Een klant betwist een factuur van drie jaar geleden. Wat kun je bewijzen?

Bij een betwiste factuur spelen vier vragen, en elke vraag vraagt een eigen bewijs. Is de factuur sinds het verzenden niet veranderd? Heb je hem echt verstuurd? Heeft je klant hem ontvangen? En heeft de levering plaatsgevonden? Na drie jaar weet niemand het meer uit zijn hoofd. Wat je dan hebt, is wat je destijds hebt vastgelegd. Dit artikel loopt de bezwaren langs die een klant kan maken, en zegt per bezwaar welk bewijs het beantwoordt.

Wat de wet al van je vraagt

Je moet een factuur van drie jaar oud nog hebben. In Nederland bewaar je facturen 7 jaar, in Duitsland 8 jaar en in Frankrijk fiscaal 6 jaar. Zie de bewaartermijnen per land.

Bewaren alleen is niet genoeg. De Europese btw-richtlijn (2006/112/EG, artikel 233) eist dat “de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur” gewaarborgd zijn, vanaf het uitreiken tot het einde van de bewaartermijn. Hoe je dat doet, mag je zelf bepalen. De richtlijn noemt als middel “elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert”.

Dat controlespoor is precies wat je bij een geschil nodig hebt.

Vier vragen, vier soorten bewijs

Elk bewijs beantwoordt één vraag. Wie ze door elkaar haalt, denkt meer te kunnen aantonen dan hij heeft.

Wat je wilt aantonen	Waarmee	Wat het niet aantoont
De factuur is sinds een bepaald moment niet veranderd	een hash, vastgelegd op dat moment, met een tijdstempel van een derde	dat de klant hem ontving, of dat de levering klopte
Je hebt de factuur verstuurd	een vastlegging van moment, adres en bestand	dat de klant hem ontving of las
Je klant heeft de factuur ontvangen	iets van de kant van de klant: een antwoord, een betaling, een ontvangstbevestiging	wat er precies in het bestand stond
De levering heeft plaatsgevonden	offerte, werkbon, pakbon of foto’s	dat de factuur sindsdien ongewijzigd is

”Die factuur heb ik nooit gekregen”

Hier lopen twee vragen door elkaar: heb je de factuur verstuurd, en heeft je klant hem ontvangen? Dat zijn twee verschillende dingen.

Voor de verzending telt: welke factuur, naar welk adres, op welk moment. Een mail in je map met verzonden berichten is daar zwak bewijs voor. Die map kun je zelf bewerken, en de bijlage is niet aantoonbaar dezelfde als het bestand in je administratie. Sterker is een vastlegging buiten je eigen mailbox, met het verzendmoment, het adres en een verwijzing naar precies het bestand dat verstuurd is.

Zo’n vastlegging bewijst de verzending, niet de ontvangst. Of je klant de factuur heeft gekregen, blijkt uit iets van zijn kant: een antwoord op de mail, een betaling of een ontvangstbevestiging. Komt dit bezwaar vaak voor, kijk dan naar Peppol. Daar gaat de factuur rechtstreeks naar de boekhouding van je klant, en niet naar een mailbox.

”Dit is niet de factuur die wij kregen”

Nu gaat het om de integriteit van de inhoud: is dit bestand nog precies wat je destijds verstuurde?

De wijzigingsdatum van een pdf bewijst dat niet, en een pdf die aan PDF/A voldoet ook niet. Een bestand kun je bewerken en opnieuw opslaan. Wat wel werkt:

Een vingerafdruk. Een cryptografische hash, zoals SHA-256, is een korte reeks tekens die uit de inhoud van het bestand wordt berekend. Verandert er één byte, dan verandert de hele hash. Een hash zegt alleen of twee bestanden gelijk zijn. Wanneer een bestand is ontstaan, zegt hij niet.
Een vastlegging die je zelf niet kunt herschrijven. Het moment komt van de plek waar je de hash vastlegt. In een hashketen bevat elke regel de hash van de vorige. Wie één oude regel aanpast, breekt de keten vanaf dat punt. Leg je de hash zo vast op het moment van verzenden, dan kun je later laten zien dat het bestand sindsdien hetzelfde is. Zie hoe een hashketen werkt.
Een tijdstempel van een derde. Een tijdstempel volgens RFC 3161 laat een onafhankelijke dienst verklaren dat een hash op een bepaald moment al bestond. Dat bindt het moment aan de hash. De Europese eIDAS-verordening (artikel 41, lid 1) bepaalt dat een elektronisch tijdstempel als bewijs in een rechtszaak niet geweigerd mag worden alleen omdat het elektronisch is. Hoeveel gewicht het krijgt, hangt af van het soort tijdstempel en van de omstandigheden.

De gids hoe je bewijst dat een pdf niet is gewijzigd gaat hier dieper op in.

Bij een e-factuur telt nog iets. De gestructureerde XML is de eigenlijke factuur, en die bewaar je in het formaat waarin je hem verstuurde. Bij een hybride factuur, zoals Factur-X, zit die XML in de pdf zelf. Dan bewaar je één bestand met beide erin.

”Dit hebben we nooit besteld”

Dit bezwaar gaat niet over het bestand maar over de levering. Hier helpt het controlespoor waar artikel 233 over spreekt: de stukken die de factuur verbinden met wat je echt hebt gedaan.

De offerte of de opdrachtbevestiging, met de prijs en de afspraak.
De werkbon of het opleverrapport, liefst getekend door de klant.
Foto’s van het resultaat, bij werk op locatie.
De pakbon of het afleverbewijs, bij goederen.

Stuur die stukken mee met de factuur, in dezelfde mail. Dan hoort het bewijs vanaf de eerste dag bij de factuur, en ligt het niet ergens anders in een map. Lees waarom die stukken naast de factuur horen en niet erin.

”Deze factuur klopt niet”

Soms is het bezwaar inhoudelijk: een verkeerd btw-tarief, een ontbrekend btw-nummer, een rekenfout. Dat voorkom je het best vóór verzending, met een controle op de verplichte gegevens en de rekenregels van de Europese norm EN 16931. De regel BR-CO-10 eist bijvoorbeeld dat de som van de regelbedragen gelijk is aan het totaal van de regels.

Is een factuur al verstuurd, pas hem dan niet stilletjes aan. Stuur een creditnota en zo nodig een nieuwe factuur. Dan blijft het spoor compleet: de oude factuur, de correctie en de nieuwe factuur, elk met een eigen nummer en datum.

Wat je vandaag regelt, zodat je het over drie jaar hebt

Bewaar elke factuur in het formaat waarin je hem verstuurde, bij een e-factuur dus de XML.
Leg bij het verzenden vast welk bestand naar welk adres ging, en wanneer.
Leg van elk verstuurd bestand een hash vast, in een vastlegging die je achteraf niet ongemerkt kunt aanpassen.
Stuur de offerte, de werkbon of de foto’s mee met de factuur.
Corrigeer met een creditnota, nooit door een verstuurde factuur te overschrijven.
Controleer elke factuur voordat hij de deur uitgaat.

Zo legt SealDoc het vast

Bij het maken en versturen van een factuur legt SealDoc dit vast:

SealDoc controleert elke factuur op het schema en de regels van het gekozen formaat voordat hij klaarstaat, en elke pdf op PDF/A-3.
SealDoc zet de e-factuur als XML in de PDF/A-3, en levert de XML ook apart. Zo bewaar je de factuur in het formaat waarin je hem verstuurde.
SealDoc legt van elk document een vingerafdruk vast, als SHA-256 en SHA-384, in een logboek waarin elke regel aan de vorige vastzit. Zo laat je later zien dat het bestand sindsdien niet is veranderd.
SealDoc mailt de factuur met je bijlagen en legt vast welke factuur, met welke bijlagen, wanneer naar welk adres ging. Dat is je bewijs van verzending.
SealDoc maakt de creditnota rechtstreeks vanuit de oorspronkelijke factuur.

Moet je het bewijs overdragen aan een accountant of een advocaat, dan download je op de Platform-pakketten, vanaf Starter, per document een bewijspakket: één ZIP met het document, het logboek en een manifest met de hash van elk bestand. Lees wat er in een bewijspakket zit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik kunnen bewijzen dat een factuur echt is?

De hele bewaartermijn. Artikel 233 van de btw-richtlijn eist dat de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd zijn vanaf het uitreiken tot het einde van de bewaartermijn. Voor facturen is dat in Nederland 7 jaar, in Duitsland 8 jaar en in Frankrijk 6 jaar.

Is een verzonden e-mail bewijs dat mijn klant de factuur heeft ontvangen?

Een verzonden mail laat zien dat je hem verstuurde, niet dat hij is gelezen. Leg daarom het verzendmoment, het adres en het verstuurde bestand vast buiten je eigen mailbox.

Bewijst een pdf/A dat een factuur niet is veranderd?

Nee. PDF/A gaat over leesbaarheid op de lange termijn. Een pdf/A kun je bewerken en opnieuw opslaan als geldige pdf/A. Integriteit bewijs je met een hash die je vastlegt op het moment van verzenden.

Mag ik een verstuurde factuur aanpassen?

Pas een verstuurde factuur niet aan. Corrigeer met een creditnota en zo nodig een nieuwe factuur, zodat de oorspronkelijke factuur en de correctie allebei in je administratie blijven.

Samengevat

Bij een geschil over een oude factuur telt wat je destijds hebt vastgelegd. Vier vragen, elk met een eigen bewijs: is de factuur ongewijzigd, is hij verstuurd, is hij ontvangen, en is er geleverd? Leg vast wat je kunt op het moment dat de factuur de deur uitgaat, niet pas als de klant belt. Begin met factureren in SealDoc, of bekijk hoe SealDoc bewijs vastlegt.