Faktura e-mailem s pracovním výkazem a fotkami: co patří do e-mailu a co do faktury

Zakázka je hotová a faktura vystavená. Zákazník k ní ale chce vidět ještě něco: podepsaný pracovní výkaz, fotografii odvedené práce, nabídku, na které cena stojí. To nejsou ozdoby. Díky těmto dokumentům zákazník fakturu schválí rychleji, a faktura, u které se není na co ptát, se také rychleji zaplatí.

Tento článek vysvětluje, kam tyto dokumenty patří: vedle faktury, do stejného e-mailu. A jak to v SealDoc uděláte najednou.

Faktura je daňový doklad

Elektronická faktura podle evropské normy EN 16931 obsahuje přesně to, co potřebuje finanční úřad a účetnictví vašeho zákazníka: kdo dodává, komu, co, za jakou částku a s jakou DPH. U hybridní faktury, jako je Factur-X nebo ZUGFeRD, jsou tyto údaje v jednom souboru dvakrát: čitelně v PDF a strojově čitelně v XML, které je v něm vložené.

Tento soubor jde do účetnictví a musí tam zůstat roky beze změny. V Nizozemsku je to sedm let, u nemovitostí deset. Všechno, co v něm je, v něm tedy zůstane stejně dlouho.

Co o přílohách říká EN 16931

Norma pro ně má místo: skupinu BG-24, „Doplňující podpůrné dokumenty“. V ní může faktura odkazovat na externí dokument, nebo nést soubor jako base64 přímo v XML. Síť Peppol tam povoluje omezený seznam typů souborů, například PDF, PNG, JPEG a CSV.

Že to jde, ještě neznamená, že se to musí. Existují tři důvody, proč nechat pracovní výkaz a fotografie vedle faktury:

Faktura zůstane čistá. Fotografie okapu není součástí daňového přiznání. Kdo bude fakturu později kontrolovat, chce vidět fakturu, a ne všechno, co v ní náhodou bylo.
Faktura zůstane malá. Base64 zvětší soubor zhruba o třetinu. Několik fotografií udělá z faktury o pár stech kilobajtech snadno soubor o velikosti megabajtů, a ten si každý v řetězci uchovává roky.
Příjemce k tomu nic zvláštního nepotřebuje. Ne každý účetní program umí přílohy z XML načíst. PDF vedle faktury otevře každý.

Pravidlo tedy zní: co faktura potřebuje z daňového hlediska, je ve faktuře. Co zákazníkovi pomůže ji schválit, jde s ní ve stejném e-mailu.

Které dokumenty přiložit

Pracovní výkaz nebo předávací protokol, nejlépe jako PDF a s podpisem zákazníka. Ukazuje, že práce byla provedena tak, jak bylo dohodnuto.
Fotografie výsledku, u práce, kterou děláte na místě. Několik jasných fotografií řekne víc než dlouhý popis položky.
Nabídka nebo potvrzení objednávky, pokud se faktura liší od toho, co jste uvedli dříve, nebo pokud zákazník musí interně doložit, odkud cena pochází.

Pojmenujte každý soubor tak, aby bylo jasné, co obsahuje, například pracovni-vykaz-2026-0142.pdf nebo foto-predani-1.jpg. Zákazník s deseti přílohami ve schránce pak hned najde, co hledá.

Jak to funguje v SealDoc

Na stránce faktury najdete tlačítko Odeslat fakturu e-mailem. Jeho pomocí v jednom kroku:

Vyberete dokumenty, které půjdou s fakturou. Jsou to pracovní výkazy, dokumenty a fotografie, které už v SealDoc máte.
Napíšete osobní zprávu, pokud chcete zákazníkovi něco vzkázat. Klidně i několik odstavců.
Odešlete. Faktura odejde jako PDF/A-3 s vloženým XML a vybrané dokumenty jako samostatné přílohy.

Zákazník uvidí jako odesílatele název vaší firmy. Když na e-mail odpoví, jeho odpověď přijde na e-mailovou adresu vaší firmy, která je uvedena na faktuře.

Zpětně vědět, co přesně odešlo

Zákazník, který po třech měsících tvrdí, že pracovní výkaz nikdy nedostal, nebo že dostal jinou verzi: takový rozhovor chcete mít co nejkratší. SealDoc u každého odeslání zaznamená, které dokumenty šly s fakturou, a u každého z nich otisk (haš SHA-256) přesně těch bajtů, které odešly. Později tak ukážete, která verze pracovního výkazu patřila ke které faktuře.

Fakturační e-maily odcházejí pouze z účtu s potvrzenou e-mailovou adresou. Každé odeslání je proto dohledatelné k účtu, ze kterého odešlo.

Shrnutí

Faktura obsahuje to, co je potřeba z daňového hlediska, a nic víc.
Pracovní výkaz, fotografie a nabídka jdou ve stejném e-mailu jako samostatné přílohy.
V SealDoc vyberete dokumenty k faktuře, napíšete zprávu a odešlete vše najednou, a zůstane zaznamenáno, co šlo s fakturou.

Chcete vědět, co dalšího patří do správné faktury? Přečtěte si datový model EN 16931 a proč je PDF/A-3 formátem hybridní faktury. Nebo rovnou začněte fakturovat v SealDoc.