Klient kwestionuje fakturę sprzed trzech lat. Co możesz udowodnić?

Przy spornej fakturze pojawiają się cztery pytania, a każde wymaga własnego dowodu. Czy faktura nie zmieniła się od wysyłki? Czy naprawdę ją wysłałeś? Czy Twój klient ją otrzymał? I czy dostawa się odbyła? Po trzech latach nikt już tego nie pamięta. Masz wtedy to, co zapisano w tamtym czasie. Ten artykuł omawia zarzuty, które może podnieść klient, i przy każdym wskazuje dowód, który na niego odpowiada.

Czego prawo już od Ciebie wymaga

Fakturę sprzed trzech lat musisz nadal mieć. W Holandii przechowujesz faktury przez 7 lat, w Niemczech przez 8 lat, a we Francji, do celów podatkowych, przez 6 lat. Zobacz okresy przechowywania w poszczególnych krajach.

Samo przechowywanie nie wystarcza. Europejska dyrektywa VAT (2006/112/WE, art. 233) stanowi: „Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury […] zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania”. To, jak to zrobisz, zależy od Ciebie. Jako środek dyrektywa podaje, że można to zapewnić „za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Ta ścieżka audytu to dokładnie to, czego potrzebujesz w sporze.

Cztery pytania, cztery rodzaje dowodu

Każdy dowód odpowiada na jedno pytanie. Kto je ze sobą myli, uważa, że może wykazać więcej, niż rzeczywiście ma.

Co chcesz wykazać	Czym	Czego to nie wykazuje
Faktura nie zmieniła się od określonego momentu	skrót zapisany w tym momencie, ze znacznikiem czasu od strony trzeciej	że klient ją otrzymał ani że dostawa się zgadzała
Wysłałeś fakturę	zapis momentu, adresu i pliku	że klient ją otrzymał lub przeczytał
Twój klient otrzymał fakturę	coś ze strony klienta: odpowiedź, płatność, potwierdzenie odbioru	co dokładnie było w pliku
Dostawa się odbyła	oferta, raport pracy, specyfikacja przesyłki lub zdjęcia	że faktura od tamtej pory się nie zmieniła

„Tej faktury nigdy nie dostaliśmy”

Tu mieszają się dwa pytania: czy wysłałeś fakturę i czy Twój klient ją otrzymał? To dwie różne rzeczy.

Przy wysyłce liczy się: która faktura, na jaki adres, w którym momencie. E-mail w folderze wysłanych wiadomości to słaby dowód. Ten folder możesz przecież samodzielnie edytować, a nie da się wykazać, że załącznik to ten sam plik, który masz w dokumentacji. Mocniejszy jest zapis poza Twoją skrzynką pocztową, z momentem wysyłki, adresem i odwołaniem do dokładnie tego pliku, który został wysłany.

Taki zapis dowodzi wysyłki, a nie odbioru. To, czy Twój klient dostał fakturę, wynika z czegoś po jego stronie: z odpowiedzi na e-mail, płatności albo potwierdzenia odbioru. Jeśli ten zarzut pojawia się często, przyjrzyj się Peppol. Tam faktura trafia bezpośrednio do systemu księgowego Twojego klienta, a nie do skrzynki pocztowej.

„To nie jest faktura, którą dostaliśmy”

Teraz chodzi o integralność treści: czy ten plik jest nadal dokładnie tym, co zostało wtedy wysłane?

Data modyfikacji PDF-a tego nie dowodzi, a PDF zgodny z PDF/A też nie. Plik można edytować i zapisać ponownie. Co działa:

Odcisk palca. Kryptograficzny skrót, taki jak SHA-256, to krótki ciąg znaków obliczony z zawartości pliku. Zmień jeden bajt, a zmieni się cały skrót. Skrót mówi wyłącznie, czy dwa pliki są identyczne. Nie mówi, kiedy plik powstał.
Zapis, którego sam nie możesz zmienić. Moment wynika z miejsca, w którym zapisujesz skrót. W łańcuchu skrótów każdy wpis zawiera skrót poprzedniego. Kto zmieni jeden stary wpis, przerywa łańcuch od tego miejsca. Jeśli w ten sposób zapiszesz skrót w momencie wysyłki, później pokażesz, że plik od tamtej pory jest taki sam. Zobacz, jak działa łańcuch skrótów.
Znacznik czasu od strony trzeciej. Znacznik czasu zgodny z RFC 3161 to poświadczenie niezależnej usługi, że skrót istniał już w określonym momencie. To wiąże moment ze skrótem. Europejskie rozporządzenie eIDAS (art. 41 ust. 1) stanowi, że elektronicznego znacznika czasu nie można odrzucić jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że ma postać elektroniczną. Jaką wagę otrzyma, zależy od rodzaju znacznika czasu i od okoliczności.

Przewodnik jak udowodnić, że PDF nie został zmieniony omawia to szerzej.

Przy e-fakturze liczy się jeszcze jedno. Właściwą fakturą jest ustrukturyzowany XML i przechowujesz go w formacie, w jakim został wysłany. W fakturze hybrydowej, takiej jak Factur-X, ten XML znajduje się w samym PDF-ie. Przechowujesz wtedy jeden plik, który zawiera oba.

„Tego nigdy nie zamawialiśmy”

Ten zarzut nie dotyczy pliku, lecz dostawy. Tu pomaga ścieżka audytu, o której mówi art. 233: dokumenty, które łączą fakturę z tym, co faktycznie zostało wykonane.

Oferta lub potwierdzenie zamówienia, z ceną i ustaleniami.
Raport pracy lub protokół odbioru, najlepiej podpisany przez klienta.
Zdjęcia wykonanej pracy, przy pracach wykonywanych na miejscu.
Specyfikacja przesyłki lub potwierdzenie dostawy, przy towarach.

Wyślij te dokumenty razem z fakturą, w tym samym e-mailu. Wtedy dowód jest przy fakturze od pierwszego dnia i nie leży gdzieś w innym folderze. Przeczytaj, dlaczego te dokumenty powinny być obok faktury, a nie w niej.

„Ta faktura się nie zgadza”

Czasem zarzut dotyczy treści: zła stawka VAT, brakujący numer VAT, błąd rachunkowy. Najlepiej zapobiec temu przed wysyłką, sprawdzając dane obowiązkowe i reguły rachunkowe europejskiej normy EN 16931. Reguła BR-CO-10 wymaga na przykład, aby suma kwot pozycji była równa łącznej kwocie pozycji.

Jeśli faktura została już wysłana, nie zmieniaj jej po cichu. Wyślij fakturę korygującą, a w razie potrzeby nową fakturę. Wtedy ścieżka pozostaje kompletna: stara faktura, korekta i nowa faktura, każda z własnym numerem i datą.

Co zrobić dziś, żeby mieć to za trzy lata

Przechowuj każdą fakturę w formacie, w jakim została wysłana, czyli przy e-fakturze XML.
Przy wysyłce zapisuj, który plik trafił na jaki adres i kiedy.
Zapisuj skrót każdego wysłanego pliku w rejestrze, którego nie da się później niepostrzeżenie zmienić.
Wysyłaj ofertę, raport pracy lub zdjęcia razem z fakturą.
Koryguj fakturą korygującą, nigdy przez nadpisanie wysłanej faktury.
Sprawdzaj każdą fakturę, zanim wyjdzie z firmy.

Tak SealDoc to zapisuje

Przy tworzeniu i wysyłce faktury SealDoc zapisuje następujące elementy:

SealDoc sprawdza każdą fakturę pod kątem schematu i reguł wybranego formatu, zanim będzie gotowa, a każdy PDF pod kątem PDF/A-3.
SealDoc umieszcza e-fakturę jako XML w PDF/A-3, a XML dostarcza też osobno. Dzięki temu przechowujesz fakturę w formacie, w jakim została wysłana.
SealDoc zapisuje odcisk palca każdego dokumentu, jako SHA-256 i SHA-384, w dzienniku, w którym każdy wpis jest powiązany z poprzednim. W ten sposób później pokażesz, że plik od tamtej pory się nie zmienił.
SealDoc wysyła fakturę e-mailem z Twoimi załącznikami i zapisuje, która faktura, z jakimi załącznikami, kiedy i na jaki adres została wysłana. To Twój dowód wysyłki.
SealDoc tworzy fakturę korygującą bezpośrednio z pierwotnej faktury.

Jeśli musisz przekazać dowody księgowemu albo adwokatowi, w pakietach Platform, od Starter, pobierasz dla każdego dokumentu pakiet dowodowy: jeden plik ZIP z dokumentem, dziennikiem i manifestem ze skrótem każdego pliku. Przeczytaj, co zawiera pakiet dowodowy.

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo muszę móc udowodnić, że faktura jest autentyczna?

Przez cały okres przechowywania. Art. 233 dyrektywy VAT wymaga, aby autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury były zapewnione od momentu wystawienia aż do końca okresu przechowywania. Dla faktur wynosi on w Holandii 7 lat, w Niemczech 8 lat, a we Francji 6 lat.

Czy wysłany e-mail dowodzi, że klient otrzymał fakturę?

Wysłany e-mail pokazuje, że go wysłano, a nie że ktoś go przeczytał. Dlatego zapisuj moment wysyłki, adres i wysłany plik poza własną skrzynką pocztową.

Czy PDF/A dowodzi, że faktura nie została zmieniona?

Nie. PDF/A dotyczy długoterminowej czytelności. PDF/A można edytować i zapisać ponownie jako poprawny PDF/A. Integralność udowadniasz skrótem zapisanym w momencie wysyłki.

Czy mogę zmienić wysłaną fakturę?

Nie zmieniaj wysłanej faktury. Skoryguj ją fakturą korygującą, a w razie potrzeby nową fakturą, tak aby zarówno pierwotna faktura, jak i korekta pozostały w Twojej dokumentacji.

Podsumowanie

W sporze o starą fakturę liczy się to, co zapisano w tamtym czasie. Cztery pytania, każde z własnym dowodem: czy faktura jest niezmieniona, czy została wysłana, czy została odebrana i czy dostawa miała miejsce? Zapisuj, co możesz, w chwili, gdy faktura wychodzi z firmy, a nie dopiero wtedy, gdy dzwoni klient. Zacznij fakturować w SealDoc albo zobacz, jak SealDoc zapisuje dowody.