Inviare una fattura con rapporto di lavoro e foto: cosa va nell'e-mail e cosa nella fattura

Il lavoro è finito e la fattura è pronta. Il tuo cliente vuole vedere ancora qualcosa: il rapporto di lavoro firmato, una foto del lavoro consegnato, il preventivo su cui si basa il prezzo. Non sono abbellimenti. Con questi documenti un cliente approva una fattura più in fretta, e una fattura che non lascia domande aperte viene pagata prima.

Questo articolo spiega dove vanno questi documenti: accanto alla fattura, nella stessa e-mail. E come lo fai in SealDoc in un solo passaggio.

Una fattura è un documento fiscale

Una fattura elettronica conforme alla norma europea EN 16931 contiene esattamente ciò che serve all’amministrazione fiscale e alla contabilità del tuo cliente: chi fornisce, a chi, che cosa, per quale importo e con quale IVA. In una fattura ibrida, come Factur-X o ZUGFeRD, queste informazioni compaiono due volte in un unico file: leggibili nel PDF e leggibili dalla macchina nell’XML che vi è incorporato.

Quel file entra in contabilità e lì deve restare invariato per anni. Nei Paesi Bassi sono sette anni, e dieci per i beni immobili. Tutto ciò che contiene, quindi, ci resta per lo stesso tempo.

Cosa dice la EN 16931 sugli allegati

La norma prevede un posto apposito: il gruppo BG-24, “Documenti di supporto aggiuntivi”. Lì una fattura può rimandare a un documento esterno, oppure portare con sé un file in base64 all’interno dell’XML. La rete Peppol ammette in quel gruppo un elenco limitato di tipi di file, come PDF, PNG, JPEG e CSV.

Che si possa, non significa che si debba. Ci sono tre motivi per tenere rapporto di lavoro e foto accanto alla fattura:

1. La fattura resta pulita. La foto di una grondaia non fa parte della dichiarazione fiscale. Chi in seguito controlla la fattura vuole vedere la fattura, non tutto ciò che per caso c’era dentro.
2. La fattura resta leggera. Il base64 rende un file circa un terzo più grande. Qualche foto trasforma facilmente una fattura di poche centinaia di kilobyte in un file di diversi megabyte, e quel file lo conservano per anni tutti gli attori della catena.
3. Al destinatario non serve nulla di particolare. Non tutti i software di contabilità leggono gli allegati dall’XML. Un PDF accanto alla fattura lo apre chiunque.

La regola è quindi: ciò che serve alla fattura dal punto di vista fiscale sta nella fattura. Ciò che aiuta il cliente ad approvarla va nella stessa e-mail.

Quali documenti allegare

• Il rapporto di lavoro o il verbale di consegna, preferibilmente in PDF e con la firma del cliente. Dimostra che il lavoro è stato eseguito come concordato.
• Le foto del risultato, per i lavori svolti sul posto. Qualche foto chiara dice più di una lunga descrizione di riga.
• Il preventivo o la conferma d’ordine, se la fattura si discosta da quanto indicato in precedenza, o se il cliente deve mostrare internamente da dove viene il prezzo.

Dai a ogni file un nome che dica cos’è, come rapporto-lavoro-2026-0142.pdf o foto-consegna-1.jpg. Un cliente con dieci allegati nella casella di posta trova così subito ciò che cerca.

Come funziona in SealDoc

Nella pagina di una fattura trovi il pulsante Invia la fattura via e-mail. Con questo fai tutto in un solo passaggio:

1. Scegli i documenti da allegare. Sono i rapporti di lavoro, i documenti e le foto che hai già in SealDoc.
2. Scrivi un messaggio personale, se vuoi dire qualcosa al cliente. Può essere lungo qualche paragrafo.
3. Invii. La fattura parte come PDF/A-3, con l’XML incorporato, e i documenti scelti come allegati separati.

Il tuo cliente vede il nome della tua azienda come mittente. Se fa clic su Rispondi, la sua risposta va all’indirizzo e-mail della tua azienda indicato in fattura.

Sapere in seguito cosa è stato inviato esattamente

Un cliente che tre mesi dopo dice di non aver mai ricevuto il rapporto di lavoro, o di averne ricevuto un’altra versione: è una conversazione che preferisci tenere breve. A ogni invio SealDoc registra quali documenti sono partiti e, per ciascuno, l’impronta digitale (l’hash SHA-256) esattamente dei byte che sono usciti. Così in seguito mostri quale versione del rapporto di lavoro accompagnava quale fattura.

Le fatture via e-mail partono solo da un account con un indirizzo e-mail confermato. Ogni invio è quindi riconducibile all’account che lo ha effettuato.

In sintesi

• La fattura contiene ciò che serve dal punto di vista fiscale, e niente di più.
• Rapporto di lavoro, foto e preventivo vanno nella stessa e-mail, come allegati separati.
• In SealDoc scegli i documenti per la fattura, scrivi un messaggio e invii tutto in un solo passaggio, e resta registrato che cosa è partito.

Vuoi sapere cos’altro deve contenere una fattura corretta? Leggi il modello di dati della EN 16931 e perché il PDF/A-3 è il formato della fattura ibrida. Oppure inizia subito a fatturare con SealDoc.