 gibt an, um welche Art von Dokument es sich handelt.
| Code | Bedeutung |
|---|---|
| 380 | Handelsrechnung |
| 381 | Gutschrift |
| 383 | Belastungsanzeige |
| 384 | Korrigierte Rechnung |
| 386 | Vorauszahlungsrechnung |
| 389 | Selbst ausgestellte Rechnung |
| 326 | Teilrechnung |
Ein nationales Regelwerk kann das weiter eingrenzen. XRechnung erwartet 326, 380, 381, 384, 389, 875, 876 oder 877, wie Regel BR-DE-17 festlegt; siehe alle BR-DE-Regeln erklärt.
Währung, Land und Datum der Steuerfälligkeit
- Währung (ISO 4217): drei Buchstaben, etwa EUR, PLN oder CZK. BT-5 enthält die Rechnungswährung. Rechnen Sie die Umsatzsteuer in einer anderen Währung ab, steht diese in BT-6.
- Land (ISO 3166-1 alpha-2): zwei Buchstaben, etwa NL, DE, BE oder FR. Griechenland ist im Ländercode GR, auch wenn griechische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern mit EL beginnen.
- Code für das Datum der Steuerfälligkeit (UNTDID 2005): Nur drei Codes sind erlaubt. 3 steht für das Rechnungsdatum, 35 für das tatsächliche Lieferdatum, 432 für das Zahlungsdatum.
Elektronische Adressen (EAS)
Die elektronische Adresse von Verkäufer und Käufer (BT-34 und BT-49) trägt einen Schema-Code aus der EAS-Liste. Dieser Code sagt einem Netzwerk wie Peppol, wie die Kennung zu lesen ist.
| Code | Schema |
|---|---|
| 0088 | Global Location Number (GLN) |
| 0106 | Nummer der niederländischen Handelskammer (KvK) |
| 0190 | Organisationskennung der niederländischen Verwaltung (OIN) |
| 0204 | Peppol-Leitweg-ID (öffentlicher Sektor in Deutschland) |
| 0208 | Belgische Unternehmensnummer |
| 9930 | Deutsche USt-IdNr. |
| 9944 | Niederländische USt-IdNr. |
| 0009 | Französische SIRET-Nummer |
| 0002 | Französische SIRENE-Nummer |
| 9957 | Französische USt-IdNr. |
Kennungen von Parteien außerhalb der elektronischen Adresse verwenden die Liste ISO 6523 ICD, in der die vierstelligen Codes genauso funktionieren.
Anhänge (MIME-Typen)
Ein angehängtes Dokument (BT-125) gibt seinen MIME-Typ an. EN 16931 erlaubt application/pdf, image/png, image/jpeg, text/csv und die zwei Tabellenformate: den Excel-Typ (xlsx) und den OpenDocument-Typ (ods).
Wie SealDoc die richtigen Codes für Sie wählt
SealDoc übersetzt Rechnungsdaten in Alltagssprache in die richtigen Codes und prüft das Ergebnis, bevor irgendetwas das Haus verlässt:
- Einheiten in Ihren eigenen Worten. Schreiben Sie Stunde, hour, heure oder uur, und SealDoc schreibt HUR. Tag, Monat, Jahr, Kilogramm und Stück werden zu DAY, MON, ANN, KGM und C62, in allen acht Sprachen, die SealDoc spricht.
- Umsatzsteuerkategorie aus dem Steuersatz. Geben Sie den Satz an, und SealDoc leitet die Kategorie ab: Aus 21 % wird S. Bei steuerfreien Rechnungen, Reverse-Charge- und Ausfuhrrechnungen wählen Sie E, AE, G oder O, und SealDoc besteht auf dem Grund, den die Norm verlangt.
- Zahlungsart aus der IBAN. Steht eine IBAN auf der Rechnung, schreibt SealDoc 58, SEPA-Überweisung.
- Gutschriften als 381. Eine Gutschrift wird mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung ausgestellt und trägt den Code 381.
- Validierung vor dem Versiegeln. Jede Rechnung wird gegen EN 16931 geprüft, bevor SealDoc sie versiegelt, die Codelisten-Regeln eingeschlossen. Eine Rechnung mit einem falschen Code verlässt SealDoc nie.
Sie möchten eine Rechnung prüfen, die Sie bereits haben? Unser kostenloser Validator prüft mit denselben Regeln und nennt zu jedem Fehler die Regel dahinter. Sie bauen es in Ihre eigene Software ein? Die API erledigt all das mit einem einzigen Aufruf.
Häufige Fragen
Welchen Code der Umsatzsteuerkategorie verwende ich bei Reverse Charge?
AE. Geben Sie außerdem den Grund an, als Text in BT-120 oder als Code VATEX-EU-AE in BT-121.
Was ist der Unterschied zwischen den Umsatzsteuerkategorien E und O?
E ist ein steuerbarer, aber steuerfreier Umsatz, etwa eine Heilbehandlung. O ist ein Umsatz, der überhaupt nicht in den Anwendungsbereich der Umsatzsteuer fällt.
Welcher Code für die Zahlungsart passt zu einer SEPA-Überweisung?
58, SEPA-Überweisung. Code 30 ist die allgemeine Überweisung ohne die SEPA-Bedeutung.
Verwende ich C62 oder H87 für Artikel?
Beide sind gültig. C62 bedeutet „eins“ und ist die häufigste Wahl für gezählte Artikel. H87 bedeutet „Stück“.
Welchen Ländercode hat Griechenland?
GR. Das Präfix EL kommt nur in griechischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern vor.
Was passiert, wenn ein Code falsch ist?
Die BR-CL-Regel für diese Liste schlägt fehl, und jede BR-CL-Regel ist fatal. Ein Peppol-Access-Point oder ein XRechnung-Empfänger lehnt die Rechnung ab. Sie möchten mehr über die Felder selbst wissen? Lesen Sie EN16931 verstehen: Europas Rechnungsdatenmodell und die häufigsten Peppol-Validierungsfehler.