XRechnung erstellen: Pflichtfelder und Leitweg-ID (2026)
Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung nach dem deutschen Standard XRechnung: strukturierte Rechnungsdaten in XML, entweder in der Syntax UBL oder CII. Sie erstellen sie mit einem Programm, das die deutschen Pflichtfelder abfragt, und prüfen das Ergebnis mit einem Validator. Standard ist sie bei Rechnungen an die Bundesverwaltung; im B2B zwischen inländischen Unternehmen reicht jedes Format nach der europäischen Norm EN 16931, also auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Das Wichtigste in Kürze (Stand 21. September 2026)
- Gültig ist XRechnung 3.0, seit dem 1. Februar 2024 und mindestens bis zum 31. Juli 2027.
- An den Bund gehen Rechnungen seit September 2025 in der Regel über eine zentrale Plattform, die OZG-RE.
- Im B2B müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht.
- Die Ausstellungspflicht im B2B kommt stufenweise: 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, 2028 für alle übrigen, mit Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmern.
- Pflicht in jeder XRechnung: Käuferreferenz (BT-10), Ansprechpartner mit Name, Telefon und E-Mail, Zahlungsangaben, elektronische Adressen von Verkäufer und Käufer.
Was ist eine XRechnung?
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er setzt die europäische Norm EN 16931 um und ergänzt sie um nationale Regeln, die Geschäftsregeln BR-DE. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Eine XRechnung ist ein XML-Datensatz, kein PDF. Erlaubt sind zwei Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. Beide bilden das Datenmodell der EN 16931 ab. Eine Sichtdarstellung erzeugt der Empfänger selbst.
Die geltende Version ist XRechnung 3.0 (Spezifikation 3.0.2). Sie ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt es laut KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027. Seit dem 15. September 2026 liegt eine Vorversion von XRechnung 4.0 vor; die endgültige Fassung erwartet die KoSIT voraussichtlich im Frühjahr 2027.
Wann Sie eine XRechnung brauchen
Rechnungen an den Bund (B2G)
Lieferanten des Bundes müssen seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen (§ 3 Abs. 1 ERechV). Standard ist „grundsätzlich“ die XRechnung; ein anderer Standard ist erlaubt, wenn er der europäischen Norm entspricht (§ 4 Abs. 1 ERechV). Ausgenommen sind unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
Die ERechV gilt nur für den Bund. Die Bundesländer regeln den elektronischen Rechnungsaustausch eigenständig.
Rechnungen an Unternehmen (B2B)
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen die Regel, wenn leistender Unternehmer und Empfänger „im Inland“ ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine XRechnung ist dafür nicht nötig. Nach der FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen „XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL)“ die Voraussetzungen.
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon jetzt. Dafür „reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus“ (BMF-FAQ).
Die Fristen
Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.
| Zeitraum | Was erlaubt ist |
|---|---|
| Umsätze in 2025 und 2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format |
| Umsätze in 2027 | dasselbe, aber nur wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug |
| bis Ende 2027 | EDI-Verfahren mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze, mit den Ausnahmen unten |
Die 800.000-Euro-Grenze betrifft den Rechnungsaussteller, nicht den Empfänger.
Ausnahmen
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch als PDF oder auf Papier.
Die Pflichtfelder einer XRechnung
Welche Angaben eine XRechnung braucht, prüft die Schematron der KoSIT. Regeln mit dem Flag „fatal“ machen eine Rechnung ungültig, „warning“ ist ein Hinweis.
| Regel | Was sie verlangt | Flag |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | Käuferreferenz (BT-10), bei Behörden die Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-2 | Kontaktdaten des Verkäufers (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5, -6, -7 | Kontaktstelle (BT-41, Person oder Abteilung), Telefon (BT-42) und E-Mail (BT-43) | fatal |
| BR-DE-1 | Zahlungsanweisungen (BG-16) | fatal |
| BR-DE-23-a | bei Überweisung (Code 30 oder 58) die Überweisungsdaten (BG-17) | fatal |
| BR-DE-16 | bei Steuerkategorie S, Z, E, AE, K, G, L oder M: USt-IdNr. (BT-31), Steuernummer (BT-32) oder Steuervertreter (BG-11) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R020 | elektronische Adresse des Verkäufers (BT-34) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R010 | elektronische Adresse des Käufers (BT-49) | fatal |
| BR-DE-19 | eine gültige IBAN (BT-84) | warning |
Die beiden elektronischen Adressen sind in XRechnung 3.0 Pflicht; in der Schematron für CII sind sie seit Version 2.2.0 fatal. Das kann zum Beispiel eine E-Mail-Adresse sein. Wer die Adresse des Käufers weglässt, erstellt eine ungültige XRechnung.
Für Rechnungen an den Bund kommen nach § 5 Abs. 1 ERechV Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers hinzu.
Die Leitweg-ID
Die Leitweg-ID adressiert eine Rechnung an die richtige Stelle einer Behörde. Sie steht in BT-10 und kommt vom Auftraggeber, meist aus Bestellung oder Vertrag.
Aufbau laut Formatspezifikation 2.0.2 der KoSIT: eine Grobadressierung mit 2 bis 12 Stellen, eine optionale Feinadressierung mit bis zu 30 Zeichen und eine Prüfziffer nach dem Verfahren Modulo 97-10, das auch bei der IBAN verwendet wird.
Im B2B wird eine Leitweg-ID laut BMF grundsätzlich nicht benötigt. BT-10 bleibt trotzdem Pflicht (BR-DE-15): Tragen Sie die Referenz ein, die Ihr Kunde Ihnen nennt. Gibt es keine, ist laut BMF auch ein Platzhalter wie „-“ zulässig.
XRechnung erstellen in fünf Schritten
- Klären, was der Empfänger verlangt. Bund: XRechnung über die OZG-RE. Unternehmen: fragen Sie, ob ZUGFeRD reicht oder ob es eine XRechnung sein muss.
- Stammdaten vollständig machen. Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, IBAN, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail.
- Käuferdaten erfassen. Käuferreferenz oder Leitweg-ID für BT-10 und die E-Mail-Adresse des Käufers für BT-49.
- Rechnung erzeugen. Mit einem Werkzeug, das die Pflichtfelder abfragt und XRechnung 3.0 schreibt.
- Prüfen und übermitteln. Mit dem KoSIT-Validator prüfen, dann über den Kanal senden, den der Empfänger vorgibt.
Werkzeuge nach Kategorie
- Weberfassung der OZG-RE. Für einzelne Rechnungen an den Bund. Die Rechnung wird direkt auf der Plattform eingereicht; kostenlos, Registrierung nötig.
- Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme. Für Unternehmen mit laufender Buchhaltung. Je nach Programm XRechnung als XML oder ZUGFeRD.
- Online-Generatoren. Für gelegentliche Rechnungen ohne eigene Software. Je nach Anbieter XML oder PDF mit XML.
- SealDoc Invoice. Für Rechnungen im Browser, auf Deutsch. Ein PDF/A-3 mit eingebetteter XRechnung; keine separate XML-Datei.
Zwischen inländischen Unternehmen genügt jedes Format nach EN 16931. Für die OZG-RE, die eine reine XML-Datei verlangt, scheiden Werkzeuge aus, die nur ein PDF mit eingebettetem XML liefern.
XRechnung als Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro, laufendes Jahr bis 100.000 Euro) müssen keine E-Rechnung ausstellen: § 34a UStDV erlaubt immer eine sonstige Rechnung. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem können.
Verlangt ein Kunde eine XRechnung, sieht die Spezifikation (Kapitel 13.3) unter anderem vor: Steuerkategorie E (BT-118), Steuersatz 0 (BT-119), Steuerbetrag 0 (BT-117) und ein Befreiungsgrund in BT-120. Einen Code in BT-121 übermitteln Sie nicht. Ohne USt-IdNr. steht Ihre Steuernummer in BT-32, denn BR-DE-16 gilt auch für Kategorie E.
XRechnung prüfen
Der Referenz-Validator ist das Prüfmodul der KoSIT. Es ist Open Source und läuft lokal, als Kommandozeilenwerkzeug oder als eigener Dienst: Validator 1.6.3 auf github.com/itplr-kosit/validator mit der Konfiguration für XRechnung 3.0 aus validator-configuration-xrechnung. Das BMF empfiehlt keinen bestimmten Validator.
Für eine schnelle Prüfung im Browser gibt es kostenlose Online-Validatoren, etwa unseren XRechnung-Validator. Er prüft mit dem Open-Source-Validator Mustang, nicht mit dem KoSIT-Prüfmodul.
Übermitteln und aufbewahren
Die Bundesverwaltung empfängt seit September 2025 über eine zentrale Plattform, die OZG-RE, auf vier Wegen: Weberfassung, Upload, Peppol oder E-Mail. Stellen mit einer Leitweg-ID, die mit 993 beginnt, nutzen eine eigene Lösung. Die OZG-RE nimmt nur reine XML-Dateien ohne Sichtformat an; für ZUGFeRD nennt sie das Profil XRECHNUNG als Beispiel.
An Unternehmen senden Sie auf dem vereinbarten Weg; ein E-Mail-Anhang genügt.
Aufbewahren müssen Sie Rechnungen acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Mehr zu den Anforderungen: Revisionssichere Archivierung nach GoBD.
XRechnung erstellen mit SealDoc Invoice
Mit SealDoc Invoice erstellen Sie eine XRechnung im Browser, auf Deutsch und ohne Installation. Im Free-Paket sind 5 Rechnungen pro Monat kostenlos; ein Konto ist nötig, eine Kreditkarte nicht.
Sie erhalten eine Datei: ein PDF/A-3, in dem die XRechnung (Version 3.0, Syntax CII) als xrechnung.xml eingebettet ist. Vor der Erstellung fragt SealDoc Käuferreferenz oder Leitweg-ID, einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail und die IBAN ab und nennt jedes fehlende Feld. Jede Datei wird vor dem Download mit veraPDF gegen PDF/A-3B geprüft. Als Kleinunternehmer wählen Sie § 19 UStG; SealDoc setzt den Hinweis „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG“ auf die Rechnung und in BT-120.
SealDoc Invoice kostenlos starten oder die Pakete ansehen.
Häufige Fragen
Was ist eine XRechnung?
Eine XRechnung ist eine E-Rechnung im XML-Format nach dem deutschen Standard XRechnung, der die EN 16931 umsetzt. Sie ist für Maschinen gedacht; eine lesbare Ansicht erzeugt der Empfänger.
Muss ich seit 2025 XRechnungen verschicken?
Nein. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie im B2B ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, sonst ab 2028, und das Format kann auch ZUGFeRD sein. Eine XRechnung brauchen Sie, wenn der Bund oder Ihr Kunde sie verlangt.
Reicht im B2B eine ZUGFeRD-Rechnung?
Ja, laut BMF-FAQ ab ZUGFeRD 2.0.1, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Voraussetzung ist, dass Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind.
Muss ein Kleinunternehmer eine XRechnung ausstellen?
Nein. Nach § 34a UStDV darf ein Kleinunternehmer immer eine sonstige Rechnung übermitteln. Eine XRechnung erstellen Sie nur, wenn ein Kunde sie verlangt.
Brauche ich im B2B eine Leitweg-ID?
In der Regel nicht: Laut BMF wird sie im B2B grundsätzlich nicht benötigt. BT-10 ist in einer XRechnung aber immer Pflicht (BR-DE-15); dort steht dann die Referenz Ihres Kunden oder ein Platzhalter wie „-“.
Wo finde ich die Leitweg-ID einer Behörde?
Die bestellende Stelle nennt sie Ihnen, meist in der Bestellung oder im Vertrag. Raten Sie sie nicht: Mit einer falschen Leitweg-ID landet die Rechnung nicht bei der richtigen Stelle.
Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?
Ja. Für Rechnungen an den Bund gibt es die kostenlose Weberfassung der OZG-RE, mit Registrierung. SealDoc Invoice erstellt 5 Rechnungen pro Monat kostenlos, als PDF/A-3 mit eingebetteter XRechnung.
Ist ein PDF mit eingebettetem XML eine XRechnung?
Die XRechnung ist das XML. Bei hybriden Formaten sind laut BMF die XML-Daten der führende Teil. Zwischen inländischen Unternehmen ist ein hybrides Format nach EN 16931 zulässig, etwa ZUGFeRD ab 2.0.1 außer MINIMUM und BASIC-WL; die OZG-RE verlangt dagegen eine reine XML-Datei.
Wie prüfe ich meine XRechnung?
Mit dem Prüfmodul der KoSIT und der Konfiguration für XRechnung 3.0. Es ist Open Source und läuft lokal. Online-Validatoren sind bequemer, prüfen aber nicht immer mit denselben Regeln.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD sind laut BMF die XML-Daten der führende Teil der Rechnung.
Welche XRechnung-Version gilt?
XRechnung 3.0, seit dem 1. Februar 2024 und mindestens bis zum 31. Juli 2027. XRechnung 4.0 gibt es bisher nur als Vorversion.
Gilt die Pflicht für ausländische Unternehmen?
Die B2B-Pflicht gilt nur, wenn Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind. Ein Unternehmen ohne deutsche Betriebsstätte, die am Umsatz beteiligt ist, muss im B2B keine E-Rechnung ausstellen. Rechnungen an den Bund müssen nach der ERechV trotzdem elektronisch sein.
Stand: 21. September 2026. Quellen: § 14, § 14b, § 19 und § 27 UStG; § 33 und § 34a UStDV; ERechV; XRechnung-Versionen und Spezifikation 3.0.2 der KoSIT; KoSIT-Schematron v2.6.0; Übertragungskanäle der OZG-RE und FAQ E-Rechnung Bund; BMF-FAQ zur E-Rechnung.