Un cliente contesta una fattura di tre anni fa. Cosa puoi dimostrare?

In una fattura contestata entrano in gioco quattro domande, e ogni domanda richiede una prova propria. La fattura non è cambiata dall’invio? L’hai inviata davvero? Il tuo cliente l’ha ricevuta? E la fornitura è avvenuta? Dopo tre anni nessuno se lo ricorda più a memoria. A quel punto hai ciò che hai registrato all’epoca. Questo articolo passa in rassegna le obiezioni che un cliente può sollevare, e per ciascuna indica la prova che le risponde.

Cosa ti chiede già la legge

Una fattura di tre anni fa la devi avere ancora. Nei Paesi Bassi conservi le fatture per 7 anni, in Germania per 8 anni e in Francia, ai fini fiscali, per 6 anni. Vedi i periodi di conservazione per paese.

Conservare non basta. La direttiva IVA europea (2006/112/CE, articolo 233) richiede che “l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura” siano assicurate, dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione. Come farlo lo stabilisci tu. La direttiva cita come mezzo i “controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi”.

Quella pista di controllo è esattamente ciò che ti serve in una controversia.

Quattro domande, quattro tipi di prova

Ogni prova risponde a una sola domanda. Chi le confonde crede di poter dimostrare più di quanto ha in mano.

Cosa vuoi dimostrare	Con che cosa	Cosa non dimostra
La fattura non è cambiata da un determinato momento	un hash, registrato in quel momento, con una marca temporale di terzi	che il cliente l’abbia ricevuta, o che la fornitura fosse corretta
Hai inviato la fattura	una registrazione di momento, indirizzo e file	che il cliente l’abbia ricevuta o letta
Il tuo cliente ha ricevuto la fattura	qualcosa dal lato del cliente: una risposta, un pagamento, una conferma di ricezione	che cosa ci fosse esattamente nel file
La fornitura è avvenuta	preventivo, rapporto di lavoro, documento di trasporto o foto	che la fattura da allora sia rimasta invariata

”Quella fattura non l’ho mai ricevuta”

Qui si mescolano due domande: hai inviato la fattura, e il tuo cliente l’ha ricevuta? Sono due cose diverse.

Per l’invio conta: quale fattura, a quale indirizzo, in quale momento. Un’e-mail nella tua cartella della posta inviata è una prova debole. Quella cartella la puoi modificare tu stesso, e non puoi dimostrare che l’allegato sia lo stesso file della tua documentazione. Più forte è una registrazione fuori dalla tua casella di posta, con il momento dell’invio, l’indirizzo e un riferimento esattamente al file inviato.

Una registrazione così prova l’invio, non la ricezione. Se il tuo cliente ha ricevuto la fattura, lo si capisce da qualcosa dal suo lato: una risposta all’e-mail, un pagamento o una conferma di ricezione. Se questa obiezione ricorre spesso, valuta Peppol. Lì la fattura arriva direttamente nella contabilità del tuo cliente, e non in una casella di posta.

”Questa non è la fattura che abbiamo ricevuto”

Ora si tratta dell’integrità del contenuto: questo file è ancora esattamente ciò che hai inviato allora?

La data di modifica di un PDF non lo dimostra, e nemmeno un PDF conforme a PDF/A. Un file si può modificare e salvare di nuovo. Ecco cosa funziona:

Un’impronta digitale. Un hash crittografico, come SHA-256, è una breve stringa di caratteri calcolata dal contenuto del file. Se cambia anche un byte, cambia l’intero hash. Un hash dice soltanto se due file sono uguali. Quando è nato un file, non lo dice.
Una registrazione che non puoi riscrivere tu stesso. Il momento viene dal luogo in cui registri l’hash. In una catena di hash ogni riga contiene l’hash della precedente. Chi modifica una vecchia riga spezza la catena da quel punto in poi. Se registri così l’hash al momento dell’invio, in seguito puoi mostrare che da allora il file è rimasto lo stesso. Vedi come funziona una catena di hash.
Una marca temporale di terzi. Con una marca temporale secondo RFC 3161 un servizio indipendente dichiara che un hash esisteva già in un determinato momento. Questo lega il momento all’hash. Il regolamento europeo eIDAS (articolo 41, paragrafo 1) stabilisce che una marca temporale elettronica non può essere respinta come prova in un procedimento giudiziario per il semplice fatto di essere elettronica. Quanto peso riceve dipende dal tipo di marca temporale e dalle circostanze.

La guida come dimostrare che un PDF non è stato modificato approfondisce questo punto.

Per una fattura elettronica conta anche un’altra cosa. L’XML strutturato è la fattura vera e propria, e lo conservi nel formato in cui l’hai inviato. In una fattura ibrida, come Factur-X, quell’XML sta dentro il PDF stesso. Conservi allora un unico file che contiene entrambi.

”Questo non l’abbiamo mai ordinato”

Questa obiezione non riguarda il file ma la fornitura. Qui aiuta la pista di controllo di cui parla l’articolo 233: i documenti che collegano la fattura a ciò che hai fatto davvero.

Il preventivo o la conferma d’ordine, con il prezzo e l’accordo.
Il rapporto di lavoro o il verbale di consegna, preferibilmente firmato dal cliente.
Le foto del risultato, per i lavori sul posto.
Il documento di trasporto o la prova di consegna, per le merci.

Invia questi documenti insieme alla fattura, nella stessa e-mail. Così la prova accompagna la fattura dal primo giorno, e non sta da qualche altra parte in una cartella. Leggi perché questi documenti vanno accanto alla fattura e non al suo interno.

”Questa fattura non è corretta”

A volte l’obiezione riguarda il contenuto: un’aliquota IVA sbagliata, una partita IVA mancante, un errore di calcolo. Il modo migliore per prevenirlo è prima dell’invio, con un controllo dei dati obbligatori e delle regole di calcolo della norma europea EN 16931. La regola BR-CO-10, per esempio, richiede che la somma degli importi di riga sia uguale al totale delle righe.

Se una fattura è già stata inviata, non modificarla di nascosto. Invia una nota di credito e, se serve, una nuova fattura. Così la pista resta completa: la vecchia fattura, la correzione e la nuova fattura, ciascuna con il proprio numero e la propria data.

Cosa sistemi oggi, per averlo tra tre anni

Conserva ogni fattura nel formato in cui l’hai inviata, quindi per una fattura elettronica l’XML.
Al momento dell’invio registra quale file è andato a quale indirizzo, e quando.
Registra l’hash di ogni file inviato, in una registrazione che in seguito non puoi modificare senza che si noti.
Invia il preventivo, il rapporto di lavoro o le foto insieme alla fattura.
Correggi con una nota di credito, mai sovrascrivendo una fattura inviata.
Controlla ogni fattura prima che esca.

Come lo registra SealDoc

Quando crea e invia una fattura, SealDoc registra questo:

SealDoc controlla ogni fattura rispetto allo schema e alle regole del formato scelto prima che sia pronta, e ogni PDF rispetto a PDF/A-3.
SealDoc inserisce la fattura elettronica come XML nel PDF/A-3, e fornisce anche l’XML separato. Così conservi la fattura nel formato in cui l’hai inviata.
SealDoc registra l’impronta digitale di ogni documento, come SHA-256 e SHA-384, in un registro in cui ogni riga è legata alla precedente. Così in seguito mostri che da allora il file non è cambiato.
SealDoc invia la fattura via e-mail con i tuoi allegati e registra quale fattura, con quali allegati, è andata a quale indirizzo e quando. È la tua prova dell’invio.
SealDoc crea la nota di credito direttamente dalla fattura originale.

Se devi consegnare la prova a un commercialista o a un avvocato, con i pacchetti Platform, a partire da Starter, scarichi per ogni documento un pacchetto di prova: un unico ZIP con il documento, il registro e un manifesto con l’hash di ogni file. Leggi cosa contiene un pacchetto di prova.

Domande frequenti

Per quanto tempo devo poter dimostrare che una fattura è autentica?

Per tutto il periodo di conservazione. L’articolo 233 della direttiva IVA richiede che l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità siano assicurate dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di conservazione. Per le fatture questo periodo è di 7 anni nei Paesi Bassi, 8 anni in Germania e 6 anni in Francia.

Un’e-mail inviata dimostra che il mio cliente ha ricevuto la fattura?

Un’e-mail inviata mostra che l’hai inviata, non che è stata letta. Per questo registra il momento dell’invio, l’indirizzo e il file inviato fuori dalla tua casella di posta.

Un PDF/A dimostra che una fattura non è stata modificata?

No. PDF/A riguarda la leggibilità a lungo termine. Un PDF/A si può modificare e salvare di nuovo come PDF/A valido. L’integrità la dimostri con un hash registrato al momento dell’invio.

Posso modificare una fattura già inviata?

Non modificare una fattura inviata. Correggi con una nota di credito e, se serve, con una nuova fattura, così che la fattura originale e la correzione restino entrambe nella tua documentazione.

In sintesi

In una controversia su una vecchia fattura conta ciò che hai registrato all’epoca. Quattro domande, ciascuna con la sua prova: la fattura è invariata, è stata inviata, è stata ricevuta, e la fornitura è avvenuta? Registra ciò che puoi nel momento in cui la fattura esce, non quando il cliente telefona. Inizia a fatturare con SealDoc, oppure guarda come SealDoc registra le prove.