EU-E-Rechnung Übersicht
B2G aktiv seit 2020 / B2B ab 2025

E-Rechnungen ohne komplizierte Buchhaltungssoftware.

XRechnung und ZUGFeRD im Browser erstellen, auch als Kleinunternehmer. SealDoc prüft jede Rechnung gegen die deutschen Regeln, bevor sie entsteht. Eine Rechnung, die nicht besteht, wird nicht erstellt.

Kostenlos starten Eine XRechnung prüfen

Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat.

Standard

XRechnung / ZUGFeRD

Rechtsgrundlage

Wachstums­chancen­gesetz

Empfangspflicht

1. Jan. 2025

Versandpflicht

2027 / 2028

Was SealDoc für Sie erledigt

XRechnung 3.0

In CII, als PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Das reine XML laden Sie separat herunter, für die Plattform des Bundes.

ZUGFeRD

Profil BASIC: eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Lesbar für Ihren Kunden, verarbeitbar für seine Buchhaltung, gültig für B2B.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Wählen Sie die Befreiung, und SealDoc schreibt „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG“ auf die Rechnung und ins XML.

Leitweg-ID

Einmal beim Kunden hinterlegen. SealDoc setzt sie in Feld BT-10 jeder XRechnung an diesen Kunden.

Jede Rechnung durchläuft die Schemaprüfung und die Regeln der EN 16931, eine XRechnung zusätzlich die XRechnung-Regeln. Was nicht besteht, wird nicht erstellt.

Im Browser oder aus Ihrer eigenen Software

Im Browser

SealDoc Invoice: Kunde wählen, Positionen eintragen, XRechnung oder ZUGFeRD wählen. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat.

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Aus Ihrer eigenen Software

Die API: JSON senden und eine geprüfte XRechnung, ZUGFeRD- oder Peppol-BIS-3.0-Rechnung zurückbekommen. In den kostenpflichtigen Paketen.

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Mandatszeitplan

Aktiv

27. Nov. 2020

B2G verpflichtend (Bundesebene)

Lieferanten des Bundes müssen Rechnungen elektronisch stellen (ERechV § 3 Abs. 1, in Kraft seit 27. November 2020 nach § 11 Abs. 3). Direktaufträge bis 1.000 EUR sind ausgenommen (ERechV § 3 Abs. 3 Nr. 1). Seit September 2025 empfängt der Bund Rechnungen über eine einzige Plattform, die OZG-RE.

Aktiv

1. Jan. 2025

B2B Empfangspflicht

Jedes inländische Unternehmen, auch ein Kleinunternehmer, muss strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Bevorstehend

1. Jan. 2027

B2B Versandpflicht (Umsatz über 800k EUR)

Unternehmen mit einem Gesamtumsatz über 800.000 EUR im Vorjahr müssen strukturierte E-Rechnungen versenden. Unterhalb dieser Grenze gilt die Übergangsregel bis zum 31. Dezember 2027.

Bevorstehend

1. Jan. 2028

B2B Versandpflicht (alle übrigen Unternehmen)

Alle übrigen inländischen Unternehmen müssen an Geschäftskunden strukturierte E-Rechnungen versenden. Die Ausnahmen unten gelten weiter.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) dürfen immer in einem anderen Format übermittelt werden. Rechnungen an Verbraucher fallen gar nicht unter die Pflicht.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Was benötigen Sie?

Beide Formate implementieren EN 16931 und sind für B2B-Zwecke gemäß Wachstumschancengesetz rechtlich gleichwertig. Für ZUGFeRD gilt das ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Der Unterschied liegt in Struktur und Anwendungsfall.

XRechnung

  • + Reines XML (UBL- oder CII-Syntax), ideal für EDI-Pipelines
  • + Standard für Rechnungen an die Bundesverwaltung (ERechV); die Länder regeln das eigenständig
  • + An den Bund über die Plattform OZG-RE, auf vier Kanälen: Weberfassung, Upload, Peppol oder E-Mail
  • - Ohne Viewer nicht lesbar
  • - Leitweg-ID für öffentliche Empfänger erforderlich
XRechnung-Datei validieren →

ZUGFeRD / Factur-X

  • + PDF/A-3 mit eingebettetem XML: für Mensch und Maschine lesbar
  • + Einfacher Ersatz für bestehende PDF-Rechnungsworkflows
  • + Für B2B zugelassen ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL (Wachstumschancengesetz)
  • - Größere Datei als reines XML
  • - Die OZG-RE des Bundes nimmt nur reine XML-Dateien ohne Sichtformat an und nennt ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG als Beispiel. Ein hybrides PDF wird dort nicht angenommen.
ZUGFeRD / Factur-X-Datei validieren →

Peppol BIS Billing 3.0

Peppol BIS 3.0 für Deutschland, unabhängig geprüft.

SealDoc erstellt Peppol-BIS-3.0-Rechnungen und Gutschriften mit deutschem Verkäufer und Käufer. Jede Rechnung durchläuft vor der Erstellung EN 16931, die Peppol-Regeln und die deutschen Regeln (DE-R). Ein unabhängiger Validator mit den offiziellen OpenPeppol-Regeln 3.0.21 hat das bestätigt: eine Rechnung mit 19 %, eine mit 19 % und 7 % und eine Gutschrift, alle gültig.

Versand über Peppol: bald direkt aus SealDoc. Wir schließen gerade die letzten Schritte der Anbindung ab.

DE-R

Was die deutschen Regeln zusätzlich verlangen

  • Käuferreferenz (BT-10)
  • Verkäuferkontakt mit Name, Telefon und E-Mail
  • Zahlungsanweisungen (BG-16)
  • Steuersatz je Kategorie (BT-119)
  • Skonto im vorgeschriebenen Format
Was die deutschen Regeln verlangen Über die API erstellen

Leitweg-ID: die Routingkennung für den deutschen öffentlichen Sektor

Jede deutsche Behörde hat eine Leitweg-ID, eine strukturierte Routingkennung. Sie besteht aus der Grobadressierung (2 bis 12 Zeichen), einer optionalen Feinadressierung (bis 30 Zeichen) und einer Prüfziffer nach Modulo 97-10. XRechnung-Rechnungen für einen öffentlichen Käufer müssen die Leitweg-ID im Feld BT-10 (Käuferreferenz) enthalten.

Die Leitweg-ID gehört in BT-10. Ohne BT-10 scheitert eine XRechnung an der Pflichtregel BR-DE-15 (fatal). Die empfangende Plattform kann die Rechnung dann auch nicht an die richtige Stelle leiten.

Leitweg-IDs sind öffentlich und können im offiziellen Register nachgeschlagen werden. Viele deutsche Kommunen veröffentlichen ihre Leitweg-ID auf ihrer Website unter "Lieferanteninformationen".

8-jährige Aufbewahrung: § 257 HGB und § 147 AO

Gesetzliche Anforderung

§ 257 HGB und § 147 AO verpflichten Unternehmen, Rechnungen 8 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde, aufzubewahren.

Das archivierte Dokument muss so gespeichert werden, dass es nicht verändert werden kann (Unveränderlichkeit) und während der gesamten Aufbewahrungsfrist abgerufen und verifiziert werden kann.

Was SealDoc bei jeder Rechnung festhält

  • PDF/A-3, die ISO-Norm für Dokumente, die lange lesbar bleiben müssen
  • Ein SHA-256-Hash im Moment der Erstellung: Ändert sich ein Byte, stimmt der Hash nicht mehr
  • Das XML, separat herunterladbar für Ihre eigene Ablage

Häufig gestellte Fragen

Ist XRechnung für B2B-Rechnungen in Deutschland verpflichtend?
Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen, auch ein Kleinunternehmer, strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) empfangen können. Die Pflicht zur Versendung strukturierter Rechnungen gilt für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800k EUR ab dem 1. Januar 2027, und für alle anderen inländischen Unternehmen ab dem 1. Januar 2028, mit Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmern.
Kann ich noch eine einfache PDF-Rechnung an ein deutsches Unternehmen senden?
Bis zum 31. Dezember 2026 ja. Rechnungen dürfen dann auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format gestellt werden. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt das noch für Rechnungssteller mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 EUR im Vorjahr. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle übrigen inländischen Unternehmen, mit Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmern. Der Empfang ist davon getrennt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können, und ein E-Mail-Postfach genügt (BMF-FAQ).
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD für B2B?
Für die B2B-Fakturierung gemäß Wachstumschancengesetz sind beide rechtlich gleichwertig: jedes EN 16931-konforme Format wird akzeptiert. Für ZUGFeRD gilt das ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. XRechnung ist reines XML (besser für EDI), ZUGFeRD ist ein hybrides PDF mit eingebettetem XML (besser lesbar für Menschen). Die OZG-RE des Bundes nimmt nur reine XML-Dateien an; für ZUGFeRD nennt sie das Profil XRECHNUNG als Beispiel.
Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine Routingkennung, die von deutschen Behörden (Kommunen, Bundesbehörden, Landesbehörden) verwendet wird. Sie muss im Feld BT-10 einer XRechnung angegeben werden, die an einen öffentlichen Käufer gesendet wird. Für B2B-Rechnungen ist sie nicht erforderlich.
Wie lange muss ich Rechnungen in Deutschland aufbewahren?
Das deutsche Recht (§ 257 HGB und § 147 AO) sieht eine 8-jährige Aufbewahrungspflicht ab Ende des Geschäftsjahres vor. Das archivierte Dokument muss fälschungssicher und abrufbar sein. In der Praxis bedeutet das die Originaldatei plus einen kryptografischen Hash oder RFC 3161-Zeitstempel.
Kann ich als Kleinunternehmer mit SealDoc E-Rechnungen erstellen?
Ja. Verpflichtet sind Sie nicht (§ 34a UStDV), aber Sie dürfen, und Ihre Geschäftskunden müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen können. Wählen Sie die Umsatzsteuerkategorie E mit dem Grund § 19, und SealDoc schreibt den Befreiungstext auf die Rechnung und ins XML.

Erstellen Sie heute Ihre erste XRechnung.

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