Enviar una factura con el parte de trabajo y fotos: qué va en el correo y qué va en la factura

El trabajo está terminado y la factura, lista. Tu cliente quiere ver algo más: el parte de trabajo firmado, una foto del trabajo entregado, el presupuesto en el que se basa el precio. No son adornos. Con esos documentos un cliente aprueba antes una factura, y el pago llega antes cuando la factura no deja nada por preguntar.

Este artículo explica dónde van esos documentos: junto a la factura, en el mismo correo. Y cómo lo haces en SealDoc de una sola vez.

Una factura es un documento fiscal

Una factura electrónica conforme a la norma europea EN 16931 contiene exactamente lo que necesitan la administración tributaria y la contabilidad de tu cliente: quién suministra, a quién, qué, por qué importe y con qué IVA. En una factura híbrida, como Factur-X o ZUGFeRD, esa información aparece dos veces en un mismo archivo: legible en el PDF y legible por máquina en el XML que lleva incrustado.

Ese archivo entra en la contabilidad y debe permanecer allí sin cambios durante años. En los Países Bajos son siete años, y diez para los bienes inmuebles. Todo lo que lleve dentro se queda ahí, por tanto, el mismo tiempo.

Qué dice la EN 16931 sobre los adjuntos

La norma tiene un lugar para ellos: el grupo BG-24, “Documentos justificativos adicionales”. Ahí una factura puede remitir a un documento externo, o llevar un archivo en base64 dentro del XML. La red Peppol admite ahí una lista limitada de tipos de archivo, como PDF, PNG, JPEG y CSV.

Que se pueda no significa que haya que hacerlo. Hay tres razones para mantener el parte de trabajo y las fotos junto a la factura:

1. La factura queda limpia. Una foto de un canalón no forma parte de la declaración de impuestos. Quien revise la factura más adelante quiere ver la factura, y no todo lo que por casualidad iba dentro.
2. La factura sigue siendo pequeña. El base64 hace que un archivo crezca aproximadamente un tercio. Unas cuantas fotos convierten fácilmente una factura de unos cientos de kilobytes en un archivo de varios megabytes, y ese archivo lo conservan durante años todos los que forman parte de la cadena.
3. El destinatario no necesita nada especial. No todos los programas de contabilidad leen los adjuntos del XML. Un PDF junto a la factura lo abre cualquiera.

La regla es, por tanto: lo que la factura necesita a efectos fiscales va en la factura. Lo que ayuda al cliente a aprobarla va en el mismo correo.

Qué documentos enviar

• El parte de trabajo o el informe de entrega, a ser posible en PDF y con la firma del cliente. Demuestra que el trabajo se hizo como se acordó.
• Fotos del resultado, en los trabajos que haces in situ. Unas cuantas fotos claras dicen más que una larga descripción en la línea.
• El presupuesto o la confirmación del encargo, si la factura difiere de lo que indicaste antes, o si el cliente tiene que mostrar internamente de dónde sale el precio.

Ponle a cada archivo un nombre que diga lo que es, como parte-trabajo-2026-0142.pdf o foto-entrega-1.jpg. Así, un cliente con diez adjuntos en su bandeja de entrada encuentra a la primera lo que busca.

Así funciona en SealDoc

En la página de una factura está el botón Enviar la factura por correo. Con él lo haces todo de una vez:

1. Eliges los documentos que acompañan a la factura. Son los partes de trabajo, documentos y fotos que ya tienes en SealDoc.
2. Escribes un mensaje personal, si quieres decirle algo al cliente. Puede ocupar unos cuantos párrafos.
3. Envías. La factura va como PDF/A-3, con el XML dentro, y los documentos elegidos como adjuntos independientes.

Tu cliente ve el nombre de tu empresa como remitente. Si pulsa responder, su respuesta va a la dirección de correo electrónico de tu empresa que figura en la factura.

Saber después qué se envió exactamente

Un cliente que tres meses después dice que nunca recibió el parte de trabajo, o que recibió otra versión: es una conversación que prefieres que sea corta. En cada envío, SealDoc registra qué documentos se enviaron y, de cada uno, la huella digital (el hash SHA-256) de exactamente los bytes que salieron. Así puedes demostrar más adelante qué versión del parte de trabajo iba con qué factura.

El correo de facturas solo sale desde una cuenta con una dirección de correo electrónico confirmada. Por eso cada envío se puede rastrear hasta la cuenta que lo hizo.

En resumen

• La factura contiene lo que se necesita a efectos fiscales, y nada más.
• El parte de trabajo, las fotos y el presupuesto van en el mismo correo, como adjuntos independientes.
• En SealDoc eliges los documentos de la factura, escribes un mensaje y lo envías todo de una vez, y queda registrado qué se envió.

¿Quieres saber qué más debe llevar una factura correcta? Lee el modelo de datos de la EN 16931 y por qué PDF/A-3 es el formato de la factura híbrida. O empieza ya a facturar con SealDoc.