Zákazník rozporuje fakturu starou tři roky. Co dokážete prokázat?

U sporné faktury jde o čtyři otázky a každá z nich vyžaduje vlastní důkaz. Zůstala faktura od odeslání beze změny? Opravdu jste ji odeslali? Dostal ji váš zákazník? A proběhla dodávka? Po třech letech už si to nikdo nepamatuje z hlavy. V ruce pak máte to, co jste tehdy zaznamenali. Tento článek prochází námitky, které může zákazník vznést, a u každé říká, jaký důkaz na ni odpovídá.

Co po vás už vyžaduje zákon

Fakturu starou tři roky musíte stále mít. V Nizozemsku uchováváte faktury 7 let, v Německu 8 let a ve Francii z daňového hlediska 6 let. Viz lhůty pro uchovávání podle zemí.

Samotné uchovávání nestačí. Evropská směrnice o DPH (2006/112/ES, článek 233) vyžaduje, aby „věrohodnost původu faktury, neporušenost jejího obsahu a její čitelnost“ byly zajištěny od okamžiku vystavení faktury do konce doby jejího uchovávání. Jak to zajistíte, je na vás. Směrnice uvádí, že toho lze dosáhnout prostřednictvím „jakýchkoli kontrolních mechanismů podnikových procesů, které vytvářejí spolehlivou auditní stopu mezi fakturou a dodáním zboží nebo poskytnutím služby“.

Právě tuto auditní stopu při sporu potřebujete.

Čtyři otázky, čtyři druhy důkazů

Každý důkaz odpovídá na jednu otázku. Kdo je plete dohromady, myslí si, že dokáže prokázat víc, než kolik toho skutečně má.

Co chcete prokázat	Čím	Co to neprokazuje
Faktura se od určitého okamžiku nezměnila	hash zaznamenaný v tomto okamžiku, s časovým razítkem třetí strany	že ji zákazník dostal, nebo že dodávka byla v pořádku
Fakturu jste odeslali	záznam okamžiku, adresy a souboru	že ji zákazník dostal nebo přečetl
Váš zákazník fakturu dostal	něco ze strany zákazníka: odpověď, platba, potvrzení přijetí	co přesně soubor obsahoval
Dodávka proběhla	nabídka, pracovní výkaz, dodací list nebo fotografie	že je faktura od té doby beze změny

„Tu fakturu jsem nikdy nedostal“

Tady se mísí dvě otázky: odeslali jste fakturu a dostal ji váš zákazník? To jsou dvě různé věci.

U odeslání rozhoduje: která faktura, na jakou adresu a v jakém okamžiku. E-mail ve složce odeslané pošty je pro to slabým důkazem. Tuto složku můžete sami upravovat a u přílohy nelze prokázat, že je shodná se souborem ve vaší evidenci. Silnější je záznam mimo vaši vlastní e-mailovou schránku, s okamžikem odeslání, adresou a odkazem přesně na ten soubor, který odešel.

Takový záznam prokazuje odeslání, ne přijetí. Zda váš zákazník fakturu dostal, vyplyne z něčeho z jeho strany: z odpovědi na e-mail, z platby nebo z potvrzení přijetí. Pokud se tato námitka objevuje často, podívejte se na Peppol. Tam jde faktura přímo do účetnictví vašeho zákazníka, a ne do e-mailové schránky.

„Tohle není faktura, kterou jsme dostali“

Teď jde o neporušenost obsahu: je tento soubor stále přesně tím, co jste tehdy odeslali?

Datum změny PDF to nedokazuje, a nedokazuje to ani PDF, které vyhovuje PDF/A. Soubor lze upravit a znovu uložit. Co funguje:

Otisk. Kryptografický hash, například SHA-256, je krátký řetězec znaků vypočítaný z obsahu souboru. Změní-li se jediný bajt, změní se celý hash. Hash říká jen to, zda jsou dva soubory shodné. Kdy soubor vznikl, neříká.
Záznam, který sami nemůžete přepsat. Okamžik pochází z místa, kde hash zaznamenáte. V hashovém řetězci obsahuje každý záznam hash předchozího. Kdo upraví jediný starý záznam, přeruší řetězec od tohoto místa dál. Zaznamenáte-li hash takto v okamžiku odeslání, můžete později ukázat, že je soubor od té doby stejný. Viz jak funguje hashový řetězec.
Časové razítko třetí strany. Časovým razítkem podle RFC 3161 nezávislá služba potvrdí, že hash v určitém okamžiku už existoval. Tím se okamžik váže k hashi. Evropské nařízení eIDAS (článek 41, odstavec 1) stanoví, že elektronické časové razítko nesmí být odmítnuto jako důkaz v soudním řízení jen proto, že má elektronickou podobu. Jakou váhu dostane, závisí na druhu časového razítka a na okolnostech.

Průvodce jak prokázat, že PDF nebylo změněno jde do větší hloubky.

U e-faktury hraje roli ještě jedna věc. Vlastní fakturou je strukturované XML a to uchováváte ve formátu, v jakém jste ho odeslali. U hybridní faktury, jako je Factur-X, je toto XML přímo v PDF. Uchováváte pak jeden soubor, který obsahuje obojí.

„Tohle jsme nikdy neobjednali“

Tato námitka se netýká souboru, ale dodávky. Tady pomáhá auditní stopa, o které mluví článek 233: dokumenty, které fakturu spojují s tím, co jste skutečně udělali.

Nabídka nebo potvrzení objednávky, s cenou a dohodou.
Pracovní výkaz nebo předávací protokol, nejlépe podepsaný zákazníkem.
Fotografie výsledku, u práce na místě.
Dodací list nebo doklad o doručení, u zboží.

Pošlete tyto dokumenty s fakturou ve stejném e-mailu. Důkaz pak k faktuře patří od prvního dne a neleží někde jinde ve složce. Přečtěte si, proč tyto dokumenty patří vedle faktury, a ne do ní.

„Tato faktura není správná“

Někdy je námitka věcná: nesprávná sazba DPH, chybějící DIČ, početní chyba. Tomu nejlépe předejdete před odesláním, kontrolou povinných údajů a výpočetních pravidel evropské normy EN 16931. Pravidlo BR-CO-10 například vyžaduje, aby se součet částek řádků rovnal celkové částce řádků.

Pokud už faktura odešla, neupravujte ji potichu. Pošlete opravný daňový doklad (dobropis) a v případě potřeby novou fakturu. Stopa pak zůstane úplná: původní faktura, oprava a nová faktura, každá s vlastním číslem a datem.

Co zařídíte dnes, abyste to měli i za tři roky

Uchovávejte každou fakturu ve formátu, v jakém jste ji odeslali, u e-faktury tedy XML.
Při odeslání zaznamenejte, který soubor odešel na jakou adresu a kdy.
Zaznamenejte hash každého odeslaného souboru, a to do záznamu, který nelze dodatečně nepozorovaně upravit.
Posílejte s fakturou nabídku, pracovní výkaz nebo fotografie.
Opravujte opravným daňovým dokladem (dobropisem), nikdy přepsáním odeslané faktury.
Zkontrolujte každou fakturu dřív, než odejde.

Jak to zaznamenává SealDoc

Při vytváření a odesílání faktury SealDoc zaznamená toto:

SealDoc zkontroluje každou fakturu podle schématu a pravidel zvoleného formátu dřív, než je připravena, a každé PDF podle PDF/A-3.
SealDoc vloží e-fakturu jako XML do PDF/A-3 a XML dodá i samostatně. Fakturu tak uchováváte ve formátu, v jakém jste ji odeslali.
SealDoc zaznamená otisk každého dokumentu, jako SHA-256 a SHA-384, do protokolu, v němž je každý záznam pevně spojen s předchozím. Později tak ukážete, že se soubor od té doby nezměnil.
SealDoc odešle fakturu e-mailem s vašimi přílohami a zaznamená, která faktura s kterými přílohami odešla kdy a na jakou adresu. To je váš doklad o odeslání.
SealDoc vytvoří opravný daňový doklad (dobropis) přímo z původní faktury.

Musíte-li důkazy předat účetnímu nebo advokátovi, stáhnete si v balíčcích Platform, od balíčku Starter, ke každému dokumentu balíček důkazů: jeden ZIP s dokumentem, protokolem a manifestem s hashem každého souboru. Přečtěte si, co balíček důkazů obsahuje.

Často kladené otázky

Jak dlouho musím umět prokázat, že je faktura pravá?

Po celou dobu uchovávání. Článek 233 směrnice o DPH vyžaduje, aby věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost byly zajištěny od okamžiku vystavení do konce doby uchovávání. U faktur je to v Nizozemsku 7 let, v Německu 8 let a ve Francii 6 let.

Je odeslaný e-mail důkazem, že zákazník fakturu dostal?

Odeslaný e-mail ukazuje, že jste ho odeslali, ne že ho někdo přečetl. Okamžik odeslání, adresu a odeslaný soubor proto zaznamenejte mimo vlastní e-mailovou schránku.

Dokazuje PDF/A, že se faktura nezměnila?

Ne. PDF/A se týká dlouhodobé čitelnosti. PDF/A lze upravit a znovu uložit jako platné PDF/A. Neporušenost prokážete hashem, který zaznamenáte v okamžiku odeslání.

Smím odeslanou fakturu upravit?

Odeslanou fakturu neupravujte. Opravte ji opravným daňovým dokladem (dobropisem) a v případě potřeby novou fakturou, aby ve vaší evidenci zůstala původní faktura i oprava.

Shrnutí

Při sporu o starou fakturu rozhoduje to, co jste tehdy zaznamenali. Čtyři otázky, každá s vlastním důkazem: je faktura beze změny, byla odeslána, byla přijata a proběhla dodávka? Zaznamenejte, co můžete, ve chvíli, kdy faktura odchází, a ne až když zákazník zavolá. Začněte fakturovat v SealDoc, nebo se podívejte, jak SealDoc zaznamenává důkazy.