Envoyer une facture par e-mail avec bon de travail et photos : ce qui va dans l'e-mail et ce qui va dans la facture

L’intervention est terminée et la facture est prête. Votre client veut encore voir quelque chose à côté : le bon de travail signé, une photo du travail réalisé, le devis sur lequel repose le prix. Ce ne sont pas des fioritures. Avec ces pièces, un client approuve une facture plus vite, et le paiement suit plus vite une facture qui ne laisse aucune question en suspens.

Cet article explique où ces pièces ont leur place : à côté de la facture, dans le même e-mail. Et comment le faire en une seule fois dans SealDoc.

Une facture est un document fiscal

Une facture électronique conforme à la norme européenne EN 16931 contient exactement ce dont l’administration fiscale et la comptabilité de votre client ont besoin : qui livre, à qui, quoi, pour quel montant et avec quelle TVA. Dans une facture hybride, comme Factur-X ou ZUGFeRD, ces informations figurent deux fois dans un seul fichier : lisibles dans le PDF et lisibles par machine dans le XML qu’il contient.

Ce fichier rejoint les archives comptables et doit y rester inchangé pendant des années. Aux Pays-Bas, c’est sept ans, et dix pour les biens immobiliers. Tout ce qu’il contient y reste donc tout aussi longtemps.

Ce que dit EN 16931 sur les pièces jointes

La norme leur réserve une place : le groupe BG-24, “Documents justificatifs additionnels”. Une facture peut y faire référence à un document externe, ou transporter un fichier encodé en base64 dans le XML. Le réseau Peppol y autorise une liste restreinte de types de fichiers, comme PDF, PNG, JPEG et CSV.

Possible ne veut pas dire nécessaire. Il y a trois raisons de garder bon de travail et photos à côté de la facture :

1. La facture reste nette. La photo d’une gouttière ne fait pas partie de la déclaration fiscale. Celui qui contrôle la facture plus tard veut voir la facture, pas tout ce qui s’y trouvait par hasard.
2. La facture reste légère. Le base64 augmente la taille d’un fichier d’environ un tiers. Quelques photos transforment ainsi une facture de quelques centaines de kilooctets en un fichier de plusieurs mégaoctets, et ce fichier, chaque acteur de la chaîne le conserve pendant des années.
3. Le destinataire n’a besoin d’aucun outil particulier. Tous les logiciels comptables ne lisent pas les pièces jointes du XML. Un PDF à côté de la facture, tout le monde l’ouvre.

La règle est donc la suivante : ce dont la facture a besoin sur le plan fiscal figure dans la facture. Ce qui aide le client à l’approuver part avec elle, dans le même e-mail.

Les pièces à joindre

• Le bon de travail ou le procès-verbal de réception, de préférence en PDF et signé par le client. Il montre que le travail a été effectué comme convenu.
• Des photos du résultat, pour un travail que vous effectuez sur place. Quelques photos nettes en disent plus qu’une longue description de ligne.
• Le devis ou la confirmation de commande, si la facture s’écarte de ce que vous aviez annoncé, ou si le client doit montrer en interne d’où vient le prix.

Donnez à chaque fichier un nom qui dit ce qu’il est, comme bon-de-travail-2026-0142.pdf ou photo-reception-1.jpg. Un client qui a dix pièces jointes dans sa boîte de réception trouve alors du premier coup ce qu’il cherche.

Comment cela fonctionne dans SealDoc

Sur la page d’une facture se trouve le bouton Envoyer la facture par e-mail. Avec lui, vous faites tout en une seule fois :

1. Vous choisissez les pièces qui partent avec la facture. Ce sont les bons de travail, documents et photos que vous avez déjà dans SealDoc.
2. Vous rédigez un message personnel, si vous souhaitez transmettre quelque chose au client. Il peut faire quelques paragraphes.
3. Vous envoyez. La facture part en PDF/A-3, avec le XML intégré, et les pièces choisies en pièces jointes séparées.

Votre client voit le nom de votre entreprise comme expéditeur. S’il clique sur Répondre, sa réponse part vers l’adresse e-mail de votre entreprise qui figure sur la facture.

Savoir après coup ce qui a été envoyé exactement

Un client qui affirme trois mois plus tard qu’il n’a jamais reçu le bon de travail, ou qu’il en a reçu une autre version : c’est une conversation que vous préférez écourter. À chaque envoi, SealDoc enregistre quelles pièces sont parties, et pour chaque pièce l’empreinte (le hachage SHA-256) des octets exacts qui ont été envoyés. Vous montrez ainsi plus tard quelle version du bon de travail accompagnait quelle facture.

Un e-mail de facture ne part que depuis un compte dont l’adresse e-mail est confirmée. Chaque envoi est ainsi traçable jusqu’au compte qui l’a effectué.

En résumé

• La facture contient ce qui est nécessaire sur le plan fiscal, et rien de plus.
• Bon de travail, photos et devis partent dans le même e-mail, en pièces jointes séparées.
• Dans SealDoc, vous choisissez les pièces qui accompagnent la facture, vous rédigez un message et vous envoyez le tout en une seule fois, et ce qui est parti reste enregistré.

Vous voulez savoir ce qui a encore sa place dans une facture correcte ? Lisez le modèle de données d’EN 16931 et pourquoi PDF/A-3 est le format de la facture hybride. Ou commencez directement à facturer avec SealDoc.