Een factuur mailen met werkbon en foto's: wat in de mail hoort en wat in de factuur

De klus is klaar en de factuur staat. Je klant wil er nog iets bij zien: de getekende werkbon, een foto van het opgeleverde werk, de offerte waar de prijs op rust. Dat zijn geen versieringen. Met die stukken keurt een klant een factuur sneller goed, en een betaling volgt sneller op een factuur die niets te vragen overlaat.

Dit artikel legt uit waar die stukken thuishoren: naast de factuur, in dezelfde mail. En hoe je dat in SealDoc in één keer doet.

Een factuur is een fiscaal document

Een elektronische factuur volgens de Europese norm EN 16931 bevat precies wat de belastingdienst en de boekhouding van je klant nodig hebben: wie levert, aan wie, wat, tegen welk bedrag en welke btw. Bij een hybride factuur, zoals Factur-X of ZUGFeRD, staat die informatie twee keer in één bestand: leesbaar in de PDF en machineleesbaar in de XML die erin zit.

Dat bestand gaat de administratie in en moet daar jaren onveranderd blijven. In Nederland is dat zeven jaar, en voor onroerend goed tien. Alles wat erin zit, blijft er dus net zo lang in zitten.

Wat EN 16931 zegt over bijlagen

De norm heeft er een plek voor: groep BG-24, “Aanvullende documenten”. Daarin kan een factuur verwijzen naar een extern document, of een bestand meedragen als base64 in de XML. Het Peppol-netwerk staat daar een beperkte lijst bestandstypen toe, zoals PDF, PNG, JPEG en CSV.

Kan het, dan hoeft het nog niet. Er zijn drie redenen om werkbon en foto’s naast de factuur te houden:

1. De factuur blijft schoon. Een foto van een dakgoot is geen onderdeel van de belastingaangifte. Wie later de factuur controleert, wil de factuur zien, en niet alles wat er toevallig in zat.
2. De factuur blijft klein. Base64 maakt een bestand ongeveer een derde groter. Een paar foto’s maken van een factuur van een paar honderd kilobyte zo een bestand van megabytes, en dat bestand bewaart iedereen in de keten jarenlang.
3. De ontvanger hoeft er niets voor te kunnen. Niet elk boekhoudpakket leest bijlagen uit de XML. Een PDF naast de factuur opent iedereen.

De regel is dus: wat de factuur fiscaal nodig heeft, staat in de factuur. Wat de klant helpt om hem goed te keuren, gaat mee in dezelfde mail.

Welke stukken je meestuurt

• De werkbon of het opleverrapport, liefst als PDF en met de handtekening van de klant erop. Die laat zien dat het werk is gedaan zoals afgesproken.
• Foto’s van het resultaat, bij werk dat je ter plekke doet. Een paar duidelijke foto’s zeggen meer dan een lange regelomschrijving.
• De offerte of de opdrachtbevestiging, als de factuur afwijkt van wat je eerder noemde, of als de klant intern moet laten zien waar de prijs vandaan komt.

Geef elk bestand een naam die zegt wat het is, zoals werkbon-2026-0142.pdf of foto-oplevering-1.jpg. Een klant met tien bijlagen in zijn mailbox vindt dan in één keer wat hij zoekt.

Zo werkt het in SealDoc

Op de pagina van een factuur staat de knop Factuur e-mailen. Daarmee doe je in één keer:

1. Je kiest de stukken die meegaan. Dat zijn de werkbonnen, documenten en foto’s die je al in SealDoc hebt staan.
2. Je schrijft een persoonlijk bericht, als je de klant iets wilt meegeven. Dat mag een paar alinea’s zijn.
3. Je verstuurt. De factuur gaat als PDF/A-3 mee, met de XML erin, en de gekozen stukken als losse bijlagen.

Je klant ziet jouw bedrijfsnaam als afzender. Klikt hij op beantwoorden, dan gaat zijn antwoord naar het e-mailadres van je bedrijf dat op de factuur staat.

Achteraf weten wat er precies verstuurd is

Een klant die drie maanden later zegt dat hij de werkbon nooit kreeg, of een andere versie: dat is een gesprek dat je liever kort houdt. SealDoc legt bij elke verzending vast welke stukken er meegingen, en van elk stuk de vingerafdruk (de SHA-256-hash) van precies de bytes die de deur uit gingen. Zo laat je later zien welke versie van de werkbon bij welke factuur zat.

Factuurmail vertrekt alleen vanaf een account met een bevestigd e-mailadres. Elke verzending is daardoor herleidbaar tot het account dat hem verstuurde.

Samengevat

• De factuur bevat wat fiscaal nodig is, en niets meer.
• Werkbon, foto’s en offerte gaan mee in dezelfde mail, als losse bijlagen.
• In SealDoc kies je de stukken bij de factuur, schrijf je een bericht en verstuur je alles in één keer, en het blijft vastgelegd wat er meeging.

Wil je weten wat er verder in een correcte factuur thuishoort? Lees dan het datamodel van EN 16931 en waarom PDF/A-3 het formaat van de hybride factuur is. Of begin direct met factureren in SealDoc.