XRechnung maken: verplichte velden en Leitweg-ID (2026)
Een XRechnung is een elektronische factuur volgens de Duitse standaard XRechnung: gestructureerde factuurgegevens in XML, in de syntaxis UBL of CII. Je maakt hem met software die de Duitse verplichte velden uitvraagt, en je controleert het resultaat met een validator. Hij is de standaard voor facturen aan de Duitse federale overheid. Tussen bedrijven die in Duitsland gevestigd zijn volstaat elk formaat volgens de Europese norm EN 16931, dus ook ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1, behalve de profielen MINIMUM en BASIC-WL.
Het belangrijkste (stand 21 september 2026)
- De geldende versie is XRechnung 3.0, sinds 1 februari 2024 en tot minstens 31 juli 2027.
- De Duitse federale overheid ontvangt facturen sinds september 2025 in de regel via één centraal platform, OZG-RE.
- Elk in Duitsland gevestigd bedrijf moet sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen; een e-mailpostbus volstaat.
- Een Nederlands bedrijf zonder vestiging in Duitsland hoeft Duitse zakelijke klanten geen e-factuur te sturen.
- Verplicht in elke XRechnung: kopersreferentie (BT-10), een contactpersoon met naam, telefoon en e-mail, betaalgegevens en de elektronische adressen van verkoper en koper.
Wat is een XRechnung?
XRechnung is de Duitse standaard voor elektronische facturen aan overheden. Hij werkt de Europese norm EN 16931 uit en voegt nationale regels toe, de BR-DE-regels. Beheerder is de Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Een XRechnung is een XML-bestand, geen pdf. Er zijn twee syntaxen toegestaan: UBL en UN/CEFACT CII. Beide volgen het gegevensmodel van de EN 16931. De ontvanger maakt zelf een leesbare weergave.
De geldende versie is XRechnung 3.0 (specificatie 3.0.2). Die geldt sinds 1 februari 2024 en blijft volgens de KoSIT van kracht tot minstens 31 juli 2027. Op 15 september 2026 verscheen een voorversie van XRechnung 4.0; de definitieve versie verwacht de KoSIT in het voorjaar van 2027.
Wanneer je een XRechnung nodig hebt
Facturen aan de Duitse federale overheid (B2G)
Leveranciers van de federale overheid moeten sinds 27 november 2020 elektronisch factureren (§ 3 Abs. 1 ERechV). De standaard is ‘in beginsel’ XRechnung; een andere standaard mag als die aan de Europese norm voldoet (§ 4 Abs. 1 ERechV). Directe opdrachten tot € 1.000 zijn onder meer uitgezonderd (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV).
De ERechV geldt alleen voor de federale overheid. De deelstaten regelen het elektronisch factureren zelf.
Facturen aan bedrijven (B2B)
Sinds 1 januari 2025 is een e-factuur de regel tussen bedrijven als leverancier en afnemer allebei in Duitsland gevestigd zijn (§ 14 Abs. 2 UStG). Het hoeft geen XRechnung te zijn. Volgens de FAQ van het Duitse ministerie van Financiën (BMF) voldoen ‘XRechnung en ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 (met uitzondering van de profielen MINIMUM en BASIC-WL)’.
Ontvangen is nu al verplicht. Een e-mailpostbus volstaat daarvoor (BMF-FAQ).
Moet ik als Nederlands bedrijf een XRechnung sturen?
Aan Duitse zakelijke klanten meestal niet. De B2B-plicht geldt alleen als leverancier en afnemer allebei in Duitsland gevestigd zijn. ‘Gevestigd’ betekent: statutaire zetel, leiding, of een vaste inrichting die bij de levering betrokken is. Een Nederlands bedrijf zonder zo’n vestiging in Duitsland hoeft geen e-factuur te sturen, ook niet met een Duits btw-nummer (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE, zoals het BMF die op 15 oktober 2025 wijzigde, en de BMF-FAQ). Vraagt je klant erom, dan mag het natuurlijk wel.
Facturen aan de Duitse federale overheid zijn anders: de ERechV maakt geen onderscheid naar waar de leverancier gevestigd is.
De termijnen
De overgangsregels staan in § 27 Abs. 38 UStG.
| Periode | Wat mag |
|---|---|
| Leveringen in 2025 en 2026 | papier of, met instemming van de ontvanger, een ander elektronisch formaat |
| Leveringen in 2027 | hetzelfde, maar alleen als je totale omzet in het vorige jaar hoogstens € 800.000 was |
| tot eind 2027 | EDI met instemming van de ontvanger |
| vanaf 1 januari 2028 | e-factuur voor binnenlandse B2B-leveringen, met de uitzonderingen hieronder |
De drempel van € 800.000 gaat over het bedrijf dat de factuur uitschrijft, niet over de ontvanger.
Uitzonderingen
Facturen tot € 250 (§ 33 UStDV) en facturen van Kleinunternehmer (§ 34a UStDV) mogen altijd als gewone factuur, dus als pdf of op papier.
De verplichte velden van een XRechnung
Welke gegevens een XRechnung nodig heeft, controleert de Schematron van de KoSIT. Regels met de vlag ‘fatal’ maken een factuur ongeldig; ‘warning’ is een aanwijzing.
| Regel | Wat de regel eist | Vlag |
|---|---|---|
| BR-DE-15 | kopersreferentie (BT-10), bij overheden de Leitweg-ID | fatal |
| BR-DE-2 | contactgegevens van de verkoper (BG-6) | fatal |
| BR-DE-5, -6, -7 | contactpunt (BT-41, een persoon of afdeling), telefoon (BT-42) en e-mail (BT-43) | fatal |
| BR-DE-1 | betaalinstructies (BG-16) | fatal |
| BR-DE-23-a | bij een overboeking (code 30 of 58) de overboekingsgegevens (BG-17) | fatal |
| BR-DE-16 | bij btw-categorie S, Z, E, AE, K, G, L of M: btw-id (BT-31), belastingnummer (BT-32) of fiscaal vertegenwoordiger (BG-11) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R020 | elektronisch adres van de verkoper (BT-34) | fatal |
| PEPPOL-EN16931-R010 | elektronisch adres van de koper (BT-49) | fatal |
| BR-DE-19 | een geldige IBAN (BT-84) | warning |
Beide elektronische adressen zijn verplicht in XRechnung 3.0; in de Schematron voor CII zijn ze fataal sinds versie 2.2.0. Een e-mailadres is een voorbeeld. Laat je het adres van de koper weg, dan is de XRechnung ongeldig.
Voor facturen aan de federale overheid komen daar volgens § 5 Abs. 1 ERechV de Leitweg-ID, bankgegevens, betalingsvoorwaarden en het e-mailadres van de afzender bij.
De Leitweg-ID
De Leitweg-ID stuurt een factuur naar de juiste dienst van een overheid. Hij staat in BT-10 en komt van de opdrachtgever, meestal uit de bestelling of het contract.
Opbouw volgens de formaatspecificatie 2.0.2 van de KoSIT: een grove adressering van 2 tot 12 tekens, een optionele fijne adressering van maximaal 30 tekens en een controlecijfer volgens Modulo 97-10, dezelfde methode als bij de IBAN.
In B2B is een Leitweg-ID volgens het BMF in beginsel niet nodig. BT-10 blijft toch verplicht (BR-DE-15): vul de referentie in die je klant je geeft. Is die er niet, dan accepteert het BMF ook een plaatshouder zoals ‘-’.
Een XRechnung maken in vijf stappen
- Vraag na wat de ontvanger eist. Federale overheid: XRechnung via OZG-RE. Bedrijven: vraag of ZUGFeRD volstaat of dat het een XRechnung moet zijn.
- Maak je eigen gegevens compleet. Adres, btw-id of Duits belastingnummer, IBAN, en een contactpersoon met telefoon en e-mail.
- Leg de koper vast. De kopersreferentie of Leitweg-ID voor BT-10, en het e-mailadres van de koper voor BT-49.
- Maak de factuur. Met een tool die de verplichte velden uitvraagt en XRechnung 3.0 schrijft.
- Controleer en verstuur. Controleer met de KoSIT-validator en verstuur via het kanaal dat de ontvanger voorschrijft.
Tools per categorie
- Webinvoer van OZG-RE. Voor losse facturen aan de federale overheid. Direct op het platform ingediend; gratis, registratie nodig.
- Boekhoud- en factuursoftware. Voor bedrijven met een lopende administratie. XRechnung als XML of ZUGFeRD, afhankelijk van het pakket.
- Online generators. Voor af en toe een factuur zonder eigen software. XML of pdf met XML, afhankelijk van de aanbieder.
- SealDoc Invoice. Voor facturen in de browser. Een PDF/A-3 met de XRechnung erin; geen los XML-bestand.
Tussen bedrijven in Duitsland volstaat elk formaat volgens EN 16931. Voor OZG-RE, dat een kaal XML-bestand eist, vallen tools af die alleen een pdf met ingebedde XML leveren.
XRechnung voor Kleinunternehmer
Een Kleinunternehmer onder § 19 UStG (omzet vorig jaar tot € 25.000, lopend jaar tot € 100.000) hoeft geen e-facturen uit te schrijven: § 34a UStDV staat altijd een gewone factuur toe. Ontvangen moet wel.
Eist een klant een XRechnung, dan schrijft de specificatie (hoofdstuk 13.3) onder meer voor: btw-categorie E (BT-118), tarief 0 (BT-119), btw-bedrag 0 (BT-117) en een vrijstellingsgrond in BT-120. BT-121 wordt niet meegestuurd. Zonder btw-id staat het belastingnummer in BT-32, want BR-DE-16 geldt ook voor categorie E.
Een XRechnung controleren
De referentievalidator is de validatiemodule van de KoSIT. Die is open source en draait lokaal, als commandoregeltool of als eigen dienst: validator 1.6.3 op github.com/itplr-kosit/validator, met de configuratie voor XRechnung 3.0 uit validator-configuration-xrechnung. Het BMF beveelt geen bepaalde validator aan.
Voor een snelle controle in de browser zijn er gratis online validators, zoals onze XRechnung-validator. Die controleert met de opensource-validator Mustang, niet met de module van de KoSIT.
Versturen en bewaren
De federale overheid ontvangt sinds september 2025 via één centraal platform, OZG-RE, over vier kanalen: webinvoer, upload, Peppol of e-mail. Diensten met een Leitweg-ID die met 993 begint, gebruiken een eigen oplossing. OZG-RE neemt alleen kale XML-bestanden zonder zichtbaar deel aan; voor ZUGFeRD noemt het platform het profiel XRECHNUNG als voorbeeld.
Aan bedrijven verstuur je via het afgesproken kanaal; een e-mailbijlage volstaat.
In Duitsland moeten facturen acht jaar bewaard worden (§ 14b Abs. 1 UStG).
Een XRechnung maken met SealDoc Invoice
Met SealDoc Invoice maak je een XRechnung in je browser, zonder installatie. In het Free-pakket zijn 5 facturen per maand gratis; je hebt een account nodig, geen creditcard.
Je krijgt één bestand: een PDF/A-3 waarin de XRechnung (versie 3.0, CII-syntaxis) als xrechnung.xml is ingebed. Voordat het bestand ontstaat, vraagt SealDoc de kopersreferentie of Leitweg-ID, een contactpersoon met telefoon en e-mail en de IBAN, en noemt het elk veld dat ontbreekt. Elk bestand wordt vóór het downloaden met veraPDF gecontroleerd tegen PDF/A-3B. Als Kleinunternehmer kies je § 19 UStG; SealDoc zet de vermelding ‘Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG’ op de factuur en in BT-120.
Begin gratis met SealDoc Invoice of bekijk de pakketten.
Veelgestelde vragen
Wat is een XRechnung?
Een XRechnung is een e-factuur in XML volgens de Duitse standaard XRechnung, die de EN 16931 uitwerkt. Hij is bedoeld voor software; de ontvanger maakt zelf een leesbare weergave.
Moet ik als Nederlands bedrijf een XRechnung sturen?
Aan Duitse bedrijven niet, tenzij je een Duitse vestiging hebt die bij de levering betrokken is: de B2B-plicht geldt alleen als beide partijen in Duitsland gevestigd zijn. Facturen aan de Duitse federale overheid moeten volgens de ERechV wel elektronisch zijn, en daar is XRechnung de standaard.
Is ZUGFeRD voldoende?
Tussen Duitse bedrijven wel: het BMF accepteert ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1, behalve de profielen MINIMUM en BASIC-WL. Het federale platform OZG-RE neemt alleen kale XML aan; voor ZUGFeRD noemt het het profiel XRECHNUNG als voorbeeld.
Wat is een Leitweg-ID?
De routeringscode waarmee een Duitse overheid een factuur naar de juiste dienst stuurt. Hij staat in BT-10 en je krijgt hem van de overheid die bij je bestelt.
Kan ik gratis een XRechnung maken?
Ja. Voor facturen aan de federale overheid is er de gratis webinvoer van OZG-RE, met registratie. SealDoc Invoice maakt 5 facturen per maand gratis, als PDF/A-3 met de XRechnung erin.
Hoe controleer ik mijn XRechnung?
Met de validatiemodule van de KoSIT en de configuratie voor XRechnung 3.0. Die is open source en draait lokaal. Online validators zijn makkelijker, maar controleren niet altijd met dezelfde regels.
Vanaf wanneer is e-facturatie in Duitsland verplicht?
Ontvangen sinds 1 januari 2025. Uitschrijven vanaf 2027 voor bedrijven met meer dan € 800.000 omzet in het vorige jaar, en vanaf 2028 voor alle andere in Duitsland gevestigde bedrijven, met uitzonderingen zoals facturen tot € 250 en Kleinunternehmer.
Stand 21 september 2026. Bronnen: § 14, § 14b, § 19 en § 27 UStG; § 33 en § 34a UStDV; ERechV; XRechnung-versies en specificatie 3.0.2 van de KoSIT; KoSIT-Schematron v2.6.0; kanalen van OZG-RE en FAQ van E-Rechnung Bund; BMF-FAQ over de e-factuur.