Eine Rechnung mit Arbeitsschein und Fotos per E-Mail senden: was in die E-Mail gehört und was in die Rechnung

Der Auftrag ist erledigt, die Rechnung steht. Ihr Kunde möchte noch etwas dazu sehen: den unterschriebenen Arbeitsschein, ein Foto der fertigen Arbeit, das Angebot, auf dem der Preis beruht. Das ist kein Beiwerk. Mit diesen Unterlagen gibt ein Kunde eine Rechnung schneller frei, und eine Rechnung, die keine Fragen offenlässt, wird schneller bezahlt.

Dieser Artikel zeigt, wo diese Unterlagen hingehören: neben die Rechnung, in dieselbe E-Mail. Und wie Sie das in SealDoc in einem Zug erledigen.

Eine Rechnung ist ein steuerliches Dokument

Eine elektronische Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 enthält genau das, was die Steuerbehörde und die Buchhaltung Ihres Kunden brauchen: wer liefert, an wen, was, zu welchem Betrag und mit welcher Umsatzsteuer. Bei einer hybriden Rechnung wie Factur-X oder ZUGFeRD stehen diese Angaben zweimal in einer Datei: lesbar im PDF und maschinenlesbar im XML, das darin eingebettet ist.

Diese Datei geht in die Buchhaltung und muss dort jahrelang unverändert bleiben. In den Niederlanden sind das sieben Jahre, bei Immobilien zehn. Alles, was in der Datei steckt, bleibt also genauso lange darin.

Was die EN 16931 zu Anhängen sagt

Die Norm sieht dafür einen Platz vor: die Gruppe BG-24, „Rechnungsbegründende Unterlagen“. Darin kann eine Rechnung auf ein externes Dokument verweisen oder eine Datei als Base64 im XML mitführen. Das Peppol-Netzwerk erlaubt dafür eine begrenzte Liste von Dateitypen, etwa PDF, PNG, JPEG und CSV.

Dass es geht, heißt nicht, dass Sie es tun müssen. Drei Gründe sprechen dafür, Arbeitsschein und Fotos neben der Rechnung zu halten:

Die Rechnung bleibt sauber. Das Foto einer Dachrinne gehört nicht zur Steuererklärung. Wer die Rechnung später prüft, will die Rechnung sehen und nicht alles, was zufällig darin steckte.
Die Rechnung bleibt klein. Base64 macht eine Datei etwa ein Drittel größer. Ein paar Fotos machen aus einer Rechnung von einigen hundert Kilobyte schnell eine Datei von mehreren Megabyte, und diese Datei bewahrt jeder in der Kette jahrelang auf.
Der Empfänger braucht dafür nichts Besonderes. Nicht jede Buchhaltungssoftware liest Anhänge aus dem XML. Ein PDF neben der Rechnung öffnet jeder.

Die Regel lautet also: Was die Rechnung steuerlich braucht, steht in der Rechnung. Was dem Kunden hilft, sie freizugeben, geht in derselben E-Mail mit.

Welche Unterlagen Sie mitsenden

Den Arbeitsschein oder das Abnahmeprotokoll, am besten als PDF und mit der Unterschrift des Kunden. Er zeigt, dass die Arbeit wie vereinbart erledigt wurde.
Fotos vom Ergebnis, bei Arbeiten, die Sie vor Ort ausführen. Ein paar klare Fotos sagen mehr als eine lange Positionsbeschreibung.
Das Angebot oder die Auftragsbestätigung, wenn die Rechnung von dem abweicht, was Sie vorher genannt haben, oder wenn der Kunde intern zeigen muss, woher der Preis kommt.

Geben Sie jeder Datei einen Namen, der sagt, was sie ist, etwa arbeitsschein-2026-0142.pdf oder foto-abnahme-1.jpg. Ein Kunde mit zehn Anhängen im Postfach findet dann auf Anhieb, was er sucht.

So funktioniert es in SealDoc

Auf der Seite einer Rechnung finden Sie die Schaltfläche Rechnung per E-Mail senden. Damit erledigen Sie in einem Zug:

Sie wählen die Unterlagen, die mitgehen. Das sind die Arbeitsscheine, Dokumente und Fotos, die Sie bereits in SealDoc haben.
Sie schreiben eine persönliche Nachricht, wenn Sie dem Kunden etwas mitgeben möchten. Das dürfen auch ein paar Absätze sein.
Sie versenden. Die Rechnung geht als PDF/A-3 mit, mit dem XML darin, und die gewählten Unterlagen als separate Anhänge.

Ihr Kunde sieht Ihren Firmennamen als Absender. Klickt er auf Antworten, geht seine Antwort an die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens, die auf der Rechnung steht.

Später genau wissen, was versendet wurde

Ein Kunde, der drei Monate später sagt, er habe den Arbeitsschein nie bekommen, oder eine andere Version: Dieses Gespräch halten Sie lieber kurz. SealDoc hält bei jedem Versand fest, welche Unterlagen mitgingen, und von jeder Unterlage den Fingerabdruck (den SHA-256-Hash) genau der Bytes, die verschickt wurden. So zeigen Sie später, welche Version des Arbeitsscheins zu welcher Rechnung gehörte.

Rechnungsmails gehen nur von einem Konto mit bestätigter E-Mail-Adresse hinaus. Jeder Versand lässt sich dadurch auf das Konto zurückführen, von dem er ausging.

Zusammengefasst

Die Rechnung enthält, was steuerlich nötig ist, und nichts darüber hinaus.
Arbeitsschein, Fotos und Angebot gehen in derselben E-Mail mit, als separate Anhänge.
In SealDoc wählen Sie die Unterlagen zur Rechnung, schreiben eine Nachricht und versenden alles in einem Zug, und es bleibt festgehalten, was mitging.

Sie möchten wissen, was sonst noch in eine korrekte Rechnung gehört? Lesen Sie das Datenmodell der EN 16931 und warum PDF/A-3 das Format der hybriden Rechnung ist. Oder beginnen Sie direkt mit der Rechnungsstellung in SealDoc.